Про внесення змін до наказу Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року № 2438/5

Відповідно до статті 19 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

1. У заголовку та тексті наказу Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року № 2438/5 "Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам", зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 21 листопада 2013 року за № 1983/24515, після слів "Національного архівного фонду" слово "України" виключити.

2. Затвердити Зміни до Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 листопада 2013 року № 2438/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 21 листопада 2013 року за № 1983/24515, що додаються.

3. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. У заголовку Порядку після слів "Національного архівного фонду" слово "України" виключити.

2. Пункт 1 розділу І викласти у такій редакції:

"1. Державні архівні установи, архівні відділи міських рад (далі - архіви) надають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), що належать державі, територіальним громадам, для користування; створюють для цього необхідний загальнодоступний довідковий апарат; відповідно до наявних технічних можливостей забезпечують умови для віддаленого доступу до довідкового апарату і документів НАФ.".

3. У розділі ІІ:

1) у пункті 1:

абзац перший викласти у такій редакції:

"1. Архіви надають користувачам відповідно до їхніх замовлень документи НАФ з різними носія­ми інформації та довідковий апарат до них (путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо).";

абзац другий після слова "архіву" доповнити словами ", обладнанням читального залу, зокрема апаратами для перегляду мікрофільмів (мікрофіш), комп’ютерами (для роботи з автоматизованими інформаційно-пошуковими засобами та іншими електронними ресурсами архіву)";

2) пункт 2 викласти у такій редакції:

"2. Документи НАФ надаються на підставі замовлення на видавання справ у читальний зал (додаток 1), що подається користувачем особисто, поштою або з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Користувачеві надсилається електронне повідомлення про отримання його замовлення в електронній формі із зазначенням дати і реєстраційного індексу замовлення.";

3) пункт 3 викласти у такій редакції:

"3. Користувачеві видаються щодня відповідно до його замовлення не більше 5 томів описів, 10 бюксів мікрокопій, однієї тисячі аркушів архівних справ (але загалом не більше 10 справ), 50 кальок науково-технічної документації, 20 одиниць кінодокументів, а також звукозаписів, що за загальним обсягом не перевищують трьох годин звучання, 20 відеодокументів, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин екранного часу, та до 20 справ в електронній формі.

Кількість справ, документів, друкованих видань, копій фонду користування, що одночасно перебувають у користувача, не може перевищувати 20 одиниць зберігання.

Оригінали документів видаються користувачу повторно через три місяці після повернення їх до архівосховища.";

4) пункт 6 викласти у такій редакції:

"6. Працівники архівосховища здійснюють поаркушне та поодиничне (щодо аудіовізуальних документів) перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві, а працівники читального залу - після їх повернення користувачем, що фіксується в аркуші-засвідчувачі. На вимогу користувача перевірка повернутих документів має здійснюватися в його присутності.";

5) пункт 8 викласти у такій редакції:

"8. Оригінали документів НАФ, описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на строк до 10 робочих днів, копії фонду користування та друковані видання - до одного місяця.

Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.";

6) пункт 12 викласти у такій редакції:

"12. Підставою для відстрочки доступу користувачам до документів НАФ є:

установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов доступу до документів особового походження;

установлення особою, яка є жертвою репресивних органів, обмеження доступу до архівної інформації репресивних органів про себе відповідно до статті 9 Закону України "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років" ;

перебування документів НАФ у незадовільному стані, що визначається відповідно до методики оцінювання фізичного стану документів;

проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхового фонду та фонду користування, перевіряння наявності документів, тематичне опрацювання фондів. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжений з дозволу Державної архівної служби України, але не більше ніж на один рік;

перебування документів НАФ у тимчасовому користуванні за межами архіву або в іншого користувача в читальному залі архіву.";

7) пункт 13 виключити.

