Про затвердження Інструкції про порядок формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України

Згідно з Конституцією України, Законами України "Про міліцію", "Про оперативно-розшукову діяльність", "Про інформацію"

1. Затвердити Інструкцію про порядок формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України (додається).

2. Начальникам головних управлінь, самостійних управлінь, департаментів та відділів центрального апарату МВС України, головних управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, місті Києві та Київській області, управлінь МВС України в областях, місті Севастополі та на транспорті, відділів спеціального обліку ДДУПВП:

2.1. Організувати вивчення цієї Інструкції з працівниками інформаційних підрозділів, оперативних підрозділів, слідчого апарату, дізнання, підрозділів адміністративної служби, паспортної служби, по роботі з персоналом, приймальників-розподільників, органів (установ) кримінально-виконавчої системи.

2.2. Забезпечити формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України.

2.3. Вжити заходів щодо впровадження в підпорядкованих підрозділах автоматизованих систем та опрацювання облікової інформації на основі застосування технічних засобів і сучасних інформаційних технологій.

3. Головному штабу (Гришко В.В.), ГУКР (Євдокимов В.М.), ГСУ (Захаров В.І.), ГУАСМ (Савченко О.І.), ДГПтаІС (Перов О.О.) МВС України, УОІ (Єрмоленко В.М.) при МВС України, відділу спеціального обліку (Двойнос О.Г.) ДДУПВП у службових відрядженнях здійснювати перевірки виконання вимог Інструкції і вживати дійових заходів до підвищення ефективності використання оперативно-довідкових обліків у розкритті і розслідуванні злочинів, розшуку злочинців.

4. Департаменту адміністративно-господарського забезпечення (Бакумов С.Ф.) МВС України забезпечити виготовлення бланків облікових документів, передбачених Інструкцією.

5. Скасувати наказ МВС України від 02.03.95 N 138 "О порядке ведения персонального оперативно-справочного и дактилоскопического учетов в органах внутренних дел Украины".

6. Контроль за виконанням наказу покласти на ДІТ (Єрмоленко В.М.) при МВС України та відділ спеціального обліку (Двойнос О.Г.) ДДУПВП.

1.1. Інструкція визначає порядок формування, ведення та використання оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку в органах внутрішніх справ та органах (установах) кримінально-виконавчої системи України.

1.2. Правовою основою ведення оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку є Конституція України, Закони України "Про міліцію", "Про оперативно-розшукову діяльність", "Про інформацію", міжнародні договори у сфері обміну інформацією, які набрали чинності в установленому порядку, та ця Інструкція.

1.3. Департамент інформаційних технологій при МВС України (далі - ДІТ при МВС) разом із зацікавленими службами та Управління (відділи) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ (далі - УОІ-ВОІ) удосконалюють структуру та зміст обліків, відпрацьовують методику і тактику їх застосування з метою запобігання злочинам, їх розкриття та розслідування.

2.1. Об'єктами оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку є особи, які на території України обвинувачуються у вчиненні злочинів або засуджені, розшукуються, затримані за підозрою в занятті бродяжництвом, а також громадяни України, що вчинили злочини за її межами і відомості про яких надійшли офіційними каналами згідно з міжнародними договорами у сфері обміну інформацією, які набрали чинності в установленому порядку.

Облік здійснюється шляхом ведення алфавітних оперативно-довідкових картотек (далі - ОДК) і дактилоскопічних картотек (далі - ДК), у тому числі з використанням автоматизованих банків даних та автоматизованих дактилоскопічних інформаційних систем.

Централізований облік здійснюється Департаментом інформаційних технологій при МВС України (далі - ДІТ при МВС), а регіональний (місцевий) облік - управліннями (відділами) оперативної інформації при ГУМВС України в Автономній Республіці Крим та при управліннях МВС України в областях. У місті Києві і Київській області алфавітний і дактилоскопічний облік здійснюється ДІТ при МВС України, а в місті Севастополі - УОІ при ГУМВС України в Автономній Республіці Крим.

2.2. В ДІТ при МВС централізованому обліку підлягають:

а) засуджені до довічного позбавлення волі (у тому числі й ті, що раніше були засуджені до виняткової міри покарання - смертної кари), до позбавлення волі на певний строк, до тримання в дисциплінарному батальйоні військовослужбовців, до обмеження волі та арешту незалежно від складу злочину, виду та строку покарання (пункти 8-12 статті 51 КК України) ,

б) іноземці - засуджені або ті, що знаходяться під слідством, незалежно від складу злочину і виду покарання;

в) громадяни України, засуджені судами інших держав до позбавлення волі;

г) засуджені до виправних робіт або звільнені від відбування покарання з випробуванням, відносно яких судом винесено ухвалу про направлення їх в місця позбавлення волі для подальшого відбування покарання;

ґ) особи, оголошені в розшук;

д) особи, затримані за підозрою в занятті бродяжництвом;

е) особи, що вчинили злочини і направлені за рішенням суду до психіатричних лікарень для примусового лікування;

є) особи, що проходять за архівними кримінальними справами, які зберігаються в архівах МВС України, Служби безпеки України (далі - СБУ) і Центрального державного архіву громадських об'єднань України (далі - ЦДАГО).

