Про затвердження Інструкції з підготовки, проведення контрольних заходів з питань фінансово-господарської діяльності та реалізації їх матеріалів у митній службі України

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 N 685 "Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю" і з урахуванням вимог Стандартів державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, затверджених наказом Головного контрольно-ревізійного управління України від 09.08.2002 N 168 і зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 17.09.2002 за N 756/7044, і наказом Головного контрольно-ревізійного управління України від 13.07.2004 N 185, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28.07.2004 за N 940/9539, з метою поліпшення фінансової дисципліни в митній службі України

1. Затвердити Інструкцію з підготовки, проведення контрольних заходів з питань фінансово-господарської діяльності та реалізації їх матеріалів у митній службі України, що додається.

2. Директору Департаменту правового забезпечення Очичу Ю.М. забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Установити, що цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

1.1. Цю Інструкцію розроблено на підставі постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 N 685 "Про здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю" з урахуванням вимог стандартів державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, затверджених наказом Головного контрольно-ревізійного управління України від 09.08.2002 N 168 і зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 17.09.2002 за N 756/7044, і наказом Головного контрольно-ревізійного управління України від 13.07.2004 N 185, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28.07.2004 за N 940/9539, з метою забезпечення дотримання фінансової дисципліни в митній службі України.

Інструкція визначає порядок підготовки й проведення посадовими особами контрольно-ревізійних підрозділів Державної митної служби України, регіональних митниць, митниць, спеціалізованих митних установ та організацій (далі - митні органи), яких наділено відповідними повноваженнями, контрольних заходів і реалізації їх матеріалів у митній службі України.

1.2. Діяльність контрольно-ревізійних підрозділів митних органів спрямовується на здійснення внутрішнього фінансового контролю, на забезпечення керівництва митних органів достовірною інформацією про використання в них фінансових ресурсів, на оцінку ефективності їх господарської діяльності, на виявлення й попередження порушень, що перешкоджають законному та ефективному використанню державного майна, бюджетних коштів.

1.3. Метою здійснення внутрішнього фінансового контролю є:

аналіз фінансово-господарської діяльності; цільового й економного використання бюджетних коштів; збереження державного майна; економного використання фінансових і матеріальних ресурсів; виконання планових завдань; достовірності даних бухгалтерського обліку й фінансової звітності та правильності ведення останніх;

забезпечення усунення порушень фінансової дисципліни, відшкодування заподіяних збитків;

ужиття заходів до запобігання фінансовим порушенням.

1.4. Під час організації та проведення в митній службі України внутрішнього фінансового контролю контрольно-ревізійним підрозділам належить керуватися положеннями Конституції, законів, Митного кодексу України, актів Президента й Кабінету Міністрів України, рішеннями колегії та вимогами наказів Держмитслужби України, іншими нормативно-правовими актами з питань фінансово-господарської діяльності й цією Інструкцією (далі - нормативно-правові акти).

1.5. Терміни вживаються в цій Інструкції в такому значенні:

вибіркова перевірка - перевірка об'єкта контролю, яка обмежується проміжком часу, за який проводиться перевірка, або кількістю документів, що підлягають контролю;

довідка - офіційний документ, що складається за результатами ревізії/перевірки окремих питань фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю;

додаткова документація - документи, що оформлені як додатки до офіційної документації і підтверджують підсумки досліджень за окремими напрямами або етапами контрольного заходу, а також зафіксовані в офіційному документі;

документація об'єкта контролю - первинні та зведені бухгалтерські документи, облікові регістри, меморіальні ордери, головні й касові книги, матеріали інвентаризацій, фінансова звітність, а також розпорядчі документи об'єкта контролю, його керівництва з питань, пов'язаних з організацією бухгалтерського обліку й фінансової звітності тощо;

документування результатів контрольного заходу - формування масиву документально зафіксованої інформації констатувального й аналітичного характеру, що повинна забезпечувати розкриття теми контрольного заходу;

збитки - грошові або матеріальні витрати, проведені митним органом без законних підстав; утрата чи пошкодження його майна; неотримані компенсаційні виплати; неотримані доходи, які він одержав би, якби зобов'язання боржника були виконані в межах строку позовної давності;

контрольний захід - ревізія, перевірка, оцінка чи вивчення посадовими особами контрольно-ревізійного підрозділу фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю, пов'язаної з використанням бюджетних коштів, державного й комунального майна;

контрольно-ревізійний підрозділ - підрозділ або посадова особа митного органу, наділені повноваженнями на здійснення організації та проведення в митній службі України внутрішнього фінансового контролю;

