Про затвердження Інструкції про порядок формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України

1. З огляду на тривалий досвід ведення оперативно-довідкових картотек рекомендуються такі основні принципи розміщення алфавітних карток в ОДК:

1.1. Прізвищ, імен та по батькові - за російським алфавітом.

Приклад

Бондар, Бондаренко, Бондарчук

Андрей, Борис, Василий

Андреевич, Борисович, Васильевич

1.2. На осіб, що мають однакові прізвища, імена та по батькові, алфавітні картки розміщуються за роками народження, починаючи зі старшого віку: 1887, 1895, 1901, 1922 і т.д. На чоловіків і жінок - за іменами і по батькові, розташованими в алфавітному порядку. Закінчення жіночих прізвищ при цьому не враховуються.

Приклад

Абрамов Александр Яковлевич

Абрамова Александра Абрамовна

Абрамова Александра Александровна

Абрамов Василий Иванович

1.3. На осіб, імена та по батькові яких можуть бути написані порізному, наприклад, "Георгий, Гоша, Жора, Георгиевич" - як "Георгий, Георгиевич".

1.4. На осіб, у прізвищах яких зустрічаються голосні літери (крім початкових літер) А, Е, И, Й, О, Ы, Э, Я, кожна з них замінюється на літеру А. Аналогічно цьому літери У та Ю читаються, як У.

Приклад

Ведрин як Вадран

Клюев як Клуав

Любан як Лубан

1.5. На осіб, у прізвищах яких є приголосні літери (крім початкових літер); відбувається така заміна:

1.6. На осіб, у прізвищах яких є дві або більше розташованих поруч голосних літер, алфавітні картки розміщуються так само, як і на осіб, прізвища яких мають одну голосну літеру.

Приклад

Еремейкин - Ерамакан

Дуюн - Дун

1.7. На осіб, у прізвищах яких зустрічаються дві поруч розташовані приголосні літери, картки розміщуються так само, як і на осіб, прізвища яких мають одну приголосну літеру.

Приклад

Оббязин - Обазан

Введенин - Ваданан

1.8. При розміщенні облікових карток не береться до уваги:

а) наявність м'якого знака "Ь" або твердого знака "Ъ" у прізвищах;

б) наявність перед прізвищами часток ВАН, ДЕ, ФОН, ТЕР, СЫН, ДОЧЬ, ОГЛЫ, КЫЗИ, ЗАДЕ тощо.

1.9. Алфавітні картки на осіб, прізвища яких закінчуються на голосні літери або сполучення УЙ, ЮЙ, ОВ, ЕВ, ИВ, розміщуються в масиві без урахування цих закінчень.

1.10. Алфавітні картки на осіб, прізвища яких закінчуються на сполучення УВ, ЮВ, розміщуються в масиві з урахуванням цих закінчень.

Приклад

Клюв - Клув

Гасюв - Газув

1.11. Алфавітні картки на осіб, прізвища яких починаються на літери:

А та О - об'єднуються в масиві на літеру А;

Е, Э, Я - об'єднуються в масиві на літеру Е;

Ш та Щ - об'єднуються в масиві на літеру Ш.

Приклад

Огольцова - Агалц

Эргашева - Ергаж

Яременко - Ераманк

Щусев - Шуз

1.12. Близькі за звучанням прізвища з різноманітними початковими літерами (Гусейнов, Кусейнов, Хусейнов або Гулиев і Хулиев або Гурбанов, Курбанов і Хурбанов і т.п.) розміщуються в масиві картотеки за початковою літерою кожного із зазначених прізвищ.

2. У разі, якщо особа має два і більше прізвища (деякі з них можуть бути вигаданими), необхідно вжити заходів до відновлення родового прізвища. Якщо родове прізвище відновити неможливо (наприклад, у старих картках), всі заповнені на дану особу картки з перерахуванням наявних прізвищ, імен та по батькові розміщуються в масиві алфавітної картотеки окремо.

Приклад

1-а картка: Самойлов Александр Тимофеевич,

2-а картка:

3-я картка:

3. Якщо особа має подвійне прізвище, тоді також виписуються дві картки із зазначенням обох прізвищ. Кожна з карток розміщується в порядку, визначеному в пп. 1 - 2.

Приклад

1-а картка:

2-а картка:

4. У процесі формування масиву рекомендується об'єднувати співзвучні прізвища (такі, як Абрахманов, Абдирахманов, Абдурахманов, Абдрахманов і т.п.) в окремий підмасив. На місці вилучення цього підмасиву із загального масиву ставиться сигнальна закладка із вказівкою місця його знаходження. А на місці злиття таких підмасивів в об'єднаний підмасив виставляється сигнальна закладка із зазначенням того, з яких саме підмасивів він створений.

Приклад

Створено об'єднаний підмасив Абдуракман.

На сигнальній закладці перед першою карткою цього підмасиву буде вказано:

В основному масиві на місці зберігання даних підмасивів будуть стояти сигнальні закладки:

Абракман дивись як Абдуракман

Абдаракман дивись як Абдуракман

Абдракман дивись як Абдуракман

5. За наявності двох і більше алфавітних карток, що стосуються однієї й тієї ж особи, уважно звіряються установчі дані, дактилоформула і відбиток пальця. Якщо в даних картках виявлено якісь розбіжності, на окремому аркуші виписуються установчі дані і дактилоформула з нової картки, вказується суть розбіжностей із старою карткою, після чого цей аркуш листом направляється для негайного усунення розбіжностей до ГУМВС, УМВС, яке направило облікові матеріали. При влитті в масив двох і більше карток на одну особу вони об'єднуються в пакет-муфту.