2.3. В УОІ-ВОІ регіональному (місцевому) обліку підлягають:

а) особи, перелічені в п. 2.2 Інструкції;

б) засуджені особи або особи, яким пред'явлено звинувачення, незалежно від складу злочину чи обраного запобіжного заходу;

в) особи, кримінальні справи щодо яких припинені відповідно до статей 22, 44 - 49, 97 КК України;

г) особи, відносно яких матеріали протокольної форми направлені до суду відповідно до статті 426 КПК України;

ґ) засуджені в інших областях до позбавлення волі, що прибули для відбування покарання або проживання в дану область;

д) громадяни України, засуджені судами інших держав, незалежно від складу злочину і виду покарання;

е) особи, які проходять за архівними кримінальними справами, що зберігаються в архівах ГУМВС, УМВС, управлінь СБУ і територіальних підрозділів ЦДАГО України.

3.1. Підстави для поставлення на облік осіб, які засуджені або притягаються до кримінальної відповідальності, оголошені в розшук, затримані за підозрою в занятті бродяжництвом:

а) постанова про притягнення як обвинувачуваного;

б) вирок суду;

в) санкціоновані прокурором протоколи, складені відповідно до статті 426 КПК України;

г) постанова про заведення оперативно-розшукової справи;

ґ) постанова про затримання особи, яка підозрюється в занятті бродяжництвом.

3.2. Форми документів, що використовуються для формування та коригування оперативно-довідкового і дактилоскопічного обліку (банку даних):

- алфавітна картка форми 1 (додаток 1);

- розшукова картка (додаток 2);

- алфавітна картка форми 1а на особу, яка затримана за підозрою в занятті бродяжництвом (додаток 3);

- дактилоскопічна карта (додаток 4);

- сповіщення про засудженого (заарештованого) (додаток 5);

- повідомлення про помилування засудженого (додаток 6);

- повідомлення про внесення змін в анкетні дані осіб, що стоять на обліку;

- повідомлення про засудженого (взятого під варту) іноземця (додаток 7);

- висновок про відновлення родових даних (додаток 10);

- постанова органу слідства (дізнання) про закриття кримінальної справи на підставі реабілітації;

- виправдувальний вирок суду;

- довідка відповідної форми про результати розгляду кримінальної справи в суді;

- повідомлення компетентних органів іноземних держав про притягнення до кримінальної відповідальності громадян України.

Примітка. У разі необхідності та на виконання міжнародних договорів у сфері обміну інформацією, які набрали чинності в установленому порядку, облікові та коригувальні документи (алфавітні картки форм 1 та 1а, дактилоскопічні карти, сповіщення тощо) заповнюються російською мовою.

Облікові та коригувальні документи повинні бути віддруковані або заповнені друкованими літерами.

Терміни направлення облікових документів і кількість їх примірників регламентуються цією Інструкцією та іншими нормативно-правовими актами МВС, Служби безпеки, Генеральної прокуратури, Державного департаменту України з питань виконання покарань (далі - ДДУПВП), які направляють їх до облікових підрозділів органів внутрішніх справ України.

Облікові і коригувальні матеріали направляються до УОІ-ВОІ:

4.1. Слідчими органів внутрішніх справ, прокуратури, Служби безпеки, у провадженні яких знаходяться кримінальні справи або протокольні матеріали на осіб, які притягаються до кримінальної відповідальності і щодо яких запобіжний захід у вигляді взяття під варту не обирався, - один примірник алфавітної картки форми 1 не пізніше 3 діб після винесення постанови:

а) про притягнення як обвинуваченого;

б) про закриття кримінальної справи відповідно до статей 22, 44 - 49, 97 КК України;

органами дізнання при досудовій підготовці матеріалів протокольної форми відповідно до статті 426 КПК України - один примірник алфавітної картки форми 1 протягом 3 діб після направлення матеріалів до прокуратури.

Примітки:

1. В УОІ-ВОІ статистичні картки на осіб, які скоїли злочин (форма 2), та на злочин, за вчинення якого особі пред'явлено обвинувачення (форма 4), направляються і реєструються тільки за наявності алфавітних карток форми 1.

2. При оформленні алфавітної картки установчі дані на особу, яка притягається до кримінальної відповідальності, мають бути заповнені на підставі документів, що підтверджують особу.

4.2. Відділами спеціального обліку слідчих ізоляторів і тюрем ДДУПВП:

- на обвинувачених у випадках:

а) взяття під варту в порядку запобіжного заходу за постановами органів слідства (дізнання), за рішеннями судів - алфавітні картки форми 1 і дактилокарти (далі - облікові документи) у двох примірниках, а щодо іноземців - три примірники;

б) зміни запобіжного заходу, припинення кримінальної справи, винесення виправдувального вироку або смерті - сповіщення про засудженого (заарештованого);

- на засуджених у випадках:

в) взяття під варту за рішенням суду - облікові документи у двох примірниках;

г) винесення відповідним судовим органом України рішення про виконання вироку суду іноземної держави щодо громадянина України - облікові документи у двох примірниках;

ґ) скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням - облікові документи у двох примірниках;

д) призначення покарання, не пов'язаного з позбавленням волі, вступу вироку в законну силу, вибуття у ВТУ, залишення в СІЗО для виконання господарських робіт, зміни вироку, звільнення або смерті - сповіщення;

е) етапування у зв'язку із захворюванням до лікарні ДДУПВП в іншій області - сповіщення до УОІ-ВОІ, з території розташування якого було етаповано хворого, і облікові картки форми 1 - до УОІ-ВОІ, на територію розташування якого було направлено хворого;

- на заарештованих і засуджених осіб, що вчинили втечу і не затримані, до ДІТ при МВС та УОІ-ВОІ за територіальністю направляється термінове спецповідомлення;

- на осіб, щодо яких виконані акти Президента України про помилування, до ДІТ при МВС і УОІ-ВОІ за місцем засудження направляються повідомлення у терміни, встановлені відомчими нормативно-правовими актами ДДУПВП.