об'єкт контролю - митний орган, у якому проводиться контрольний захід;

офіційна документація - службовий двосторонній документ (акт, довідка), що підтверджує проведення контрольного заходу, відображає його результати та є носієм інформації про виявлені й систематизовані за економічною однорідністю недоліки у фінансово-господарській діяльності об'єкта контролю, про порушення законодавства України посадовими особами об'єкта контролю; супровідна документація офіційного характеру;

перевірка - обстеження й вивчення окремого напряму фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю;

планові контрольні заходи - заходи, включені до відповідних планів проведення контрольно-ревізійних заходів;

позапланові контрольні заходи - заходи, що не включені до відповідних планів проведення контрольно-ревізійних заходів і здійснюються в межах компетенції контрольно-ревізійного підрозділу за дорученнями керівника митного органу, зверненнями органів державної влади (у тому числі правоохоронних органів) та органів місцевого самоврядування, суб'єктів господарювання і громадян;

програма контрольного заходу - документ, що визначає тему й основні завдання та питання контрольного заходу;

ревізія - система організаційно-контрольних заходів, здійснюваних контрольно-ревізійним підрозділом з метою повної та всебічної оцінки фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю, виявлення в ній недоліків і порушень, а також запобігання їм у майбутньому;

робочий план - документ, що складається на основі програми контрольного заходу й визначає конкретні завдання та їх виконавців, строк виконання цих завдань;

робочі матеріали - допоміжні неофіційні записи, у яких посадова особа, що здійснює контрольний захід, фіксує отриману в його процесі інформацію;

супровідна документація - листування з питань діяльності об'єкта контролю;

тематична перевірка - перевірка здійснення однорідних господарських операцій, що проводиться на підставі єдиної програми перевірки й може охоплювати декілька об'єктів контролю;

фінансова дисципліна - дотримання об'єктом контролю визначених нормативно-правовими актами фінансово-правових норм.

2.1. Основним завданням є контроль:

дотримання фінансово-бюджетної, кошторисної дисципліни; збереження й цільового використання бюджетних коштів і коштів державних цільових фондів;

стану збереження й використання державного майна;

ефективності використання матеріальних і фінансових ресурсів; своєчасності документального оформлення господарських операцій; а також з'ясування причин ненормованих витрат і втрат;

правильності ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності; своєчасності й повноти відображення в обліку фінансових, кредитних і розрахункових операцій, а також законності їх здійснення; виконання зобов'язань перед бюджетами й кредиторами;

стану дебіторської і кредиторської заборгованості;

стану виконання заходів, спрямованих на усунення недоліків, виявлених попередньою ревізією чи перевіркою;

дотримання встановленого порядку закупівлі товарів (робіт, послуг) за державні кошти;

інших питань діяльності митного органу в межах компетенції контрольно-ревізійного підрозділу.

2.2. Внутрішній фінансовий контроль здійснюється контрольно-ревізійним підрозділом у формі ревізій, перевірок (тематичних, вибіркових) фінансово-господарської діяльності.

3.1. Контрольні заходи в митній службі України проводяться, як правило, на підставі планів проведення контрольних заходів, проекти яких складаються на півріччя, затверджуються керівниками митних органів і повинні містити інформацію про:

тему контрольного заходу;

назву об'єкта контролю й місце його розташування;

строк проведення такого контрольного заходу;

період, за який перевірятиметься об'єкт контролю, а також перелік суб'єктів державного фінансового контролю (за їх згодою), які братимуть участь у проведенні контрольних заходів.

3.2. Проекти планів проведення контрольних заходів складаються на відповідне півріччя контрольно-ревізійним підрозділом митного органу.

3.3. Проекти планів проведення контрольних заходів контрольно-ревізійним підрозділом Держмитслужби України складаються цим підрозділом та подаються на затвердження Голові Держмитслужби України:

до 25 грудня - на I півріччя наступного року;

до 25 травня - на II півріччя поточного року.

Для запобігання дублюванню контрольних заходів контрольно-ревізійний підрозділ Держмитслужби України подає затверджені плани проведення таких заходів на погодження до Головного контрольно-ревізійного управління України (далі - ГоловКРУ) у встановленому ним порядку.

План проведення контрольних заходів на відповідне півріччя надсилається контрольно-ревізійним підрозділом Держмитслужби України об'єктам контролю протягом 3 робочих днів після його погодження ГоловКРУ.

3.4. Контрольно-ревізійний підрозділ регіональної митниці, митниці, спеціалізованої митної установи, організації надсилає проект плану проведення контрольних заходів на погодження до контрольно-ревізійного підрозділу Держмитслужби України:

до 15 грудня - на I півріччя наступного року;

до 15 травня - на II півріччя поточного року.

