Про затвердження Положення про організацію роботи архівів

Відповідно до частини другої статті 22 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та з метою регламентації організаційної роботи архівів

1. Затвердити Положення про організацію роботи архівів, що додається.

2. Департаменту взаємодії з органами влади та інформаційно-аналітичної роботи (Козловська Н.А.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

1. Це Положення встановлює вимоги щодо організації роботи для центральних державних архівів, центральних державних архівних установ, галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівних відділів міських рад, архівних установ сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду (далі - архів).

2. Управління архівом здійснюється його керівником та відповідними органами виконавчої влади (місцевого самоврядування).

3. В архіві розробляються: структура, положення про структурні підрозділи архіву, штатний розпис, кошторис, посадові інструкції працівників.

4. Положення про архів визначає загальні засади, підпорядкування, правову базу діяльності, профіль, завдання, функції, права.

Положення про центральні державні архіви, центральні державні архівні установи, галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, місцеві державні архівні установи розробляються і затверджуються у порядку, встановленому законодавством.

Положення про архівні установи сільських, селищних, міських рад для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, затверджуються відповідними органами місцевого самоврядування на підставі Типового положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02 червня 2014 року № 864/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05 червня 2014 року за № 592/25369.

Положення про архівний відділ міської ради затверджується відповідною міською радою на підставі Типового положення про архівний відділ міської ради, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 16 червня 2016 року № 1693/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 23 червня 2016 року за № 885/29015.

5. Структура архіву - документ, що визначає склад структурних підрозділів, розробляється з урахуванням завдань і функцій архіву та умов і особливостей його роботи.

Структуру архіву затверджує керівник архіву за погодженням з органом вищого рівня.

6. Загальні засади, завдання, функції, права структурних підрозділів архіву визначаються положеннями про структурні підрозділи архіву. Ці положення розробляються на основі положення про архів.

Положення про структурні підрозділи затверджуються наказом керівника архіву.

7. Штатний розпис архіву - документ, яким визначається перелік посад і професій працівників архіву із зазначенням їх кількості та складових їхньої заробітної плати відповідно до умов оплати праці.

Штатний розпис архіву складається згідно зі структурою архіву в межах встановленої граничної чисельності та фонду оплати праці працівників і затверджується керівником органу вищого рівня.

Штатний розпис архіву, затверджений у встановленому законодавством порядку, вводиться в дію наказом керівника архіву.

8. Кошторис архіву - основний плановий фінансовий документ архіву, яким на бюджетний період встановлюються повноваження щодо отримання надходжень і розподіл бюджетних асигнувань на взяття бюджетних зобов’язань та здійснення платежів для виконання архівом своїх функцій та досягнення результатів, визначених відповідно до бюджетних призначень.

9. Посадові інструкції працівників архіву усіх посад, що зазначені у штатному розписі, затверджуються керівником архіву.

10. Керівник архіву здійснює керівництво діяльністю архіву та відповідає за виконання покладених на архів завдань.

11. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції архіву, в ньому створюється колегія (дирекція). Склад колегії (дирекції) затверджується відповідним органом вищого рівня.

Положення про колегію (дирекцію) затверджується наказом керівника архіву.

Рішення колегії (дирекції) реалізовуються шляхом видання відповідного наказу керівника архіву.

12. В архіві на правах дорадчих органів створюються із залученням представників інших установ та наукової громадськості:

науково-методична рада - для розгляду питань науково-методичної та видавничої роботи;

експертно-перевірна (експертна) комісія - для розгляду питань, пов’язаних з визначенням цінності документів, віднесенням їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ), визначенням складу документів архіву, грошовою оцінкою документів НАФ;

комісія із розсекречування документів - для зняття обмежень доступу до документів архіву.

У разі необхідності в архіві можуть створюватись інші постійно діючі чи тимчасові ради та комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджуються наказом керівника архіву.

1. Планування роботи архіву - це визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до призначення і мети діяльності архіву.

2. Плани роботи архіву у розрізі основних напрямів його діяльності на рік складаються за формами, затвердженими наказом Укрдержархіву.

Водночас архів може розробляти окремі плани розвитку певних напрямів діяльності.

Форми планів роботи архіву, які не затверджуються Укрдержархівом, затверджуються наказом керівника архіву.

3. Планування здійснюється архівом самостійно на основі аналізу досягнутих результатів, перспективних планів розвитку архівної справи і діловодства та програм за окремими напрямами діяльності, виходячи з наявних та прогнозованих фінансових, матеріальних і трудових ресурсів, із врахуванням рекомендацій і доручень органів вищого рівня.

Планування в архіві починається з розроблення планів роботи структурних підрозділів.

4. Плани роботи архіву, складені за формами, затвердженими Укрдержархівом, включають показники, виконання яких ним контролюються. Ці плани складаються центральними державними архівами, центральними державними архівними установами, галузевими державними архівами, Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державними архівами областей, міст Києва і Севастополя, затверджуються директором відповідного архіву і надсилаються Укрдержархіву.

5. План розвитку архівної справи складається на основі плану роботи відповідного архіву.

Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім власних показників, у відповідних графах до плану включають зведені показники архівних відділів районних державних адміністрацій і архівних відділів міських рад, а також зведені показники в цілому по республіці, області, місту.

