Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Збройних Сил України

Перший примірник Іменного списку направляється до кадрового органу Генерального штабу, другий - підшивається до справи військової частини.

Копії Іменних списків на військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), вийшли з оточення або звільнені з заручників, направляються до штабів військових частин за місцем їхньої служби.

7.3. У разі загибелі (смерті) військовослужбовців, визволених з полону (після інтернування) або звільнених із заручників, на шляху прямування до резервної військової частини або під час перебування в ній на них складається окремий Іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені з заручників і на шляху прямування до резервних військових частин або під час перебування в них загинули (померли) (додаток 67).

7.4. Контроль за своєчасним і достовірним наданням резервними військовими частинами Іменних списків військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені з заручників і перебувають у резервних військових частинах, та Іменних списків військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені з заручників і на шляху прямування до резервних військових частин або під час перебування в них загинули (померли), покладається на начальників кадрових органів оперативних командувань, видів Збройних Сил.

7.5. Кадровий орган Генерального штабу після отримання Іменного списку військовослужбовців, які визволені з полону (після інтернування), звільнені з заручників або вийшли з оточення і перебувають у резервних військових частинах, зобов’язаний не пізніше п’яти днів після їх одержання повідомити районні (міські) військові комісаріати за місцем проживання сімей (близьких родичів) цих військовослужбовців про їхнє визволення, звільнення з заручників або вихід з оточення.

У повідомленні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові військовослужбовця, військове звання до потрапляння у полон або інтернування (виходу з оточення), або до захоплення в заручники, посада, яку займав до потрапляння у полон (інтернування), виходу з оточення або до захоплення в заручники, рік народження, яким військовим комісаріатом і коли прийнятий (призваний), час і місце визволення з полону (після інтернування), звільнення із заручників, виходу з оточення, місцезнаходження, куди звертатися за довідками.

7.6. Районний (об’єднаний, міський) військовий комісаріат після отримання від кадрового органу Генерального штабу повідомлень на військовослужбовців про їх визволення з полону (після інтернування), вихід із оточення або звільнення з заручників зобов’язаний внести до облікових документів необхідні зміни і не пізніше трьох днів після їх одержання усно або письмово повідомити про це сім’ю (близьких родичів) визволеного з полону (після інтернування), звільненого з заручників військовослужбовця, що вийшов з оточення, й одночасно анулювати раніше видане Сповіщення.

Після отримання районними (об’єднаними, міськими) військовими комісаріатами повідомлень про визволення з полону (після інтернування), звільнення з заручників або вихід із оточення військовослужбовців, прийнятих (призваних) іншими військовими комісаріатами, районні (міські) військові комісаріати зобов’язані не пізніше п’яти днів після їх одержання повідомити про це відповідні військові комісаріати за місцем прийняття (призову) цих військовослужбовців.

1.1. Особові справи обліковуються в Книзі обліку особових справ (додаток 68) у порядку загальної нумерації або за алфавітом залежно від кількості облікованих особових справ. Записи в книзі робляться чорнилами чорного (фіолетового) кольору в день одержання, складання або пересилки особових справ.

На кожну особову справу виписується Картка-замісник (додаток 69), яка зберігається в кишені обкладинки особової справи. За цими картками здійснюється контроль за поверненням до місця зберігання (сховища) особових справ, які були видані для роботи.

У військових частинах, з’єднаннях, органах військового управління особові справи зберігаються в алфавітному порядку. Особові справи офіцерів зберігаються окремо від особових справ осіб рядового, сержантського і старшинського складу.

У кадровому органі від оперативного командування і вище особові справи можуть зберігатися в порядку номерів, за якими вони обліковані в книзі обліку особових справ, або в алфавітному порядку. При пономерному зберіганні ведеться допоміжна картотека обліку особових справ, складена з Алфавітних карток обліку особових справ (додаток 70) за алфавітом. На військовослужбовців, які вибули з обліку, в алфавітних картках робиться запис, коли, кому і за яким номером вислано особову справу, після чого картка перекладається в довідкову (архівну) картотеку і зберігається п’ять років.

