Про затвердження Інструкції про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в органах, установах виконання покарань, слідчих ізоляторах і навчальних закладах Державної кримінально-виконавчої служби України

Відповідно до Кримінально-виконавчого кодексу України, Законів України "Про звернення громадян", "Про статус народного депутата України", "Про статус депутатів місцевих рад", "Про Державну кримінально-виконавчу службу України", "Про попереднє ув'язнення", Указу Президента України від 7 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", з метою вдосконалення в органах, установах виконання покарань, слідчих ізоляторах і навчальних закладах Державної кримінально-виконавчої служби України роботи щодо розгляду звернень громадян і організації їх особистого прийому

1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в органах, установах виконання покарань, слідчих ізоляторах і навчальних закладах Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - Інструкція), що додається.

2. Заступникам Голови, начальникам територіальних органів управління Державного департаменту України з питань виконання покарань (далі - Департамент), установ виконання покарань, слідчих ізоляторів, керівникам навчальних закладів Державної кримінально-виконавчої служби:

2.1. Забезпечити вивчення і безумовне виконання підлеглим персоналом Закону України "Про звернення громадян" та положень цієї Інструкції.

2.2. Ужити заходів щодо вдосконалення роботи з питань розгляду звернень громадян та організації їх особистого прийому.

3. Управлінню справами Департаменту подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Департаменту від 04.05.2002 N 111 "Про затвердження Інструкції про порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому в органах і установах виконання покарань" (із змінами), зареєстрований в Міністерстві юстиції України 27.05.2002 за N 455/6743, та скасувати наказ Департаменту від 05.05.2004 N 80 "Про заходи щодо забезпечення виконання вимог Указу Президента України від 14.04.2004 N 434/2004 в органах, установах і навчальних закладах кримінально-виконавчої системи".

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на управління справами Департаменту.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до статті 40 Конституції України, Кримінально-виконавчого кодексу України, Закону України "Про звернення громадян", Закону України "Про статус народного депутата України", Закону України "Про статус депутатів місцевих рад", Закону України "Про Державну кримінально-виконавчу службу України", Закону України "Про попереднє ув'язнення", Указу Президента України від 7 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (із змінами).

1.2. Громадяни України мають право звертатися до органів (установ) виконання покарань, слідчих ізоляторів і навчальних закладів Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - органи (установи) кримінально-виконавчої служби), посадових осіб відповідно до їх повноважень із пропозиціями, заявами і скаргами щодо їх статутної діяльності, заявою про сприяння реалізації своїх прав і законних інтересів чи скаргою про їх порушення. При порушенні встановленого порядку розгляду пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг громадян (далі - звернення) винні особи несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

1.3. У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян, а також під час їх особистого прийому потрібно забезпечувати кваліфікований, неупереджений, об'єктивний і своєчасний розгляд звернень громадян з метою оперативного розв'язання порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням, при цьому слід дотримуватися високої культури поводження, уважно ставитися до їх запитів та думок.

1.4. При розгляді звернень громадян та організації їх особистого прийому необхідно керуватися Конституцією України, Законом України "Про звернення громадян", іншими законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Державного департаменту України з питань виконання покарань із зазначеного питання, а також цією Інструкцією.

1.5. Порядок подання звернень та організації особистого прийому осіб, які тримаються в установах кримінально-виконавчої служби, визначається з урахуванням Кримінально-виконавчого кодексу України, Законів України "Про попереднє ув'язнення", "Про Державну кримінально-виконавчу службу України" та наказу Державного департаменту України з питань виконання покарань від 25 грудня 2003 року N 275 "Про затвердження Правил внутрішнього розпорядку установ виконання покарань", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2003 року за N 1277/8598 (із змінами).

2.1. Усі звернення громадян, що надходять до органів (установ) кримінально-виконавчої служби, класифікуються на підставі статті 3 Закону України "Про звернення громадян" (далі - Закон) за змістом на пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги. Подальший розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян проводиться з урахуванням особливостей їх розгляду, встановлених розділом II Закону.

Пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів (установ) кримінально-виконавчої служби, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, удосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності органів (установ) кримінально-виконавчої служби, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності.

Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

Скарга - звернення з вимогою про поновлення прав громадян і захист законних інтересів, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями органів (установ) кримінально-виконавчої служби, посадових осіб.

