Про затвердження Правил розгляду заяв та оформлення документів, необхідних для вирішення питання про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, втрату і позбавлення статусу біженця та додаткового захисту і скасування рішення про визнання особи біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту

Відповідно до частини восьмої статті 29 Закону України "Про біженців та осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту", пунктів 1, 6 частини другої статті 18 Закону України "Про центральні органи виконавчої влади", підпункту 3 пункту 11 Положення про Міністерство внутрішніх справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 878, з метою організації прийняття заяв та оформлення документів, необхідних для вирішення питання про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, втрату і позбавлення статусу біженця та додаткового захисту і скасування рішення про визнання особи біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту,

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Правила розгляду заяв та оформлення документів, необхідних для вирішення питання про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, втрату і позбавлення статусу біженця та додаткового захисту і скасування рішення про визнання особи біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, що додаються.

2. Затвердити зразок довідки про звернення за захистом в Україні, що додається.

3. Затвердити зразок заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, що додається.

4. Департаменту у справах біженців ДМС України (Науменко Н. М.) забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

5. Довести цей наказ до відома головних управлінь (управлінь) міграційної служби в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.

6. Керівникам головних управлінь (управлінь) міграційної служби в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі забезпечити виконання вимог цього наказу.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної міграційної служби України Шейбута В. В.

8. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

9. Цей наказ надіслати за належністю.

 

 

1.1. Ці Правила визначають процедуру розгляду в Україні заяв та оформлення документів, необхідних для вирішення питання про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, втрату, позбавлення статусу біженця та додаткового захисту і скасування рішення про визнання особи біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту.

1.2. Інформація про країну походження - інформаційні звіти про становище в країнах походження біженців та осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту, підготовлені Міністерством закордонних справ України, Державною міграційною службою України, Управлінням Верховного Комісара ООН у справах біженців (далі - УВКБ ООН), національними та міжнародними організаціями, що спеціалізуються на зборі та виданні такої інформації або звітів.

1.3. У цих Правилах терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України "Про біженців та осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту" (далі - Закон).

1.4. Діяльність територіальних органів ДМС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі з оформлення документів, необхідних для вирішення питання щодо визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, втрати, позбавлення статусу біженця та додаткового захисту і скасування рішення про визнання особи біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту на території України, здійснюється відповідно до Конституції України, Закону, інших нормативно-правових актів, а також міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, та цих Правил.

2.1. Уповноважена посадова особа територіального органу ДМС, до якого особисто звернулась особа, яка має намір бути визнаною біженцем в Україні або особою, яка потребує додаткового захисту, або її законний представник у випадках, передбачених Законом:

а) встановлює особу заявника;

б) реєструє заявника в журналі реєстрації осіб, які бажають подати заяву про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (додаток 1) (далі - журнал реєстрації осіб);

в) інформує заявника мовою, яку він/вона розуміє, про умови, за яких в Україні особа може бути визнана біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, про її права та обов'язки, а також про наслідки невиконання обов'язків;

г) забезпечує надання заявнику послуг перекладача, у тому числі через систему відеоконференц-зв'язку;

ґ) перевіряє дотримання заявником передбаченого статтею 5 Закону порядку звернення із заявою про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту;

д) з'ясовує місце тимчасового перебування (проживання) заявника (фактичну адресу проживання в Україні);

е) протягом одного робочого дня здійснює перевірку наявності підстав, за яких заявнику може бути відмовлено в прийнятті заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту.

Перевірка здійснюється в тому числі з урахуванням оновленої інформації по країні походження заявника на момент подачі заяви;

є) проводить дактилоскопію заявника;

ж) заносить отримані відомості до централізованої інформаційної системи;

з) роз'яснює порядок звернення за безоплатною правничою допомогою мовою, яку розуміє заявник.

2.2. Рішення щодо прийняття заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, приймається територіальним органом ДМС протягом робочого дня, в який до нього звернулась відповідна особа.