6. План роботи архіву є основним внутрішнім плановим документом, що визначає виконувані види робіт, їх обсяги і виконавців, вирішує питання координації діяльності структурних підрозділів, базується на розрахунку бюджету робочого часу, потрібного для виконання запланованих обсягів робіт, і передбачає організаційні заходи, необхідні для виконання поставлених завдань.

План роботи архіву може складатися з табличної (розрахункової) частини і текстової частини, в якій за встановленими напрямами розвитку архівної справи коротко обґрунтовуються і конкретизуються види й обсяги робіт, визначаються їх кінцеві результати, терміни (строки) виконання, основні організаційно-методичні заходи та виконавці. Текстова частина не повинна дублювати табличну (розрахункову).

Таблична (розрахункова) частина передбачає розрахунок бюджету робочого часу, резерв часу на виконання позапланових робіт.

Проєкт плану роботи архіву розробляється працівником, який відповідає за планування та звітність, на основі проєктів планів роботи структурних підрозділів і після обговорення на засіданні дорадчого органу затверджується керівником архіву.

7. План роботи структурного підрозділу архіву розробляється керівником структурного підрозділу, включає основні показники плану роботи архіву, що відповідають профілю підрозділу, а також інші види і обсяги робіт, що контролюються керівником підрозділу. Після затвердження плану роботи архіву, складеного на основі проєктів планів роботи структурних підрозділів, останні в разі необхідності доопрацьовуються і подаються на затвердження керівнику архіву.

8. План роботи працівника складається на основі плану роботи структурного підрозділу і затверджується керівником підрозділу.

1. Облік праці працівників архіву здійснюється з метою контролю за виконанням запланованих робіт і використанням робочого часу. В архіві ведеться табель обліку робочого часу, що є основою для контролю за станом трудової дисципліни і нарахування заробітної плати.

2. Контроль за виконанням планів та якістю роботи є складовою частиною управління архівом і здійснюється керівництвом архіву та його структурних підрозділів, а також органами вищого рівня. Результати контролю розглядаються на засіданнях колегії (дирекції) і доводяться до відома колективу працівників архіву.

3. Звіти є формою контролю за виконанням планів роботи. Звітні документи архіву у розрізі основних напрямів його діяльності за рік складаються за формами, затвердженими наказом Укрдержархіву. Також в архіві складаються паспорт архіву, звіт про стан і обсяг документів НАФ та іших архівних документів, що зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб - джерел формування НАФ, архівних установах, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права, приватних архівних зібраннях, які подаються Укрдержархіву.

Форми звітів про виконання планів роботи архіву, структурного підрозділу, працівника, які не затверджуються Укрдержархівом, затверджуються наказом керівника архіву.

4. Звіти про виконання планів роботи архіву, структурного підрозділу і працівника заповнюються щокварталу.

1. Ефективність праці в архіві забезпечується якісними добором та розстановкою кадрів, систематичним підвищенням їх кваліфікації, створенням сприятливих умов для роботи працівників, раціональним використанням матеріально-технічних ресурсів.

2. Добір кадрів, їх розстановка здійснюються відповідно до завдань архіву та вимог кваліфікаційних довідників посад. На основі структури і штатного розпису складається штатна розстановка, тобто розподіл працівників за структурними підрозділами і ділянками роботи, що затверджується керівником архіву.

Добір і розстановка кадрів здійснюються керівництвом архіву за участю керівників структурних підрозділів. При цьому враховується відповідність працівників кваліфікаційним вимогам, беруться до уваги їх ділові та особисті якості. Прийняття працівників на посади державних службовців здійснюється відповідно до вимог законодавства про державну службу.

Під час прийняття працівників на роботу до архіву їх ознайомлюють з посадовими обов’язками, правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовами праці та її оплати, а також з Правилами роботи архівних установ України, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.

3. З метою підвищення рівня знань і удосконалення професійних навичок систематично проводяться заходи з підвищення кваліфікації і післядипломної освіти працівників архіву. Зазначені заходи (організація стажування, семінарів, лекцій, курсів тощо) та участь у них працівників передбачаються у планах роботи архіву, структурного підрозділу та працівника.

4. З метою кращої організації праці, раціонального використання трудових ресурсів в архіві можуть застосовуватися суміщення професій (посад) і розширення зон обслуговування, які проводяться в порядку, визначеному законодавством про працю.

5. Керівництво архіву забезпечує сприятливі санітарно-побутові умови і охорону праці працівників архіву. Для цього відповідно до діючих санітарних норм і правил з урахуванням раціонального використання робочих площ, характеру виконуваних робіт, розташування виробничо-технічних комунікацій та шляхів транспортування документів виділяються робочі місця працівників, що оснащуються необхідним обладнанням, засобами індивідуального захисту та безпеки, оргтехнікою тощо.

В архіві забезпечуються дотримання правил протипожежної безпеки і правил користування засобами технічного оснащення, обов’язковий інструктаж працівників з протипожежної безпеки, техніки безпеки та охорони праці.

Наказом керівника встановлюється розпорядок робочого дня, що передбачає раціональний режим праці і відпочинку працівників, додержання вимог трудової та виробничої дисципліни, зручність обслуговування відвідувачів.

Адміністрація архіву і профспілковий чи інший уповноважений трудовим колективом орган можуть укладати колективний договір з дотриманням вимог, встановлених Кодексом законів про працю України.