2.2. Звернення - це викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Вимоги до форми звернення:

прізвище, ім'я та по батькові громадянина;

місце проживання громадянина;

суть порушеного питання (зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги);

підпис заявника (заявників) із зазначенням дати;

надруковано або написано від руки розбірливо і чітко.

Письмові звернення - це викладені у письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, надіслані поштою або передані громадянином особисто або через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

Усні звернення - це викладені в усній формі пропозиції, заяви, скарги, що записані посадовою особою органу (установи) кримінально-виконавчої служби під час особистого прийому.

Звернення може бути:

індивідуальне - звернення, що подано окремою особою;

колективне - звернення, що надане групою осіб.

Анонімне звернення - письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство.

Повторним вважається звернення, у якому:

оскаржується рішення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до органів (установ) кримінально-виконавчої служби;

повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь громадянину не надавалась;

не вирішено по суті або вирішено не в повному обсязі питання, порушене в першому зверненні;

звертається увага на інші недоліки, допущені при вирішенні питання, порушеного в попередньому зверненні;

звернення від одного і того самого громадянина з одного і того самого питання, якщо перше вирішено по суті.

Дублетне звернення - пропозиції, заяви і скарги одного і того ж громадянина з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня, установ, організацій, підприємств, засобів масової інформації за належністю до органів (установ) кримінально-виконавчої служби для їх вирішення по суті, якщо останніми вже отримані звернення відповідного змісту.

2.3. Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подається їх законними представниками.

Звернення в інтересах громадянина може бути подано іншою особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені згідно з законодавством.

2.4. Рішення, дії (бездіяльність) органів (установ) кримінально-виконавчої служби можуть бути оскаржені, якщо:

порушено права і законні інтереси чи свободи громадянина (групи громадян);

створено перешкоди у здійсненні громадянином його прав і законних інтересів чи свобод;

незаконно покладено на громадянина будь-які обов'язки або його незаконно притягнуто до відповідальності.

Обґрунтовані заяви, скарги - заяви, скарги громадян, за наслідками розгляду яких підтвердились або частково підтвердились факти порушення чинного законодавства в діях (бездіяльності) органів (установ) кримінально-виконавчої служби та їх посадових осіб.

3.1. Усні звернення громадян безпосередньо розглядаються та порушені в них питання, по можливості, вирішуються посадовими особами органів (установ) кримінально-виконавчої служби під час особистого прийому громадян, який проводиться згідно із затвердженим графіком. Порядок особистого прийому громадян посадовими особами органів (установ) кримінально-виконавчої служби та графік особистого прийому громадян визначаються і затверджуються керівниками органів (установ) кримінально-виконавчої служби. Про результати розгляду автору звернення повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.

Якщо розв'язати порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, то вони розглядаються в тому самому порядку, що й при письмовому зверненні.

3.2. Письмові звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду. Письмові звернення громадян підлягають обов'язковому первинному розгляду з метою визначення їх належності до компетенції органів (установ) кримінально-виконавчої служби та визначення за ними конкретного виконавця.

3.3. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне) чи надіслано по пошті. Громадянин може подати звернення також через уповноважену на це іншу особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. Колективні звернення розглядаються в тому ж порядку, що й письмові звернення.

3.4. Звернення, що надійшли з вищих органів державної влади, від інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", пенсіонерів та персоналу кримінально-виконавчої служби розглядаються та за результатами розгляду направляються за підписом керівника або особи, яка виконує його обов'язки.

3.5. Керівники органів (установ) кримінально-виконавчої служби при розгляді звернень громадян повинні:

особливу увагу приділяти розв'язанню проблем, порушених у зверненнях ветеранів війни та праці, інвалідів, громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки;

не допускати надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян, порушення строків, установлених законодавством, безпідставної передачі розгляду звернень іншим органам;

викорінювати з практики визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз'яснення заявникам порядку оскарження прийнятих за ними рішень;

створювати умови для участі заявників у перевірці поданих ними заяв чи скарг, надання можливості знайомитися з матеріалами перевірок відповідних звернень;

здійснювати постійний контроль за організацією роботи посадових осіб із зверненнями громадян;

з'ясовувати причини, що породжують повторні звернення громадян, аналізувати випадки безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників, проявів упередженості, халатності та формалізму при розгляді звернень;

вживати заходів для поновлення прав і свобод громадян, порушених унаслідок недодержання вимог законодавства про звернення громадян, притягнення винних осіб у встановленому порядку до відповідальності, в тому числі дисциплінарної відповідальності за невиконання чи неналежне виконання службових обов'язків щодо розгляду звернень громадян;

забезпечити створення та функціювання гарячих ліній і телефонів довіри, проведення широкої роз'яснювальної роботи з питань реалізації громадянами права на звернення та особистий прийом.