2.3. У разі якщо про намір бути визнаною в Україні біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, заявляє дитина, яка розлучена із сім'єю, уповноважена посадова особа територіального органу ДМС, крім виконання вимог пункту 2.1 цього розділу, додатково звертається у невідкладному порядку до органу опіки і піклування з письмовим клопотанням про забезпечення такої особи законним представником.

2.3.1. Законний представник призначається органом опіки і піклування невідкладно.

2.3.2. Після отримання повідомлення органу опіки і піклування про призначення законного представника територіальний орган ДМС невідкладно приймає рішення про оформлення документів для вирішення питання про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту. До процедури визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, відносно дитини, розлученої з сім'єю, залучаються адвокат, психолог та педагог, про що робляться відповідні відмітки в особовій справі заявника.

2.3.3. Спільно з органом опіки і піклування територіальний орган ДМС невідкладно вживає заходів з поміщення дитини, розлученої з сім'єю, до відповідного дитячого закладу або сім'ю.

2.4. У разі наявності передбачених Законом підстав територіальний орган ДМС ухвалює рішення про відмову в прийнятті заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, яке оформлюється наказом (додаток 2). Після ухвалення рішення про відмову в прийнятті заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, уповноважена посадова особа територіального органу ДМС:

видає особі письмове повідомлення про відмову в прийнятті заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, із зазначенням підстав для відмови у прийнятті заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (додаток 3);

під підпис ознайомлює заявника з порядком оскарження рішення про відмову в прийнятті заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту;

вносить відповідні відомості до журналу реєстрації осіб.

2.5. У разі використання заявником права на оскарження рішення про відмову в прийнятті заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, територіальний орган ДМС видає такому заявникові під підпис довідку про звернення за захистом в Україні, про що заносить відповідні відомості до журналу реєстрації видачі довідки про звернення за захистом в Україні (додаток 4).

Довідка видається строком на три місяці з подальшим тримісячним продовженням строку її дії на весь час розгляду скарги. Підставою для продовження строку дії зазначеної довідки є копія скарги на рішення територіального органу ДМС з підтверджуючими документами її відправлення або у випадку оскарження в судовому порядку копія позовної заяви з відміткою (штампом) суду про її прийняття або копія ухвали суду про відкриття провадження у справі чи належним чином оформленої судової повістки. У випадку оскарження рішення в судовому порядку подальше тримісячне продовження строку дії довідки про звернення за захистом в Україні здійснюється після отримання письмової інформації про стан розгляду справи в суді від юридичної служби територіального органу ДМС.

Подані документи долучаються до особової справи заявника.

3.1. У разі відсутності підстав для відмови в прийнятті заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, уповноважена посадова особа територіального органу ДМС:

а) забезпечує можливість для заявника особисто або за допомогою законного представника скласти заяву про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту.

В заяві про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, мають міститися такі відомості: прізвище, ім'я (імена), по батькові заявника, дані паспорта або іншого документа, що посвідчує особу (у разі його відсутності - зазначені причини, через які він був утрачений), громадянство/підданство, країна постійного проживання, місце та підстави (за наявності) проживання в Україні, місце, час та спосіб перетинання державного кордону України, відомості про членів сім'ї заявника, підписи заявника або законного представника, перекладача (у разі необхідності), дата складання заяви.

Заявник зобов'язаний також надати всі наявні у нього документи та інформацію, що необхідні для обґрунтування заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, або зазначити причини, через які ці документи та інформація не можуть бути надані, та повідомити, де такі документи знаходяться чи можуть знаходитися або хто може надати чи підтвердити відповідну інформацію.

У разі неписьменності або через фізичні вади, які унеможливлюють складання заяви особисто заявником, на його прохання заява може бути складена іншою особою, про що робиться відповідний запис на заяві;

б) реєструє заяву про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, та подані документи у журналі реєстрації заяв про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (додаток 5);

в) ознайомлює заявника або його законного представника під їхній власний підпис з порядком прийняття рішення за їх заявами, правами і обов'язками особи, стосовно якої прийнято рішення про оформлення документів для вирішення питання про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту.