Примітка. Звірення обліків з УОІ-ВОІ проводиться не рідше двох разів на рік.

4.3. Підрозділами спеціального обліку виправно-трудових установ ДДУПВП:

а) на осіб, прибулих у ВТУ для відбування покарання з інших областей або Автономної Республіки Крим, а також з-за меж України, - облікові документи в одному примірнику для УОІ-ВОІ за територіальністю, а також сповіщення для ДІТ при МВС (інформаційного центру - в інших державах), УОІ-ВОІ за місцем засудження;

б) на осіб, засуджених судами областей або Автономної Республіки Крим, які направлені відбувати покарання в їх межах, - сповіщення для УОІ-ВОІ за територіальністю;

в) у разі переведення до інших ВТУ, звільнення або смерті засудженого - сповіщення для УОІ-ВОІ за територіальністю та за місцем засудження. На засуджених, померлих під час етапування, сповіщення складаються установами, з яких вони вибули, і тільки на підставі акта про смерть;

г) у разі зміни судового рішення, звільнення на підставі амністії чи помилування - сповіщення для УОІ-ВОІ за місцем засудження та за територіальністю для опрацювання та подальшого направлення до ДІТ при МВС;

ґ) на осіб, засуджених у період відбування покарання, - сповіщення для УОІ - ВОІ за територіальністю;

д) на заарештованих і засуджених осіб, що вчинили втечу і не затримані, до ДІТ при МВС та УОІ-ВОІ за територіальністю направляється термінове спецповідомлення;

е) на осіб, щодо яких виконані акти Президента України про помилування, до ДІТ при МВС і УОІ-ВОІ за місцем засудження направляються повідомлення у терміни, встановлені відомчими нормативно-правовими актами ДДУПВП;

є) у разі поповнення відомостей картотек, уточнення установчих даних тощо за вмотивованим запитом ДІТ при МВС і УОІ-ВОІ уточнюються розбіжності в облікових документах.

4.4. Органами виконання покарань, не пов'язаних з позбавленням волі, щодо засуджених:

а) до виправних робіт, громадських робіт та звільнених від відбування покарання з випробуванням - сповіщення для УОІ-ВОІ за територіальністю;

б) до обмеження волі, засуджених судами областей або Автономної Республіки Крим, які направлені відбувати покарання в їх межах, - сповіщення для УОІ-ВОІ за територіальністю;

в) до обмеження волі, до виправних робіт та звільнених від відбування покарання з випробуванням, які прибули для відбування покарання з інших областей, - облікові документи в одному примірнику для УОІ-ВОІ за територіальністю, а також сповіщення для УОІ-ВОІ за місцем засудження.

При одержанні рішення суду про зміну призначеного покарання, а також при звільненні засудженого від подальшого відбування покарання направляється повідомлення (списки) в одному примірнику в УОІ-ВОІ за територіальністю.

Примітка. Звірення обліків з УОІ-ВОІ проводиться не рідше одного разу на рік.

4.5. Приймальниками-розподільниками щодо осіб, затриманих за підозрою у занятті бродяжництвом, - алфавітні картки форми 1а і дактилоскопічні карти у трьох примірниках протягом 3 діб з моменту затримання.

4.6. Підрозділами Державного департаменту у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб:

а) у разі смерті або зміни прізвища раніше засудженої особи - повідомлення в УОІ-ВОІ за місцем її останнього мешкання, звідки після відображення відповідних відомостей у своєму обліку повідомлення направляються до ДІТ при МВС, якщо особа перебуває на централізованому обліку, а також в УОІ-ВОІ за місцем її останнього засудження;

б) при реєстрації осіб, які прибули для проживання на територію району (міста), якщо вони до цього були засуджені до позбавлення волі за межами даної області (Автономної Республіки Крим) або в іншій державі, - алфавітні картки форми 1 (без відбитка пальця).

Примітка. Звірення з обліками УОІ-ВОІ проводиться не рідше одного разу на рік за списками форми 26.

4.7. Судами після винесення судового рішення:

а) вироки судів щодо осіб, яким взяття під варту обрано в порядку запобіжного заходу, направляються безпосередньо до слідчих ізоляторів ДДУПВП у триденний термін після вступу вироку в закону силу;

б) копії вироків щодо осіб, засуджених до міри покарання, що не пов'язана з позбавленням волі, направляються до органів виконання покарань;

в) копії ухвал (постанов) про зміну вироку і зняття судимостей - до УОІ-ВОІ за місцем засудження;

г) довідки форми 6 про результати розгляду кримінальних справ у суді - у триденний термін після вступу вироку в законну силу до правоохоронних органів за місцем реєстрації справи;

ґ) документи, що усувають виявлені в судових вироках розбіжності (між описовою і резолютивною частинами, перекручування прізвищ, імен та по батькові тощо), - до органів МВС, СБУ, прокуратури, установ і органів ДДУПВП.

4.8. Військовими судами (трибуналами) після винесення судового рішення:

- копії вироків до УОІ-ВОІ за територіальністю та за місцем народження засудженого - у триденний термін після вступу вироку в законну силу.

4.9. Органами прокуратури і Служби безпеки:

- сповіщення про реабілітацію засуджених відповідно до законодавчих актів України про реабілітацію жертв політичних репресій, де вказується місце зберігання архівної кримінальної справи репресованої особи.

