Про внесення змін до Положення про стажування працівників дипломатичної служби, які направляються до закордонних дипломатичних установ України

Відповідно до статей 21 та 39 Закону України "Про дипломатичну службу" та з метою удосконалення порядку стажування працівників дипломатичної служби, які направляються у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України,

1. Унести зміни до Положення про стажування працівників дипломатичної служби, які направляються до закордонних дипломатичних установ України, затвердженого наказом Міністерства закордонних справ України від 03 жовтня 2017 року № 415, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 26 жовтня 2017 року за № 1313/31181 (із змінами), виклавши його у новій редакції, що додається.

2. Управлінню кадрового менеджменту у встановленому порядку забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України у встановленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державного секретаря.

1. Цим Положенням визначається порядок стажування працівників дипломатичної служби, які направляються у довготермінове відрядження до закордонних дипломатичних установ України (далі - ЗДУ).

2. У цьому Порядку терміни вживаються у значеннях, визначених у Законі України "Про дипломатичну службу" та Порядку ротації посадових осіб дипломатичної служби в органах дипломатичної служби, затвердженому наказом Міністерства закордонних справ України від 18 жовтня 2018 року № 427, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 08 листопада 2018 року за № 1274/32726.

3. Стажування працівників дипломатичної служби, які направляються у довготермінове відрядження до ЗДУ (далі - працівники), проводиться в структурних підрозділах апарату Міністерства закордонних справ України та в Державному навчально-науковому закладі післядипломної освіти "Дипломатична академія України імені Геннадія Удовенка при Міністерстві закордонних справ" (далі - ДАУ), з метою набуття ними практичних навичок, необхідного рівня професійної компетентності та ділових якостей (з питань створення сприятливого організаційного та психологічного клімату, формування корпоративної культури в колективі, розв’язання конфліктних ситуацій) з урахуванням рівня посади, функціональних обов’язків, мовної підготовки та специфіки країни відрядження, а також перевірки обставин, що можуть перешкоджати виконанню посадових обов’язків під час роботи в системі органів дипломатичної служби.

4. Особи, які призначаються на дипломатичні посади Президентом України, проходять співбесіди із завідувачем сектору з питань запобігання та виявлення корупції МЗС, керівником служби управління персоналом МЗС, заступниками Міністра закордонних справ України, Державним секретарем МЗС та Міністром закордонних справ України.

5. Стажування працівників проводиться без відриву від основного місця роботи. В окремих випадках, за службової необхідності за рішенням Державного секретаря, стажування працівників може проводитись з відривом від їхнього основного місця роботи шляхом зарахування у розпорядження МЗС на строк до двох місяців.

6. Структурні підрозділи апарату МЗС та ДАУ організовують проведення стажування (у тому числі надання відповідних матеріалів, навчання, співбесіди, тестування) дистанційно. Очне стажування проводиться за відсутності технічної можливості його дистанційного проведення, зокрема, необхідність проведення практичних занять, ознайомлення з матеріалами, які не можуть бути передані дистанційно.

З метою проведення стажування в дистанційному режимі структурні підрозділи апарату МЗС, які залучені до стажування, створюють та систематично оновлюють інформаційні довідкові бази з можливістю віддаленого доступу до них працівниками.

7. Підставою для проведення стажування працівників є затверджений наказом МЗС план ротації ЗДУ на визначений рік або указ Президента України про призначення керівника ЗДУ.

8. На початку стажування служба управління персоналом МЗС ознайомлює працівника з правилами внутрішнього службового розпорядку ЗДУ та посадовою інструкцією на посаду в ЗДУ.

1. Стажування включає проходження спеціалізованого курсу професійної та, у разі необхідності, мовної підготовки в ДАУ, обсяг та напрями якого визначаються з урахуванням функціональних обов’язків і специфіки країни довготермінового відрядження.

2. З метою організації проходження стажування в ДАУ, служба управління персоналом МЗС протягом двох тижнів після затвердження плану ротації на відповідний рік або внесення змін до нього передає до ДАУ списки затверджених працівників та інформацію щодо орієнтовних термінів направлення у довготермінове відрядження.