У зв’язку з цим пункти 14-16 вважати відповідно пунктами 13-15;

8) у пункті 14:

підпункт 4 викласти у такій редакції:

"4) отримувати у працівників архіву консультації відповідно до теми дослідження про зміст документів та довідковий апарат до них, місцезнаходження, зокрема щодо документів, які зберігаються в інших архівах;";

абзац другий підпункту 5 виключити;

підпункти 7, 8 викласти у такій редакції:

"7) користуватися технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, ноутбук, планшет, мобільний телефон, диктофон), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

8) користуватися за умови інформування працівників читального залу послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, супроводжуючої особи (для осіб з обмеженими фізичними можливостями та неповнолітніх користувачів), яких оформлюють як окремих користувачів;";

абзац другий підпункту 11 виключити;

доповнити новим підпунктом 12 такого змісту:

"12) отримувати безпосередньо в архіві або з використанням інформаційно-телекомунікаційних технологій інформацію про порядок роботи читального залу, послуги, що надає архів через читальний зал, і порядок їх надання, про наявність обмежень доступу до документів за темою дослідження та строки таких обмежень.";

9) пункт 15 викласти у такій редакції:

"15. Користувачі документів НАФ зобов’язані:

1) інформувати працівників архіву про зміну своїх персональних даних, а також про неможливість відвідувати читальний зал упродовж строку, на який видано справи, документи, з метою продовження строку їх перебування в читальному залі;

2) дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, виконувати законні вимоги працівників архіву, зокрема здавати перепустку працівнику читального залу, реєструватися в журналі відвідувань читального залу, перевіряти під час отримання описів, справ, документів, копій фондів користування їх цілісність та ставити підпис у замовленні про видавання справ про їх отримання, заповнювати аркуші користування архівними документами (додаток 2);

3) забезпечувати збереженість і вчасне повернення справ, документів НАФ, довідкового апарату, друкованих видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу (керівництво архіву) про виявлені випадки пошкодження чи нестачі документів;

4) не заносити до архіву сторонніх архівних документів (їх копій) та видань;

5) дотримуватися порядку роботи читального залу, тиші та чистоти під час роботи в читальному залі;

6) курити, приймати їжу та напої у спеціально відведених місцях;

7) здавати на зберігання в гардероб верхній одяг (шуби, пальта, куртки, плащі, головні убори), портфелі, спортивні та господарські сумки, пакунки, валізи, парасольки;

8) виконувати вимоги працівників архіву, служб охорони та пожежної безпеки архіву у надзвичайних ситуаціях (пожежа, аварія, загроза терористичного акту);

9) дотримуватися під час роботи з аудіовізуальними документами, електронними документами та мікрокопіями вимог поводження з цими документами та апаратурою;

10) не допускати перекручень або фальсифікацій використаних відомостей, що містяться в документах НАФ, а також порушень авторських та суміжних прав, розголошень персональних даних та іншої інформації, що охороняється законом;

11) надавати архівам бібліографічну інформацію про видання або примірник видання, адресу інтернет-ресурсу, в яких використано інформацію архівних документів;

12) підтверджувати родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, за умови згоди суб’єкта персональних даних та з метою підтвердження своїх законних прав та інтересів надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;

13) не використовувати з комерційною метою відомості, що містяться в документах НАФ, без укладання відповідного договору з архівом.";

10) після пункту 15 доповнити розділ новим пунктом 16 такого змісту:

"16. Під час роботи у читальному залі забороняється:

виносити справи, документи та передавати іншим особам, які не несуть відповідальності за їх зберігання;

деформувати архівні документи шляхом застосування до них механічного тиску для повного розкриття справи;

розкривати справи більше ніж на 180-°;

загортати аркуші справ, якщо палітурка не дає змоги зробити це;

робити помітки, позначки та підкреслювання, виправлення на обкладинках, у текстах, на полях документів;

залишати у справах закладки та інші сторонні предмети;

калькувати документи, робити зліпки з воскових, сургучних та інших печаток та штампів, писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах.".

У зв’язку з цим пункт 16 вважати пунктом 17.

4. Пункт 6 розділу ІІІ після слів "замовлення користувача на видавання конкретних документів НАФ," доповнити словами "замовлення на копіювання документів,".

