Про внесення змін та доповнень до Інструкції про порядок реєстрації актів громадянського стану в дипломатичних представництвах та консульських установах України

Консул, який отримав таке повідомлення, в разі якщо реєстрація розірвання шлюбу була проведена в тій самій консульській установі, де й реєстрація шлюбу, на лицьовому боці актового запису про шлюб робить відмітку про розірвання шлюбу, зазначивши, коли та ким зареєстровано розірвання шлюбу, номер актового запису.

У разі проведення реєстрації розірвання шлюбу не в день винесення відповідної постанови до відділу реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням актового запису про шлюб спочатку надсилається повідомлення про припинення шлюбу (додаток 24), а потім - про проведення відповідної реєстрації.

5.22. Консул зобов'язаний повідомити районні (міські) військові комісаріати про зміну військовозобов'язаними і призовниками прізвища у зв'язку з реєстрацією розірвання шлюбу (додаток 15).

6.1. Реєстрація зміни імені громадянами України, які постійно проживають за кордоном, провадиться консулом за їх заявою.

Ім'я фізичної особи, яка є громадянином України, складається з прізвища, власного імені та по батькові, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої вона належить.

6.2. Зміна прізвища та імені фізичними особами, які є громадянами України, дозволяється після досягнення ними 16-річного віку.

Реєстрація зміни імені за дорученням або через представника не допускається.

Фізична особа, яка досягла чотирнадцяти років, має право за згодою батьків або одного з батьків, з ким вона проживає, чи піклувальника змінити своє прізвище та ім'я.

По батькові фізичної особи може бути змінено в разі зміни її батьком свого власного імені.

У разі якщо батько змінив своє ім'я, по батькові дитини, яка досягла чотирнадцяти років, змінюється за її згодою.

Актовий запис про зміну імені не складається:

- у разі зміни прізвища обома батьками змінюється прізвище дитини, яка не досягла семи років;

- у разі зміни прізвища обома батьками прізвище дитини, яка досягла семи років, змінюється за її згодою;

- у разі зміни прізвища одного з батьків прізвище дитини може бути змінене за згодою обох батьків та за згодою дитини, яка досягла семи років.

6.3. Заяву про зміну імені за затвердженою формою громадянин України, який постійно проживає за кордоном, подає до дипломатичного представництва або консульської установи України в країні перебування (додаток 25).

Якщо заявник під час подання заяви вказує, що він перебуває під слідством, судом або має судимість, не погашену та не зняту в установленому законом порядку, то консул повинен відмовити у прийнятті заяви та одночасно дати роз'яснення, що відповідно до чинного законодавства у таких випадках зміна імені не допускається.

6.4. Відмова у зміні імені або в прийнятті заяви про зміну імені може бути оскаржена в установленому порядку.

6.5. До заяви про зміну імені додаються:

а) свідоцтво про народження заявника;

б) свідоцтва про шлюб (якщо заявник перебуває у шлюбі) або свідоцтво про розірвання шлюбу (якщо шлюб розірвано);

в) свідоцтво про народження неповнолітніх дітей;

г) документ, що підтверджує зміну власного імені батька;

ґ) фотокартка.

6.6. При поданні клопотання про зміну імені заявник пред'являє паспортний документ.

У заяві зазначається, яке прізвище хоче змінити заявник:

- родове;

- спільне з другим з подружжя;

- дошлюбне або інше.

При прийнятті заяви консул звіряє вказані у заяві відомості з документами заявника, роз'яснює заявникові наслідки, пов'язані зі зміною імені, зокрема необхідність обміну документів, а також попереджує про адміністративну відповідальність за повідомлення неправдивих відомостей.

6.7. Розгляд клопотань про зміну імені провадиться лише при наявності в архівах відділів реєстрації актів цивільного стану актових записів про народження, шлюб, розірвання шлюбу (якщо заявник перебуває у шлюбі або розірвав шлюб), які через Міністерство закордонних справ України в обов'язковому порядку витребуються консулом та долучаються до справи.

Якщо вищезазначені актові записи втрачені, клопотання може бути розглянуто лише після їх поновлення в установленому порядку.

У цих випадках консул роз'яснює заявникові порядок поновлення втраченого запису та одночасно дає роз'яснення про право заявника звернутись з клопотанням про зміну імені після поновлення втраченого запису.