3.6. Звернення, оформлене без дотримання вимог, передбачених пунктом 2.2 розділу II цієї Інструкції, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями у термін не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених пунктом 3.3 цього розділу. Копія такого звернення залишається у провадженні того органу (установи) кримінально-виконавчої служби, до якого звернувся заявник.

3.7. Якщо питання, порушене в одержаному органом (установою) кримінально-виконавчої служби зверненні, не входить до його компетенції, воно в строк не більше п'яти календарних днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

У разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом (установою) кримінально-виконавчої служби чи посадовою особою органу (установи), воно в той самий термін повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

3.8. Забороняється направляти скарги громадян на розгляд тим органам чи посадовим особам, дії або рішення яких оскаржуються.

3.9. Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції органів (установ) кримінально-виконавчої служби, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи органах місцевого самоврядування, то при наданні відповіді на звернення роз'яснюється порядок вирішення цих питань.

3.10. У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс. Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному місці, крім місця, призначеного для підшивки. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення, що надійшло, наприклад: Д-401.

3.11. Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до одного й того самого органу (установи) кримінально-виконавчої служби (дуплетні), обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: Д-10/2, Д-10/3, Д-10/4.

3.12. Не підлягають розгляду анонімні звернення; повторні звернення до одного й того ж органу від одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо перше питання вирішено по суті, а також ті звернення, які подані з порушенням термінів, передбачених статтею 17 Закону та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу (установи) кримінально-виконавчої служби, про що повідомляється особі, яка подала звернення, за підписом керівника органу (установи) кримінально-виконавчої служби.

3.13. Керівник органу (установи) кримінально-виконавчої служби зобов'язаний ретельно розібратися в причинах повторного звернення громадянина. Якщо воно викликано порушенням установленого порядку розгляду, то до посадових осіб, які допустили порушення прав громадянина, вживаються відповідні заходи реагування.

Невирішення порушених у зверненні громадянина обґрунтованих питань, які належать до компетенції органів (установ) кримінально-виконавчої служби, посадової особи, що призвело до повторного звернення чи звернення до органу вищого рівня, має глибоко аналізуватись.

3.14. Якщо у черговому зверненні громадянин (поряд з питаннями, що вже розглядались і на які була надана вичерпна відповідь або за якими прийняте відповідне рішення) звертається з іншими питаннями, новими фактами, то звернення не вважається повторним і розглядається органами (установами) кримінально-виконавчої служби у встановленому цією Інструкцією порядку.

3.15. Звернення розглядаються і вирішуються у строк не більше одного місяця від дня їх надходження, ураховуючи вихідні, святкові та неробочі дні, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти календарних днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, то в порядку, передбаченому статтею 20 Закону, строк його розгляду може бути продовжено, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.

Звернення громадян, що надійшли з редакції газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються в аналогічному порядку.

3.16. Керівники Департаменту, структурних підрозділів Департаменту, органів (установ) кримінально-виконавчої служби зобов'язані розглянути документ не пізніше наступного дня з часу реєстрації, а терміновий - негайно. Надходження документів від керівництва Департаменту до структурних підрозділів не повинно перевищувати двох робочих днів і одного дня - в інших органах (установах) кримінально-виконавчої служби.

3.17. За наявності у зверненні питань, що належать до компетенції кількох структурних підрозділів Департаменту, організація перевірки в повному обсязі покладається на керівника підрозділу, зазначеного серед виконавців першим. Він забезпечує тиражування, передачу їх у відповідні підрозділи, підготовку в строк не пізніше п'яти днів від дня надходження єдиного доручення про перевірку, у разі необхідності клопотання про продовження строку її проведення і відповіді по суті.

3.18. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення, ужито необхідних заходів щодо його виконання і заявника повідомлено про результати розгляду звернення і прийняте рішення.

