Про затвердження Порядку проведення внутрішнього аудиту (контролю) у фінансових установах

Відповідно до пунктів 1 та 21 частини першої статті 28 Закону України "Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг" та підпункту 29 пункту 4 Положення про Національну комісію, що здійснює державне регулювання у сфері ринків фінансових послуг, затвердженого Указом Президента України від 23 листопада 2011 року № 1070, Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сфері ринків фінансових послуг, ПОСТАНОВИЛА:

1. Затвердити Порядок проведення внутрішнього аудиту (контролю) у фінансових установах, що додається.

2. Департаменту методології, стандартів регулювання та нагляду за фінансовими установами забезпечити подання цього розпорядження до Міністерства юстиції України для державної реєстрації.

3. Сектору зв’язків з громадськістю та протоколу забезпечити оприлюднення цього розпорядження після його державної реєстрації.

4. Це розпорядження набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Фінансовим установам протягом трьох місяців з дня набрання чинності цим розпорядженням привести свою діяльність у відповідність до вимог Порядку проведення внутрішнього аудиту (контролю) у фінансових установах, затвердженого цим розпорядженням.

6. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на члена Нацкомфінпослуг Полякова М.А.

1. Цей Порядок розроблений відповідно до вимог Закону України "Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг", Положення про Національну комісію, що здійснює державне регулювання у сфері ринків фінансових послуг, затвердженого Указом Президента України від 23 листопада 2011 року № 1070.

2. Цей Порядок встановлює особливості організації та проведення внутрішнього аудиту (контролю) у фінансових установах, крім недержавних пенсійних фондів, державне регулювання та нагляд за діяльністю яких здійснює Національна комісія, що здійснює державне регулювання у сфері ринків фінансових послуг (далі - фінансові установи).

1. Служба внутрішнього аудиту (контролю) є структурним підрозділом або окремою посадовою особою, що проводить внутрішній аудит (контроль) фінансової установи.

У разі якщо юридична особа набуває статусу фінансової установи, така юридична особа протягом одного місяця з дати внесення відповідного запису про неї до Державного реєстру фінансових установ зобов’язана створити структурний підрозділ, що проводить внутрішній аудит (контроль) фінансової установи, або визначити окрему посадову особу, що проводить внутрішній аудит (контроль) фінансової установи.

Служба внутрішнього аудиту (контролю) підпорядковується наглядовій (спостережній) раді фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищому органу управління фінансової установи та звітує перед ними.

Служба внутрішнього аудиту (контролю) організаційно не залежить від інших підрозділів фінансової установи (не підпорядковується таким підрозділам).

Діяльність служби внутрішнього аудиту (контролю) фінансової установи базується на принципах чесності, об’єктивності, конфіденційності, професійної компетентності.

2. Порядок діяльності служби внутрішнього аудиту (контролю), її статус, функціональні обов’язки та повноваження визначаються положенням про службу внутрішнього аудиту (контролю), яке розробляється фінансовою установою та затверджується рішенням наглядової (спостережної) ради, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищим органом управління фінансової установи.

Положення про службу внутрішнього аудиту (контролю) фінансової установи має містити, зокрема:

цілі, завдання та функції служби внутрішнього аудиту (контролю);

вимоги до професійної підготовки та досвіду роботи посадових осіб служби внутрішнього аудиту (контролю);

права та обов’язки служби внутрішнього аудиту (контролю);

підзвітність служби внутрішнього аудиту (контролю);

особливості взаємодії служби внутрішнього аудиту (контролю) з іншими підрозділами та посадовими особами фінансової установи;

порядок оформлення результатів аудиту (контролю).

3. Вищий орган управління або наглядова (спостережна) рада фінансової установи утворює в її складі структурний підрозділ або визначає окрему посадову особу для проведення внутрішнього аудиту (контролю).

У разі якщо управління (адміністрування) поточною діяльністю фінансової установи здійснює відповідно до законодавства інша юридична особа, рішення про створення у складі цієї юридичної особи структурного підрозділу, що проводить внутрішній аудит (контроль), та призначення керівника цього структурного підрозділу або визначення окремої посадової особи, що проводить внутрішній аудит (контроль), приймається наглядовою (спостережною) радою юридичної особи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищим органом управління такої юридичної особи. У такому випадку служба внутрішнього аудиту (контролю) підпорядковується та звітує органу, що прийняв рішення, зазначене в цьому абзаці, та забезпечує проведення внутрішнього аудиту (контролю) щодо управління (адміністрування) поточною діяльністю фінансової установи.