Таке ознайомлення здійснюється мовою, яку розуміє заявник або його законний представник.

Проведення зазначених дій фіксується відповідним протоколом ознайомлення з прийняттям рішення за заявою, правами і обов'язками особи, стосовно якої прийнято рішення про оформлення документів для вирішення питання про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (додаток 6), в якому проставляють власні підписи заявник, його законний представник та перекладач, адвокат, психолог, педагог (за їх наявності);

г) підпункт "г" пункту 3.1 виключено

г) у разі потреби направляє заявника на обстеження для встановлення віку у порядку, встановленому законодавством України.

Таке обстеження проводиться у разі наявності в уповноваженої посадової особи територіального органу ДМС обґрунтованого сумніву щодо заявленого віку особи та оформлюється відповідним направленням на обстеження для встановлення віку (додаток 7).

Особі, яка направляється на обстеження з метою встановлення віку, та її законному представнику роз'яснюються причини для такого обстеження та наслідки відмови у його проходженні. У випадку відмови особи пройти обстеження з метою встановлення віку на заяві та в особовій справі заявника робиться відповідна відмітка.

Відмова особи або її законного представника від проходження обстеження з метою встановлення віку є підставою для розгляду матеріалів особової справи цієї особи як повнолітньої;

ґ) заповнює реєстраційний листок на особу, яка звернулася із заявою про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (додаток 8), та членів її сім'ї, які не досягли вісімнадцятирічного віку, або на дитину, розлучену із сім'єю, від імені якої заяву про визнання її біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, подав її законний представник.

У разі якщо у заявника відсутні документи, що посвідчують його особу, записує за його вказівкою прізвище, ім'я, по батькові та інші про нього дані до встановлення особи, про що зазначається в реєстраційному листку на особу та робиться відповідний запис на заяві про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту;

д) приймає від заявника на зберігання документи: національний паспорт або інший документ, який посвідчує особу заявника, а також документи, що можуть бути доказом наявності умов для визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, що оформлюється розпискою (додаток 9);

е) оформлює особову справу згідно з описом документів, що знаходяться в особовій справі заявника (додаток 10);

є) долучає до справи по чотири фотокартки заявника та членів його сім'ї, які не досягли вісімнадцятирічного віку, відомості про яких внесено до заяви, а також інші, передбачені Законом та цими Правилами, документи;

ж) підпункт "ж" пункту 3.1 виключено

ж) призначає дату та час співбесіди та повідомляє цю інформацію заявникові та його законному представникові (за наявності) під підпис в особовій справі;

з) заносить отримані відомості до централізованої інформаційної системи.

3.2. У день отримання заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, територіальний орган ДМС видає заявникові під підпис у журналі реєстрації видачі довідки про звернення за захистом в Україні (додаток 4) довідку про звернення за захистом в Україні, про що заносить відповідні відомості до зазначеного журналу. Довідка видається строком на один місяць.

Одночасно територіальний орган ДМС роз'яснює особі порядок реєстрації за місцем тимчасового проживання.

3.3. Одночасно з оформленням документів для вирішення питання щодо визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, дитини, розлученої із сім'єю, територіальний орган ДМС вживає всіх можливих заходів для розшуку батьків або інших законних представників неповнолітньої особи, яка не досягла вісімнадцятирічного віку.

3.4. У разі звернення до територіального органу ДМС із заявами про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, повнолітніх членів однієї родини розгляд заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, за ініціативою територіального органу ДМС (за згодою заявників) або на прохання заявників може бути об'єднаним в одне провадження.

4.1. Під час попереднього розгляду заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, уповноважена посадова особа територіального органу ДМС (особа, яка веде справу) протягом п'ятнадцяти робочих днів з дня реєстрації заяви:

а) проводить співбесіду із заявником з дотриманням правил, встановлених частинами другою та третьою статті 8 Закону.

