МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
АДМІНІСТРАЦІЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ СПЕЦІАЛЬНОГО ЗВ'ЯЗКУ ТА ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
07.07.2011 № 1811/5/159 |
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
15 липня 2011 р.
за № 868/19606
Про затвердження Положення про Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , пункту 2 розпорядження Кабінету Міністрів України від 21.10.2009 № 1254-р "Про створення галузевого державного архіву Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації"
НАКАЗУЄМО:
1. Затвердити Положення про Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України, що додається.
2. Наказ Державного комітету архівів України і Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 20.01.2010 № 4/7 "Про затвердження Положення про галузевий державний архів Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 04.02.2010 за № 133/17428, визнати таким, що втратив чинність.
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
Міністр юстиції України | О.В. Лавринович |
Голова Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України | Л.І. Нетудихата |
ПОГОДЖЕНО: Голова Державної архівної служби України | О.П. Гінзбург |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ
Міністерства юстиції України,
Адміністрації Державної служби
спеціального зв'язку
та захисту інформації України
07.07.2011 № 1811/5/159
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
15 липня 2011 р.
за № 868/19606
ПОЛОЖЕННЯ
про Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України
1. Галузевий державний архів Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України (далі - Архів) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та розпорядження Кабінету Міністрів України від 21.10.2009 № 1254-р "Про створення галузевого державного архіву Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації".
Архів є державною архівною установою Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України (далі - Держспецзв'язку).
Архів здійснює приймання, державний облік та зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що утворилися в процесі діяльності структурних підрозділів Адміністрації, регіональних органів, територіальних підрозділів, закладів та установ Держспецзв'язку (далі - підрозділи Держспецзв'язку), створює умови для користування цими документами та забезпечує організаційно-методичне керівництво з питань архівної справи в Держспецзв'язку.
Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.
2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв'язку, Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами, а також цим Положенням.
3. Архів безпосередньо підпорядковується Голові Держспецзв'язку.
4. Структура, штатний розпис і кошторис Архіву затверджуються Головою Держспецзв'язку.
5. Архів є неприбутковою бюджетною установою. Фінансування Архіву здійснюється відповідно до законодавства.
6. Адміністрація Держспецзв'язку забезпечує Архів приміщеннями, майном, технологічним та іншим обладнанням для виконання покладених на нього завдань.
7. Майно Архіву є державною власністю, що закріплюється за ним Адміністрацією Держспецзв'язку на правах оперативного управління.
8. У разі ліквідації Архіву майно, що закріплене за ним на праві оперативного управління, передається до Адміністрації Держспецзв'язку.
9. Архів здійснює свою діяльність відповідно до плану роботи, який затверджує Голова Держспецзв'язку, і звітує перед ним про проведену роботу через заступника Голови Держспецзв'язку відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
10. Архів зберігає:
документи НАФ з різними носіями інформації, що відображають діяльність підрозділів Держспецзв'язку;
документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені підрозділами Держспецзв'язку;
документи з особового складу підрозділів Держспецзв'язку;
мікрофотокопії документів страхового фонду та фонду користування документами;
відомчі видання;
документи особового походження;
друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи;
документи підрозділів Держспецзв'язку, що ліквідовані;
довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
11. Основними завданнями Архіву є:
забезпечення умов зберігання та обліку архівних документів;
ведення державного обліку документів НАФ та подання відомостей про них до Укрдержархіву;
створення та організація зберігання страхового фонду на документи архіву і фонду користування ними;
виявлення унікальних документів НАФ;
створення та удосконалення довідкового апарата до документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві, забезпечення автоматизації інформаційно-пошукових процесів;
комплектування Архіву документами підрозділів Держспецзв'язку;
участь у виявленні специфічних документів історико-культурної спадщини України;
проведення експертно-перевірною комісією Архіву експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;
забезпечення науково-технічного опрацювання документів, їх систематизації;
надання організаційно-методичної допомоги підрозділам Держспецзв'язку з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в підрозділах Держспецзв'язку, та з питань підготовки документів до здачі в Архів;
контроль за збереженням документів та нормативно-методичне забезпечення діяльності щодо архівної справи у Держспецзв'язку;
робота з документами особового походження з метою передавання цих документів на зберігання до Архіву (за письмовою згодою власника);
організація в установленому порядку користування архівними документами, видача архівних довідок, копій та витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам;
проведення заходів щодо охорони державної таємниці та забезпечення режиму секретності;
підготовка документів до опублікування та експонування;
комплектування довідково-інформаційного фонду;
впровадження сучасних досягнень науки, техніки в практику роботи Архіву.
