Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства юстиції України у сфері виконання кримінальних покарань та пробації

Відповідно до частини третьої статті 26 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 19 липня 2017 року № 543 "Про створення галузевого державного архіву Міністерства юстиції у сфері виконання кримінальних покарань та пробації"

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Міністерства юстиції України у сфері виконання кримінальних покарань та пробації, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 20 квітня 2012 року № 626/5 "Про затвердження Положення про галузевий державний архів Державної пенітенціарної служби України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 25 квітня 2012 року за № 621/20934 (зі змінами).

3. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Чернишова Д.С.

1. Галузевий державний архів Міністерства юстиції України у сфері виконання кримінальних покарань та пробації (далі - Архів) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та постанови Кабінету Міністрів України від 19 липня 2017 року № 543 "Про створення галузевого державного архіву Міністерства юстиції у сфері виконання кримінальних покарань та пробації".

Архів є структурним підрозділом державної установи "Генеральна дирекція Державної кримінально-виконавчої служби України" (далі - Генеральна дирекція ДКВС України), який здійснює приймання, державний облік, зберігання документів Національного архівного фонду України (далі - НАФ) та інших документів, що утворилися в процесі діяльності Адміністрації Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - Адміністрація ДКВС України), міжрегіональних управлінь з питань виконання кримінальних покарань та пробації Міністерства юстиції України, Генеральної дирекції ДКВС України, Державної установи "Центр пробації", Державної установи "Центр охорони здоров’я Державної кримінально-виконавчої служби України", установ виконання покарань, слідчих ізоляторів, навчальних закладів, закладів охорони здоров’я, баз відпочинку, підприємств установ виконання покарань, інших підприємств, установ і організацій, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - органи та установи, що належать до сфери управління ДКВС України), та забезпечує умови для користування цими документами.

Архів створюється та ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, указами Президента України та Постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, наказами Генеральної дирекції ДКВС України, наказами Державної архівної служби України, а також цим Положенням.

3. Архів безпосередньо підпорядковується начальнику Генеральної дирекції ДКВС України.

4. Генеральна дирекція ДКВС України забезпечує Архів приміщеннями, майном, технологічним та іншим обладнанням для виконання покладених на нього завдань.

5. Архів працює відповідно до річного плану роботи, який затверджує начальник Генеральної дирекції ДКВС України або один із його заступників відповідно до розподілу функціональних обов’язків, і звітує перед ним про проведену роботу.

6. Архів зберігає такі документи (далі - профільні документи):

документи НАФ із різними носіями інформації, що відображають діяльність органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України;

документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України;

документи з особового складу (з кадрових питань) органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України;

копії страхового фонду та фонду користування документами НАФ;

галузеві видання;

документи особового походження;

друковані видання, що доповнюють архівні документи, необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи;

документи ліквідованих органів та установ, що належали до сфери управління ДКВС України;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

7. Основними завданнями Архіву є:

забезпечення збереженості документів, організація та ведення державного обліку документів НАФ;

організація формування НАФ профільними документами та забезпечення комплектування документами з різними носіями інформації;

надання методичної допомоги органам та установам, що належать до сфери управління ДКВС України та перебувають у зоні комплектування Архіву, з питань організації роботи з профільними документами та здійснення контролю за дотриманням ними вимог законодавства про НАФ та архівні установи;

організація в установленому порядку користування архівними документами.

8. Архів відповідно до покладених на нього завдань і в межах своїх повноважень забезпечує:

зберігання, охорону, реставрацію, консервацію профільних документів НАФ із різними носіями інформації;

створення страхових копій та копій фонду користування документами, що зберігаються в Архіві;

ведення державного обліку профільних документів НАФ незалежно від виду носія інформації та подання відповідних відомостей щороку Укрдержархіву;

організацію роботи щодо віднесення профільних документів НАФ до унікальних, проведення їх грошової оцінки та страхування;

організацію робіт, пов’язаних з віднесенням профільних документів до НАФ або вилученням документів з нього;