У разі залучення перекладача для участі в співбесіді, у тому числі через систему відеоконференц-зв'язку, уповноважена посадова особа територіального органу ДМС перед початком співбесіди попереджає перекладача про необхідність дотримання умов конфіденційності, що оформлюється розпискою про нерозголошення відомостей, що містяться в особовій справі заявника (додаток 11).

Результати співбесіди оформлюються відповідним протоколом співбесіди (додаток 12) з особою, яка подала заяву про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, що підписується цією особою або її законним представником, перекладачем, адвокатом, психологом, педагогом (за наявності).

б) розглядає відомості, наведені в заяві про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, та інші документи, вимагає додаткові відомості, що можуть підтверджувати наявність чи відсутність підстав для прийняття рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо визнання особи біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту;

в) готує письмовий висновок щодо прийняття рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, або про відмову в оформленні документів для вирішення питання щодо визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (додаток 13).

У висновку обов'язково робиться посилання на використану інформацію про країну походження заявника, включаючи сторінки, назви інформаційних звітів, роки та найменування установ чи організацій, що його підготували, посилання на електронну адресу, якщо звіти було опубліковано в Інтернеті, та її співвідношення із змістом заяви та відомостями, отриманими під час співбесіди із заявником або його законним представником. Цей висновок повинен включати посилання на точну, актуальну інформацію з декількох джерел.

4.2. У разі подання заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, законним представником дитини, розлученої із сім'єю, попередній розгляд такої заяви не здійснюється, а уповноважена посадова особа територіального органу ДМС в межах установленого строку готує письмовий висновок щодо прийняття рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, з обов'язковим посиланням на абзац другий частини першої статті 8 Закону.

4.3. На підставі письмового висновку уповноваженої посадової особи територіального органу ДМС щодо прийняття рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, або про відмову в оформленні документів для вирішення питання щодо визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, територіальний орган ДМС в межах установленого строку приймає одне з таких рішень:

а) про оформлення документів для вирішення питання щодо визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту;

б) про відмову в оформленні документів для вирішення питання щодо визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту.

4.4. Рішення, передбачені пунктом 4.3 цього розділу, оформлюються наказом територіального органу ДМС (додаток 14).

4.5. У разі прийняття рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, територіальний орган ДМС продовжує строк дії довідки про звернення за захистом в Україні, про що уповноважена посадова особа територіального органу ДМС заносить відповідні відомості до журналу реєстрації видачі довідки про звернення за захистом в Україні.

Строк дії довідки продовжується на шість місяців.

4.6. У разі прийняття рішення про відмову в оформленні документів для вирішення питання щодо визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, протягом трьох робочих днів з дня його прийняття територіальний орган ДМС надсилає або видає під підпис заявнику або його законному представнику письмове повідомлення про відмову особі в оформленні документів для вирішення питання про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (додаток 15), з викладенням причини відмови і роз'ясненням порядку оскарження такого рішення, про що робить відповідний запис в журналі реєстрації видачі повідомлень (додаток 16).

4.7. У разі використання особою права на оскарження уповноважена посадова особа територіального органу ДМС до прийняття рішення за скаргою залишає на зберігання документи, що посвідчують особу заявника, та інші надані заявником документи, про що робиться відмітка в розписці про зберігання документів.

Строк дії довідки про звернення за захистом в Україні продовжується територіальним органом ДМС на три місяці. Підставою для продовження строку дії зазначеної довідки є копія скарги на рішення територіального органу ДМС з підтверджуючими документами її відправлення або у випадку оскарження в судовому порядку - копія позовної заяви з відміткою (штампом) суду про її прийняття або копія ухвали суду про відкриття провадження у справі або належним чином оформленої судової повістки. Подані документи належним чином долучаються до особової справи.

У випадку оскарження рішення в судовому порядку подальше тримісячне продовження строку дії довідки про звернення за захистом в Україні здійснюється після отримання письмової інформації про стан розгляду справи в суді від юридичної служби територіального органу ДМС.