6.8. При потребі консул може витребувати від заявника та відповідних установ, які розташовані на території України, через Міністерство закордонних справ України додаткові документи, необхідні для вирішення питання по суті та перевірки відомостей, викладених заявником. Факти, указані в заяві, а також документи, які викликають сумніви в їх достовірності, підлягають перевірці шляхом надсилання через Міністерство закордонних справ України запитів у відповідні установи та організації, які розташовані на території України та за кордоном.

6.9. Для встановлення особи заявника та запобігання можливості використання зміни імені з метою ухилення від слідства, суду, виплати аліментів та з іншою незаконною метою консул зобов'язаний через Міністерство закордонних справ України надіслати зібраний матеріал про зміну імені для перевірки до органів внутрішніх справ за останнім місцем проживання заявника в Україні, який подав клопотання про зміну імені.

6.10. Органи внутрішніх справ безкоштовно провадять відповідну перевірку і через Міністерство закордонних справ України повертають у дипломатичне представництво або консульську установу України всі надіслані ним матеріали з висновком про можливість зміни імені заявника або відмову в цьому.

Якщо у висновку внутрішніх справ буде вказано або консулу на підставі облікових даних стане відомо, що заявник на час подання клопотання про зміну імені перебуває під слідством чи судом або в нього є судимість, не погашена і не знята судом в установленому законом порядку, про що заявник не повідомив у клопотанні, то консул повинен відмовити у зміні імені.

6.11. У разі відмови в зміні імені консул складає висновок за затвердженою формою (додаток 26), у якому вказує причини про неможливість зміни імені. Висновок підписується консулом, скріплюється печаткою дипломатичного представництва або консульської установи України.

6.12. У разі задоволення клопотання консул у письмовій формі повідомляє про це заявника та роз'яснює йому, що в тримісячний термін необхідно зареєструвати зміну імені в дипломатичному представництві або консульській установі. Консул також роз'яснює, що в разі порушення цього терміну без поважних причин дозвіл на зміну імені втрачає силу (додаток 27).

У разі порушення заявником тримісячного терміну реєстрації зміни імені з поважних причин (хвороба, відрядження тощо), підтверджених документально, термін реєстрації може бути продовжений консулом на строк до одного року з дня надсилання повідомлення заявнику.

6.13. Реєстрація зміни імені провадиться у дипломатичному представництві чи консульській установі, де прийнято клопотання, після сплати консульського збору.

6.14. Після реєстрації зміни імені на першій сторінці паспортного документа громадянина України консул робить відмітку (проставляє штамп) про те, що паспорт у зв'язку зі зміною імені підлягає обміну протягом місячного строку.

6.15. Консул, який зареєстрував зміну імені, у десятиденний термін надсилає повідомлення про це до відділів реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням відповідних актових записів цивільного стану для внесення в них необхідних змін у зв'язку зі зміною імені заявника та про надсилання нового свідоцтва (додаток 28).

6.16. Відділ реєстрації актів цивільного стану на підставі повідомлення дипломатичного представництва чи консульської установи України за кордоном уносить необхідні виправлення до актових записів і через Міністерство закордонних справ України надсилає нові свідоцтва про народження, шлюб (якщо заявник перебуває у шлюбі), народження неповнолітніх дітей для вручення заявнику.

Зміни щодо даних про батьків в актових записах про народження повнолітніх дітей заявника вносяться в разі їх письмового клопотання про це.

6.17. Раніше видані свідоцтва вилучаються і знищуються в порядку, передбаченому Інструкцією щодо правил забезпечення бланками свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану Міністерства закордонних справ України для їх подальшого передавання дипломатичним представництвам та консульським установам України, порядку їх обліку, зберігання та витрачання.

6.18. Клопотання про зміну імені повинно бути розглянуто в тримісячний термін з дня подачі заявником клопотання. Перебіг терміну обчислюється з дня подання заявником клопотання до консульської установи або дипломатичного представництва України до дня отримання повідомлення консула про результати розгляду клопотання.

В окремих випадках з дозволу Міністерства закордонних справ України цей термін може бути продовжений до шести місяців.

У разі потреби поновлення втраченого актового запису вказаний термін зупиняється.

6.19. Матеріали щодо зміни імені, у тому числі документи, які є підставою для зміни, а також висновки в разі відмови у зміні імені один раз на рік надсилаються на зберігання до відділу реєстрації актів цивільного стану Київського міського управління юстиції через Міністерство закордонних справ України.