Дозволяється вести допоміжний облік особових справ за картками-замісниками, які вилучаються з особових справ і формуються в картотеки або за послужними картками. Якщо облік ведеться за послужними картками, номер особової справи записується простим олівцем у лівому верхньому кутку картки.

Облік і зберігання особових справ визначаються відповідно до вимог чинного законодавства.

1.2. Послужні картки, скорочені послужні картки не нумеруються і за книгами не обліковуються. Видача карток із картотек для тимчасового користування проводиться тільки під підпис у спеціальних облікових журналах (книгах).

У кадрових органах, які ведуть облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними картотеками (крім кадрових органів військових навчальних закладів), на військовослужбовців, знятих з обліку, замість висланих послужних карток виписуються скорочені послужні картки для довідкової (архівної) картотеки. У цих картках повинно бути вказано, куди, коли і за яким вихідним документом відправлено послужні картки.

Послужні картки на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби і виключених зі списків особового складу Збройних Сил, не пересилаються і не знищуються, а перекладаються в довідкову (архівну) картотеку. У них повинні бути записані дані про звільнення (виключення зі списків особового складу) із посиланням на накази по особовому складу.

Довідкові картотеки послужних карток та скорочених послужних карток формуються на кожну категорію військовослужбовців окремо.

Після закінчення встановлених строків зберігання послужних карток у довідковій картотеці або у разі розформування кадрових органів (де велися або зберігалися послужні картки) вони передаються для подальшого зберігання до Галузевого архіву. Скорочені послужні картки в довідковій (архівній) картотеці зберігаються п’ять років з дня їх виписки або перекладання з послужної картотеки, а після закінчення цього строку зберігання знищуються.

1.3. Штатно-посадові картки обліковуються в Книзі обліку штатно-посадових карток (додаток 71) і нумеруються окремо за кожну військову частину.

1.4. Записи в книгах обліку про одержання знову складених облікових документів на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а також відмітки про їх відправку або знищення робляться в день отримання, відправки або знищення документів.

1.5. Документи персонального обліку на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, переміщених по службі, пересилаються:

при зарахуванні в розпорядження особові справи і послужні картки - до кадрових органів, у розпорядження яких зараховані офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу;

при призначенні на посади: перші примірники особових справ - до штабів військових частин за новим місцем служби; другі примірники (на офіцерів) - до кадрових органів відповідної номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу; послужні картки - до кадрових органів, які ведуть облік переміщених офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за цими обліковими документами;

при вибутті на навчання з увільненням від займаної посади всі примірники особових справ і послужні картки - до відповідних військових навчальних закладів для їх зберігання і ведення;

після закінчення військових навчальних закладів особові справи і послужні картки - до кадрових органів залежно від місця призначення (зарахування у розпорядження) військовослужбовця;

при призначенні на посади до складу національних контингентів і зарахуванні на навчання до іноземних військових навчальних закладів (установ) з виключенням зі списків особового складу військової частини перші примірники особових справ - до штабів військових частин за новим місцем служби; другі примірники (на офіцерів) - до структурних підрозділів Збройних Сил, які ведуть їх облік і забезпечують супроводження і реалізацію заходів зазначеної діяльності;

при відрядженні до державних органів, установ і організацій для виконання завдань в інтересах оборони держави та її безпеки: другі примірники особових справ і послужні картки, які велися в оперативних командуваннях, видах Збройних Сил, - до кадрового органу Генерального штабу, перші примірники особових справ - до відповідного державного органу, установи і організації за дорученням кадрового органу Міністерства оборони;

при переміщенні з одного виду Збройних Сил, оперативного командування до іншого всі персональні облікові документи - до кадрових органів того виду Збройних Сил, оперативного командування, до яких переміщені офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу.