Керівник та працівники структурного підрозділу або окрема посадова особа, що проводять внутрішній аудит (контроль) фінансової установи, не можуть бути контролерами фінансової установи та/або суміщувати свою діяльність з обов’язками іншого працівника цієї фінансової установи.

За рішенням наглядової (спостережної) ради фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищого органу управління фінансової установи окремою посадовою особою, що проводять внутрішній аудит (контроль) фінансової установи, може визначатися особа, яка також працює за сумісництвом в іншій юридичній особі.

4. Внутрішній аудит (контроль) фінансової установи проводиться особами, які мають бездоганну ділову репутацію та досвід роботи не менше ніж два роки.

1. Функції служби внутрішнього аудиту (контролю) визначені частиною другою статті 15-1 Закону України "Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг".

2. Цілями служби внутрішнього аудиту (контролю) є:

1) надання керівникові фінансової установи, наглядовій (спостережній) раді фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищому органу управління фінансової установи незалежних, об’єктивних суджень, висновків і оцінок щодо:

достатності та ефективності систем управління фінансової установи;

відповідності діяльності фінансової установи вимогам законодавства України;

відповідності здійснюваної фінансовою установою діяльності вимогам внутрішніх документів фінансової установи;

ефективності процесів делегування повноважень між структурними підрозділами фінансової установи та розподілу обов’язків між ними;

ефективності використання наявних у фінансовій установі ресурсів;

ефективності використання та мінімізації ризиків від використання інформаційних систем і технологій;

достатності і ефективності заходів, спрямованих на зменшення ризиків та усунення недоліків, виявлених державними органами, зовнішніми аудиторами або службою внутрішнього аудиту (контролю);

2) сприяння керівникові фінансової установи, наглядовій (спостережній) раді фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищому органу управління фінансової установи в поліпшенні якості системи управління фінансової установи.

3. Служба внутрішнього аудиту (контролю) має такі основні завдання:

річне планування завдань служби внутрішнього аудиту (контролю);

реалізація завдань згідно із затвердженим планом;

своєчасне надання звітів наглядовій (спостережній) раді фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищому органу управління фінансової установи;

сприяння органам управління фінансової установи в покращенні системи управління фінансовою установою;

моніторинг впровадження структурними підрозділами фінансової установи прийнятих рекомендацій;

виявлення сфер потенційних збитків для фінансової установи, сприятливих умов для шахрайства, зловживань і незаконного присвоєння коштів фінансової установи;

взаємодія із зовнішніми аудиторами;

аналіз висновків зовнішніх аудиторів та здійснення моніторингу виконання рекомендацій зовнішніх аудиторів;

взаємодія з іншими підрозділами фінансової установи у сфері організації контролю і моніторингу системи управління фінансовою установою;

участь у службових розслідуваннях та інформування органів управління фінансової установи про результати таких розслідувань;

розробка та впровадження програм оцінки і підвищення якості внутрішнього аудиту (контролю).

1. Служба внутрішнього аудиту (контролю) з метою реалізації покладених на неї завдань та функцій має право:

отримувати необхідні документи, які стосуються предмета внутрішнього аудиту (контролю) і знаходяться у фінансовій установі;

проводити плановий та позаплановий внутрішній аудит (контроль) фінансової установи;

залучати у разі необхідності працівників інших структурних підрозділів фінансової установи (за згодою керівників таких структурних підрозділів) та/або зовнішніх експертів, консультантів, аудиторів (за погодженням з наглядовою (спостережною) радою фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищим органом управління фінансової установи) для виконання поставлених перед службою внутрішнього аудиту (контролю) завдань;

мати безперешкодний доступ до структурного підрозділу, що перевіряється, а також у приміщення, що використовуються для зберігання документів, матеріальних цінностей, отримувати інформацію, яка зберігається на електронних носіях інформації;

отримувати необхідні пояснення в письмовій чи усній формі від працівників фінансової установи;

перевіряти розрахунково-касові документи, правочини, укладені фінансовою установою, фінансову і статистичну звітність, іншу документацію, а у разі необхідності - перевіряти наявність майна фінансової установи;

підвищувати кваліфікацію керівника та працівників структурного підрозділу або окремої посадової особи, що проводять внутрішній аудит (контроль) фінансової установи;

вносити на розгляд наглядовій (спостережній) раді фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищому органу управління фінансової установи пропозиції з удосконалення діяльності фінансової установи та служби внутрішнього аудиту (контролю).