6. З метою посилення особистої відповідальності кожного працівника за стан оперативно-довідкових картотек та ефективності роботи масив картотеки поділяється за алфавітом на сектори, які закріплюються за окремою групою працівників або за одним з них.

При обробці запитів, сповіщень та інших документів на місце вилучених алфавітних карток вставляються іменні закладки, що мають бути завізовані керівником відділу (відділення).

7. Алфавітні картки, вилучені тимчасово для оформлення довідок, відміток і уточнень, після закінчення роботи розкладаються на свої місця.

Залишення алфавітних карток поза картотеками і видача їх іншим службам забороняється.

8. Працівниками ОДК систематично ведеться робота, спрямована на підтримання карток у належному стані: їх поповнення відсутніми даними, переписування алфавітних карток, що знаходяться в поганому стані, вилучення карток через закінчення строків їх зберігання тощо.

9. Алфавітні картки зберігаються у спеціальних шафах, зручних для ведення довідкової роботи. Картотеки розміщуються в окремих ізольованих і добре обладнаних у протипожежному відношенні приміщеннях, які після закінчення робочого часу здаються на централізований пульт під охорону.

Допуск до картотек осіб, не пов'язаних із виконанням роботи по картотеці, категорично забороняється.

На кожен ящик картотеки прикріплюється етикетка із зазначенням на ній прізвища (а за необхідності - також імені та по батькові) особи, інформація про яку міститься в першій картці ящика.

10. Дактилоскопічні картотеки формуються за 10-пальцьовою системою. Дактилокарти розміщуються за виведеними дактилоскопічними формулами в наростаючому порядку, окремо на чоловіків і жінок.

Дактилоскопічні карти вміщуються у спеціальні папки з цупкого картону розміром 32х22 см. У кожну папку поміщується по 300 - 400 дактилокарт. На папку наклеюється етикетка із записом основної і додаткової формули дактилоскопічних карт, наявних у папці. Папки вміщуються у спеціальні картотечні шафи і розкладаються рядами зліва направо, починаючи з верхньої полки, за наростаючими формулами.

11. Дактилокарти розкладаються в картотеці за чисельником основної формули, починаючи з цифри 1 і закінчуючи цифрою 32. Таким чином, всі дактилоскопічні карти з чисельником основної формули, який становить 1, увійдуть до першої групи, а ті, що мають чисельник 2, - до іншої групи і т.д. Усього таких груп 32.

Потім у кожній із груп дактилокарти розкладаються за підгрупами в наростаючому порядку за числами знаменника основної формули.

Приклад

У першій групі: 1/1, 1/2, ... до 1/32;

у другій групі: 2/1, 2/2, ... до 2/32;

у третій групі: 3/1, 3/2, ... до 3/32

і т. д. - до 32/32

12. Усередині кожної з підгруп дактилоскопічні карти розкладаються за цифрами чисельника додаткової формули в наростаючому порядку. Так, наприклад, дактилоскопічні карти з формулами

7-11963 / 9-86764, 7-11932 / 9-79536, 7-12712 / 9-73813 розташовуються в такому порядку:

7-11932 / 9-79536;

7-11963 / 9-86764;

7-12712 / 9-73813

13. За наявності дактилокарт з подібними основними формулами і подібними чисельниками додаткових формул вони розкладаються у відповідні підгрупи за наростаючими числами знаменників додаткових формул.

Приклад

Дактилокарти з формулами:

1-73268 / 22-41175, 1-73268 / 22-52138, 1-73268 / 22-41173 розкладаються у такій послідовності:

1-73268 / 22-41173;

1-73268 / 22-41175;

1-73268 / 22-52138.

14. При розміщенні дактилоскопічних карт необхідно враховувати, що спочатку повинні бути дактилокарти з основною формулою 1/1, причому першою з них - дактилокарта з найменшим чисельником і знаменником додаткової формули, за нею - з тією ж основною формулою, але з більшим чисельником додаткової формули.

У тій же послідовності розміщуються дактилокарти з основними формулами:

Таким же чином систематизуються дактилокарти, що мають у чисельнику основної формули цифру 2, 3, 4, ..., 32. Наприкінці масиву картотеки розміщуються дактилокарти з основною формулою 32/32 і найбільшим чисельником і знаменником додаткової формули.

15. З метою скорочення часу на пошук ідентичних відбитків пальців у середніх і великих за обсягом масивах дактилокарти на чоловіків і жінок можуть бути розмежовані за секторами і згруповані за окремими видами візерунка пальця.

Дактилокартотеки із середнім масивом інформації складаються з 4-х секторів:

четвертий: всі інші дактилокарти.

16. Дактилоскопічні карти, що мають однакові чисельники і знаменники основної і додаткової формул, можуть бути розкладені в кожній підгрупі за системою додаткової класифікації, наприклад, за роками народження засуджених або притягнутих як обвинувачені.