1.6. Пересилка документів персонального обліку ведеться тільки із супровідними листами із зазначенням причин пересилки в установлені строки:

із військових частин на переміщених і звільнених військовослужбовців - у день вручення припису про вибуття (на відряджених за телеграфним (електронним) розпорядженням - у день отримання витягу з наказу по особовому складу), а на військовослужбовців, виключених зі списків особового складу Збройних Сил, - не пізніше наступного дня після одержання витягу з наказу;

із військових частин, якщо припис про вибуття не вручається (довготривале відрядження, відпустка по догляду за дитиною до 3 (6) років, перебування на лікуванні), особові справи разом з приписом до місця призначення - не пізніше наступного дня після одержання витягу з наказу;

із кадрових органів - не пізніше семи днів після одержання наказу (витягу з наказу) про нове призначення (звільнення, виключення зі списків).

У приписах (відпускних квитках) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби, зазначається, коли і в який військовий комісаріат вислано їхні особові справи або куди вони будуть вислані.

1.7. На військовослужбовців, які закінчили військові навчальні заклади з присвоєнням первинних військових звань офіцерського складу, облікові документи надсилаються:

особові справи (перший примірник) - безпосередньо до тих військових частин, в які призначені випускники, другий примірник - до кадрового органу відповідної номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу;

послужні картки (перший примірник) - до кадрового органу Генерального штабу, другий примірник - до кадрового органу оперативного командування, виду Збройних Сил.

При присвоєнні випускникам військових навчальних закладів первинних військових звань осіб офіцерського складу запасу особова справа висилається до відповідного військового комісаріату за місцем прийняття особи на військовий облік, один примірник послужної картки - до кадрового органу Генерального штабу.

При присвоєнні іншій категорії громадян відповідно до Положення первинних військових звань офіцерського складу запасу послужні картки висилаються до кадрового органу, який веде облік усіх офіцерів запасу за послужними картками.

1.8. При звільненні офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу з військової служби їхні особові справи пересилаються:

перші примірники:

при звільненні в запас чи відставку з правом на пенсійне забезпечення - до обласних і прирівняних до них військових комісаріатів за вибраним місцем проживання. У ці особові справи повинні бути внесені відмітки фінансових органів про проведений розрахунок вислуги років. У розділ особових справ "Додаткові матеріали" обов’язково повинні бути підшиті свідоцтво про хворобу, витяги з наказів про звільнення і виключення зі списків особового складу військової частини, усіх видів забезпечення і розрахунки вислуги років для пенсії;

при звільненні в запас без права на пенсійне забезпечення - до районних (міських) військових комісаріатів за вибраним місцем проживання;

другі примірники:

на офіцерів - до районних (об’єднаних, міських) військових комісаріатів за вибраним місцем проживання. До цих примірників також долучаються витяги з наказів про звільнення і виключення зі списків особового складу військової частини, усіх видів забезпечення.

У випадку, коли офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу вибувають на облік не в ті військові комісаріати, які зазначені в наказах про звільнення, особові справи повинні висилатися до військових комісаріатів, в які фактично вибули військовослужбовці. При цьому для вірного направлення других примірників особових справ штаби військових частин і кадрові органи зобов’язані негайно сповістити по команді або відповідним кадровим органам, які ведуть другі примірники особових справ, та військовий комісаріат, до якого вибули військовослужбовці.

Особові (особово-пенсійні) справи осіб, звільнених з військової служби, зберігаються в обласних і прирівняних до них військових комісаріатах протягом двадцяти п’яти років після припинення виплати пенсії і передаються до Галузевого архіву після закінчення строку зберігання.

1.9. На офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, виключених зі списків особового складу Збройних Сил, облікові документи пересилаються:

перші примірники особових справ на померлих (загиблих, безвісно відсутніх) - до районних (об’єднаних, міських) військових комісаріатів за місцем проживання сімей померлих (загиблих, безвісно відсутніх) військовослужбовців. Після того, як необхідність у цих особових справах мине, військові комісаріати здають їх до Галузевого архіву;

другі примірники особових справ на померлих (загиблих, безвісно відсутніх) офіцерів - до Галузевого архіву.

На офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яких засуджено за скоєні злочини до позбавлення волі, а також позбавлено військових звань, усі примірники особових справ пересилаються до Галузевого архіву.

Не раніше ніж через десять років зберігання разом обох примірників експертно-перевірною комісією Галузевого архіву приймається рішення щодо знищення одного з примірників, який є найменше повним.

1.10. На офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які вибувають у складі військових частин до інших з’єднань, оперативних командувань, видів Збройних Сил (крім тимчасового перепідпорядкування), штабами військових частин складаються Іменні списки військовослужбовців, які прибули (додаток 72), в алфавітному порядку.

Іменні списки військовослужбовців, які прибули, висилаються до всіх кадрових органів, які ведуть персональний облік пойменованих у них офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за місцем колишнього та нового підпорядкування з’єднань, військових частин, які вибули, у тому числі: до оперативних командувань, видів Збройних Сил, Генерального штабу. У такому самому порядку складаються і надсилаються іменні списки на військовослужбовців військових частин, які входять до з’єднання і в яких змінилися дійсні найменування (нумерація).

На підставі іменних списків кадрові органи вносять до документів персонального обліку військовослужбовців записи про перепідпорядкування військової частини або про зміну найменування (нумерації) з посиланням на відповідну організаційну директиву (наказ). Аналогічні записи вносяться до особових справ.

Якщо з’єднання, військова частина вибуває терміново до нового місця дислокації (підпорядкування) або в директиві (наказі) не зазначена підпорядкованість з’єднання, військової частини, то іменні списки на переміщених офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються та розсилаються протягом десяти днів після прибуття з’єднання, військової частини до нового місця дислокації.

1.11. На підставі іменних списків військовослужбовців кадрові органи попереднього місця обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу передають свої облікові документи на військовослужбовців (особові справи, послужні та штатно-посадові картки), які вибули у відповідні кадрові органи за новим місцем обліку. Передача документів проводиться за описом, в якому перераховуються найменування документів і на яких військовослужбовців вони передаються (пересилаються).

Усі документи персонального і штатно-посадового обліку, які передаються (пересилаються) перед їх передачею (пересилкою), повинні бути перевірені і приведені в порядок.

Записи в послужних списках про проходження військової служби повинні бути засвідчені підписом керівника кадрового органу (начальника штабу військової частини) або його заступниками і гербовою печаткою. Пересилати облікові документи, до яких не внесені всі необхідні записи, заборонено.

1.12. Начальники штабів військових частин, з’єднань, керівники кадрових органів зобов’язані здійснювати постійний контроль за своєчасною пересилкою і правильністю оформлення облікових документів на тих, хто вибув, і вживати заходів щодо своєчасного одержання облікових документів на тих, хто прибув.

1.13. Книги обліку особового складу перед здаванням на зберігання до Галузевого архіву повинні бути вивірені і повністю закінчені. Щодо особового складу, який залишився на обліку, у рядку "Куди вибув" і в кінці книги робиться запис, до яких книг обліку і за який рік перенесено записи на цей особовий склад.

2.1. Книги обліку особового складу, бланки військово-облікових документів виготовляються і розсилаються централізовано Центральним управлінням відповідно до наданих заявок штабів військових частин, кадрових органів з’єднань, оперативних командувань, видів Збройних Сил, Генерального штабу, Міністерства оборони. Книги обліку особового складу та бланки військово-облікових документів, які найчастіше використовуються в роботі та підлягають тривалому зберіганню, виготовляються з паперу високого ґатунку.