складання списків юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування Архіву, подання списків юридичних осіб - джерел формування НАФ Архіву на розгляд Центральній експертно-перевірній комісії Укрдержархіву та погодження Голові Укрдержархіву, приймання профільних документів на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання в органах і установах, що належать до сфери управління ДКВС України;

організацію та приймання документів особового походження на прохання фізичних осіб - власників документів НАФ, що стосуються діяльності Міністерства юстиції України у сфері виконання кримінальних покарань та пробації, їх науково-технічне опрацювання та зберігання;

проведення роботи, спрямованої на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів НАФ, які знаходяться за кордоном;

проведення перевірки органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України, із питань ведення, стану науково-технічного опрацювання і зберігання профільних документів, надання методичної допомоги в організації зберігання документів;

надання користувачам документів і довідкового апарату до них;

проведення у встановленому законодавством порядку діяльності, пов’язаної із державною таємницею, забезпечення у межах своїх повноважень охорони відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;

підготовку архівних довідок, копій та витягів із документів на запити юридичних та фізичних осіб;

підготовку до публікації документів з історії діяльності Державної кримінально-виконавчої служби України;

створення і вдосконалення довідкового апарату до профільних документів НАФ, що зберігаються в Архіві, автоматизацію інформаційних процесів;

організацію вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впровадження наукових досягнень, нових методів роботи в архівній справі та діловодстві.

9. Архів має право:

одержувати в установленому порядку від органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України, відомості стосовно зберігання та науково-технічного опрацювання документів НАФ у межах своєї компетенції;

надавати у межах своєї компетенції органам та установам, що належать до сфери управління ДКВС України, роз’яснення норм законодавства щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються в цих органах та установах, з метою їх неухильного виконання;

здійснювати контроль за дотриманням в органах та установах, що належать до сфери управління ДКВС України, норм законодавства щодо науково-технічного опрацювання, обліку та зберігання архівних документів;

повертати на доопрацювання неправильно сформовані справи, підготовлені описи, що не відповідають встановленим законодавством вимогам, а також справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність до вимог чинного законодавства;

розробляти за погодженням з Укрдержархівом методичні документи з архівної справи, контролювати їх виконання, скликати наради, семінари з питань, що належать до компетенції Архіву;

розробляти проекти розпорядчих документів Генеральної дирекції ДКВС України з питань архівної справи;

брати участь у перевірках архівних підрозділів органів і установ, що належать до сфери управління ДКВС України, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства щодо НАФ;

проводити наради з питань, що входять до компетенції Архіву.

10. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Укрдержархівом, іншими державними архівними установами та органами державної влади.

11. Архів очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади начальником Генеральної дирекції ДКВС України.

12. Начальник Архіву:

здійснює керівництво діяльністю Архіву;

представляє Архів в усіх державних установах і громадських організаціях;

несе персональну відповідальність за виконання покладених на Архів завдань;

визначає функціональні обов’язки працівників Архіву;

забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог чинного законодавства при видачі у тимчасове користування документів Архіву;

проводить прийом громадян та розглядає заяви, запити, звернення, що належать до компетенції Архіву;

забезпечує охорону державної таємниці та своєчасно вживає заходів для забезпечення режиму секретності, здійснює постійний контроль за охороною державної таємниці в Архіві;

надає дозвіл на роботу з документами, що зберігаються в Архіві, юридичним та фізичним особам, а також вирішує питання про видачу документів юридичним особам у тимчасове користування за межами Архіву в установленому законодавством порядку;

подає пропозиції начальнику Генеральної дирекції ДКВС України щодо призначення і звільнення працівників Архіву;

вносить пропозиції начальнику Генеральної дирекції ДКВС України щодо заохочення або накладення стягнень на працівників Архіву.

13. Для організації і проведення експертизи цінності документів з метою віднесення їх до НАФ або вилучення з нього та визначення строків зберігання документів створюється експертно-перевірна комісія. Положення про цю комісію та її склад затверджуються наказом Міністерства юстиції України за погодженням із Головою Укрдержархіву.

14. Архів має бланк і печатку із своїм найменуванням (без ідентифікаційного коду) та відповідні штампи.