12. Архів відповідно до покладених на нього завдань:
організовує та здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію і консервацію документів;
створює систему облікових документів;
веде державний облік документів НАФ та один раз на рік подає Укрдержархіву відповідні відомості про них, здійснює контроль за збереженістю, обліком і використанням зазначених документів в підрозділах Держспецзв'язку;
створює копії документів для страхового фонду та копії документів для фонду користування;
створює довідковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;
складає анотовані переліки унікальних документів, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєстру національного культурного надбання;
здійснює грошову оцінку документів НАФ, що зберігаються в Архіві;
складає списки підрозділів Держспецзв'язку - джерел формування НАФ, приймає від них документи на постійне зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання, які встановлені законодавством;
запитує у порядку, встановленому законодавством, від підрозділів Держспецзв'язку відомості стосовно зберігання документів НАФ;
перевіряє роботу підрозділів Держспецзв'язку з питань упорядкування документів НАФ;
організовує та здійснює приймання документів особового походження на прохання фізичних осіб - власників документів НАФ, що стосуються діяльності Держспецзв'язку, забезпечує їх науково-технічне опрацювання та зберігання;
надає користувачам документи і довідковий апарат до них;
провадить у встановленому законодавством порядку діяльність, пов'язану з державною таємницею, забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;
видає архівні довідки, копії та витяги з документів на запити юридичних та фізичних осіб;
готує до публікації документи з історії діяльності підрозділів Держспецзв'язку;
організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення, нові методи роботи в архівній справі та діловодстві.
13. Архів має право:
одержувати в установленому порядку від підрозділів Держспецзв'язку відомості стосовно зберігання та упорядкування документів НАФ у межах своєї компетенції;
надавати у межах своєї компетенції роз'яснення норм законодавства щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються в підрозділах Держспецзв'язку, з метою їх неухильного виконання;
здійснювати контроль за дотриманням підрозділами Держспецзв'язку норм законодавства щодо упорядкування, обліку та зберігання архівних документів;
повертати на доопрацювання неправильно сформовані справи, підготовлені описи, що не відповідають встановленим законодавством вимогам, а також справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність до вимог чинного законодавства;
укладати договори для забезпечення діяльності Архіву;
розробляти за погодженням з Укрдержархівом методичні посібники з архівної справи, скликати наради, семінари з питань, що належать до компетенції Архіву;
розробляти проекти розпорядчих документів Адміністрації Держспецзв'язку з питань архівної справи.
14. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Укрдержархівом, іншими державними архівними установами та органами державної влади.
15. Архів очолює директор, який призначається на посаду та звільняється з посади Головою Держспецзв'язку.
16. Директор Архіву:
здійснює керівництво діяльністю Архіву;
видає у межах своїх повноважень накази;
представляє Архів в усіх державних і громадських установах;
несе персональну відповідальність за виконання покладених на Архів завдань;
затверджує положення про структурні підрозділи та посадові інструкції особового складу Архіву;
забезпечує цільове використання коштів у відповідності із затвердженим кошторисом та відповідно до чинного законодавства;
приймає на роботу та звільняє особовий склад Архіву в установленому порядку;
забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог чинного законодавства при видачі у тимчасове користування документів Архіву підрозділам Держспецзв'язку та користувачам, при наданні доступу до роботи з ними;
проводить прийом громадян та розглядає заяви, запити, звернення, що належать до компетенції Архіву;
забезпечує охорону державної таємниці та своєчасно вживає заходів для забезпечення режиму секретності, здійснює постійний контроль за охороною державної таємниці в Архіві.
17. Для проведення експертизи цінності документів в Архіві утворюється експертно-перевірна комісія. Положення про експертно-перевірну комісію та її склад затверджується наказом Адміністрації Держспецзв'язку за погодженням з Головою Укрдержархіву.
18. Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням, відповідні печатки і штампи та рахунки в Державній казначейській службі України та інших установах банків.
Директор Департаменту взаємодії з органами влади Міністерства юстиції України | О.В. Зеркаль |
Начальник Управління документального забезпечення Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України | В.В. Коваль |