Після погодження контрольно-ревізійним підрозділом Держмитслужби України проект плану проведення контрольних заходів подається на затвердження керівникові митного органу, спеціалізованої митної установи, організації, у складі якого (якої) перебуває цей підрозділ, після чого подається на погодження до регіонального органу ГоловКРУ.

Копія плану проведення контрольних заходів, погодженого територіальним органом ГоловКРУ, надсилається протягом 3 робочих днів до контрольно-ревізійного підрозділу Держмитслужби України та об'єктам контролю.

3.5. Об'єкти контролю включаються до проекту плану проведення контрольних заходів з урахуванням установленої періодичності проведення таких заходів.

До плану проведення контрольних заходів не включаються об'єкти контролю, у яких:

- попередній контрольний захід з тих самих питань проводився менше ніж один рік тому;

- контрольний захід проведено державними контрольними органами з тих самих питань і за той самий період.

3.6. Унесення змін до плану проведення контрольних заходів здійснюється в тому ж порядку, що і його затвердження.

3.7. Планові контрольні заходи проводяться з періодичністю не рідше одного разу на три роки.

Позаплановий контрольний захід може бути проведений за окремим дорученням керівника митного органу або за зверненнями державних органів (у тому числі правоохоронних).

Порядок проведення контрольних заходів у митній службі України за зверненнями правоохоронних органів визначено Стандартом державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна - 9 "Взаємодія з правоохоронними органами", затвердженим наказом ГоловКРУ України від 13.07.2004 N 185 і зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28.07.2004 за N 940/9539.

Про рішення щодо проведення позапланового контрольного заходу контрольно-ревізійний підрозділ митного органу інформує ГоловКРУ (територіальний орган ГоловКРУ) за 10 днів до початку такого заходу.

4.1. Проведенню контрольного заходу має передувати підготовка, яка передбачає вивчення наявних у підрозділах митного органу матеріалів, що стосуються фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю. Матеріали й пропозиції за конкретним напрямом фінансово-господарської діяльності такого об'єкта подаються контрольно-ревізійному підрозділу за його зверненням начальниками відповідних підрозділів митного органу. На підставі таких документів контрольно-ревізійним підрозділом розробляється програма контрольного заходу.

4.2. Кандидатура голови комісії для проведення контрольного заходу контрольно-ревізійним підрозділом Держмитслужби України визначається Головою Держмитслужби України за поданням начальника цього підрозділу.

Кандидатури голів комісій для проведення контрольних заходів у регіональних митницях, митницях, спеціалізованих митних установах та організаціях визначаються їх керівниками.

4.3. Проведення планового чи позапланового контрольного заходу призначається наказом митного органу.

4.4. Наказ про проведення контрольного заходу повинен містити відомості про:

посади, прізвища, імена й по батькові членів комісії з проведення контрольного заходу (далі - комісія);

назву об'єкта контролю;

підставу для проведення контрольного заходу;

період, за який перевірятиметься діяльність об'єкта контролю;

строк проведення контрольного заходу;

строк, у який керівник контрольно-ревізійного підрозділу повинен доповісти керівництву про результати контрольного заходу.

4.5. Програма проведення контрольного заходу затверджується наказом митного органу про проведення контрольного заходу. Форму Зразкової програми проведення контрольного заходу з питань фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю наведено в додатку 1 до цієї Інструкції.

4.6. Копія наказу Держмитслужби України про проведення планового контрольного заходу разом з програмою його проведення надсилається об'єктові контролю та одночасно до регіональних митниць, митниць, спеціалізованих митних установ і організацій, посадові особи яких залучені до проведення контрольного заходу.

4.7. Склад комісії формується керівником контрольно-ревізійного підрозділу з посадових осіб цього підрозділу.

В окремих випадках до складу комісії з проведення контрольних заходів можуть бути залучені атестовані працівники підрозділів Держмитслужби України (при проведенні таких заходів контрольно-ревізійним підрозділом Держмитслужби України) та/або посадові особи інших митних органів.

Начальники підрозділів митних органів несуть відповідальність за кваліфікаційний рівень посадових осіб, що залучаються до складу комісії.

До участі в проведенні контрольних заходів можуть залучатися спеціалісти інших органів державної влади з питань, що входять до компетенції таких органів (за згодою їх керівників).