ДІТ при МВС та УОІ-ВОІ формують і контролюють повноту обліків, вносять в алфавітні картки форми 1 та дактилоскопічні карти коригувальну інформацію відповідно до інформаційних матеріалів, що надходять, та заповнюють:

- алфавітну картку форми 1 в одному примірнику (для даного УОІ-ВОІ) - при одержанні копії вироку суду за справами приватного обвинувачення щодо осіб, засуджених до покарання, не пов'язаного з позбавленням волі, якщо за цими справами не велося досудове слідство (дізнання);

- алфавітну картку форми 1 у двох примірниках (для даного УОІ-ВОІ та ДІТ при МВС) - після одержання інформаційних повідомлень МЗС України про затримання, арешт, засудження за межами України особи, що мешкає (в деяких випадках - що народилась) на території, підпорядкованій ГУМВС, УМВС;

- алфавітну картку форми 1 - при надходженні копій вироків військових судів (трибуналів);

- алфавітну картку форми 1 - при надходженні постанови про зміну анкетних даних.

Крім того, ДІТ при МВС відповідно до угод про взаємодію міністерств внутрішніх справ країн СНД у сфері обміну інформацією направляє:

- облікові документи та сповіщення до інформаційних підрозділів МВС на осіб тієї держави, громадянами (підданими) якої вони є;

- до ГІЦ МВС РФ облікові документи на осіб без громадянства та осіб без певного місця проживання.

5.1. Облікові документи заповнюються за такими правилами:

5.1.1. Реквізити алфавітних карток, дактилокарт і сповіщень заповнюються тільки друкарським шрифтом, без виправлень і скорочень.

Прізвище, ім'я та по батькові вказуються в називному відмінку.

5.1.2. Алфавітна картка форми 1 (додаток 1) заповнюється таким чином:

Пункт 1. На осіб, що мають подвійне прізвище, алфавітні картки заповнюються окремо на кожне прізвище.

Наприклад, картки на особу, що має прізвище "Петров-Червинский", заповнюються таким чином: одна - "Петров-Червинский", друга - "Червинский-Петров".

У такій самій послідовності складаються картки на осіб, що мають декілька імен та по батькові.

Якщо особа заарештована, затримана або притягається до кримінальної відповідальності як обвинувачена, називає декілька прізвищ, імен та по батькові, у тому числі ті, за якими раніше вона була засуджена, то алфавітна картка складається на родове прізвище.

Якщо виявлено факт зміни в установленому порядку прізвища, імені або інших установчих даних, але ці дані не зафіксовані в обліках картотек, то на нові установчі дані заповнюється окрема алфавітна картка, на лицьовому боці якої вгорі проставляється позначка "ДИВ." (тобто "ДИВИСЬ"), а на зворотному боці картки знизу перераховуються всі повні установчі дані, що раніше стосувались даної особи. Такі самі позначки робляться на всіх наявних на обліку алфавітних картках форми 1 на цю особу з переліком відсутніх повних установчих даних.

Пункти 2 і 3. Вказуються без скорочень.

Пункт 4. Заповнюється в повному обсязі.

Відсутні до двозначного числа перші цифри дня та місяця народження доповнюються нулями. Рік народження вказується чотиризначним числом.

Наприклад, якщо дата народження особи 9 березня 1953 року то вказується: 09.03.1953.

Пункт 5. Відносно осіб, що народилися в сільській місцевості, вказується село, район, область, край, країна.

Пункт 6. Відносно осіб, що мешкають у місті, вказується повна адреса мешкання (назва міста, вулиці, номер будинку, корпусу і квартири), а відносно військовослужбовців - місце проживання до призову на військову службу.

Пункт 7. Вказується серія та номер паспорта. У разі відсутності паспорта дозволяється використовувати дані іншого документа, що підтверджує особистість. При цьому замість слова "Паспорт" наводиться назва документа.

Пункт 8. У реквізиті вказується група крові та резус-фактор особи, що підлягає обліку. Поруч щодо глухонімих робиться відмітка "ГЛУХОНІМИЙ", а щодо померлих - "ПОМЕР".

Пункт 9. Заповнюється за результатом опитування.

Пункт 10. Вказується назва країни, громадянином якої є особа, що підлягає обліку.

Пункт 11. Щодо осіб, які притягаються як обвинувачені, вказується "заарештований" чи "підписка про невиїзд".

Для військовослужбовців днем арешту є день їх поміщення до гауптвахти.

Пункт 12. Вказується характер вчиненого злочину ("крадіжка", "хуліганство" тощо).

Пункт 13. Перелічуються статті та частини статей КК України або іншої держави, за якими заарештована чи притягнута до відповідальності дана особа.

Пункт 14. Зазначається повна назва органу, де складена алфавітна картка на особу, дата її заповнення і прізвище працівника, що склав картку.

У правому верхньому кутку вказується орган, у проваджені якого знаходиться кримінальна справа або матеріал протокольної форми.

Нижче вказується номер кримінальної та архівної справи.

У правому нижньому кутку алфавітної картки записується дактилоформула відбитків пальців рук облікованої особи і робиться відбиток її вказівного пальця правої руки, а у разі його відсутності або сильного пошкодження, яке не дає можливості класифікувати тип візерунка, - будь-якого іншого пальця, про що робиться відмітка нижче відбитка.

Наклеювати на картку відбитки пальців рук забороняється.

Якщо в процесі слідства або дізнання з'ясувалося, що особою було вчинено декілька злочинів, об'єднаних в одне провадження, і винесений один вирок, то в алфавітну картку вносяться всі статті засудження із застосуванням статті 70 КК України.

В алфавітних картках на осіб, покарання яким визначено за декількома вироками, вказується окремо термін покарання за новим вироком і загальний термін. При цьому робиться посилання на статтю 71 КК України.