3.19. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина з посиланням на закон і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

3.20. Органи (установи) кримінально-виконавчої служби та посадові особи цих органів (установ) розглядають звернення громадян без стягнення за це плати.

4.1. Відповідно до статті 15 Закону України "Про статус народного депутата України" депутатський запит - це вимога народного депутата, народних депутатів чи комітету Верховної Ради України, яка заявляється на сесії Верховної Ради України, до Президента України, до органів Верховної Ради України, до Кабінету Міністрів України, до керівників інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, а також до керівників підприємств, установ і організацій, розташованих на території України, незалежно від їх підпорядкування і форм власності, дати офіційне роз'яснення з питань, віднесених до їх компетенції. Орган або посадова особа зобов'язані дати офіційну відповідь не пізніше ніж у 15-денний термін або в іншій термін, установлений Верховною Радою України.

Якщо запит з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, керівник органу (установи) кримінально-виконавчої служби, до якого звернуто запит, зобов'язаний письмово повідомити про це Голову Верховної Ради України та народного депутата, групу народних депутатів України, комітет Верховної Ради України, який вніс (які внесли) запит, і запропонувати інший строк, який не повинен перевищувати одного місяця після одержання запиту.

Народний депутат України має право брати безпосередньо участь у розгляді керівником органу (установи) кримінально-виконавчої служби унесеного ним запиту.

На вимогу народного депутата України керівник органу (установи) кримінально-виконавчої служби, якому адресовано запит, зобов'язаний повідомити народному депутатові про день розгляду порушених у запиті питань завчасно, але не пізніше ніж за три календарні дні до їх розгляду.

4.2. Відповідно до статті 16 Закону України "Про статус народного депутата України" депутатське звернення - це викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернена до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, керівників підприємств, установ та організацій, об'єднань громадян здійснити певні дії, дати офіційне роз'яснення чи викласти позицію з питань, віднесених до їх компетенції. Звернення народних депутатів України, які надійшли в інтересах громадян, розглядаються протягом 10 календарних днів з дня їх одержання.

Умотивована відповідь на депутатське звернення повинна бути надіслана народному депутату України не пізніше ніж на другий день після розгляду звернення. Відповідь надається в обов'язковому порядку і безпосередньо тим органом (установою) кримінально-виконавчої служби, до якого було направлено депутатське звернення, за підписом його керівника чи посадової особи, яка виконує його обов'язки.

Листи народних депутатів України, які надійшли в інтересах громадян, розглядаються в аналогічному порядку.

Народний депутат України, який направив звернення, може бути присутнім при його розгляді, про що він повідомляє відповідний орган (установу) кримінально-виконавчої служби, його посадових осіб, яким адресовано депутатське звернення. Посадова особа, відповідальна за розгляд звернення народного депутата України, зобов'язана завчасно, але не пізніше ніж за один календарний день повідомити народного депутата України про час і місце розгляду звернення.

Якщо розгляд звернення з об'єктивних причин не може бути проведено у визначений термін, депутата повідомляють про це офіційним листом з викладенням мотивів продовження терміну розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації в органі (установі) кримінально-виконавчої служби.

4.3. Розгляд запитів, звернень, листів народних депутатів України, які надійшли в інтересах громадян, береться під особистий контроль керівників органів (установ) кримінально-виконавчої служби.

4.4. Запити, звернення та запитання депутатів місцевих рад, які надійшли в інтересах громадян, розглядаються у порядку, передбаченому статтями 13, 21 та 22 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад".

5.1. Діловодство за зверненнями громадян та осіб, які тримаються в установах кримінально-виконавчої служби, ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Порядок ведення діловодства за зверненнями, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, здійснюється відповідно до чинного законодавства.

5.2. Усі звернення громадян, що надійшли до органів (установ) кримінально-виконавчої служби поштою або особисто подані громадянином, повинні прийматися та централізовано реєструватися службою діловодства або спеціально призначеною для цього посадовою особою у день їх надходження на комп'ютерній системі обліку звернень громадян або у журналах реєстрації звернень громадян та на реєстраційно-контрольних картках.

5.3. Журнальна форма реєстрації та обліку особистого прийому громадян допускається в органах (установах) кримінально-виконавчої служби з річним обсягом надходження до 600 звернень і такою ж кількістю звернень на особистому прийомі.