4.8. З метою попередження порушень посадовими особами, що здійснюють контрольний захід, вимог законодавства, прав посадових осіб об'єкта контролю контрольно-ревізійний підрозділ при формуванні складу комісії та проведенні таких заходів забезпечує:

ознайомлення членів комісії з нормативно-правовими актами, що встановлюють відповідальність за неправомірні дії або бездіяльність;

нагляд за виконанням посадових обов'язків членами комісії;

недопущення залучення до проведення контрольного заходу посадових осіб, що мають родинні зв'язки з посадовими особами об'єкта контролю, діяльність яких перевіряється, або попередньо працювали на об'єкті контролю на керівних посадах;

участь у його проведенні не менше ніж трьох членів комісії.

4.9. Строк проведення контрольного заходу визначається з урахуванням обсягу роботи, яку потрібно виконати під час проведення контрольного заходу, але не може перевищувати 30 робочих днів.

В окремих випадках, у разі особливої складності контрольного заходу, цей строк за доповідною запискою голови комісії може бути продовжений керівником митного органу на строк не більше 15 календарних днів, про що видається наказ, який надсилається об'єктові контролю, митним органам, посадові особи яких залучено до проведення контрольного заходу.

4.10. На підставі програми проведення контрольного заходу головою комісії складається робочий план його проведення, форму якого наведено в додатку 2 до цієї Інструкції. Під час проведення контрольного заходу до робочого плану головою комісії можуть вноситися за наявності виняткових підстав зміни та доповнення.

5.1. Члени комісії мають право:

контролювати на об'єкті контролю результати виконання кошторисів, грошові, фінансові, бухгалтерські та інші документи та перевіряти наявність коштів і цінностей, а в разі виявлення підробок документів та інших зловживань - вилучати такі документи до закінчення контрольного заходу, залишаючи в справі об'єкта контролю акт про вилучення або реєстри вилучених документів, копії вилучених документів;

контролювати правильність списання палива, інших матеріальних цінностей, а також розрахунків за спожиту тепло- та електроенергію, повноту оприбуткування грошових і матеріальних цінностей, вимагати від керівника об'єкта контролю здійснення контрольних обмірів виконаних робіт;

вимагати від керівника об'єкта контролю проведення інвентаризації основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, перевірки наявних коштів і розрахунків, у разі потреби - опечатувати каси й касові приміщення, склади, комори, сховища, архіви тощо;

вимагати від керівника об'єкта контролю, щоб матеріально відповідальні особи обов'язково брали участь у проведенні інвентаризації, перевірки довірених їм цінностей, у контрольних обмірах виконаних робіт, в інших аналогічних діях, спрямованих на перевірку стану збереження грошових коштів і матеріальних цінностей та на перевірку діяльності матеріально відповідальних осіб, і засвідчували своїми підписами результати інвентаризації, перевірки;

безперешкодного доступу в приміщення всіх підрозділів об'єкта контролю, у зони митного контролю в пунктах пропуску через державний кордон України, приміщення складів митних органів для їх обстеження та з'ясування питань, пов'язаних з проведенням контрольного заходу;

отримувати від посадових осіб об'єкта контролю письмові пояснення з питань, що виникають у ході проведення контрольного заходу;

вимагати від керівників та відповідальних посадових осіб об'єкта контролю усунення встановлених порушень і виявлених недоліків.

5.2. Члени комісії зобов'язані:

неухильно дотримувати вимог нормативно-правових актів;

проводити контрольний захід відповідно до програми та робочого плану його проведення;

неухильно дотримувати повноти, об'єктивності під час проведення контрольного заходу, достовірності та доказовості його результатів;

надати керівникові об'єкта контролю за один робочий день до закінчення контрольного заходу один примірник офіційного документа для ознайомлення, підписання й прийняття рішення про усунення виявлених порушень і недоліків;

на будь-якій стадії ревізій (перевірки) приймати від посадових осіб об'єкта контролю детальні письмові пояснення обставин, мотивів, причин і умов учинення порушень, долучати ці пояснення до матеріалів контрольного заходу.

5.3. Члени комісії несуть відповідальність згідно із законодавством за:

відповідність фактів, зазначених в офіційній документації, реальному станові справ;

зловживання владою чи службовим становищем або перевищення такої влади чи службових повноважень;

використання свого службового становища з корисливою метою, а також за дії/бездіяльність, що відповідно до законодавства вважаються корупційними;

упереджене або прихильне ставлення до конкретної посадової особи об'єкта контролю, якщо це призвело до певних правових наслідків (викривлення інформації про реальний стан справ, приховування отриманої інформації про факти правопорушень тощо).

