Про затвердження Положення про Центральну експертно-перевірну комісію Державної архівної служби України

Відповідно до статті 6 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", пункту 9 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про Центральну експертно-перевірну комісію Державної архівної служби України, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004, Державна архівна служба України (далі - Укрдержархів) утворює Центральну експертно-перевірну комісію (далі - ЦЕПК) для розгляду науково-методичних питань, пов’язаних з експертизою цінності документів, внесенням їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилученням документів з нього, визначенням у складі НАФ унікальних документів, здійсненням науково-методичного керівництва діяльністю експертно-перевірних комісій центральних та галузевих державних архівів, Національної академії наук, державного архіву Автономної Республіки Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя; експертних комісій архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об'єднань громадян, релігійних організацій; фондово-закупівельних комісій музеїв та експертно-оцінних комісій бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі - комісії з проведення експертизи цінності документів).

2. ЦЕПК є постійно діючим органом Укрдержархіву.

3. У своїй діяльності ЦЕПК керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України та іншими нормативно-правовими актами, а також цим Положенням.

4. До складу ЦЕПК, який затверджується Головою Укрдержархіву, входять: голова - заступник Голови Укрдержархіву відповідно до розподілу функціональних обов’язків, заступник голови - керівник самостійного структурного підрозділу, який забезпечує організацію роботи ЦЕПК, секретар та члени ЦЕПК - фахівці Укрдержархіву, фахівці з архівної справи, представники наукових установ і творчої громадськості, інші фахівці.

5. Голова керує діяльністю ЦЕПК і відповідає за виконання покладених на неї завдань.

За рішенням голови запрошуються на засідання ЦЕПК і залучаються до підготовки окремих питань фахівці архівних установ та інших юридичних осіб за погодженням з їх керівниками.

6. Секретар за рішенням голови забезпечує скликання засідань ЦЕПК, складає протоколи, доводить до відома зацікавлених осіб рішення ЦЕПК, здійснює облік і звітність про її роботу, оформлює документацію ЦЕПК і забезпечує її збереженість.

Секретар ЦЕПК складає протокол не пізніше 10 робочих днів після проведення засідання.

Секретар здійснює контроль за своєчасністю подання документів від комісій з проведення експертизи цінності документів на розгляд ЦЕПК та повертає державним архівам, юридичним особам неналежним чином підготовлені документи.

Проекти документів подаються на розгляд ЦЕПК у паперовій формі у двох примірниках, а також в електронній формі, разом із супровідним листом.

Анотовані переліки унікальних документів НАФ; акти про вилучення документів з НАФ, про невиправні пошкодження документів НАФ подаються у трьох примірниках.

Галузеві переліки видів документів із зазначенням строків їх зберігання; типові, примірні номенклатури справ; типові інструкції з діловодства подаються на розгляд ЦЕПК разом із витягом з протоколу засідання комісії з проведення експертизи цінності документів.

Секретар ЦЕПК перевіряє наявність документів і їх комплектність, правильність оформлення. У разі виявлення нестачі необхідної кількості примірників документів і неналежним чином оформлених, без виписок з протоколів комісії з проведення експертизи цінності документів, секретар ЦЕПК протягом 3 робочих днів інформує про це державний архів, юридичну особу, яка подала документи на розгляд ЦЕПК. Якщо протягом 7 робочих днів юридична особа не подає до Укрдержархіву необхідні та правильно оформлені документи, секретар ЦЕПК готує лист з відмовою в розгляді документів на засіданні ЦЕПК.

Порядок денний чергового засідання ЦЕПК і весь комплект документів, що розглядаються, секретарем ЦЕПК передаються Голові ЦЕПК, членам ЦЕПК не пізніше ніж за 5 робочих днів до засідання.

7. ЦЕПК працює відповідно до річного плану організаційної роботи, який затверджується Головою Укрдержархіву, і звітує перед ним про проведену роботу.

