Про забезпечення організації доступності населення до нотаріальних послуг та поліпшення роботи з надання таких послуг

Відповідно до статті 2-1 Закону України "Про нотаріат" та з метою забезпечення доступності населення до нотаріальних послуг та поліпшення роботи з надання таких послуг

1. Начальникам територіальних органів Міністерства юстиції:

1) з метою поліпшення роботи з надання нотаріальних послуг населенню посилити контроль за дотриманням встановлених вимог щодо організації роботи державних нотаріальних контор шляхом:

перегляду та за необхідності розробки нових графіків роботи державних нотаріальних контор та графіків прийому громадян у державних нотаріальних конторах з урахуванням навантаження, зручності та доступності населення до нотаріальних послуг;

установлення загальних вихідних днів для державних нотаріальних контор - неділя та понеділок, а за наявності декількох державних нотаріальних контор в одному населеному пункті установлення для таких державних нотаріальних контор різних вихідних днів (субота, неділя або неділя, понеділок);

установлення прийому громадян у суботу в державних нотаріальних конторах, вихідними днями для яких є неділя і понеділок;

здійснення прийому громадян у державних нотаріальних конторах протягом робочого дня. У багатоскладових державних нотаріальних конторах встановлення перерви для відпочинку та харчування організувати таким чином, щоб державна нотаріальна контора працювала безперервно протягом робочого дня;

2) установити тривалість роботи державних нотаріусів з архівними документами в державних нотаріальних конторах не більше 4 годин на тиждень;

3) переглянути та у разі потреби здійснити перерозподіл штатної чисельності державних нотаріальних контор залежно від кількості населення, яке обслуговується цими державними нотаріальними конторами;

4) з метою забезпечення належної організації роботи державних нотаріусів з оформлення нотаріальних документів, роботи з єдиними та державними реєстрами та архівними документами вирішити питання щодо введення додаткових штатних одиниць технічних працівників (друкарок, архіваріусів тощо) за рахунок коштів спеціального фонду, отриманих як плата за надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, не пов'язаних з вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру відповідно до Закону України "Про нотаріат", та в межах фонду заробітної плати, затвердженого в кошторисах установ за спеціальним фондом;

5) у разі відсутності всіх державних нотаріусів у державній нотаріальній конторі терміново покладати обов’язки щодо нотаріального обслуговування населення наказом начальника відповідного територіального органу Міністерства юстиціїї на іншу державну нотаріальну контору, місце розташування якої найбільш наближено до державної нотаріальної контори, яка тимчасово не працює у зв'язку з відсутністю державних нотаріусів, чи на державну нотаріальну контору, у якій існує оптимальна можливість для належного надання нотаріальних послуг.

Організувати нотаріальне обслуговування населення у приміщенні цієї державної нотаріальної контори, а також забезпечити здійснення прийому громадян державними нотаріусами з виїздом до населеного пункту, у якому розташована державна нотаріальна контора, що тимчасово не працює, або іншого населеного пункту, нотаріальне обслуговування населення якого здійснювала ця державна нотаріальна контора;

6) активізувати роботу виїзних громадських приймалень із залученням державних та приватних нотаріусів згідно з графіками, затвердженими начальниками територіальних органів Міністерства юстиції.

При цьому відповідні графіки роботи виїзних громадських приймалень затверджувати щокварталу;

7) інформувати населення, місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування, громадські приймальні з надання безоплатної первинної правової допомоги, а також засоби масової інформації про затверджені графіки роботи виїзних громадських приймалень.

Не пізніше ніж за 10 днів до здійснення виїзду громадської приймальні повідомляти про проведення такого заходу населення, місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування, громадську приймальню з надання безоплатної первинної правової допомоги відповідної адміністративно-територіальної одиниці;

8) з метою проведення постійної та ефективної правороз’яснювальної роботи серед населення з питань вчинення нотаріальних дій:

забезпечити організацію роботи з підготовки відповідних публікацій та виступів на радіо, телебаченні працівниками територіальних органів Міністерства юстиції із залученням державних та приватних нотаріусів;

розмістити найбільш актуальні роз’яснення чи публікації безпосередньо в приміщеннях державних нотаріальних контор та в приміщеннях, де розміщені робочі місця приватних нотаріусів;

здійснювати розсилку найбільш актуальних роз’яснень чи публікацій до місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування для розміщення в доступних для користування населення місцях (сільські ради, сільські клуби, бібліотеки тощо) та до громадських приймалень з надання безоплатної первинної правової допомоги;

оновити зразки документів, необхідних для відчуження рухомого та нерухомого майна, оформлення спадкових прав, їх охорони тощо, та надати ці матеріали головам сільських, селищних, міських рад для розміщення в доступних для користування населення місцях та в громадських приймальнях з надання безоплатної первинної правової допомоги;

забезпечити можливість надання консультацій на офіційних веб-сторінках територіальних органів Міністерства юстиції в режимі "питання - відповідь" за допомогою засобів електронної пошти;

розміщувати публікації, роз’яснення та зразки документів на офіційних веб-сторінках територіальних органів Міністерства юстиції;

контролювати ефективне функціонування, а у разі відсутності забезпечити створення "гарячих ліній" з питань організації роботи та діяльності державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів, забезпечення населення нотаріальними послугами та скласти графіки їх проведення;

9) з метою впровадження системного та обов’язкового підвищення кваліфікації посадових осіб органів місцевого самоврядування щодо вчинення ними нотаріальних дій та роботи з єдиними та державними реєстрами, що функціонують у системі Міністерства юстиції України, затвердити графіки проведення навчань вказаних осіб та забезпечити участь у них державних та приватних нотаріусів, а також забезпечити надання їм у межах компетенції методичної допомоги;

10) забезпечити державні нотаріальні контори необхідними технічними засобами для поліпшення роботи з єдиними та державними реєстрами, що діють у системі Міністерства юстиції України;

11) забезпечити виконання вимог цього наказу та про їх виконання і проведену роботу поінформувати Міністерство юстиції України до 01 вересня 2014 року.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 30 травня 2008 року № 914/5 "Про поліпшення роботи з надання нотаріальних послуг населенню", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 31 травня 2008 року за № 489/15180 (зі змінами).

3. Начальникам територіальних органів Міністерства юстиції забезпечити належне виконання цього наказу.

4. Департаменту нотаріату та фінансового моніторингу подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Алексєєва І.С.