Про затвердження Інструкції з організації обліку персоналу в Міністерстві внутрішніх справ України

Відповідно до статей 48, 49, 189 Кодексу законів про працю України, статті 37 Закону України "Про державну службу" , пунктів 9, 11 Положення про Міністерство внутрішніх справ України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2015 року № 878 (із змінами), з метою подальшого вдосконалення та належної організації обліку персоналу в Міністерстві внутрішніх справ України

1. Затвердити Інструкцію з організації обліку персоналу в Міністерстві внутрішніх справ України, що додається.

2. Департаменту персоналу, організації освітньої та наукової діяльності МВС (Доскевич Г.О.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Ця Інструкція визначає порядок обліку персоналу, до якого належать державні службовці, працівники структурних підрозділів апарату Міністерства внутрішніх справ України, територіальних органів з надання сервісних послуг МВС (далі - територіальні органи), закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, а також поліцейські, відряджені в установленому законодавством порядку до МВС із залишенням на службі в поліції.

2. Основними завданнями обліку персоналу є:

системне відображення проходження державної служби та трудової діяльності персоналу;

забезпечення Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра, державного секретаря МВС, керівників структурних підрозділів апарату МВС, територіальних органів, закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, відомостями про персонал, необхідними для прийняття обґрунтованих рішень щодо його службового використання;

своєчасне, достовірне та повне відображення штатної, облікової та наявної чисельності персоналу;

забезпечення реалізації трудових і соціальних прав персоналу, звільнених осіб (осіб, які припинили державну службу), прав громадян України на працю.

3. Облік персоналу організовується і ведеться на підставі штатних розписів, наказів з кадрових питань та інших документів відповідно до вимог законодавства.

4. Організація та здійснення обліку персоналу покладаються на відповідні структурні підрозділи апарату МВС, територіальних органів, закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, або спеціаліста з питань персоналу (далі - служба управління персоналом).

5. Організація та методичне забезпечення обліку персоналу в МВС покладаються на Департамент персоналу МВС.

6. Особи, які відповідають за облік персоналу, зобов’язані не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних, які стали відомі у зв’язку з виконанням службових чи трудових обов’язків, уживати заходів для збереження облікових документів.

1. В апараті МВС ведеться облік державних службовців і працівників структурних підрозділів апарату МВС, керівників закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, а також поліцейських, відряджених у встановленому законодавством порядку до апарату МВС із залишенням на службі в поліції.

2. У територіальних органах, закладах, установах і підприємствах, що належать до сфери управління МВС, ведеться облік персоналу, який у них працює, у тому числі поліцейських, відряджених до них у встановленому законодавством порядку із залишенням на службі в поліції.

3. Облік персоналу передбачає ведення особових справ, журналів обліку особових справ (додаток 1), алфавітних карток до особових справ (додаток 2) (за потреби).

4. На державних службовців апарату МВС, територіальних органів, що належать до сфери управління МВС, служба управління персоналом веде особові справи державного службовця відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22 березня 2016 року № 64, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 квітня 2016 року за № 567/28697.

5. Особові справи працівників апарату МВС, територіальних органів, закладів, установ і підприємств, що належать до сфери управління МВС, формує та веде служба управління персоналом.

Особові справи працівників формуються з таких документів:

заява про призначення на посаду;

особова картка працівника встановленого зразка;

автобіографія;

копія паспорта громадянина України;

копія довідки про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків або копія сторінки паспорта громадянина України з відміткою відповідного контролюючого органу про те, що особа через свої релігійні переконання відмовилася від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків;

копії документів про освіту, вчене звання (за наявності), науковий ступінь (за наявності), а також інших документів, які підтверджують професійну кваліфікацію працівника;

копія військово-облікового документа (за наявності);

копія наказу про призначення на посаду працівника;

медична довідка про проходження попереднього (періодичного) медичного огляду працівника у випадках, передбачених законодавством;

інші документи відповідно до законодавства.

6. Особові справи кандидатів на службу в поліції, що направляються на денну форму навчання до закладів вищої освіти із специфічними умовами навчання, які здійснюють підготовку поліцейських, ведуться відповідно до вимог Порядку формування та ведення особових справ поліцейських, затвердженого наказом Міністерства внутрішніх справ України від 12 травня 2016 року № 377, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 08 червня 2016 року за № 828/28958.