2. До основних обов’язків служби внутрішнього аудиту (контролю) належать:

проведення внутрішнього аудиту (контролю) відповідно до вимог цього Порядку, інших нормативно-правових актів, положення про службу внутрішнього аудиту (контролю) та інших внутрішніх документів фінансової установи;

підготовка та своєчасне подання звітів наглядовій (спостережній) раді фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищому органу управління фінансової установи за результатами внутрішнього аудиту (контролю) фінансової установи та повідомлення про виявлені під час проведення цього внутрішнього аудиту (контролю) недоліки та ризики;

забезпечення конфіденційності інформації, отриманої у зв’язку з виконанням службових обов’язків;

проведення моніторингу виконання рекомендацій, наданих за результатами внутрішнього аудиту (контролю) фінансової установи.

3. Наглядова (спостережна) рада фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищий орган управління фінансової установи зобов’язані забезпечувати:

надання службі внутрішнього аудиту (контролю) повного та безперешкодного доступу до документів, інформації та баз даних, які стосуються проведення внутрішнього аудиту (контролю);

незалежність служби внутрішнього аудиту (контролю) від інших структурних підрозділів фінансової установи та відсутність втручання в її діяльність будь-яких осіб;

створення належних умов для проведення внутрішнього аудиту (контролю);

вжиття відповідних заходів реагування за результатами проведення внутрішнього аудиту (контролю);

у межах своєї компетенції достатню штатну чисельність служби внутрішнього аудиту (контролю), виходячи з умов діяльності та обсягів робіт, що покладаються на службу внутрішнього аудиту (контролю);

систематичне підвищення кваліфікації керівника та працівників структурного підрозділу або окремої посадової особи, що проводять внутрішній аудит (контроль) фінансової установи.

1. За результатами внутрішнього аудиту (контролю) поточної діяльності фінансової установи служба внутрішнього аудиту (контролю) не рідше ніж один раз на рік звітує наглядовій (спостережній) раді фінансової установи, а у разі, коли законодавством не вимагається обов’язкове утворення наглядової (спостережної) ради, - вищому органу управління фінансової установи.

2. Звіт служби внутрішнього аудиту (контролю) підписується керівником структурного підрозділу або окремою посадовою особою, що проводять внутрішній аудит (контроль) фінансової установи.

3. У звіті викладаються виявлені недоліки в діяльності фінансової установи, порушення фінансовою установою вимог законодавства, причини, що зумовили такі недоліки та/або порушення, а також пропозиції щодо їх усунення.

1. Керівник та працівники структурного підрозділу або окрема посадова особа, що проводять внутрішній аудит (контроль) фінансової установи, зобов’язані:

вживати заходів щодо недопущення будь-якої можливості виникнення конфлікту інтересів;

невідкладно в письмовій формі повідомити безпосередньо керівника, а керівник структурного підрозділу або окрема посадова особа, що проводить внутрішній аудит (контроль) фінансової установи, - орган, якому вони підпорядковуються, про наявність конфлікту інтересів.

2. У разі наявності конфлікту інтересів у осіб, зазначених в абзаці першому пункту 1 цього розділу, такі особи не повинні виконувати завдання з внутрішнього аудиту (контролю).

3. Урегулювання конфлікту інтересів може здійснюватися шляхом:

передачі завдання з внутрішнього аудиту (контролю) для виконання іншому працівнику структурного підрозділу, що проводить внутрішній аудит (контроль) фінансової установи;

визначення іншої посадової особи, що проводить внутрішній аудит (контроль) фінансової установи;

призначення іншого керівника структурного підрозділу, що проводить внутрішній аудит (контроль) фінансової установи.

4. Урегулювання конфлікту інтересів забезпечується керівником структурного підрозділу, що проводить внутрішній аудит (контроль) фінансової установи, та органом, якому підпорядковується служба внутрішнього аудиту (контролю) фінансової установи, в межах їхньої компетенції.

1. Нацкомфінпослуг здійснює контроль за виконанням вимог цього Порядку.

2. Нацкомфінпослуг використовує результати роботи служби внутрішнього аудиту (контролю) під час проведення перевірки фінансової установи.

3. За письмовим запитом Нацкомфінпослуг фінансова установа зобов’язана надати звіт служби внутрішнього аудиту (контролю), а також іншу інформацію з питань компетенції служби внутрішнього аудиту (контролю).