Про затвердження Порядку розгляду звернень та особистого прийому громадян у Державній митній службі України, інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях

5.15. Посадова особа, яка проводить прийом, керується законодавчими та іншими нормативно-правовими актами й у межах своєї компетенції має право прийняти одне з таких рішень:

а) задовольнити прохання чи вимогу й повідомити відвідувача про порядок і строк виконання прийнятого рішення;

б) відмовити в задоволенні прохання чи вимоги, повідомивши заявника про мотиви відмови й порядок оскарження прийнятого рішення;

в) прийняти письмове звернення (якщо питання потребують додаткового вивчення й перевірки) і пояснити відвідувачеві причини неможливості розв'язання питань під час особистого прийому, а також порядок і строк розгляду його звернення;

г) якщо вирішення питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції митних органів, то посадова особа, яка проводить прийом, пояснює йому, до якого органу державної влади або місцевого самоврядування, підприємства, організації чи установи потрібно звернутися з метою його вирішення, і по можливості надає в цьому допомогу (повідомляє адресу, номер телефону тощо).

5.16. Керівництво митного органу зобов'язане забезпечити особистий прийом згідно із затвердженим графіком особистого прийому громадян. За відсутності посадової особи, яка згідно з графіком здійснює особистий прийом, прийом здійснюють посадові особи, які виконують її обов'язки.

6.1. Письмові й усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, необхідно узагальнювати й аналізувати з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян, вивчення громадської думки, удосконалення роботи митних органів. Особливу увагу слід звернути на усунення причин, які викликають повторні й колективні скарги, а також змушують громадян звертатися до органів державної влади, засобів масової інформації з питань, які можуть і повинні розглядатись митним органом на місці.

6.2. За результатами аналізу складається аналітична довідка з конкретними пропозиціями щодо подальшого вдосконалення організації роботи зі зверненнями громадян.

6.3. Аналітичні довідки про роботу зі зверненнями громадян у митних органах подаються до Управління справами Державної митної служби України за перший квартал, півріччя, 9 місяців і рік до 2-го числа місяця, наступного за звітним періодом.

6.4. Результати аналізу звернень громадян використовуються при перевірках роботи митних органів і є предметом розгляду на колегії Державної митної служби України та оперативних нарадах керівників митних органів.

6.5. Керівники митних органів, структурних підрозділів митних органів здійснюють безпосередній контроль за додержанням установленого законодавством, в тому числі цим Порядком, стану організації роботи з розгляду звернень громадян.

6.6. Керівники структурних підрозділів Державної митної служби України контролюють процес розгляду звернень громадян, надісланих ними до митних органів, і своєчасність надання митними органами інформації та матеріалів, необхідних для розгляду звернення.

6.7. При здійсненні контролю особлива увага звертається на об'єктивність перевірки фактів, що зазначені у зверненнях, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, повноту розгляду порушених питань, своєчасність надання відповідей заявникам.

6.8. Доручення щодо розгляду звернення громадянина знімається з контролю лише після того, як вжито заходів щодо вирішення всіх питань, порушених у зверненні і заявнику надана вичерпна письмова відповідь. Рішення про зняття звернення з контролю приймає посадова особа митного органу, яка надавала доручення на розгляд звернення. Попередні відповіді на звернення, взяті на контроль, не є підставою для зняття останніх з контролю.

6.9. Стан роботи з питань розгляду звернень і прийому громадян у митних органах перевіряється щорічно внутрішніми комісійними перевірками та під час комплексних і тематичних перевірок роботи митних органів.

Під час перевірок усебічно вивчається організація роботи з питань розгляду усних та письмових звернень громадян і проведення їх особистого прийому, викриваються недоліки в цій роботі й надається практична допомога в усуненні останніх. Результати перевірок відображаються в актах або довідках.

Оцінка службової діяльності посадових осіб митних органів дається з урахуванням їх роботи зі зверненнями громадян.

6.10. Стан роботи з питань розгляду звернень громадян та організації їх особистого прийому, а також окремі заяви й скарги, при розгляді яких були допущені формалізм, байдужість і тяганина, при потребі розглядаються на оперативній нараді митного органу із заслуховуванням керівників підрозділів.

7.1. Керівники митних органів організовують та контролюють:

7.1.1. Інформування громадськості про роботу щодо забезпечення конституційного права громадян на звернення шляхом публікування в засобах масової інформації, в тому числі в мережі Інтернет на веб-сайті митного органу, не рідше одного разу на півріччя матеріалів про результати цієї роботи, огляду звернень громадян і роз'яснень з найбільш актуальних питань митної справи.

7.1.2. Публікування не рідше одного разу на рік у засобах масової інформації, в тому числі в мережі Інтернет на веб-сайті митного органу, графіка особистого прийому громадян митного органу. У разі внесення змін до цього графіка інформування про це громадськості через засоби масової інформації та веб-сайти митного органу в мережі Інтернет.

8.1. До завершення розгляду зберігання звернень громадян з матеріалами щодо їх розгляду забезпечується керівниками підрозділів митних органів і посадовими особами, відповідальними за діловодство в них.

8.2. Після завершення розгляду та прийняття відповідного рішення звернення громадян з матеріалами щодо їх розгляду формуються у справи та зберігаються в Державній митній службі України у відділі листів і організації прийому громадян, у решті митних органів - у відділі організаційного та документального забезпечення або посадової особи митного органу, уповноваженої на ведення діловодства за зверненнями громадян. При формуванні справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Звернення, за яким не прийнято рішення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється. Неправильно оформлені документи повертаються для виправлення виконавцям.

Зберігання справ у виконавців забороняється.

8.3. Кожне звернення з усіма документами щодо його розгляду й вирішення порушених у ньому питань становить у справі самостійну групу, вміщується в м'яку обкладинку (додаток 5), аркуші нумеруються, прошиваються та скріплюються засвідчувальним написом такого змісту: "Прошито, пронумеровано _________ (цифрою та літерами) аркушів", посада, П.І.Б. та підпис посадової особи митного органу, що прошивала документи. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.

8.4. Самостійні групи документів за зверненнями громадян розміщуються в справі у порядку зростання вхідного реєстраційного номера. Обкладинка справи оформлюється за встановленою формою (додаток 6).

8.5. Після закінчення календарного року складається внутрішній опис документів справи, в якій зберігаються звернення громадян (додаток 7). Справа та реєстраційно-контрольні картки передаються для подальшого зберігання в архів митного органу.

8.6. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами).

8.7. Після закінчення встановлених строків зберігання на підставі рішення експертної комісії митного органу та згідно з актом на знищення, затвердженим керівником митного органу та погодженим відповідним архівним підрозділом, звернення громадян та матеріали щодо їх розгляду підлягають знищенню.

Посадові особи, які допустили порушення законодавства про звернення громадян, несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену чинним законодавством України. До зазначених посадових осіб за неналежне виконання службових обов'язків з розгляду звернень громадян можуть застосовуватись заходи дисциплінарного стягнення.