( пункт 5 розділу III доповнено новим абзацом двадцять другим згідно з наказом Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191, у зв'язку з цим абзац тринадцятий вважати абзацом двадцять третім відповідно )
Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачено правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів або документів, що підтверджують здійснення платіжної операції з їх придбання у готівковій формі за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси; рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого військовослужбовця, в тому числі бронювання місць у місцях проживання; страхових полісів тощо.
( абзац двадцять третій пункту 5 розділу III із змінами внесеними згідно з наказом Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
6. Заборонено відшкодовувати витрати на алкогольні напої, тютюнові вироби, суми "чайових", а також плату за видовищні заходи.
7. Витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.
Військовослужбовцю відшкодовуються витрати на проїзд до/з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами міста) в місцях відправлення, призначення та пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження транспортом загального користування (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо, крім таксі) за умови, що не надавалися безкоштовно засоби пересування.
У разі потреби пересування по території держави відрядження начальника УДО України може визначити відрядженому військовослужбовцю вид транспорту, яким він може користуватися. Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише за наявності дозволу начальника УДО України (згідно з підтвердними документами).
Витрати на проїзд військовослужбовця у м'якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному випадку з дозволу начальника УДО України згідно з підтвердними документами. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.
Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якої входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується військовослужбовець, відшкодовуються з дозволу начальника УДО України згідно з підтвердними документами. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.
8. Витрати у зв'язку з поверненням військовослужбовцем квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу начальника УДО України лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що засвідчує вартість таких витрат.
У разі якщо авіаквиток (оформлений на паперовому бланку) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого військовослужбовця, вартість здійсненого перельоту, сума повернених коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного квитка, а також копія авіаквитка, завірена уповноваженою на це особою.
У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: розрахунковий документ або документ, що підтверджує здійснення платіжної операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжна інструкція, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка банку-емітента платіжної картки, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка із визначеним маршрутом (маршрут/квитанція); відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.
( абзац третій пункту 8 розділу III із змінами, внесеними згідно з наказом Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
У разі втрати, знищення або зіпсуття посадкового талона пасажира відрядженому військовослужбовцю з дозволу начальника УДО України можуть бути відшкодовані витрати на придбання електронного авіаквитка за умови надання довідки авіаперевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, факт використання електронного квитка повністю за визначеним маршрутом.
У разі якщо електронний авіаквиток є частково використаним, до звіту також додається лист (акт, довідка) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали військовослужбовця, вартість здійсненого перельоту, сума повернених коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з поверненням частково використаного квитка.
У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадковий документ (у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ; у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).
У разі повернення електронного проїзного/перевізного документа на поїзд до звіту додається роздрукований на паперовому носії документ на повернення.
Інформацію про наявність та статус електронного проїзного документа можна перевірити на офіційному веб-сайті Державної адміністрації залізничного транспорту України.
У разі здійснення Інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного квитка є роздрукований на паперовому носії проїзний документ.
У разі повернення проїзного документа на автобусні пасажирські перевезення до звіту додаються роздруковані на паперовому носії документи на повернення або лист (акт, довідка) про повернення проїзного документа, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються сума повернених коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з його поверненням.
За наявності непередбачуваних до відрядження обставин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження, відміна авіарейсу, вимушена зміна маршруту поїздки тощо) та неможливості з не залежних від відрядженого військовослужбовця причин повернути квиток на літак або інший транспортний засіб витрати, понесені військовослужбовцем на оплату вартості квитка, можуть бути відшкодовані за рішенням начальника УДО України (на підставі підтверджених відомостей та за наявності підтвердних документів).
( пункт 8 розділу III доповнено абзацом одинадцятим згідно з наказом Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
Начальник УДО України особисто вирішує питання відшкодування своїх витрат, понесених на оплату вартості такого квитка (відповідно до абзацу одинадцятого цього пункту), за наявності підтвердних документів та підтверджених відомостей.
( пункт 8 розділу III доповнено абзацом дванадцятим згідно з наказом Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
9. Відрядженому військовослужбовцю понад установлені суми компенсації витрат у зв'язку із відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та найм житлового приміщення згідно з підтвердними документами.