3. Стажування в ДАУ може розпочинатися після затвердження плану ротації.

1. Проходження стажування працівників забезпечується в одному або кількох структурних підрозділах апарату МЗС, у залежності від функціональних обов’язків, визначених посадовою інструкцією на посаду в ЗДУ, зокрема:

у відповідних територіальних департаментах - для всіх працівників, які направляються на заміщення дипломатичних посад;

у Департаменті консульської служби - для працівників, які направляються на заміщення консульських посад у ЗДУ;

у Департаменті міжнародних організацій - для працівників, які направляються на заміщення дипломатичних посад у представництвах України при міжнародних організаціях згідно з функціональними обов’язками;

у структурних підрозділах апарату МЗС, відповідальних за співробітництво з ЄС і НАТО - для працівників, які направляються на заміщення дипломатичних посад у Представництві України при ЄС, Місії України при НАТО та посольствах в державах - членах ЄС і НАТО;

у структурному підрозділі апарату МЗС, відповідальному за економічну дипломатію - для працівників, які направляються на заміщення посад у ЗДУ з економічних питань;

у структурному підрозділі апарату МЗС, відповідальному за публічну дипломатію - для працівників, які направляються на заміщення посад у ЗДУ з питань преси, роботи зі ЗМІ;

у структурному підрозділі МЗС, відповідальному за співпрацю з закордонним українством та гуманітарне співробітництво - для працівників, які направляються на заміщення посад у ЗДУ з питань співпраці з українською громадою та гуманітарного співробітництва;

у структурних підрозділах апарату МЗС, відповідальних за фінансові, господарчі питання та діловодство - для адміністративних службовців та працівників, які виконують функції з обслуговування, що направляються на заміщення відповідних посад у ЗДУ згідно з функціональними обов’язками;

у структурному підрозділі апарату МЗС з питань охорони державної таємниці - для працівників дипломатичної служби, які направляються на заміщення посад у референтурах та вузлах спеціального зв’язку в ЗДУ і працівників служб криптографічного захисту службової інформації в системі органів дипломатичної служби;

службі управління персоналом МЗС, секторі з питань запобігання та виявлення корупції МЗС - для усіх працівників.

Особи, які призначаються на посади заступника Постійного представника України при міжнародній організації, заступника Представника України при міжнародній організації, заступника Глави Місії України при міжнародній організації, радника-посланника або радника (якщо згідно з штатним розписом установи посада радника є старшою дипломатичною посадою ЗДУ після посади керівника установи) також проходять стажування шляхом співбесіди із заступниками Міністра закордонних справ та Державним секретарем МЗС.

2. Для проходження стажування в структурних підрозділах апарату МЗС, а також у заступників Міністра закордонних справ та Державного секретаря МЗС, службою управління персоналом МЗС оформлюється для працівника довідка про проходження стажування за формою, що додається до цього Порядку. Така довідка оформлюється в електронній системі, запровадженій в органах дипломатичної служби (далі - ЕС).

Довідка про проходження стажування оформлюється для працівника не раніше ніж за шість місяців до запланованої ротації, яка визначається з урахуванням графіка відкликання посадових осіб на відповідний рік, а також службової необхідності.

3. Структурні підрозділи апарату МЗС, у яких працівник проходить стажування, визначаються службою управління персоналом МЗС, на підставі аналізу функціональних обов’язків, визначених посадовою інструкцією на посаду в ЗДУ, а також можливих рекомендацій керівника ЗДУ, до якої направляється працівник. Ці структурні підрозділи додаються в ЕС для погодження оформленої для працівника довідки про проходження стажування.

Працівникам, які не є користувачами ЕС, інформація про структурні підрозділи апарату МЗС, визначені для проходження стажування, доводиться до відома службою управління персоналом МЗС.

4. Зміст, строки і порядок проходження стажування в структурних підрозділах апарату МЗС визначаються керівником відповідного структурного підрозділу апарату МЗС або особою, яка його заміщує, з урахуванням посади та специфіки країни відрядження.