7. Особові справи на поліцейських, відряджених у встановленому законодавством порядку до МВС із залишенням на службі в поліції, формуються із фотокартки (розміром 9 х 12 см, зображення в анфас, в однострої, що відповідає наявному спеціальному званню поліції) та завірених в установленому порядку за підписом керівника кадрового підрозділу органу поліції копій:

послужного списку;

біографічної довідки;

документів про наявні пільги;

тексту Присяги поліцейського;

контракту (за наявності);

довідки про результати перевірки, передбаченої Законом України "Про очищення влади" ;

витягу з наказу органу поліції про відрядження поліцейського;

інших документів.

8. Особові справи ректорів та проректорів закладів вищої освіти із специфічними умовами навчання, які здійснюють підготовку поліцейських, формуються та ведуться в Департаменті персоналу МВС з урахуванням вимог пункту 5 цього розділу.

Особові справи поліцейських, призначених на посади ректорів, проректорів закладів вищої освіти із специфічними умовами навчання, які здійснюють підготовку поліцейських, формуються та ведуться в Департаменті персоналу МВС з урахуванням вимог пункту 7 цього розділу.

9. Надалі в хронологічному порядку за часом надходження до особової справи додаються копії актів про зміни анкетних даних, копії документів про підвищення кваліфікації та перепідготовку, а також за потреби біографічна довідка, копії документів про надання відпусток, заохочення, нагороди та інших документів.

Працівник служби управління персоналом, отримуючи заповнені особою документи для формування особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення. Копії документів, які долучаються до особової справи, засвідчуються в установленому порядку працівником служби управління персоналом.

Копії паспорта громадянина України, документів про освіту, підвищення кваліфікації, перепідготовку, військово-облікового документа (за наявності) тощо працівник служби управління персоналом перевіряє на відповідність оригіналам документів та засвідчує своїм підписом і печаткою служби управління персоналом.

10. Усі аркуші документів, які містяться в особовій справі, нумеруються.

Документи, копії документів, які долучаються до особової справи, вносяться до опису документів, який розміщується на початку особової справи.

11. Працівник служби управління персоналом реєструє особову справу в журналі обліку особових справ не пізніше тижневого строку з дня призначення на посаду.

12. Особові справи мають зберігатися в опечатаних металевих шафах або сейфах.

Після закінчення робочого дня приміщення з особовими справами опечатується відповідальною особою служби управління персоналом та в разі наявності охорони здається під охорону.

13. Для опрацювання, унесення змін, підготовки та долучення документів особові справи видаються у короткострокове користування виключно працівникам служби управління персоналом, яким відповідно до їх посадових інструкцій надано право роботи з ними.

Особові справи, що видаються працівникам служби управління персоналом для опрацювання, повертаються за місцем їх зберігання до закінчення робочого дня.

Видача особових справ у тимчасове користування здійснюється із зазначенням у контрольній картці особової справи (додаток 3), що знаходиться в особовій справі, відомостей про одержувача, дату видачі. У разі надсилання особової справи зазначаються також вихідний номер та найменування органу чи установи, куди її надіслано.

Після повернення особової справи в контрольній картці особової справи зазначаються дата її повернення та вхідний номер супровідного листа.

Особові справи видаються (надсилаються) для тимчасового користування на строк не більше ніж 10 календарних днів.

Особи з числа персоналу мають право на одержання будь-яких відомостей про себе, що містяться в їх особових справах. Ознайомлення осіб з числа персоналу з матеріалами їх особових справ здійснюється в присутності працівника служби управління персоналом, який відповідає за їх ведення та облік.

14. Вилучення за потреби документів з особової справи здійснюється відповідно до законодавства.

Замість вилученого документа у відповідну частину особової справи вкладається його копія та акт про його вилучення.

15. У разі наявності в службі управління персоналом понад 250 особових справ ведеться алфавітна картотека, яка складається з алфавітних карток на осіб, що працюють, та на осіб, звільнених з роботи.

Алфавітна картка заповнюється українською мовою в називному відмінку без скорочень та виправлень працівником служби управління персоналом під час прийняття на службу (роботу) або під час переведення на іншу посаду та долучається до алфавітної картотеки.

16. Особові справи звільнених осіб передаються в установленому порядку на зберігання до архіву.

Особові справи випускників закладів вищої освіти із специфічними умовами навчання, які здійснюють підготовку поліцейських, надсилаються до кадрового підрозділу органу поліції.

17. Інвентаризація особових справ (звірення наявності особової справи із записами в журналі обліку особових справ) проводиться щороку до 01 грудня, а також під час їх приймання-передавання, про що складається відповідний акт.