5. У розділі ІV:

У пункті 5:

абзац перший викласти у такій редакції:

"5. Документи НАФ видаються у тимчасове користування за межами архіву на строк, що не перевищує одного місяця.";

абзац другий після слів "грошової оцінки" доповнити словами ", наявності страхового фонду та фонду користування на ці документи".

6. Розділ V викласти у такій редакції:

"V. Організація копіювання документів на замовлення користувача

1. Копіювання документів НАФ здійснюється технічними засобами архіву або користувача. Замовлення на копіювання документів за темою дослідження оформлюється користувачем на бланку згідно з формами, наведеними у додатках 5, 6 до цього Порядку, і передається працівникові читального залу.

2. Копіювання документів НАФ може здійснюватися на підставі договору, укладеного між архівом та користувачем.

У додатку до договору зазначаються строки дії договору та умови копіювання, пошукові дані одиниць зберігання, документів, що підлягають копіюванню.

3. Копіювання документів НАФ архів здійснює після оплати користувачем вартості замовлення.

4. Копії документів НАФ виготовляються архівом відповідно до технічних можливостей архіву.

5. Обсяги, строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником та з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.

6. Копіювання документів НАФ технічними засобами користувача здійснюється у читальному залі у спеціально відведеному для цього місці, обладнаному столом, або за наявності в окремій кімнаті у присутності працівника архіву.

Самостійне виготовлення користувачем копій документів НАФ є безоплатним.

Копіювання технічними засобами користувачів здійснюється безконтактними мобільними копіювальними технічними засобами (телефони, фотоапарати, планшетні комп’ютери) без штативів, зйомних об’єктивів, освітлювального обладнання, спалаху, звукових сигналів.

Не дозволяються використання контактних технічних засобів (ручного, планшетного, протяжного сканерів, копірів тощо), фіксуючих та притискних засобів, підручних засобів та докладання фізичних зусиль.

Забороняється копіювати власними технічними засобами документи великих форматів (більше А4) та справи з товщиною корінця понад 4 см (крім справ, що містять архівну інформацію репресивних органів), а також берестяні грамоти, документи на пергаменті, рукописи, стародруки, документи із згасаючим чи слабоконтрастним текстом, документи, виконані аквареллю, гуашшю, олівцем, вугіллям, залізогаловим чорнилом, а також архівні фонди (нефондові комплекси), колекції у повному обсязі.

7. Не підлягають копіюванню документи НАФ, фізичний стан яких є незадовільним, або якщо копіювання може спричинити погіршення їх фізичного стану, а також інформація, що міститься в автоматизованих інформаційно-пошукових системах, базах даних архіву, облікових та довідкових документах архіву (неопублікованих описах, каталогах, картотеках).

8. У разі наявності копії фонду користування наступні копії виготовляються з неї.

9. Розшивання справ під час копіювання допускається у разі сплати замовником вартості палітурних робіт та витратних матеріалів.

Не допускається розшивання для копіювання справ, що мають первісне (оригінальне) оправлення зі шкіри, дерева, тканини, інших матеріалів.

10. Копіювання документів НАФ особового походження та документів, для яких фондоутворювачем або власником встановлені особливі умови користування, проводиться відповідно до встановлених ними умов.

Копіювання документів НАФ, що є об’єктом авторських та суміжних прав, у тому числі творчого характеру та аудіовізуальних, здійснюється із дотриманням законодавства про авторське право.

11. Копії документів НАФ, у тому числі з електронними носіями інформації, виготовлені архівом на замовлення користувачів, видаються їм чи їхнім повноважним представникам в архівах або надсилаються на електронну або іншу адресу, зазначену в заяві користувача чи замовленні на копіювання документів.

Фізична особа зазначає місце проживання (місцезнаходження), юридична особа - місцезнаходження.

Поштові витрати здійснюються за рахунок замовників.

12. Винесення з архіву копій документів НАФ на замовлення користувача оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівника архіву.".

7. Додатки 1-5 до Порядку викласти у новій редакції, що додаються.

8. Доповнити Порядок новим додатком 6, що додається.