Працівник, що заповнює картку, спочатку записує інформацію з останнього вироку (яким судом засуджено, коли, за якими статтями, міра покарання) з приєднанням невідбутого терміну покарання за попереднім вироком з посиланням на статтю 71 КК України, а потім також вказує, яким судом, коли, за якою статтею і на який термін особу було засуджено раніше.

Після запису повідомлень про засудження обов'язково вказується дата вступу вироку в законну силу.

При внесенні змін в облікову картку працівник картотеки повинен обов'язково зазначити в ній, на підставі якого документа, коли і ким вони були внесені.

При зміні анкетних даних слід посилатися на паспорт, відповідний актовий запис державного органу реєстрації актів цивільного стану або свідоцтво про народження, а при зміні прізвища чоловіка чи дружини, відновленні родового прізвища - на свідоцтво про шлюб або його розірвання. Громадянство повинно бути підтверджене паспортними підрозділами.

При з'ясовуванні об'єктивних даних на підставі відповідних висновків паспортних підрозділів заповнюються нові облікові документи, що направляються до УОІ-ВОІ для заміни. У супровідних листах обов'язково мають бути зазначені повні установчі дані заарештованих і засуджених, за якими вони раніше були взяті на облік, а також підстави для заміни цих даних (із зазначенням реєстраційного номера, назви установи - ініціатора документа, дати реєстрації).

5.1.3. Порядок оформлення облікових матеріалів на осіб, яким звільнення від відбування покарання з випробуванням замінені на міру покарання у вигляді позбавлення волі, визначений пунктом 4.2 Інструкції.

5.1.4. У дактилоскопічній карті заповнюються всі передбачені реквізити із зазначенням органу, де проводилося дактилоскопіювання, дати складання карти і прізвища працівника, що її заповнював.

Відбитки пальців рук повинні робитися з повним прокочуванням кожного з них від одного краю нігтя до іншого і мати чітке зображенням папілярних ліній.

Для перевірки правильності розміщення відбитків пальців на дактилокарті нижче відображаються контрольні відбитки пальців правої і лівої руки.

У разі, якщо немає можливості одержати чітке зображення папілярних ліній внаслідок захворювання покриву шкіри, робиться запис про те, що у слідчому ізоляторі проводити лікування пальців неможливо через об'єктивні (вказати, які саме) причини. До алфавітної картки ф.1 додається довідка про відсутність дактилокарти.

Нижче контрольних відбитків особа, яка дактилоскопіювалась, проставляє свій підпис. Дані про наявність ушкоджень, шрамів та інших особливостей вказуються у графі "особливі прикмети".

За відсутності в особи, яка дактилоскопіюється, руки або пальців про це робиться позначка у відповідних квадратах дактилокарти із зазначенням часу втрати руки або пальців.

У рядку "Заарештований" на зворотному боці дактилокарти вказується: коли, за що, за якою статтею КК України особа заарештована, з обов'язковим записом складу вчиненого нею злочину.

При внесенні змін у дактилокарти в них необхідно зазначити, на підставі якого документа, коли і ким ці зміни були внесені.

5.1.5. Сповіщення (додаток 5) заповнюється за такими правилами:

Пункти 1-8 заповнюються в повному обсязі без скорочень. Щодо осіб, які народилися або засуджені за межами України, у пункті 5 вказується: держава, область, місто, район, населений пункт.

Пункт 9 вміщує повні відомості про зміну вироку.

У пункті 10 міститься інформація про переміщення засудженого (дата, назва та місцезнаходження установи кримінально-виконавчої системи).

У пункті 11 вказуються мотиви звільнення, найменування органу і дата винесення постанови (ухвали), а при умовно-достроковому звільненні - термін невідбутої частини покарання.

Пункт 12 - повні відомості про місце, куди після звільнення вибула особа, щодо якої заповнюється сповіщення.

У пункті 13 вказується дата смерті засудженого і місцезнаходження органу РАГС (місто, село, район, область), що зареєстрував його смерть.

На померлих у місцях позбавлення волі, глухонімих, тих, чия особа не встановлена, або тих, що мають неповні установчі дані, а також при внесенні змін в установчі дані засудженого вгорі на лицьовому боці сповіщення проставляється дактилоформула, а на глухонімих, додатково, - відмітка "ГЛУХОНІМИЙ", а на померлих - відмітка "ПОМЕР".

Пункт 14 має вміщувати назву і повну адресу установи, що склала сповіщення, а також, розбірливо, прізвища і підписи виконавця і начальника установи та дату заповнення сповіщення.

5.2. Складені підрозділами ДДУПВП облікові документи направляються до УОІ-ВОІ за територіальністю.

5.2.1. СІЗО (тюрма) направляє алфавітні картки форми 1 разом із дактилокартами після перевірки повноти і якості їх заповнення до УОІ-ВОІ за територіальністю при супровідних листах (додаток 8) і контрольних списках (додаток 9) один раз на десять днів.

5.2.2. У разі неможливості дактилоскопіювання у зв'язку із захворюванням пальців до УОІ-ВОІ направляються тільки алфавітні картки форми 1, а дактилоскопічні карти - після вилікування пальців. Якщо до відправлення особи до ВТУ оформити дактилокарти немає можливості, про це робиться відповідна відмітка в особовій справі. Дактилоскопіювання особи відбувається у ВТУ, а дактилокарти направляються до УОІ-ВОІ за місцем зберігання алфавітних карток форми 1 та ДІТ при МВС. При цьому в дактилокарті нижче рядка, відведеного під дактилоформулу, робиться обов'язковий запис: "Формулу доповнити в алфавітну картку форми 1".