7.1. Після складання актового запису цивільного стану заявнику видається відповідне свідоцтво встановленого зразка.

7.2. Свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану заповнюються державною мовою друкарським способом. Виправлення або підчищення, а також скорочення окремих слів не допускаються.

7.3. Відомості, зазначені у свідоцтві, що видається на підставі актового запису цивільного стану, повинні повністю відповідати даним, зазначеним в актовому записі цивільного стану. Уносити до свідоцтва додаткові записи забороняється.

7.4. У графі свідоцтва "Місце реєстрації" зазначаються найменування консульської установи, яка вчинила реєстрацію акта цивільного стану, та її місцезнаходження.

7.5. Якщо окремі графи в актових записах актів цивільного стану не заповнені, то відповідні графи свідоцтв прокреслюються.

7.6. Повторні свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану видаються консулом на підставі актових записів цивільного стану, які містяться у даній консульській установі чи дипломатичному представництві, за заявами громадян, щодо яких складено запис (додатки 29-35).

На свідоцтвах, що видаються повторно, а також на тих, які видаються після внесення до актових записів змін, доповнень та виправлень, проставляється штамп "повторне", якщо раніше первинне свідоцтво видавалось.

7.7. Із заявою про видачу повторного свідоцтва до консульських установ та дипломатичних представництв України також можуть звертатись громадяни, щодо яких складено актові записи цивільного стану компетентними органами реєстрації актів цивільного стану України, які перебувають у них на зберіганні.

7.8. У заяві про видачу повторного свідоцтва зазначаються: прізвище, ім'я, по батькові особи, щодо якої запитується свідоцтво; яке необхідно свідоцтво; коли і яким органом реєстрації актів цивільного стану чи консульською установою складено актовий запис цивільного стану; мета запиту повторного свідоцтва.

Повторні свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану видаються в разі втрати або пошкодження виданих раніше.

Якщо витребується свідоцтво про народження, то додатково зазначаються прізвище, ім'я та по батькові батьків.

При витребуванні свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу зазначаються прізвища, імена, по батькові обох з подружжя.

7.9. Повторні свідоцтва видаються особам, на яких складено актовий запис цивільного стану, а повторні свідоцтва про народження дітей можуть видаватись їх батькам і усиновителям.

7.10. Особі, позбавленій батьківських прав, повторні свідоцтва про народження дітей не видаються.

7.11. При видачі повторного свідоцтва про народження відомості про батьків дитини наводяться у повній відповідності до даних актового запису про народження.

7.12. Повторні свідоцтва про смерть видаються лише родичам померлої особи (дітям, у тому числі й усиновленим, другому з подружжя, братам і сестрам померлого, онукам, діду й бабі померлого як з боку батька, так і з боку матері), якщо родинні стосунки підтверджуються документально, про що зазначається на зворотному боці актового запису.

7.13. Після припинення шлюбу повторні свідоцтва про шлюб не видаються. У таких випадках на письмове прохання заявника консул видає довідку із зазначенням прізвища, імені, по батькові осіб, які зареєстрували укладення шлюбу, їх прізвища після реєстрації шлюбу і дати реєстрації укладення і розірвання шлюбу. Довідка підписується консулом і скріплюється печаткою (додаток 36).

7.14. Громадянам, які звернулися до консула особисто, при наявності у даній консульській установі чи дипломатичному представництві відповідних актових записів, повторні свідоцтва повинні видаватись того самого дня після пред'явлення ними паспортних документів, що посвідчують особу заявника.

Свідоцтва про реєстрацію актів цивільного стану пересилаються тільки рекомендованими листами або дипломатичною поштою.

7.15. В актовому записі про реєстрацію акта цивільного стану, на підставі якого видано повторне свідоцтво, проставляються серія, номер та дата видачі повторного свідоцтва.

7.16. Повторні свідоцтва можуть видаватись громадянам за нотаріально засвідченою довіреністю.

7.17. Копії актових записів цивільного стану висилаються тільки на запити Міністерства юстиції України, відділів реєстрації актів цивільного стану України, суду, державного нотаріату, а також слідчих органів прокуратури, внутрішніх справ, Служби безпеки України та консульських установ України із зазначенням мети їх витребування відповідно до законодавства України.

7.18. Видача копій актових записів цивільного стану громадянам України, іноземцям та особам без громадянства забороняється.