10. У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 кілометр пробігу відповідно до затвердженого маршруту, що має бути визначено у наказі про відрядження.
Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.
11. З дозволу начальника УДО України військовослужбовцю можуть бути відшкодовані фактичні витрати, що перевищують граничні суми відшкодування витрат на найм житлового приміщення та на службові телефонні розмови. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами.
12. Військовослужбовцям відшкодовується вартість страхового поліса (за наявності страхового поліса та підтвердного документа про сплату страхового платежу), за яким передбачено відшкодування витрат на:
надання швидкої та невідкладної (екстреної) медичної допомоги страхувальнику і придбання необхідних медикаментів;
переміщення страхувальника на територію України для надання йому медичної допомоги;
відправлення труни з тілом (урни з прахом) страхувальника до місця поховання на території України та інші пов'язані з цим витрати.
У разі якщо правилами в'їзду та перебування в державі, до якої відряджається страхувальник, встановлено вимоги щодо розміру страхової суми, у договорі страхування визначається мінімальна страхова сума. При цьому строк дії договору страхування має відповідати строку відрядження.
Якщо в державі, до якої відряджається страхувальник, медична допомога надається іноземним громадянам безоплатно, вартість страхового поліса не відшкодовується.
Інформація про надання медичних послуг громадянам України за кордоном та про держави, під час відряджень до яких громадянам України надається невідкладна медична допомога на безоплатній основі, розміщується на офіційних веб-сайтах Міністерства закордонних справ України та Міністерства охорони здоров'я України.
13. Крім зазначених у пунктах 5 - 12 цього розділу витрат, відповідно до Податкового кодексу України відрядженому військовослужбовцю відшкодовуються не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням.
За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування військовослужбовця у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах сум, затверджених Постановою № 98.
Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної служби, що зараховуються як два дні.
14. Фактична кількість днів перебування військовослужбовця у закордонному відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування військовослужбовця у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування військовослужбовця у відрядженні, відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо).
У разі відрядження військовослужбовця строком на один день добові витрати відшкодовуються як за повну добу.
Відшкодування суми добових витрат здійснюється згідно з наказом про відрядження, звітом про використання коштів, виданих на відрядження, та згідно з одним чи декількома документальними доказами, які підтверджують перебування військовослужбовця у відрядженні.
У разі відсутності зазначених в абзаці третьому цього пункту документів добові витрати відрядженому військовослужбовцю не відшкодовуються.
( пункт 14 розділу III у редакції наказу Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
15. Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум:
за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, - за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено військовослужбовця (за відсутності пересадок на інший транспортний засіб або зупинок у готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України або інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця проходження служби).
( абзац другий пункту 15 розділу III у редакції наказу Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
Якщо відряджений військовослужбовець, перебуваючи в дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця проходження служби, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав, добові витрати за час проїзду їхньою територією відшкодовуються у сумах, встановлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, або згідно з відмітками прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави).
( пункт 15 розділу III доповнено новим абзацом третім згідно з наказом Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
У разі перетину протягом доби кордону декількох іноземних держав (які не є державою відрядження) добові витрати відшкодовуються у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав.
( пункт 15 розділу III доповнено новим абзацом четвертим згідно з наказом Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
За день вибуття з України у відрядження за кордон за відсутності пересадки на інший транспортний засіб або зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України добові витрати відшкодовуються за нормами першої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).
( пункт 15 розділу III доповнено новим абзацом п'ятим згідно з наказом Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
День прибуття в Україну (перетину кордону) - за нормами останньої іноземної держави, в якій здійснюється пересадка (зупинка).
( пункт 15 розділу III доповнено новим абзацом шостим згідно з наказом Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
За день перетину кордону держави відрядження (незалежно від наявності протягом доби пересадок та/або зупинок на території інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи) добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для держави, до якої відряджено військовослужбовця;
( пункт 15 розділу III доповнено новим абзацом сьомим згідно з наказом Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191, у зв'язку з цим абзаци третій - дванадцятий вважати абзацами восьмим - сімнадцятим відповідно )
якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до іноземних держав або повертаючись з відповідної держави, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для відряджень у межах України.
При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон. У разі якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого військовослужбовця до місця постійної служби збігається з днем зазначеної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідний день вибуття або день прибуття відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон.