5.2.3. ВТУ, як і СІЗО (тюрми), облікові документи і сповіщення подають при супровідних листах та контрольних списках (додатки 8, 9).

5.2.4. Для відображення в оперативно-довідкових картотеках відомостей про рух засуджених, що стоять на обліку, у ВТУ готуються сповіщення у двох примірниках, з яких перший направляється до УОІ-ВОІ за територіальністю з наступним направленням до ДІТ при МВС, а другий - до УОІ-ВОІ за місцем засудження.

5.2.5. При надходженні до СІЗО (тюрми) вироку або ухвали до відповідної алфавітної картки форми 1 контрольної картотеки вноситься запис про прийняте судом рішення, а при направленні засудженого до ВТУ додатково вказується місцезнаходження ВТУ і дата відбуття особи з СІЗО (тюрми). При цьому картка з контрольної картотеки вилучається і надсилається до УОІ-ВОІ за територіальністю.

5.3. Облікові документи щодо осіб, які підлягають поставленню на централізований облік (пункт 2.2 Інструкції), зберігаються в територіальних УОІ-ВОІ окремо в контрольних картотеках. До ДІТ при МВС облікові документи надсилаються 1-го, 11-го, 21-го числа кожного місяця, але не пізніше 10 днів з моменту одержання офіційного повідомлення про остаточно прийняте судове рішення і вступу вироку в законну силу. У разі коли особа за вироком не підлягає централізованому обліку, зайві примірники, призначені для цього, знищуються.

5.4. Пересилання облікових документів здійснюється службовою поштою із супровідними листами, де вказується кількість облікових карток, дактилоскопічних карт і сповіщень. Документи мають бути підібрані за алфавітом прізвищ засуджених, їх забороняється перегинати і прошивати.

Терміново надсилаються до ДІТ при МВС і УОІ-ВОІ за територіальністю:

а) інформація про заарештованих і засуджених, що вчинили втечу і не затримані;

б) повідомлення про помилування (додаток 6) на кожну особу, щодо якої виконано акт Президента України про помилування.

ДІТ при МВС, УОІ-ВОІ:

6.1. При надходженні облікових документів про заарештованих, засуджених і затриманих за підозрою у бродяжництві протягом не пізніше 3 діб:

а) перевіряються повнота і якість їх заповнення, а також ідентичність відбитків пальців на дактилоскопічних картах і контрольного відбитка на алфавітних картках форм 1 і 1а;

б) обчислюються дактилоскопічні формули, що записуються в дактилоскопічні карти й алфавітні картки форм 1 і 1а;

в) у підрозділах, де обліки автоматизовані, інформація кожного облікового документа вводиться в базу даних, про що на ньому робиться відмітка, після чого вони (по одному примірнику) розміщуються у відповідних картотеках за правилами, вказаними в додатку 14 Інструкції.

З метою контролю за надходженням рішень органів слідства, дізнання і судів у кримінальних справах із других примірників алфавітних карток форми 1 і дактилоскопічних карт на заарештованих утворюються контрольні картотеки (окремо по кожному із слідчих ізоляторів). Щодо осіб, притягнутих як обвинувачені без обрання запобіжного заходу - тримання під вартою, контроль здійснюються за єдиними журналами обліку кримінальних справ і осіб, що вчинили злочини.

При надходженні із СІЗО алфавітної картки форми 1 з рішенням суду за кримінальною справою відповідні картки вилучаються з контрольної картотеки і після внесення до них необхідної інформації направляються до ДІТ при МВС.

6.2. У випадках, коли із СІЗО, тюрми, ВТУ, ІТТ, приймальника-розподільника надійшли нові облікові документи у зв'язку із встановленням дійсних анкетних даних заарештованих і засуджених, облікові документи, складені раніше, знищуються, а замість них в картотеках розміщуються нові.

6.3. На підставі постанови підрозділів ДДГІРФО про зміну раніше засудженими родових прізвищ, імен та по батькові (додаток 10) заповнюються алфавітні картки форми 1 на нові прізвища (імена та по батькові) відповідно до пункту 5.1 цієї Інструкції.

6.4. При надходженні сповіщень і повідомлень в алфавітних картках форми 1 робляться відмітки про місце зберігання і номери архівних справ щодо осіб, які були незаконно репресовані, а також про їх реабілітацію.

Сповіщення з цими відомостями надсилаються до ДІТ при МВС, де на їх підставі до обліків вносяться відповідні записи, після чого сповіщення переадресовуються до УОІ-ВОІ за місцем засудження осіб.

6.5. Облікові документи на засуджених, сповіщення разом із супровідними листами направляються УОІ-ВОІ до ДІТ при МВС один раз на декаду - 1-го, 11-го, 21-го числа кожного місяця службовою поштою. Крім того, до них долучається список померлих невідомих громадян, особа яких встановлена за дактилоскопічними обліками із зазначенням їх установчих даних (прізвище, ім'я та по батькові, число, місяць, рік, місце народження) і дактилоформул.

6.6. При запроваджені автоматизованого комп'ютерного інформаційного обміну передача даних до ДІТ при МВС здійснюється засобами електронної пошти, що регламентується додатковою інструкцією.

6.7. Неякісно підготовлені облікові і коригувальні документи разом з мотивованими висновками повертаються виконавцю для переоформлення і уточнення.

6.8. При опрацюванні облікових документів і сповіщень вказується: ким і коли опрацьовані документи, обчислена дактилоформула, розміщений обліковий матеріал тощо.

