Порядок розгляду відділами державної реєстрації актів цивільного стану – учасниками пілотного проекту заяв у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, поданих через мережу Інтернет

1. Цей Порядок регламентує дії працівників відділів державної реєстрації актів цивільного стану - учасників пілотного проекту (далі - відділи державної реєстрації актів цивільного стану) при розгляді заяв фізичних осіб у сфері державної реєстрації актів цивільного стану (далі - заява), поданих через мережу Інтернет з використанням вебпорталу "Звернення у сфері державної реєстрації актів цивільного стану" (далі - Вебпортал) або через Єдиний державний вебпортал електронних послуг (далі - Портал Дія) з накладенням електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису, а також звернень щодо формування таких заяв, поданих через мережу Інтернет з використанням Вебпорталу.

Автоматизований обмін відомостями між Державним реєстром актів цивільного стану громадян (далі - Реєстр) та Порталом Дія забезпечується через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів.

2. Відділи державної реєстрації актів цивільного стану розглядають заяви фізичних осіб про державну реєстрацію шлюбу, про державну реєстрацію розірвання шлюбу на підставі рішення суду, про розірвання шлюбу подружжя, яке не має дітей, про розірвання шлюбу відповідно до статті 107 Сімейного кодексу України, про зміну імені, про повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, про надання витягів з Реєстру, що містять відомості, передбачені Правилами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24 грудня 2010 року № 3307/5), з накладенням електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису, або звернення щодо формування таких заяв.

3. Відділи державної реєстрації актів цивільного стану розглядають заяви фізичних осіб про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та припинення їхньої дії, що містять відомості, передбачені Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та припинення їхньої дії, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року № 96/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 14 січня 2011 року за № 55/1879, з

накладенням електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису, або звернення щодо формування таких заяв.

4. Заяви, передбачені у пунктах 2, 3 цього розділу, повинні містити електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, фізичної особи або бути підписаними під час її особистого звернення до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Строк державної реєстрації актів цивільного стану, розгляду заяв про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та припинення їхньої дії відраховується від дати надходження заяви фізичної особи з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або дати її підписання особою у відділі державної реєстрації актів цивільного стану.

5. Фізичні особи, які направили заяви з накладенням електронних підписів, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронного підпису, або звернення щодо їх формування, відповідають за достовірність зазначених відомостей, а також доданих до них відсканованих копій документів, які за наявності додаються до таких заяв або звернень.

Відскановані копії документів, складених іноземною мовою, подаються разом з відсканованими копіями їх перекладів на українську мову, засвідчених в установленому порядку.

Не потребує направлення відсканованих копій документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, якщо заявник повідомив реквізити документа, яким органом державної реєстрації актів цивільного стану України він виданий або дату та місце державної реєстрації актів цивільного стану, відомості про які містяться у Реєстрі.

Оригінали документів, необхідних для розгляду заяв, передбачених у пунктах 2, 3 цього розділу, пред'являються при особистому зверненні заявників до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

6. Проведення державної реєстрації актів цивільного стану, внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та припинення їхньої дії, повторна видача свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану і видача витягів з Реєстру за заявами, передбаченими у пунктах 2, 3 цього розділу, здійснюються з дотриманням вимог Сімейного та Цивільного кодексів України, Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану", Порядку розгляду заяв про зміну імені (прізвища, власного імені, по батькові) фізичної особи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2007 року № 915, Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24 грудня 2010 року № 3307/5), Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та припинення їхньої дії, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 12 січня 2011 року № 96/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 14 січня 2011 року за № 55/18793, Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованої у Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382.

7. Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано відповідну заяву з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або звернення щодо її формування, у день їх надходження або не пізніше наступного робочого дня у разі отримання поза робочим часом відділу перевіряє відомості, зазначені в заяві та в копіях документів, якщо такі копії були до неї додані.

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану за допомогою програмного забезпечення Вебпорталу або засобами Порталу Дія інформує фізичну особу про результати розгляду заяви та відсканованих копій документів у разі їх подання (необхідність надання додаткової інформації або документів із зазначенням їх переліку; пред'явлення оригіналів документів; отримання свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану або витягів з Реєстру; необхідність особистого звернення для підписання заяви (у разі подання звернення щодо формування заяви без накладення електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису) тощо).

Заяви, оформлені з дотриманням вимог, визначених у пункті 4 цього розділу, реєструються працівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану у Реєстрі за умови отримання інформації або копій необхідних документів.