У разі відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття, - за нормами, встановленими для відряджень за кордон;
у разі здійснення відряджень до кількох держав протягом доби - у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав;
у разі направлення у відрядження до двох або більше держав - у сумах, установлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної держави.
У разі відрядження до двох або більше держав, перетин кордонів яких здійснюється без відміток у закордонному паспорті, починаючи з другої держави, добові витрати відшкодовуються у сумі, затвердженій для відповідної держави з дня прибуття до цієї держави згідно з датою, визначеною у транспортних квитках або рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні.
У разі відсутності транспортних квитків та рахунків за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні добові витрати відшкодовуються за нормами держави відрядження згідно з наказом про відрядження.
Добові витрати за день повернення в Україну (перетину кордону) відшкодовуються за нормами останньої держави відрядження;
якщо відряджений за кордон військовослужбовець за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням стороною, яка приймає, або якщо вартість харчування включається до рахунків за найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до Постанови № 98, зокрема 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - дворазовому, 35 відсотків - триразовому харчуванні;
витрати на харчування, вартість якого визначено і включено до рахунків на оплату вартості проживання в готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим військовослужбовцем за рахунок добових витрат.
16. Якщо сторона, яка приймає, забезпечує військовослужбовця, відрядженого за кордон, додатковими коштами в іноземній валюті як компенсацією поточних витрат (крім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат, сторона, яка направляє, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленим сумам добових витрат, сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не проводить.
17. Після повернення з відрядження військовослужбовець зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної служби, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження) підлягає поверненню військовослужбовцем (у грошових одиницях, у яких було надано аванс) на відповідний рахунок УДО України, у встановленому законодавством порядку, а у разі отримання авансу готівкою сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню військовослужбовцем до каси УДО України.
( абзац перший пункту 17 розділу III у редакції наказу Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
У разі коли відряджений військовослужбовець отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, що настає за днем прибуття до місця служби.
( абзац другий пункту 17 розділу III у редакції наказу Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
У разі коли під час службового відрядження військовослужбовець застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, начальник УДО України, за наявності поважних причин може продовжити строк подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, до двадцяти банківських днів.
( абзац третій пункту 17 розділу III у редакції наказу Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
Разом із звітом подаються документів, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).
У разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування військовослужбовця у відрядженні, до звіту додаються завірені уповноваженим підрозділом ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого військовослужбовця та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину військовослужбовцем державного кордону України (у якій зазначено пункт пропуску, дату та час перетину кордону, серію, номер, тип і назву паспортного документа).
У разі якщо під час відряджень військовослужбовець користувався службовим транспортним засобом, до звіту додається копія шляхового листка.
18. Якщо військовослужбовець отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути (у грошових одиницях, у яких було видано аванс) зазначені кошти у встановленому законодавством порядку до каси УДО України або на відповідний рахунок УДО України.
( абзац перший пункту 18 розділу III у редакції наказу Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
У разі неповернення військовослужбовцем залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього УДО України у встановленому чинним законодавством порядку.
19. Під час складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти - зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження такого звіту.
Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити (перерахувати) додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день затвердження начальником УДО України звіту про використання коштів, виданих на відрядження. Виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження.
Відшкодування витрат понад суми, затверджені Постановою № 98 та ті, які пов'язані із забезпеченням безпеки осіб, щодо яких здійснюється державна охорона, здійснюється на підставі погодженого начальником УДО України рапорту військовослужбовця.
( пункт 19 розділу III у редакції наказу Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
| Головний бухгалтер - начальник Фінансово-економічної служби Управління державної охорони України полковник | Е. М. Гончаренко |
Додаток 1
до Інструкції про особливості направлення у відрядження військовослужбовців Управління державної охорони України
(пункт 3 розділу II)
Електронний журнал
реєстрації посвідчень про відрядження
( додаток 1 у редакції наказу Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
Додаток 2
до Інструкції про особливості направлення у відрядження військовослужбовців Управління державної охорони України
(пункт 4 розділу II)
( додаток 2 у редакції наказу Управління державної охорони України від 09.12.2025 р. № 1191 )
____________