2.2. Забезпечення з’єднань, військових навчальних закладів і військових частин видів Збройних Сил книгами обліку особового складу, бланками військово-облікових документів здійснюється органами речового забезпечення видів Збройних Сил, оперативного командування за вказівками і рознарядками штабів і кадрових органів відповідних видів Збройних Сил, оперативних командувань. Забезпечення структурних підрозділів Міністерства оборони і Генерального штабу, військових частин, установ і організацій центрального (безпосереднього) підпорядкування здійснюється Центральним управлінням речового забезпечення Збройних Сил України Тилу Збройних Сил України за наказами керівника кадрового органу Генерального штабу.

2.3. Заявки на необхідну кількість книг обліку особового складу, бланків військово-облікових документів військові частини, штаби і кадрові органи подають до кадрового органу Генерального штабу.

2.4. Під час розформування військових частин, з’єднань їх штаби і кадрові органи весь наявний у них запас книг обліку особового складу і бланків військово-облікових документів передають до вищих штабів, кадрових органів за підпорядкованістю.

2.5. У термінових випадках (у разі відсутності) книги обліку особового складу та бланки військово-облікових документів (крім бланків, що посвідчують особу) з дозволу начальника штабу оперативного командування, виду Збройних Сил можуть бути виготовлені у військових або цивільних друкарнях за місцем дислокації.

Формат 210х297 мм

На виконання пункту 9 розділу І Інструкції з організації обліку особового складу Збройних Сил України, затвердженої наказом Міністерства оборони України від __________ № ________, та згідно з наказом (розпорядженням) командира (начальника) від ________________ № ________ "Про перевірку стану обліку особового складу у військовій частині (установі)" комісією у складі: голови комісії ________________, членів комісії__________________________________________________ проведено перевірку стану обліку особового складу у військовій частині (установі) станом на 01 березня 2014 року.

У ході перевірки встановлено:

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Примітка. Після перевірки стану обліку особового складу комісія робить висновок щодо відповідності стану обліку вимогам керівних документів та надає пропозиції щодо усунення виявлених недоліків.

Формат 100х145 мм

див. зображення

Розпочато "_____" __________ 20___ р.

Закінчено "_____" __________ 20___ р.

На _______ арк.

Примітки:

1. Іменний список ведеться на всіх військовослужбовців підрозділу, включаючи командира.

2. Записи в іменному списку робляться простим олівцем на підставі документів, що посвідчують особи військовослужбовців, у порядку їхнього прибуття до підрозділу. Відомості, яких не вистачає, записуються на підставі особистого опитування.

3. При заповненні рядка 9 зазначаються причина та дата вибуття. Наприклад: "Відкомандирований 10.02.2014", "Звільнений 14.01.2014" тощо.

4. Іменний список поновлюється після повного використання всіх аркушів.

Формат 210х297 мм

Примітки:

1. Військовослужбовці роти (батареї) записуються до іменного списку згідно зі штатно-посадовим розрахунком. Тимчасово прикомандировані до підрозділу записуються в кінці списку.

2. Іменний список підписується командиром підрозділу.

3. Іменний список обліковується в нетаємному діловодстві військової частини і після його використання підшивається в окрему справу, яка зберігається протягом одного року.

див. зображення

Розпочато "_____" __________ 20__ р.

Закінчено "_____" __________ 20__ р.

На _______ арк.

Примітки:

1. Книга є документом постійного зберігання і призначена для обліку військовослужбовців строкової військової служби. У військових навчальних закладах книги заводяться на кожний набір курсантів і слухачів.

2. Для зручності у довідковій роботі книга ведеться із дотриманням таких вимог:

у разі зміни військовослужбовцем прізвища запис про це переноситься на відповідну букву алфавіту за новим прізвищем, а напроти старого запису в рядку 6 робиться помітка, з якої причини та на яку сторінку перенесено запис;

у разі прийняття військовослужбовців строкової військової служби на військову службу за контрактом облік стосовно них переноситься до книги алфавітного обліку офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, а напроти старого запису в рядку 6 робиться помітка "Прийнятий на військову службу за контрактом", вказуються, в яку частину, на яку посаду прийнятий, дата та номер наказу;

у кінці книги відводиться декілька аркушів для обліку осіб, які тимчасово прикомандировані з інших військових частин на строк більше одного місяця.