Про продовження строку дії зазначеної довідки уповноважена посадова особа територіального органу ДМС заносить відповідні відомості до журналу реєстрації видачі довідки про звернення за захистом в Україні.

4.8. У разі невикористання особою права на оскарження протягом п'яти робочих днів з дня її письмового повідомлення про прийняття рішення про відмову в оформленні документів для вирішення питання про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, уповноважена посадова особа територіального органу ДМС вилучає у такої особи довідку про звернення за захистом в Україні та повертає особі її документи, що посвідчують особу, та інші документи, що надавались такою особою під час звернення до територіального органу ДМС та перебувають на його зберіганні, про що робиться відмітка в розписці про зберігання документів.

Про вилучення у заявника довідки про звернення за захистом в Україні зазначається в журналі реєстрації видачі довідки про звернення за захистом в Україні.

4.9. За письмовою згодою заявника його адвокат, законний представник або представник УВКБ ООН на будь-якому етапі розгляду заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, можуть мати доступ до матеріалів, які містяться в особовій справі, якщо така інформація стосується розгляду та оцінки заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту.

У доступі до отримання матеріалів особової справи відмовляється територіальним органом ДМС у разі, якщо розкриття інформації чи джерел її отримання можуть створити загрозу національній безпеці держави, безпеці організацій чи особам, які її надали.

Про надання доступу до ознайомлення з матеріалами особової справи або відмову в його наданні до ознайомлення уповноваженою посадовою особою територіального органу ДМС робиться відповідна відмітка в особовій справі.

5.1. Після прийняття рішення про оформлення документів для вирішення питання щодо визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, уповноважена посадова особа територіального органу ДМС (особа, яка веде справу):

а) проводить співбесіди із заявником або його законним представником з метою виявлення додаткової інформації, що необхідна для оцінки справжності фактів, повідомлених заявником або його законним представником під час подання заяви.

Співбесіда проводиться з дотриманням правил, встановлених частинами другою та третьою статті 8 та частинами третьою та четвертою статті 9 Закону.

У разі залучення перекладача, у тому числі через систему відеоконференц-зв'язку, психолога і педагога для участі в співбесіді уповноважена посадова особа територіального органу ДМС перед початком співбесіди попереджає зазначених осіб (перекладача, психолога і педагога) про необхідність дотримання умов конфіденційності, що оформлюється розпискою про нерозголошення відомостей, що містяться в особовій справі заявника.

Результати співбесіди оформлюються протоколом співбесіди з особою, яка подала заяву про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, що підписується цією особою або її законним представником;

б) направляє в установленому порядку до органів Служби безпеки України відповідний запит (додаток 17) щодо здійснення перевірки наявності обставин, за якими заявник не може бути визнаний біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, відповідно до абзаців другого - четвертого частини першої статті 6 Закону;

в) у разі відсутності в заявника документів, що посвідчують особу, або якщо такі документи є фальшивими, направляє відповідні матеріали, а в разі необхідності - й заявника до органів Служби безпеки України з метою ідентифікації особи (додаток 18);

г) у разі виникнення сумнівів щодо достовірності інформації, поданої заявником, необхідності у встановленні справжності і дійсності поданих ним документів в установленому порядку звертається із відповідними запитами до органів Служби безпеки України, інших органів державної влади, органів місцевого самоврядування та об'єднань громадян, які можуть сприяти встановленню справжності фактів стосовно особи, заява якої розглядається (додаток 18);

ґ) в установленому порядку направляє заявника на медичне обстеження відповідним направленням (додаток 19);

д) долучає до особової справи заявника всі документи, підготовлені та отримані територіальним органом ДМС під час розгляду заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, включаючи результати медичного обстеження;

е) готує письмовий висновок щодо визнання або відмови у визнанні біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (додаток 20).

Висновок складається за результатом оцінки заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, комплексного та системного вивчення документів, наявних в особовій справі заявника, та перевірки фактів, повідомлених заявником або його законним представником.