8. У день здійснення з використанням Вебпорталу або засобами Порталу Дія попереднього запису фізичної особи на прийом з питань державної реєстрації актів цивільного стану, у тому числі народження, смерті, повторної видачі свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також видачі витягів з Реєстру, розгляду заяв про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та припинення їхньої дії, працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану перевіряє отримані відскановані копії документів (у разі їх подання), наявність актових записів цивільного стану в Реєстрі та інформує фізичну особу про дату та час прийому.

Абзац другий пункту 8 розділу І виключено

1. Жінка та чоловік (далі - заявники) можуть подати до обраного ними відділу державної реєстрації актів цивільного стану заяву про державну реєстрацію шлюбу в електронній формі.

Заявники за наявності додають до зазначеної заяви відскановані копії паспорта, паспортного документа, документів, що підтверджують припинення попереднього шлюбу (у разі державної реєстрації повторного шлюбу), а також документа (квитанції) про сплату державного мита, оплату платних послуг (при бажанні їх отримати) при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Вебпортал.

У разі виявлення бажання зареєструвати шлюб до спливу місячного строку заявники додають відскановані документи, що підтверджують поважні причини для цього.

При направленні іноземцем, особою без громадянства заяви про державну реєстрацію шлюбу до неї додається відсканована копія документа, що підтверджує законність його (її) перебування на території України.

2. У разі отримання заяви про державну реєстрацію повторного шлюбу працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану перевіряє у Реєстрі відомості актових записів про смерть, розірвання шлюбу, інформацію про рішення суду про розірвання шлюбу, постановлене після набрання чинності Законом України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану", про припинення дії (визнання недійсним) попереднього шлюбу, про які повідомлено заявниками.

Абзац другий пункту 2 розділу ІІ виключено

Абзац третій пункту 2 розділу ІІ виключено

3. Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану призначає дату державної реєстрації шлюбу в день надходження відповідної заяви з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, або в день її підписання заявниками у відділі за умови отримання відповідних документів.

Одночасно інформація щодо часу реєстрації шлюбу вноситься до відповідних графіків, розміщених у приміщенні відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

1. Подружжя може подати до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заяву про розірвання шлюбу подружжя, яке не має дітей, в електронній формі.

Подружжя за наявності додає до зазначеної заяви відскановані копії паспорта, паспортного документа, документа про шлюб, а також документа (квитанції) про сплату державного мита при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Вебпортал.

При направленні іноземцем, особою без громадянства заяви про розірвання шлюбу подружжя, яке не має дітей, до неї додається відсканована копія документа, що підтверджує законність його (її) перебування на території України.

2. Якщо шлюб, що розривається, зареєстровано органом державної реєстрації актів цивільного стану України, працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану перевіряє у Реєстрі відомості актового запису про шлюб, про який повідомлено подружжям у заяві.

Абзац другий пункту 2 розділу ІІІ виключено

Абзац третій пункту 2 розділу ІІІ виключено

3. Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану призначає дату державної реєстрації розірвання шлюбу в день надходження заяви про розірвання шлюбу подружжя, яке не має дітей, з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кожного з подружжя або в день її підписання у відділі за умови отримання відповідних документів.

4. У день державної реєстрації розірвання шлюбу подружжя подає свідоцтво про шлюб для проставлення відповідної відмітки. У разі якщо свідоцтво про шлюб не збереглося, про це на заяві проставляється відмітка.

5. Подружжя або один з них можуть подати до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заяву про державну реєстрацію розірвання шлюбу на підставі рішення суду.

До заяви за наявності додаються відскановані копії паспорта, паспортного документа, копії рішення суду (витягу з рішення суду), а також документа (квитанції) про сплату державного мита при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Вебпортал.

6. Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого надійшла заява, перевіряє наявність в актовому записі про шлюб відомостей про розірвання шлюбу.

Якщо відомості актового запису про шлюб, що розривається, відсутні у Реєстрі, працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану у строки, визначені в абзаці першому пункту 7 розділу I цього Порядку, звертається з електронним запитом до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису про шлюб.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису про шлюб у день отримання запиту направляє електронне повідомлення про наявність відомостей про розірвання шлюбу (номер актового запису цивільного стану та дата його складання; назва суду, дата постановлення судового рішення, номер справи).

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану інформує заявника про результати перевірки та необхідність подання оригіналів документів, підписання заяви.

7. Один з подружжя може подати до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заяву про державну реєстрацію розірвання шлюбу на підставі рішення суду відповідно до статті 107 Сімейного кодексу України.

До заяви за наявності додаються відскановані копії паспорта, паспортного документа, копії рішення суду (витягу з рішення) про визнання другого з подружжя безвісно відсутнім чи недієздатним, документа про шлюб, а також документа (квитанції) про сплату державного мита при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Вебпортал.