Перескладати книги або їх знищувати категорично забороняється. У разі непридатності книги для подальшого використання та зберігання її перескладання може бути проведене спеціально призначеною комісією. Членами комісії на першому аркуші нової книги робиться запис про причину заведення нової книги та про те, що всі записи зі старої книги перенесено до нової вірно.

Книги, ведення яких закінчено, зберігають у військових частинах протягом двох років, потім за установленим порядком здаються на зберігання до архіву.

На кораблях та у з’єднаннях Військово-Морських Сил алфавітні книги перед здачею їх до архіву звіряються з алфавітною картотекою з’єднання.

Якщо особовий склад частини має пільги за проходження військової служби у віддаленій місцевості або в місцевості з особливими кліматичними умовами, то перед здачею книги до архіву на її титульній сторінці та на обкладинці робиться запис: "Особовий склад військової частини має пільги, встановлені постановою Кабінету Міністрів України від "___" _______ 20__ року, № _____". Начальник штабу військової частини засвідчує цей запис своїм підписом та гербовою печаткою.

3. Порядок заповнення рядків:

Рядок 2 - відомості "В якому підрозділі проходить службу" записуються простим олівцем. У разі переміщення військовослужбовця з одного підрозділу до іншого попередній запис витирається і записується простим олівцем найменування нового підрозділу, до якого переведено військовослужбовця.

Якщо військовослужбовець вибуває зі списків військової частини, запис про нього витирається і записується ручкою. Для працівників записується номер їхньої трудової книжки.

Рядок 3 - на військовослужбовців строкової військової служби записуються такі відомості: яким військовим комісаріатом призваний, область, дата прибуття у військовий комісаріат для відправлення у військову частину. На військовослужбовців, які прибули з інших військових частин, крім цього, зазначаються, з якої військової частини прибув та місце її дислокації.

До цього самого рядка записуються номери документів, що посвідчують особу військовослужбовця.

У рядку 4 - на неодружених військовослужбовців - прізвище, ім’я та по батькові батька і матері чи одного з близьких родичів та їхнє місце проживання.

Рядок 5 - якщо зарахування до списків військової частини проведено одним наказом, а призначення на посаду - іншим, то записують номери обох наказів та дати їх підписання, наприклад: "16.11.2009, № 312 - солдат, 22.11.2009, № 318 - водій".

Рядок 6 - заповнюється лише в разі виключення особового складу зі списків особового складу частини. Крім номерів та дат наказів про виключення зі списків особового складу частини зазначаються:

на звільнених з військової служби - причина звільнення та військовий комісаріат, до якого направлено на військовий облік;

на переведених до інших військових частин - умовне найменування військової частини та місце її дислокації, до якої вибув військовослужбовець;

на померлих (загиблих) - дата, причина смерті (загибелі), місце поховання, коли, кому та за яким номером надіслано сповіщення про смерть (загибель);

на засуджених з відбуванням строку покарання - міру покарання та яким судом засуджено.

4. Гриф обмеження доступу надається за наявності відомостей, що містять інформацію з обмеженим доступом.

див. зображення

Розпочато "_____" __________ 20__ р.

Закінчено "_____" __________ 20__ р.

На _______ арк.

Примітки:

1. Книга алфавітного обліку є документом постійного зберігання і використовується для наведення довідок з питань проходження військової служби та розшуку військовослужбовців. До книги записуються також військовослужбовці, які тимчасово займають посади.

2. У книзі відводиться певна кількість аркушів на кожну літеру алфавіту. Порядкові номери проставляються окремо по кожній літері алфавіту. При використанні всіх аркушів на одну або декілька літер алфавіту записи військовослужбовців військової служби за контрактом за відповідними літерами алфавіту продовжуються у новій книзі. Записи на військовослужбовців зі старої книги до нової переносяться лише в тому випадку, якщо їх у старій книзі залишилася незначна кількість, якщо у рядку 4 не залишилося місця для запису нової посади або якщо стара книга має непридатний для користування стан. У рядку 9 старої книги на цих військовослужбовців зазначається, до якої книги вони перенесені на облік, а в рядку 4 нової книги записується лише остання посада.