5.4. Облік особистого прийому громадян здійснюється у журналі обліку особистого прийому громадян відповідною посадовою особою органу (установи) кримінально-виконавчої служби, яка здійснює прийом та контроль за виконанням рішень, прийнятих під час особистого прийому, а також відповідальною посадовою особою діловодної служби роботи із зверненнями громадян.

Журнал обліку особистого прийому громадян має бути прошитий, пронумерований, підписаний посадовою особою органу (установи) кримінально-виконавчої служби та скріплений печаткою.

5.5. Письмові звернення, подані під час особистого прийому, також підлягають централізованій реєстрації на комп'ютерній системі обліку звернень громадян або в журналах реєстрації звернень громадян та на реєстраційно-контрольних картках діловодною службою або спеціально призначеною для цього посадовою особою органу (установи) кримінально-виконавчої служби.

5.6. Після розгляду звернень громадян керівництвом діловодна служба або спеціально призначена для цього посадова особа органу (установи) кримінально-виконавчої служби:

уносить до контрольної картки резолюцію керівництва та встановлені терміни виконання доручень за зверненнями громадян;

забезпечує оперативне доведення звернень громадян (та їх копій) разом з контрольними картками до виконавців;

здійснює централізовано реєстрацію та відправку вихідної кореспонденції.

5.7. Вхідна кореспонденція за зверненнями громадян, яка одержана структурним підрозділом на виконання, в обов'язковому порядку обліковується в журналі обліку звернень громадян цього ж структурного підрозділу органу (установи) кримінально-виконавчої служби.

Облік звернень громадян у структурному підрозділі та доведення їх до безпосереднього виконавця здійснюються у день їх надходження (під підпис у журналі обліку).

5.8. Облік взятих на контроль письмових та усних звернень громадян ведеться в алфавітному порядку персоналом, спеціально призначеним для роботи із зверненнями громадян.

5.9. Результати розгляду звернення заносяться на комп'ютерну систему обліку звернень громадян або до журналу обліку звернень громадян і контрольної картки, яка після підписання керівником надається персоналу, спеціально призначеному для роботи із зверненнями громадян, разом з копією відповіді заявнику для зняття з контролю.

5.10. За результатами розгляду звернення громадянина за його адресою надається відповідь за підписом посадової особи органу (установи) кримінально-виконавчої служби, за резолюцією якої розглядалися викладені у зверненні відомості, а в разі її відсутності - посадової особи відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

5.11. Після виконання доручень, визначених у резолюціях керівництва за зверненнями громадян, персонал, спеціально призначений для роботи із зверненнями громадян, приймає від виконавців контрольну картку, оформлену належним чином, разом з копією (копіями) відповідей, доповідні записки та інші документи, які підтверджують виконання в повному обсязі завдань щодо розгляду звернень громадян відповідно до резолюцій.

Зазначені документи (у разі виконання завдання у повному обсязі) є підставою для зняття з контролю доручень, визначених за зверненнями громадян.

Контрольні доручення, визначені керівництвом за зверненнями громадян, знімаються з контролю лише після того, як вжито заходів щодо вирішення всіх питань, порушених у зверненні, і заявнику та, за необхідності, кореспондентові надано вичерпні письмові відповіді.

Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль.

5.12. Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні (проміжні) відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань.

5.13. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення з усіма документами щодо його розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу. У разі отримання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів. Під час формування справ перевіряються правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені звернення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.

Обкладинка справи оформляється за формою, встановленою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" (із змінами).

5.14. Терміни зберігання документів за зверненнями громадян визначаються Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами).

5.15. Звернення громадян, що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі органів (установ) кримінально-виконавчої служби, про усунення серйозних недоліків та зловживань, зберігаються постійно, якщо документи цих органів (установ) надходять до держархівів. Якщо документи органів (установ) кримінально-виконавчої служби не надходять до держархівів, то термін зберігання вищевказаних звернень громадян установлюється в 10 років.

5.16. Пропозиції, заяви, скарги незалежно від того, чи підлягають вони передачі до держархіву, чи ні зберігаються 5 років.

5.17. У випадках, викликаних специфікою діяльності кримінально-виконавчої служби, термін зберігання копій пропозицій громадян, які можуть бути використані органами (установами) кримінально-виконавчої служби при здійсненні повноважень, продовжується наказом Державного департаменту України з питань виконання покарань до їх використання.