8. Основними завданнями ЦЕПК є розгляд питань щодо:

визначення методологічних та організаційних засад проведення експертизи цінності документів;

визначення складу документів НАФ та джерел його формування;

приймання-передавання документів НАФ від однієї архівної установи до іншої;

встановлення строків зберігання документів.

9. ЦЕПК приймає рішення про:

схвалення рекомендацій щодо визначення типологічних джерел формування НАФ;

схвалення і подання на затвердження:

Голови Укрдержархіву списків джерел формування Національного архівного фонду, підготовлених центральними та галузевими державними архівами;

Міністра юстиції типових переліків видів документів із зазначенням строків їх зберігання;

схвалення і подання на погодження Голови Укрдержархіву та затвердження керівників державних органів галузевих переліків видів документів із зазначенням строків їх зберігання, типових номенклатур справ;;

погодження:

примірних номенклатур справ;

типових інструкцій з діловодства;.

актів про вилучення документів з НАФ;

актів про невиправні пошкодження документів НАФ;

анотованих переліків унікальних документів НАФ та внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання;

списків архівних фондів (архівних документів), що підлягають передачі від одного державного архіву до іншого, у повному обсязі та архівних фондів (архівних документів), з яких вилучаються для передачі окремі справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів).

10. ЦЕПК має право:

визначати склад документів НАФ за підсумками експертизи цінності документів;

вимагати від комісій з проведення експертизи цінності документів дотримання встановлених правил експертизи цінності документів, внесення документів до НАФ або вилучення документів з нього;

розглядати та узгоджувати пропозиції комісій з проведення експертизи цінності документів про визначення строків зберігання документів, не передбачених чинними переліками;

надавати висновки щодо скарг власників документів або уповноважених ними осіб на рішення комісій з проведення експертизи цінності документів про внесення до НАФ чи вилучення з нього документів, а також про їх грошову оцінку;

приймати остаточне рішення зі спірних питань, пов’язаних з відмовою керівників державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), юридичних осіб затвердити протокол відповідної комісії з проведення експертизи цінності документів;

давати рекомендації про визначення строків зберігання документів, вирішення спірних питань, що виникають між комісіями з проведення експертизи цінності документів різних рівнів, а також між комісіями з проведення експертизи цінності документів та власниками документів або уповноваженими ними особами;

одержувати від комісій з проведення експертизи цінності документів відгуки і висновки про проекти нормативно-методичних посібників з питань експертизи цінності документів, комплектування ними архівних установ та організації діловодства, а також протоколи засідань з обговорення вказаних питань, матеріали до них, а також інформацію про їх діяльність;

інформувати керівників державних архівів та юридичних осіб з питань діяльності їх комісій з проведення експертизи цінності документів;

повертати державним архівам, юридичним особам на доопрацювання проекти підготовлених ними документів, що розглядалися ЦЕПК;

порушувати перед керівництвом Укрдержархіву питання щодо оскарження в судовому порядку дій осіб, винних у знищенні документів НАФ.

11. Засідання ЦЕПК проводиться не рідше ніж чотири рази на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

Рішення ЦЕПК приймається більшістю голосів її членів, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЦЕПК Головою Укрдержархіву, після чого є обов’язковим для виконання всіма державними архівами (архівними відділами райдержадміністрацій, міських рад), юридичними особами.

Голова ЦЕПК може прийняти рішення про проведення засідання у режимі відеоконференції з використанням відповідного програмного забезпечення, зокрема через Інтернет (далі - онлайн-засідання). В онлайн-засіданні беруть участь члени ЦЕПК, а також інші запрошені особи.

12. Заінтересованому державному архіву, юридичній особі надсилається витяг з протоколу засідання ЦЕПК протягом 5 робочих днів після затвердження протоколу засідання ЦЕПК Головою Укрдержархіву.

13. Участь співробітників Укрдержархіву та архівних установ у роботі ЦЕПК передбачається планами роботи цих установ.