6.1. Посадові особи об'єкта контролю, діяльність яких перевіряється, мають право:

на будь-якій стадії проведення контрольного заходу подавати комісії усні та письмові заяви, зауваження, пояснення з питань, з яких проводиться такий захід;

надавати пояснення з питань, що стосуються державної таємниці, з урахуванням вимог Закону України від 21.09.99 N 1079 "Про державну таємницю";

інші права, передбачені нормативно-правовими актами, чинними на момент перевірки.

6.2. Керівник об'єкта контролю або особа, що його заміщує, керівник відповідного підрозділу цього об'єкта також мають право:

вимагати від голови комісії надання примірника офіційного документа про результати контрольного заходу для ознайомлення, підписання та забезпечення усунення виявлених порушень і недоліків;

у разі незгоди з викладеними в офіційному документі фактами подавати мотивовані письмові зауваження або заперечення до нього й вимагати їх розгляду на засіданні комісії з долученням цих матеріалів як додатків до такого документа;

оскаржувати дії членів комісії до керівника митного органу, за наказом якого було призначено проведення контрольного заходу.

6.3. Керівник об'єкта контролю зобов'язаний:

забезпечити членам комісії належні умови для ефективного проведення контрольного заходу, а саме: надати інформацію, матеріали (довідки, статистичні дані), документи (копії та витяги з документів), технічне оснащення й транспортні засоби разом з обслуговуючим персоналом, окремі приміщення з технічним оснащенням і засобами зв'язку;

на вимогу голови комісії проводити інвентаризацію матеріальних цінностей, грошових коштів і розрахунків, не перешкоджати опечатуванню кас і касових приміщень, складів, комор, архівів, інших сховищ, брати на відповідальне зберігання документи, що підтверджують факти зловживань;

уживати невідкладних заходів для усунення виявлених у ході контрольного заходу порушень і недоліків для відшкодування завданих збитків та притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у вчиненні порушень, у встановленому законодавством порядку.

7.1. Контрольний захід проводиться відповідно до програми та робочого плану проведення такого заходу.

7.2. На початку проведення контрольного заходу голова комісії представляє її членів керівному складу об'єкта контролю та ознайомлює зі змістом наказу про проведення контрольного заходу, а також визначає місця роботи членів комісії.

Члени комісії зобов'язані пред'явити свої посвідчення посадових осіб митної служби України.

7.3. Голова комісії повинен ознайомити членів комісії з умовами й особливостями роботи об'єкта контролю, учинити дії з організації проведення контрольного заходу та створення умов для його проведення.

7.4. Якщо на початку проведення контрольного заходу буде встановлено, що на об'єкті контролю відсутній належний бухгалтерський облік, що унеможливлює якісне проведення контрольного заходу, то голова комісії інформує про це керівника митного органу, наказом якого було призначене проведення контрольного заходу. Після чого головою комісії пред'являються керівнику об'єкта контролю у письмовому вигляді вимоги про приведення стану обліку у відповідність до норм законодавства із встановленням конкретного строку виконання зазначеного. У такому разі контрольний захід слід розпочати після поновлення обліку. Члени комісії не повинні поновлювати облік на об'єкті контролю.

7.5. Контрольний захід проводиться шляхом перевірки дотримання посадовими особами об'єкта контролю положень нормативно-правових актів, що регулюють питання використання бюджетних коштів і державного майна, ведення бухгалтерського обліку тощо; уважного й усебічного вивчення бухгалтерських та інших документів; перевірки правильності відображення (проведення) обліку операцій з готівкою та матеріальними цінностями; проведення зустрічних перевірок у встановленому законодавством порядку на підприємствах постачальників при здійсненні заходів, узгоджених з органами державного фінансового контролю; перевірки правильності застосування норм витрат матеріалів; перевірки зберігання готівки й матеріальних цінностей, а також їх інвентаризації; ретельної перевірки правильності віднесення витрат на видатки, правильності розрахунків з бюджетом тощо.

7.6. При виявленні фактів порушень вимог нормативно-правових актів, фактів незаконного й нецільового витрачання бюджетних коштів, а також інших порушень фінансової дисципліни або зловживань члени комісії повинні відібрати письмові пояснення від посадових осіб об'єкта контролю (на ім'я керівника митного органу, наказом якого було призначене проведення контрольного заходу), винних у виявлених порушеннях і зловживаннях, а також установити відповідно до законодавства розмір заподіяних збитків, причини й обставини їх виникнення.

7.7. Як правило, за один робочий день до закінчення строку проведення контрольного заходу керівникові об'єкта контролю головою комісії подається для ознайомлення та підписання офіційний документ, оформлений відповідно до вимог глави 8 цієї Інструкції.