На період стажування у структурному підрозділі апарату МЗС за стажистом закріплюється один або декілька (за різними напрямками роботи) керівників стажування шляхом їх додавання в ЕС для погодження оформленої для працівника довідки про проходження стажування.

5. За результатами проходження стажування в структурних підрозділах апарату МЗС, самостійного вивчення матеріалів, визначених керівниками стажування та проходження спеціалізованого курсу підготовки в ДАУ, працівник проходить тестування на базі ДАУ.

Тестування дипломатичних працівників проводяться за окремими блоками питань з країнознавства та знання регіону, до якого відряджається працівник (або з міжнародних організацій для працівників, які відряджаються до представництв України при міжнародних організаціях), а також віднесених до професійної компетентності, з урахуванням функціональних обов’язків посади в ЗДУ. Блок питань віднесених до професійної компетентності має складати не менше ніж 50 відсотків загальної кількості питань.

Адміністративні службовці та працівники, які виконують функції з обслуговування, проходять тестування з питань віднесених до професійної компетентності та країнознавства.

Тестування вважається таким, що пройдено успішно, якщо працівник дав правильні відповіді на щонайменше 70 відсотків запитань. Отримання меншої кількості балів є негативною оцінкою за результатами тестування.

6. Структурні підрозділи апарату МЗС, які залучені до стажування, передають до ДАУ та систематично оновлюють перелік питань в межах компетенції підрозділу для проведення тестових перевірок працівників за відповідними блоками.

7. Після проходження тестування на базі ДАУ, керівник структурного підрозділу апарату МЗС або особа, яка його заміщує, приймає рішення щодо відповідності рівня професійної компетентності працівника та відсутності перешкод виконанню ним посадових обов’язків під час роботи в ЗДУ.

Прийняттю такого рішення керівника структурного підрозділу апарату МЗС може передувати проведення співбесіди з працівником, з метою визначення рівня його знань і навичок, необхідних для успішного виконання ним функціональних обов’язків, з урахуванням посади та специфіки країни відрядження. Така співбесіда проводиться безпосередньо керівником структурного підрозділу.

Дата, час і місце співбесіди доводяться до відома стажиста відповідним керівником стажування не пізніше, ніж за три дні до його проведення.

Таке рішення ухвалюється шляхом здійснення погодження оформленої в ЕС для працівника довідки про проходження стажування. Довідка про проходження стажування з приміткою про отримання негативної оцінки за результатами стажування повертається керівником структурного підрозділу апарату МЗС через ЕС.

8. За результатами успішного проходження тестування та стажування в структурних підрозділах апарату МЗС, оформлена для працівника довідка про проходження стажування підписується керівником служби управління персоналом МЗС. Дата підписання довідки про проходження стажування є датою завершення стажування.

9. Загальний строк стажування працівника в структурних підрозділах, що обраховується з дати оформлення в ЕС для працівника довідки про проходження стажування, не повинен перевищувати двох місяців. Продовження цього строку допускається лише за наявності об’єктивних причин (відрядження, перебування на лікарняному) з наданням відповідних підтвердних документів згідно з чинним законодавством. Проходження стажування в структурних підрозділах апарату МЗС має завершитися не пізніш як за місяць до запланованої дати направлення до ЗДУ.

10. Непроходження стажування в структурних підрозділах апарату МЗС у визначений цим Положенням строк та/або отримання негативної оцінки за результатами стажування в одному зі структурних підрозділів апарату МЗС чи тестування є підставами для виключення такого працівника з плану ротації.

11. У разі отримання негативної оцінки за результатами стажування в одному зі структурних підрозділів апарату МЗС та за умови успішного проходження тестування, проводиться співбесіда працівника з Державним секретарем МЗС за участю керівника стажування або іншого уповноваженого працівника структурного підрозділу апарату МЗС, у якому працівник отримав негативну оцінку, а також керівника служби управління персоналом МЗС. За результатами такої співбесіди приймається остаточне рішення щодо проходження/непроходження працівником стажування.

12. Результати проходження стажування доводяться до відома працівників службою управління персоналом МЗС шляхом їх ознайомлення в ЕС з довідкою про проходження стажування, або шляхом інформування в інший спосіб, передбачений законодавством.