Про затвердження Інструкції про порядок ведення органами державної податкової служби оперативного обліку платежів до бюджету, контроль за справлянням яких здійснюється органами державної податкової служби України

14.2. Відповідно до актів інвентаризації керівником (заступником керівника) органу державної податкової служби приймається рішення про передачу до інших державних органів сум податкового боргу, надміру та/або помилково сплачених податків, зборів (обов'язкових платежів) для подальшого контролю за станом розрахунків платників з бюджетом.

14.3. Підрозділи адміністрування облікових показників та звітності датою зазначеного рішення керівника (заступника керівника) органу державної податкової служби проводять в обліку операції коригування сальдо розрахунків з бюджетом за податками, зборами (обов'язковими платежами), оперативний облік яких припиняється в органах державної податкової служби, після чого відповідні картки особових рахунків закриваються.

Суми податкового боргу, надміру та/або помилково сплачених податків, зборів (обов'язкових платежів) у звітності, що складається після проведення цих операцій, не відображаються.

14.4. Передача іншому державному органу, на який покладено контроль за справлянням відповідних платежів, інформації про стан розрахунків платників з бюджетом здійснюється шляхом складання акта приймання-передавання, згідно з яким один примірник акта інвентаризації (з додатками) зберігається у підрозділі адміністрування облікових показників та звітності органу державної податкової служби.

15.1. Загальні правила діловодства в органах ДПС України, зокрема в підрозділах адміністрування облікових показників та звітності, визначаються Типовою інструкцією з діловодства в органах державної податкової служби України, затвердженою наказом ДПА України від 01.07.98 N 315 (далі - Інструкція). Викладені в цій Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в органах державної податкової служби розроблені відповідно до положень Конституції України, Законів України "Про державну службу", "Про державну податкову службу в Україні", "Про звернення громадян" та інших нормативно-правових актів.

15.2. Указана Інструкція регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання до архіву органу державної податкової служби. Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію, у тому числі й на ту, яка створюється за допомогою персональних комп'ютерів.

15.3. Порядок ведення діловодства, що містить таємну інформацію або інформацію з обмеженим доступом, визначається відповідними нормативно-правовими актами.

15.4. Підрозділом адміністрування облікових показників та звітності як структурною частиною органу державної податкової служби на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності підрозділу складається систематизований перелік назв справ - номенклатура, яка затверджується керівником органу ДПС. До неї включаються всі документи, що відображають документовані ділянки роботи та окремі питання діяльності структурного підрозділу адміністрування облікових показників та звітності.

15.5. Після виконання документи групуються у справи, яким надаються назви (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, щодо якого вона заводиться. Кожна справа повинна мати умовне позначення відповідно до вимог Інструкції.

15.6. Справи з документами щодо закінчених питань за минулий рік залишаються в підрозділі адміністрування облікових показників та звітності для поточної довідкової роботи. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання передаються до архіву органу ДПС для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватись до архіву органу ДПС за погодженням з керівником такого органу.

15.7. Відповідальність за організацію та ведення діловодства в підрозділах адміністрування облікових показників та звітності несе керівник підрозділу.