6.9. В ДІТ при МВС і УОІ-ВОІ ведуться паспорти на алфавітні та дактилоскопічні картотеки, в яких містяться дані про площу приміщень, які вони займають, їх оснащення, наявність охоронних засобів, санітарний і протипожежний стан, а також відомості про проведені інвентаризації. У ці паспорти щокварталу вносяться дані про кількість облікових карток, розміщених у масивах картотек і вилучених із них.

Щокварталу УОІ-ВОІ подають звіт про основні показники роботи картотек згідно із затвердженою формою до ДІТ при МВС.

7.1. З метою забезпечення повноти подання і якості оформлення обліково-реєстраційних документів здійснюється постійний контроль за належною фіксацією в них інформації про об'єкти обліку.

Управління (відділи) оперативної інформації використовують такі форми контролю за повнотою і достовірністю облікових документів:

- ведення контрольних картотек на осіб, щодо яких запобіжним заходом обрано взяття під варту (по кожному СІЗО, тюрмі, УВП окремо);

- приймання від слідчих та дізнавачів правоохоронних органів, перелічених у пункті 4.1, статистичних карток на осіб, які скоїли злочини (форма 2), та на злочини, за вчинення яких особам пред'явлено обвинувачення (форма 4), - здійснюється за наявності алфавітних карток ф.1 (додаток 1) на цих осіб;

- проведення звірень з обліками зацікавлених служб не рідше одного разу на рік.

7.2. З метою забезпечення збереження картотечних фондів і захисту інформації, що міститься в них, працівникам картотек забороняється:

- повідомляти стороннім особам відомості про структуру обліків і характер інформації, що міститься в оперативно-довідкових картотеках;

- залишати приміщення картотек і робочих кабінетів відкритими у разі тимчасової відсутності посадових осіб, а також неопечатаними в неробочий час;

- допускати в приміщення картотек сторонніх осіб, у тому числі працівників інших підрозділів управлінь оперативної інформації, без супроводження керівників ДІТ при МВС, УОІ-ВОІ та оперативно-довідкових підрозділів;

- передавати облікові документи в тимчасове користування працівникам, що не мають за родом своєї службової діяльності прямого допуску до картотек;

- зберігати облікові документи поза картотечними приміщеннями;

- вилучати облікові картки і дактилоскопічні карти до закінчення термінів їх зберігання, проводити не обґрунтоване офіційними документами коригування інформації;

- надавати довідки про облікованих осіб по телефону, якщо не встановлено звернення до обліку за паролем;

- робити перевірки і надавати інформацію в письмовій або усній формі за неофіційними запитами посадових і приватних осіб.

7.3. Автоматизація оперативно-довідкового обліку повинна забезпечувати уніфікацію і сумісність інформаційних систем, оброблення даних та обмін інформацією в єдиному форматі. Перевірка осіб з віддаленого терміналу за автоматизованим банком даних без спеціального дозволу ДІТ при МВС категорично забороняється. Підключення до інформаційно-обчислювальної мережі не допускається без наявності спеціальної системи захисту від несанкціонованого доступу до даних та автоматизованого контролю за реєстрацією звернень.

7.4. Працівникам забороняється розголошувати особам, що перевіряються, та іншим стороннім особам відомості про джерело одержання інформації про притягнення до кримінальної відповідальності та дані про наявність чи відсутність судимості.

7.5. Нагляд за дотриманням законності при формуванні обліку та захисту прав і свобод осіб, які беруться на облік, здійснюється Генеральною прокуратурою України, прокурорами областей, міст Києва та Севастополя.

8.1. Інформація оперативно-довідкового та дактилоскопічного обліку ДІТ при МВС та УОІ-ВОІ має обмежений доступ.

8.2. Право безпосереднього звертання до оперативно-довідкових картотек мають:

- слідчі та оперативні підрозділи органів внутрішніх справ, прокуратури, ДДУПВП, Служби безпеки при проведенні оперативно-слідчих та оперативно-розшукових заходів;

- органи дізнання при провадженні протокольної форми досудової підготовки матеріалів відповідно до статті 426 КПК України;

- підрозділи адміністративної служби міліції при затриманні особи за бродяжництво чи у разі перевірки її за підозрою у скоєнні злочину, а також при оформленні матеріалів про поміщення особи в спецустанову чи на примусове лікування;

- суди всіх рівнів.

При звертанні до оперативно-довідкових картотек у вимозі обов'язково вказується мета перевірки, номер кримінальної справи (протоколу), оперативно-розшукової справи, номер перевірочного матеріалу, а також адреса ініціатора запиту.

Направлення запитів на осіб, які проходять за справами оперативного обліку, здійснюється в порядку, передбаченому законодавством, що регламентує оперативно-розшукову діяльність.

Заповнені ініціатором запити завіряються підписами посадових осіб та печаткою відповідного органу і реєструються його канцелярією.

8.3. Перевірка осіб за оперативно-довідковим обліком працівниками правоохоронних органів здійснюється лише за офіційними запитами.

Запит для перевірки особи може бути у вигляді:

- вимоги (додаток 11);

- дактилоскопічної карти (долучена до вимоги або окремо);

- шифротелеграми;

- мотивованого листа-запиту довільної форми.

8.4. Вимога друкується окремо на кожну особу, що перевіряється. Як виняток, допускається її заповнення від руки чорнилом (пастою). Якщо особа має декілька прізвищ, на кожне з них складається окрема вимога. При цьому установчі дані записуються українською та російською мовами, чітко, розбірливо, друкованими літерами. Прізвище, ім'я та по батькові пишуться в називному відмінку. Кожна літера прізвища записується в окрему графоклітинку вимоги (додаток 11), закінчення прізвища виділяється символом "=" (знак рівняння).