Відомості та обставини, про які зазначено у заяві про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, і які не підтверджуються документами або іншими фактичними даними, можуть бути враховані під час підготовки висновку за умови, що твердження заявника стосовно обставин, зазначених у заяві, є послідовними і правдоподібними, надана ним інформація не суперечить загальновідомим відомостям, що мають відношення до справи заявника, та встановлена загальна правдоподібність заяви.

Оцінка заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, здійснюється на індивідуальній основі і включає в себе вивчення наявних відомостей про:

всі відповідні факти, що стосуються країни походження на момент прийняття рішення щодо заяви, в тому числі закони і інші нормативно-правові акти країни походження заявника і порядок їх застосування;

відповідні твердження і документи, представлені заявником, у тому числі інформацію про те, що заявник був або може стати об'єктом переслідування чи об'єктом завдання серйозної шкоди;

особисті дані і обставини заявника, включаючи інформацію про те, що заявник був чи може стати об'єктом переслідування чи йому може бути завдано серйозної шкоди.

Той факт, що заявник вже був об'єктом переслідувань або йому було завдано серйозної шкоди, наявність прямих загроз такого переслідування або такої шкоди є важливим показником цілком обґрунтованих побоювань заявника стати жертвою переслідування або реального ризику отримати серйозну шкоду.

У висновку обов'язково робиться посилання на використану інформацію про країну походження заявника, включаючи сторінки, назви інформаційних звітів, роки та найменування установ чи організацій, що його підготували, посилання на електронну адресу, якщо звіти було опубліковано в Інтернеті, та її співвідношення із змістом заяви та відомостями, отриманими під час співбесіди із заявником.

У висновку викладається обґрунтована пропозиція територіального органу ДМС щодо прийняття рішення за заявою про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту. Висновок уповноваженої посадової особи територіального органу ДМС, на яку покладено розгляд справи, погоджується керівником структурного підрозділу територіального органу, до повноважень якого належить реалізація законодавства у сфері біженців та осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту, та затверджується заступником керівника територіального органу ДМС, який відповідно до розподілу обов'язків спрямовує і координує діяльність структурного підрозділу з питань біженців та осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту;

є) формує особову справу заявника (пронумеровує всі документи, що долучені до справи, складає їх опис, прошиває справу).

5.2. Належним чином оформлена особова справа заявника разом з письмовим висновком територіального органу ДМС, доданими аудіофайлами співбесід (у разі наявності перекладача) повинна бути надіслана фельд'єгерським зв'язком до ДМС протягом трьох робочих днів з моменту затвердження письмового висновку територіальним органом ДМС, але не пізніше граничного строку розгляду заяви.

Строк розгляду заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, може бути продовжено до трьох місяців керівником територіального органу ДМС за вмотивованим поданням уповноваженої посадової особи територіального органу ДМС (додаток 21).

5.3. Розгляд заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, може бути припинений на будь-якому етапі за відповідним клопотанням заявника.

Рішення про припинення розгляду заяви оформлюється наказом органу, в якому на розгляді перебуває особова справа заявника.

Розгляд заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, може бути призупинено за ініціативою територіального органу ДМС у випадку неприбуття заявника до територіального органу ДМС, належним чином повідомленого про дату та час здійснення процедури, передбаченої цими Правилами, без поважних причин або без повідомлення ним причин неприбуття. У разі призупинення розгляду заяви довідка про звернення за захистом в Україні визнається недійсною.

Рішення про призупинення розгляду заяви оформлюється наказом територіального органу ДМС за вмотивованим поданням уповноваженої посадової особи територіального органу ДМС, на яку покладено обов'язок щодо розгляду справи.

У випадку звернення заявника до територіального органу ДМС уповноваженій посадовій особі територіального органу ДМС надаються письмові пояснення від заявника, а також зазначеною особою здійснюється перевірка щодо наявності у діях заявника складу адміністративного правопорушення (у випадку наявності підстав уповноваженою посадовою особою складається протокол про адміністративне правопорушення) та готується вмотивоване подання про поновлення розгляду заяви, яке оформлюється наказом.