7.8. У разі потреби після закінчення проведення контрольного заходу або на прохання керівника об'єкта контролю результати проведеного заходу виносяться на обговорення керівного складу цього об'єкта контролю.

8.1. Документування результатів контрольного заходу здійснюється з метою надання керівництву митного органу, наказом якого було призначене проведення контрольного заходу, і керівництву об'єкта контролю повної та достовірної інформації про результати проведення заходу.

8.2. Матеріали контрольного заходу складаються з робочих матеріалів, офіційної, додаткової та супровідної документації.

8.3. Робочі матеріали складаються за темою контрольного заходу, містять результати досліджень, проведених посадовою особою, що здійснює контрольний захід, і використовуються при складанні офіційної документації.

Після завершення контрольного заходу робочі матеріали знищуються членом комісії, який безпосередньо їх склав (у разі, якщо офіційний документ підписаний керівником об'єкта контролю без заперечень або зауважень), за винятком передбачених законодавством випадків, що регламентують необхідність їх зберігання.

8.4. Офіційний документ умовно складається з таких частин:

вступної, у якій зазначаються: підстава для проведення контрольного заходу; прізвище, ім'я та по батькові, посада, місце роботи посадової особи, що його проводить; тема контрольного заходу; назва об'єкта контролю; місце розташування об'єкта контролю та загальні відомості про нього; дати початку й закінчення контрольного заходу; період, за який перевірявся об'єкт контролю; перелік посадових осіб, що здійснювали керівництво об'єктом контролю протягом цього періоду;

констатувальної, у якій зазначаються зміст, характер і результати контрольного заходу та яка може бути поділена на тематичні розділи за окремими напрямами чи етапами контрольного заходу.

Перший аркуш офіційного документа складається на бланку митного органу, який проводить контрольний захід.

8.5. Додаткова документація (зведені реєстри, розрахунки, пояснення тощо) є невід'ємною частиною офіційної документації.

8.6. Супровідна документація може мати характер:

офіційної (листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, суб'єктами господарювання й громадянами з питань, що стосуються результатів контрольного заходу; інші офіційні документи, оформлені після закінчення контрольного заходу);

неофіційної (внутрішні документи стосовно розгляду або оцінки результатів проведення контрольного заходу).

Супровідна документація, що має офіційний характер, є невід'ємною частиною офіційної документації.

8.7. При складанні офіційної та супровідної документації слід дотримувати таких принципів викладення інформації:

об'єктивності й обґрунтованості;

лаконічності, чіткості, вичерпності й системності;

ясності й доступності;

недопущення викладення інформації, яка безпосередньо не стосується фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю, або інформації, одержаної не в ході контрольного заходу, у тому числі з матеріалів правоохоронних органів;

недопущення включення різного роду припущень і не підтверджених документами даних про фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю;

недопущення надання правової або морально-етичної оцінки діям посадових осіб об'єкта контролю.

8.8. В офіційній та супровідній документації повинні бути зазначені обов'язкові реквізити: назва виду документа, дата, номер, місце складення, позначки про наявність додатків, підпис (підписи) уповноважених осіб.

При цьому результати:

ревізії оформлюються актом, який підписується головою комісії, керівником об'єкта контролю та його головним бухгалтером;

перевірки оформлюються довідкою, яка підписується головою комісії, керівником об'єкта контролю та його головним бухгалтером, але в усіх випадках виявлення порушень положень нормативно-правових актів, а також зловживань, приписок, викривлення бухгалтерського обліку й фінансової звітності, заподіяння збитків державі тощо за результатами перевірки повинен складатися акт;

оцінки, вивчення оформлюються довідкою, яка підписується членами комісії та керівником об'єкта контролю.

8.9. Офіційний документ складається у двох примірниках.

Перший примірник залишається у контрольно-ревізійному підрозділі, другий примірник - у керівника об'єкта контролю.

У разі проведення контрольного заходу контрольно-ревізійним підрозділом регіональної митниці, митниці, спеціалізованої митної установи чи організації офіційний документ складається в трьох примірниках. Третій примірник офіційного документа надсилається в тижневий строк після закінчення контрольного заходу до контрольно-ревізійного підрозділу Держмитслужби України.

За наявності зауважень або заперечень, викладених в офіційному документі, керівник об'єкта контролю або головний бухгалтер у день підписання цього документа (але не пізніше дня закінчення контрольного заходу) вчиняє на ньому перед своїм підписом запис щодо наявності зауважень і має право протягом 5 наступних робочих днів подати на ім'я голови комісії письмові зауваження або заперечення.

При надходженні зауважень або заперечень до офіційного документа в строк, що перевищує 5 робочих днів з дати вручення (надіслання) його для ознайомлення, рішення про їх розгляд приймає керівник митного органу.