Право підпису вимог (списків) щодо перевірки за оперативно-довідковими обліками надається:

- у центральних апаратах Міністерства внутрішніх справ, Служби безпеки України, ДДУПВП - начальникам головних управлінь (управлінь), відділів (відділень) та їх заступникам;

- в органах і підрозділах внутрішніх справ, Служби безпеки України, ДДУПВП - начальникам управлінь, відділів (відділень), ГУМВС, УМВС, УВСТ, УСБ, начальникам міських і районних управлінь (відділів, відділень) внутрішніх справ і Служби безпеки, начальникам територіальних управлінь (відділів, відділень) ДДУПВП, начальникам УВП, начальникам СІЗО (тюрем) та їх заступникам;

- в органах прокуратури всіх рівнів - прокурорам та їх заступникам;

- у судах - головам судів та їх заступникам;

8.5. Перевірка за дактилоскопічними картотеками ДІТ при МВС та УОІ-ВОІ здійснюється за наявності оригіналу дактилоскопічної карти з чіткими відбитками на ній десятьох пальців рук з контрольними відбитками. Якщо є відбитки не всіх пальців, то з цими дактилокартами працюють експерти-криміналісти.

При встановленні наявності інформації про судимість та реєстрацію особи під іншими установчими даними складається довідка (додаток 12). Така сама довідка складається при встановленні особи трупа.

8.6. Запити, заповнені недбало, без повної дати і місця народження особи, що перевіряється, або з порушеннями положень Інструкції, повертаються ініціатору запиту без виконання і з вказівкою причини повернення.

8.7. Направлення запитів до ДІТ при МВС, УОІ-ВОІ та їх одержання здійснюється:

а) поштою або через спеціально виділених працівників (кур'єрів), які є уповноваженими особами;

б) засобами електронного зв'язку з використанням спеціалізованого програмного забезпечення;

в) через спецвідділ (шифром).

Вимоги, як правило, направляються нетаємним порядком. Засекречування їх здійснюється лише в тих випадках, коли це викликано службовою необхідністю і обґрунтовано нормативно-правовими актами правоохоронних органів.

8.8. Запити, не передбачені пунктом 8.2, виконуються відповідно до статті 9 Закону України "Про інформацію", постанови Кабінету Міністрів України від 11.12.99 N 2266 "Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися інформаційними підрозділами органів внутрішніх справ України" та спільного наказу МВС України, Мінфіну України і Мінекономіки України від 15.03.2000 N 152/52/29 "Про затвердження Порядку і розміру оплати робіт та використання коштів, отриманих від послуг, пов'язаних із збиранням, пошуком, підготовкою, створенням та наданням запитуваної письмової інформації, а також з наданням інших послуг інформаційними підрозділами органів внутрішніх справ", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 травня 2000 року за N 305/4525.

9.1. Запити від органів та установ, перелічених у пункті 8.2, виконуються протягом десяти діб.

Терміново, протягом доби, виконуються мотивовані запити, пов'язані з розкриттям тяжких злочинів і розшуком злочинців, а також щодо осіб, відносно яких вирішується питання про арешт.

9.2. Запити юридичних та фізичних осіб (пункт 8.8) виконуються в терміни, передбачені статтею 33 Закону України "Про інформацію".

9.3. При виконанні запитів слід мати на увазі, що:

- за заявами родичів і вмотивованими запитами органів державної влади повідомляються тільки відомості про місце відбування покарання засуджених із зазначенням поштової адреси (для установ та органів ДДУПВП - додатково, якщо необхідність цього обумовлена пунктом 7 вимоги (додаток 11), - також дані про судимості, застосування актів помилування та амністій, переміщення, місця відбування покарання);

- виконання запитів на осіб, які проходять за справами оперативного обліку, здійснюється в порядку, передбаченому нормативно-правовими актами МВС України, що регламентують оперативно-розшукову діяльність;

- відомості про репресованих осіб видаються у зв'язку з розглядом заяв репресованих громадян та їх родичів, за запитами Служби безпеки, обласних прокуратур.

9.4. Зміст та обсяг довідки, яка надається в результаті оброблення вимоги, залежать від мети перевірки.

Якщо метою перевірки є:

- притягнення до кримінальної відповідальності, реабілітації - видається повна довідка із зазначенням усіх наявних відомостей (арешт, підписка про невиїзд, судимість, переміщення, застосування актів помилування, амністій, визначень судів під час відбування покарання, мотиви звільнення, місцезнаходження);

- арешт, амністія, затримання за підозрою у бродяжництві - видається довідка, яка повинна містити перелік судимостей із зазначенням інформації про звільнення за останньою судимістю;

- розшук - вказується інформація про перебування особи в розшуку та її місцезнаходження в разі арешту чи засудження.

9.5. Відомості, що підлягають видачі, записуються працівником картотеки на зворотному боці вимоги або дактилокарти розбірливо, без скорочень (крім загальноприйнятих).

9.5.1. За результатами перевірки на зворотному боці запиту і дактилокарти:

а) у разі відсутності відомостей або тотожних відбитків проставляються штампи N 7 або N 23 (додаток 13);

б) у разі наявності відомостей про особу та залежно від їх характеру проставляються штампи N 4, 11, 14, 17 (додаток 13), в яких від руки чорнилом (пастою) розбірливо робиться відповідний запис із зазначенням дати і прізвища працівника, який зробив перевірку, або проставляється один з іменних штампів N 15, 16, 22 (додаток 13). Коли встановлено, що відбитки пальців рук належать особі, що перевіряється, проставляється штамп N 8 (додаток 13);