6.1. Особистий прийом громадян та осіб, які тримаються в установах кримінально-виконавчої служби, проводиться керівниками та посадовими особами органів (установ) кримінально-виконавчої служби, які мають право приймати рішення з питань, що входять до їх компетенції.

6.2. Порядок прийому громадян в органах (установах) кримінально-виконавчої служби визначається їх керівниками.

6.3. Керівний склад Департаменту, структурних підрозділів Департаменту, територіальних органів управління Департаменту особистий прийом громадян проводить не менше ніж два рази на місяць. Керівники органів (установ) кримінально-виконавчої служби, їхні заступники повинні приймати громадян не рідше одного разу на тиждень.

6.4. Особистий прийом громадян у приймальні Департаменту здійснюється щодня, крім вихідних та святкових днів, згідно з графіком роботи органів (установ) кримінально-виконавчої служби.

6.5. Для прийому громадян в органах (установах) кримінально-виконавчої служби відводяться спеціальні кімнати (приймальні), які обладнуються належним інвентарем і забезпечуються посібниками згідно з переліком обов'язкового обладнання приймальні (додаток 1). Вхід до приймальні вільний, без оформлення перепусток.

6.6. Порядок особистого прийому громадян із зазначенням прізвищ посадових осіб, які його проводять, часу і місця прийому вивішується на видному місці у приймальні громадян органу (установи) кримінально-виконавчої служби.

6.7. За бажанням відвідувачів може проводитися попередній запис на прийом.

6.8. Керівники органів (установ) кримінально-виконавчої служби забезпечують першочерговий прийом жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України.

6.9. Особи в нетверезому стані на прийом не допускаються.

6.10. На початку прийому відвідувачу пропонується назвати своє прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, а також викласти суть питання, з яким він звертається. Якщо з даного питання громадянин уже звертався до цього органу (установи) кримінально-виконавчої служби, то перед початком бесіди вивчаються наявні матеріали.

6.11. Якщо вирішення питання, з яким звернувся заявник, не входить до компетенції органу (установи) кримінально-виконавчої служби, то посадова особа, яка проводить прийом, надає йому роз'яснення, до якого органу виконавчої влади (організації, установи) треба звернутися, та, по можливості, їх адреси і номери телефонів.

6.12. Керівництво органу (установи) кримінально-виконавчої служби зобов'язане забезпечити прийом усіх громадян у день їх звернення. Несвоєчасний початок прийому та припинення його раніше встановленого строку неприпустимі.

7.1. Письмові та усні звернення громадян, запити, звернення, листи народних депутатів України мають систематично, але не менше одного разу на квартал, узагальнюватися й аналізуватися з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи органів (установ) кримінально-виконавчої служби в даному напрямі та вжиття своєчасних заходів реагування на виявлені порушення законодавства, що регламентують роботу із зверненнями громадян. Особливу увагу слід звернути на усунення причин, які є підставою для надходження повторних й колективних скарг, а також змушують громадян звертатися до вищих та центральних органів державної влади, редакцій газет і журналів з питань, які можуть і повинні розв'язуватись органами (установами) кримінально-виконавчої служби на місцях.

7.2. За результатами узагальнення, аналізу складається аналітичний звіт (аналітична інформація), який повинен мати такі дані:

- статистичні дані за звітний період щодо кількості запитів, звернень, листів народних депутатів України, звернень громадян, поданих на особистому прийомі та надісланих поштою, у порівнянні з показниками за попередній рік;

- дані щодо змісту основних питань, які порушують громадяни та народні депутати України. Характерні приклади звернень;

- кількісні дані щодо структури звернень за їх видами (пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги, інформаційні запити);

- дані аналізу звернень за місцем проживання заявників. Порівняння з даними попередніх років. Оцінка та наведення причини;

- кількість і питома вага звернень Героїв Радянського Союзу, Соціалістичної праці, Героїв України та інвалідів Великої Вітчизняної війни. Які основні питання ними порушуються. Як здійснюються розгляд та вирішення порушених ними питань. Наведення прикладів;

- кількість і питома вага звернень ветеранів війни та праці, інвалідів, непрацездатних осіб, а також осіб, що постраждали від аварії на ЧАЕС, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки. Які основні питання ними порушуються. Як здійснювалися розгляд та вирішення порушених ними питань. Наведення прикладів;