6.1. У разі надходження до Державної міграційної служби України особової справи заявника та письмового висновку територіального органу ДМС протягом місяця здійснюються всебічне вивчення та оцінка всіх документів та матеріалів, що можуть бути доказом наявності умов для визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту.

6.2. Під час здійснення заходів, передбачених пунктом 6.1 цього розділу, Державна міграційна служба України має право:

а) вимагати подання додаткової інформації від територіального органу ДМС, який здійснював розгляд заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту;

б) з метою уточнення відомостей, що містяться у заяві про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, або документів, які знаходяться в особовій справі заявника, отримувати додаткову інформацію, яка може мати суттєве значення для прийняття обґрунтованого рішення за заявою;

в) звертатись з відповідними запитами до Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ, Служби безпеки України, інших органів державної влади, органів місцевого самоврядування та об'єднань громадян у разі виникнення сумнівів щодо достовірності інформації, необхідності у встановленні справжності і дійсності документів;

г) повертати справу на доопрацювання до територіального органу ДМС, який здійснював розгляд заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, за умови наявності недостатніх відомостей для розгляду справи і прийняття обґрунтованого та неупередженого рішення, неналежного оформлення особової справи.

6.3. Документи, що отримані або підготовлені Державною міграційною службою України під час розгляду особової справи заявника та заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, долучаються до особової справи заявника.

6.4. У разі незгоди із мотивувальною частиною висновку територіального органу ДМС, який розглядав справу, або його пропозиціями Державна міграційна служба України із дотриманням положень підпункту "е" пункту 5.1 розділу цих Правил готує власний письмовий висновок щодо визнання або відмови у визнанні біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (додаток 22).

Зазначений висновок готується уповноваженою посадовою особою ДМС, яка вивчала заяву про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, і здійснювала оцінку документів, що знаходяться в особовій справі заявника, погоджується керівником структурного підрозділу з питань біженців та осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту, та затверджується керівником самостійного структурного підрозділу ДМС, до завдань якого належить реалізація державної політики у сфері біженців та осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту.

6.5. За результатами здійснення заходів, передбачених пунктом 6.1 цього розділу, протягом місяця з дня отримання особової справи заявника та письмового висновку територіального органу ДМС, який розглядав заяву, ДМС приймає рішення про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (про відмову у визнанні біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту) (додаток 23). Строк прийняття зазначеного рішення може бути продовжено наказом ДМС, але не більш як до трьох місяців.

Неповнолітні члени сім'ї, внесені в заяву-анкету особи, яка подала заяву про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (щодо визнання яких біженцями або особами, які потребують додаткового захисту, висловлена письмова згода заявника в анкеті чи в заяві), зазначаються у рішенні про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, як такі, що отримали захист в Україні.

У лівій частині першого аркуша рішення передбачається місце для фотокартки заявника або відцифрованого зображення його обличчя, яке може виконуватися способом принтерного друку.

6.6. У разі якщо згідно з рішенням суду, яке набрало законної сили, ДМС зобов'язана прийняти рішення про визнання особи біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, чи повторно розглянути заяву особи про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, відповідне рішення приймається ДМС протягом семи робочих днів з дня отримання такого рішення суду.

6.7. Структурний підрозділ з питань біженців ДМС:

а) реєструє рішення про визнання біженцем або рішення про визнання особою, яка потребує додаткового захисту, в журналі реєстрації рішень про визнання / відмову у визнанні біженцем / особою, яка потребує додаткового захисту / втрату, позбавлення та скасування (відсутність підстав для втрати, позбавлення, скасування) рішення про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (додаток 24);

б) протягом трьох робочих днів надсилає рішення з особовою справою заявника до територіального органу ДМС, який розглядав заяву.

У випадку, коли рішення про визнання особи біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, прийнято ДМС відповідно до пункту 6.6 цього розділу, до територіального органу ДМС за місцем проживання заявника надсилаються лише рішення ДМС та відповідне судове рішення, що було підставою для прийняття зазначеного рішення.