Голова комісії розглядає надані зауваження або заперечення та готує в строк, що не перевищує 15 робочих днів, письмовий висновок за зауваженнями (запереченнями) до офіційного документа, форму якого наведено в додатку 3 до цієї Інструкції.

Контрольно-ревізійний підрозділ надсилає висновок об'єкту контролю.

8.10. Офіційний документ складається на підставі довідок, наданих членами комісії.

Кожна довідка складається й підписується членом комісії, що здійснював контрольний захід за напрямом, визначеним робочим планом, і керівником відповідного підрозділу об'єкта контролю.

Довідка повинна повною мірою відображати результати проведення контрольного заходу за питаннями, визначеними робочим планом. Особлива увага приділяється виявленим недолікам, чітко зазначаються реквізити нормативно-правового акта, вимоги якого порушено; установлюються причини виникнення порушень і недоліків, посадові особи, унаслідок дій (бездіяльності) яких вони стали можливими.

У довідці повинно бути зазначено, які саме документи об'єкта контролю перевірено, за який період і яким методом (вибірковим, суцільним).

Кожний член комісії окремо до довідки має право додати особисті пропозиції щодо можливих шляхів усунення виявлених порушень і недоліків.

8.11. У разі відмови керівника, головного бухгалтера об'єкта контролю від ознайомлення з офіційним документом і від його підписання голова комісії складає про це Акт про відмову від підписання офіційного документа (форма якого наведена в додатку 4 до Інструкції) за підписами не менше ніж 3 членів комісії і вчиняє про це запис в офіційному документі. Після цього голова комісії має право здійснити належні заходи щодо реалізації матеріалів контрольного заходу.

8.12. Голова комісії повинен детально ознайомитися з матеріалами контрольного заходу, оцінити повноту та якість розкриття теми (тем) контрольного заходу та прийняти рішення про достатність або необхідність їх допрацювання.

8.13. Про прийняте рішення голова комісії повідомляє членів комісії та в разі потреби визначає конкретні вимоги щодо допрацювання матеріалів контрольного заходу. Члени комісії повинні допрацювати матеріали, викладені в довідках, і в установлений головою комісії строк подати йому для узагальнення.

8.14. Якщо до закінчення контрольного заходу потрібно вжити невідкладних заходів для усунення порушень, відшкодування заподіяних державі збитків або притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у виявлених порушеннях чи збитках, то комісією складається відповідний акт про це, а від винних посадових осіб об'єкта контролю витребовуються необхідні пояснення. При потребі додаткової перевірки фактів, викладених у такому акті, керівник об'єкта контролю за поданням голови комісії або з власної ініціативи приймає (відповідно до своєї компетенції) рішення про проведення службового розслідування. Відомості про зазначене включаються до офіційного документа.

8.15. В офіційній документації, що складається головою комісії, підлягають відображенню матеріали контрольного заходу, складені всіма членами комісії, або результати спільних контрольних заходів із суб'єктами державного фінансового контролю.

Офіційна документація формується на підставі перевірених даних і фактів, які випливають з оригіналів документів об'єкта контролю, даних про результати проведення зустрічних перевірок, а також пояснень, наданих посадовими особами цього об'єкта, тощо.

8.16. Якщо виявлено факти порушення вимог нормативно-правових актів, то в офіційній документації зазначається, положення якого нормативно-правового акта порушено.

8.17. Якщо на одному об'єкті контролю одночасно проводяться контрольні заходи посадовими особами різних суб'єктів державного фінансового контролю, то голова комісії може застосовувати положення пунктів 15-18 Стандарту державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна - 4, затвердженого наказом ГоловКРУ від 09.08.2002 N 168 "Стандарт державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна - 4 Документування результатів та формування матеріалів контрольних заходів, порядок їх опрацювання і використання" і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.2002 за N 759/7047.

8.18. Справа з матеріалами контрольного заходу формується відповідно до структури, визначеної в додатку 5 до цієї Інструкції. Опис справи фінансово-господарської діяльності складається за формою, наведеною в додатку 6 до цієї Інструкції.

8.19. До справи обов'язково додається Розшифровка результатів ревізії/перевірки, форму якої наведено в додатку 7 до цієї Інструкції.

8.20. Оформлений належним чином офіційний документ з усіма додатками залишається на зберіганні в контрольно-ревізійному підрозділі до закінчення строку зберігання, після чого передається в установленому порядку до архіву.