- ужиті заходи щодо забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об'єктивного та своєчасного розгляду звернень громадян, оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням;

- дані щодо особистого прийому громадян керівниками та іншими посадовими особами, графіки прийому громадян, у тому числі в позаробочий час і за місцем проживання громадян, та їх дотримання, наявності приміщень для прийому громадян та їх належного обладнання;

- дані щодо звернень, у яких ідеться про недоліки в роботі, оскарження рішень посадових осіб. Що зроблено за такими зверненнями, які заходи вжито для припинення неправомірних дій та скасування незаконних рішень. Наведення прикладів;

- наведення виявлених фактів порушень Закону України "Про звернення громадян", інших нормативних актів, не вирішення порушених у зверненні обґрунтованих питань, що призвело до повторного звернення, тяганини. Наведення даних та конкретних прикладів про притягнення відповідних осіб до встановленої законом відповідальності, заходи, ужиті для посилення персональної відповідальності посадових та службових осіб;

- як аналізуються та узагальнюються звернення для виявлення причин, що їх породжують;

- пропозиції до вдосконалення.

7.3. Результати аналізу доповідаються керівництву Департаменту, органів (установ) кримінально-виконавчої служби та використовуються:

при перевірках роботи підпорядкованих органів (установ) кримінально-виконавчої служби (і є предметом розгляду на засіданні колегії та оперативних нарадах в органах (установах) кримінально-виконавчої служби);

з метою підготовки та направлення до структурних підрозділів інформаційних оглядових листів за результатами проведеного аналізу стану роботи із зверненнями громадян.

7.4. Керівник органу (установи) кримінально-виконавчої служби організовує та здійснює контроль за роботою з питань розгляду звернень та прийому громадян особисто, через своїх заступників, керівників структурних підрозділів і персонал діловодної служби.

7.5. Керівники структурних підрозділів, органів (установ) кримінально-виконавчої служби здійснюють безпосередній контроль за додержанням чинного законодавства з питань розгляду звернень громадян і норм цієї Інструкції.

7.6. При здійсненні контролю звертається увага на терміни й повноту розгляду порушених питань, об'єктивність перевірки звернень, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і надсилання відповідей заявникам.

7.7. Стан роботи з питань звернень та прийому громадян у підпорядкованих органах (установах) кримінально-виконавчої служби перевіряється під час комплексних, контрольних перевірок їх діяльності.

Під час перевірок слід усебічно вивчати організацію роботи з питань розгляду усних та письмових звернень громадян та проведення їх особистого прийому посадовими особами органів (установ) кримінально-виконавчої служби, викривати недоліки й надавати практичну допомогу щодо їх усунення. Результати перевірок відображаються в довідках.

Окрім того, кожна посадова особа кримінально-виконавчої служби, перебуваючи у відрядженні, крім виконання основного завдання, перевіряє стан роботи із зверненнями громадян, організацію особистого прийому, а також уживає заходів щодо усунення виявлених порушень.

7.8. Стан роботи з питань розгляду звернень громадян та організації їх особистого прийому посадовими особами органів (установ) кримінально-виконавчої служби, а також окремі заяви і скарги, при розгляді яких були допущені формалізм, байдужість і тяганина, при потребі розглядаються на засіданні колегії, апаратній або оперативній нараді із заслуховуванням керівників органів (установ) кримінально-виконавчої служби.

7.9. В органах (установах) кримінально-виконавчої служби створюється постійно діюча комісія з питань розгляду звернень громадян та організації їх особистого прийому, яку очолює один з керівників відповідного органу (установи) кримінально-виконавчої служби. Комісія працює планово і не рідше одного разу на квартал перевіряє стан цієї роботи.

1. Вивіска із зазначенням часу прийому і посадових осіб, які його здійснюють.

2. Письмові столи (за кількістю приймальних місць).

3. Приставні столи.

4. Крісла та стільці (за потребою).

5. Телефони (за кількістю приймальних місць).

6. Сейфи (за кількістю штатних працівників приймальні).

7. Портьєри і занавіски (за кількістю вікон).

8. Графін з водою та склянки.

9. Аптечка.

10. Вогнегасник.

11. Законодавчі та інші нормативно-правові акти, необхідні для вирішення питань, з якими громадяни найчастіше звертаються до органів, установ виконання покарань.

12. Необхідні телефонні довідники.