6.8. При отриманні рішення ДМС про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, уповноважена посадова особа територіального органу ДМС:

а) протягом семи робочих днів з дня отримання рішення про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, видає кожній особі, яка досягла шістнадцятирічного віку, посвідчення біженця чи посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту, про що зазначається у журналі реєстрації видачі посвідчення біженця (додаток 25) або у журналі реєстрації видачі посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту (додаток 26).

У разі якщо видача посвідчення необхідна для реалізації неповнолітньою особою, зазначеною у частині дванадцятій статті 10 Закону, прав на освіту, медичну допомогу за клопотанням законних представників, погодженим з навчальним чи лікувальним закладом тощо, такій особі видається територіальним органом ДМС відповідне посвідчення після досягнення нею чотирнадцятирічного віку.

Дитині, розлученій із сім'єю, яку визнано біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, посвідчення біженця чи посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту, видається до досягнення нею шістнадцятирічного віку;

б) зазначає у посвідченні біженця чи посвідченні особи, яка потребує додаткового захисту, одного з батьків, а в разі відсутності батьків - діда чи бабу, повнолітніх брата чи сестру, опікунів чи піклувальників або іншу особу, яка до прибуття в Україну добровільно чи в силу звичаю країни походження біженця або особи, яка потребує додаткового захисту, взяла на себе відповідальність за виховання та утримання дітей, - відомості про членів сім'ї біженця або особи, яка потребує додаткового захисту, які не досягли шістнадцятирічного віку;

в) вилучає довідку про звернення за захистом в Україні, про що зазначається у журналі реєстрації видачі довідки про звернення за захистом в Україні.

6.9. При отриманні рішення ДМС про відмову у визнанні біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, уповноважена посадова особа територіального органу ДМС:

а) протягом семи робочих днів з дня отримання рішення надсилає або видає особі, стосовно якої прийнято зазначене рішення, письмове повідомлення про відмову у визнанні біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту (додаток 27), з викладенням причин відмови і роз'ясненням порядку оскарження такого рішення, про що заносяться відповідні відомості до журналу реєстрації видачі повідомлень;

б) у разі оскарження особою зазначеного рішення продовжує строк дії довідки про звернення за захистом в Україні, про що зазначається у журналі реєстрації видачі довідки про звернення за захистом в Україні.

Підставою для продовження строку дії зазначеної довідки є копія позовної заяви з відміткою (штампом) суду про її прийняття або копії ухвали суду про відкриття провадження у справі чи належним чином оформленої судової повістки. Подальше тримісячне продовження строку дії довідки про звернення за захистом в Україні здійснюється після отримання письмової інформації від юридичної служби територіального органу ДМС або юридичної служби ДМС про стан розгляду справи в суді. Подані документи долучаються до особової справи;

в) у разі невикористання особою права на оскарження протягом п'яти робочих днів з дня її письмового повідомлення про прийняття рішення про відмову у визнанні біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, вилучає у такої особи довідку про звернення за захистом в Україні та повертає особі її документи, що посвідчують особу, та інші документи, що надавались такою особою під час звернення до територіального органу ДМС та перебувають на його зберіганні, про що робиться відмітка в розписці про зберігання документів.

Про вилучення у заявника довідки про звернення за захистом в Україні зазначається в журналі реєстрації видачі довідки про звернення за захистом в Україні.

6.10. У випадку отримання рішення ДМС щодо повторного розгляду заяви про визнання біженцем або особою, яка потребує додаткового захисту, прийнятого на виконання рішення суду, яке набрало законної сили, територіальний орган ДМС протягом семи робочих днів оформлює наказ (додаток 28) про повторний розгляд заяви.

Процедура повторного розгляду заяви здійснюється виключно з урахуванням висновків суду, що стали підставою для скасування рішення ДМС.

Повторний розгляд заяви здійснюється протягом одного місяця з дня надходження до територіального органу ДМС відповідного рішення.