9.1. У строк, установлений наказом про проведення контрольного заходу, керівник контрольно-ревізійного підрозділу письмово доповідає керівнику митного органу, що видав цей наказ, про результати його проведення з конкретними пропозиціями щодо шляхів (форм) реалізації матеріалів.

9.2. Керівник об'єкта контролю у разі відсутності заперечень або зауважень до офіційного документа за результатами контрольного заходу зобов'язаний протягом 7 робочих днів з дня підписання офіційного документа провести розгляд результатів проведення контрольного заходу, розробити план заходів щодо усунення виявлених порушень і недоліків із зазначенням конкретних строків їх усунення та притягнути в межах своєї компетенції до відповідальності підлеглих, винних у скоєні порушень. Форму Плану заходів щодо усунення порушень та недоліків, виявлених у ході ревізії (перевірки) фінансово-господарської діяльності, наведено в додатку 8 до цієї Інструкції.

Копії плану заходів щодо усунення виявлених порушень і недоліків, наказу про притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у виявлених порушеннях та недоліках, направляються протягом 20 днів з дня підписання офіційного документа до контрольно-ревізійного підрозділу митного органу, наказом якого було призначене проведення контрольного заходу.

Інформацію про стан виконання усунення виявлених порушень і недоліків об'єкти контролю надсилають щомісячно до 25-го числа місяця, наступного після місяця проведення перевірки, до контрольно-ревізійного підрозділу митного органу, за наказом якого проводився контрольний захід, до повного їх усунення.

9.3. Контрольно-ревізійний підрозділ Держмитслужби України готує в разі потреби в строк, що не перевищує одного місяця з дня підписання офіційного документа, проект наказу Держмитслужби України за його результатами й після підписання його Головою Держмитслужби України направляє наказ керівнику об'єкта контролю.

9.4. При виявленні порушень законодавства, що завдали збитків Держбюджету України, матеріали контрольних заходів за рішенням керівника митного органу передаються до правоохоронних органів.

Матеріали, що передаються до правоохоронних органів, повинні містити: супровідний лист про те, коли, ким і за який період проводився контрольний захід; інформацію про суть виявлених порушень і зловживань; перелік нормативно-правових актів, положення яких порушено; відомості про розмір завданих збитків; оригінали або належним чином завірені копії акта ревізії/перевірки, документів, що підтверджують факти виявлених зловживань; пояснення посадових осіб об'єктів контролю; висновки комісії за зауваженнями або запереченнями (за наявності) посадових осіб об'єктів контролю за актом ревізії/перевірки; перелік документів, що додаються до супровідного листа, та інше.

9.5. Копія офіційного документа, складеного за результатами контрольного заходу, з дозволу Голови Держмитслужби надсилається до ГоловКРУ на його обґрунтовану вимогу.

9.6. Далі контрольно-ревізійний підрозділ здійснює:

контроль за усуненням порушень та відшкодуванням збитків, виявлених у ході контрольних заходів;

підготовку оглядових та інформаційних листів за наслідками контрольних заходів щодо обміну досвідом у роботі;

супроводження матеріалів контрольних заходів при направленні їх до правоохоронних органів.

9.7. Керівник об'єкта контролю в тижневий строк після закінчення контрольного заходу суб'єктами державного фінансового контролю (ГоловКРУ, Державною податковою адміністрацією, їх територіальними органами та іншими контрольними органами, що мають на це відповідні повноваження) надсилає до контрольно-ревізійного підрозділу Держмитслужби України копію акта ревізії/перевірки.

10.1. Контрольно-ревізійні підрозділи за результатами проведених контрольних заходів щоквартально складають звіт за формою 11-ревізія та пояснювальну записку в порядку, установленому наказом ГоловКРУ від 11.03.2003 N 55 "Про затвердження форми звіту про контрольно-ревізійну роботу N 11 - ревізія та Інструкції щодо її заповнення", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21.03.2003 за N 232/7553. Перелік відомостей, що повинні міститися у пояснювальній записці до Звіту про контрольно-ревізійну роботу підрозділів внутрішнього фінансового контролю, наведено в додатку 9 до цієї Інструкції.

10.2. Контрольно-ревізійний підрозділ Держмитслужби подає щоквартально до 5-го числа місяця, що настає за звітним періодом, ГоловКРУ звіт та пояснювальну записку, яка містить узагальнену інформацію про виявлені факти порушень фінансової дисципліни та вжиття заходів щодо їх усунення.

10.3. Контрольно-ревізійні підрозділи регіональних митниць, митниць, спеціалізованих митних установ, організацій подають звіт та пояснювальну записку до 25-го числа останнього місяця звітного кварталу контрольно-ревізійному підрозділу Держмитслужби України.