Якщо шлюб, що розривається, зареєстровано іншим відділом державної реєстрації актів цивільного стану, працівник здійснює дії, передбачені пунктом 6 цього розділу.

У день державної реєстрації розірвання шлюбу заявник подає свідоцтво про шлюб, видане органом державної реєстрації актів цивільного стану України, для проставлення відповідної відмітки. У разі якщо свідоцтво про шлюб не збереглося, про це на заяві проставляється відмітка.

1. Заявник може подати до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заяву про зміну імені в електронній формі.

До заяви за наявності додаються відскановані копії паспорта, свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, перелік яких встановлено Порядком розгляду заяв про зміну імені (прізвища, власного імені, по батькові) фізичної особи, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 11 липня 2007 року № 915, а також документа (квитанції) про сплату державного мита при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Вебпортал.

2. Абзац перший пункту 2 розділу IV виключено

Абзац другий пункту 2 розділу IV виключено

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану формує повні витяги з Реєстру в день надходження заяви з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, заявника або не пізніше наступного робочого дня після підписання ним заяви у відділі.

3. Не пізніше наступного робочого дня після складання висновку про дозвіл на зміну імені або про відмову в цьому працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану надсилає відскановану копію висновку заявникові електронними засобами телекомунікації про направлення висновку поштовим зв'язком.

1. Заявник може подати до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану, заяву про поновлення актового запису цивільного стану, заяву про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану в електронній формі.

До заяви про внесення змін до актового запису цивільного стану, про поновлення актового запису цивільного стану, про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану за наявності додаються відскановані копії паспорта, паспортного документа, свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану чи рішення суду, що підтверджують наявність підстав для внесення змін до актового запису, а також відомостей для поновленого актового запису або припинення його дії, а також документа (квитанції) про сплату державного мита при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Вебпортал.

При направленні іноземцем або особою без громадянства заяви про внесення змін до актового запису цивільного стану, про поновлення актового запису цивільного стану, про припинення дії (визнання недійсним, скасування) актового запису цивільного стану до неї додається відсканована копія документа, що підтверджує законність його (її) перебування на території України.

2. Абзац перший пункту 2 розділу V виключено

Абзац другий пункту 2 розділу V виключено

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану формує повні витяги з Реєстру в день надходження заяви з накладенням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, заявника або не пізніше наступного робочого дня після підписання ним заяви у відділі.

3. Не пізніше наступного робочого дня після складання відповідного висновку працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану інформує про це заявника електронними засобами телекомунікації.

1. Заявник може подати до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заяву про повторну видачу свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану або заяву про надання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі - заява про надання витягу з Реєстру).

Підписана заявником заява про повторне отримання свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану або отримання витягу з Реєстру засвідчує бажання такого заявника отримати платну послугу з доставки та вручення повторно виданих свідоцтв та інших документів про державну реєстрацію актів цивільного стану фізичній особі за місцем її проживання (перебування) за заявою, поданою в електронній формі, що надається відділами державної реєстрації актів цивільного стану, та не потребує подання окремої заяви.

Доставка свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягу з Реєстру здійснюється в межах території України на поштову адресу, зазначену у заяві, крім адміністративно-територіальних одиниць, що належать до територій активних бойових дій та тимчасово окупованих Російською Федерацією територій, включених до Переліку територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затвердженого наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28 лютого 2025 року № 376, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 березня 2025 року за № 380/43786, для яких не визначена дата завершення бойових дій або тимчасової окупації.

До заяв про повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану або до заяв про надання витягів з Реєстру у випадках, визначених законодавством, додаються відскановані копії документів, що підтверджують право особи на отримання відповідних свідоцтв або витягів, та в окремих випадках родинні відносини між заявником та особою, щодо якої складено актовий запис цивільного стану, а також документа (квитанції) про сплату державного мита, плати за видачу витягу з Реєстру та оплату платних послуг при здійсненні платежу без використання платіжних систем через Вебпортал. Відскановані копії зазначених документів не додаються у випадках, передбачених пунктом 5 розділу I цього Порядку.

2. У разі отримання заяви про повторну видачу свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану або заяви про надання витягу з Реєстру працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану у строки, визначені в абзаці першому пункту 7 розділу I цього Порядку, звертається з електронним запитом до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання відповідних актових записів цивільного стану для отримання підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису.

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану формує повторно свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану та витяги з Реєстру в день отримання підтвердження про відповідність відомостей у Реєстрі даним паперового носія актового запису та при необхідності після перевірки відомостей в Реєстрі для підтвердження родинних зв'язків з особою, щодо якої повторно видається свідоцтво або отримується витяг з Реєстру.