Перескладання книг або їх знищення категорично забороняється. У разі непридатності книги для подальшого використання та зберігання перескладання її може бути проведене спеціально призначеною комісією. Членами комісії на першому аркуші нової книги робиться запис про причину заведення нової книги та про те, що всі записи із старої книги перенесені до нової вірно.

Книги, ведення яких закінчено, зберігаються у військових частинах протягом двох років, потім за установленим порядком здаються на зберігання до архіву. Якщо особовий склад військової частини має пільги за службу в місцевостях з важкими кліматичними умовами, то перед здачею книг до Галузевого архіву на титульній сторінці та на обкладинці робиться запис: "Особовий склад частини користується пільгами, встановленими постановою Кабінету Міністрів України від "___" _______ 20__ року, № _____". Запис засвідчується підписом начальника штабу військової частини та гербовою печаткою.

У книгу, крім відомостей, передбачених формою, обов’язково записуються:

у рядку 3 - військове звання на день запису до книги та всі подальші присвоєні звання;

у рядку 4 - посада, яку займає військовослужбовець на день запису до книги, та всі подальші посади, які займатиме. Для слухачів військових навчальних закладів та курсів зазначаються, окрім наказу про зарахування до списків військової частини, посади, з яких військовослужбовці прибули на навчання;

у рядку 7 - число, місяць, рік призову, а щодо осіб, переміщених по службі, - частина, з якої вони прибули, та місце її дислокації.

Якщо були перерви у військовій службі, то записуються послідовно всі періоди служби із зазначенням числа, місяця та року призову (прийому) і звільнення; на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, прийнятих (призваних) із запасу, - дата прийняття на військову службу за цією посадою;

у рядку 8 - на неодружених військовослужбовців - прізвище, ім’я та по батькові батька і матері чи одного з близьких родичів та їхнє місце проживання;

рядок 9 заповнюється тільки в разі остаточного вибуття військовослужбовця з військової частини. При цьому зазначаються:

на звільнених у запас чи відставку - найменування військового комісаріату та області, куди вибув військовослужбовець на військовий облік;

на переведених в інші військові частини - на яку посаду та куди вибув;

на померлих (загиблих) - дата та причина смерті (загибелі), місце поховання, кому та за яким номером надіслано сповіщення про смерть (загибель);

на засуджених з відбуттям строку покарання - міра покарання, коли та яким судом засуджений.

У кадрових органах з’єднань у рядках 4 та 9 книги дати та номери наказів по частині про зарахування військовослужбовців у списки та про виключення їх зі списків частини не вказуються, за виключенням військовослужбовців, які зараховані до штату (штатного розкладу) управління з’єднання та підрозділів безпосереднього підпорядкування.

3. Гриф обмеження доступу надається за наявності відомостей, що містять інформацію з обмеженим доступом.

Формат 203х288 мм

див. зображення

Розпочато "_____" __________ 20__ р.

Закінчено "_____" __________ 20__ р.

На _______ арк.

Примітки:

1. Книга призначена для обліку тимчасово відсутнього особового складу, який обліковується в списках, але вибув за межі частини на строк більше 24 годин: у відрядження, відпустки, на навчання, на лікування та з інших причин, і для контролю за своєчасним їх поверненням (відправленням) до військової частини. Книга також служить для обліку тимчасово прибулого в частину особового складу з інших військових частин.

2. Для обліку осіб, тимчасово відсутніх і тимчасово прибулих до частини, у книзі виділяється по декілька аркушів на кожний вид вибуття та на тимчасово прибулих. Нумерацію в рядку 1 ведуть по кожному виду окремо.

3. Якщо вибуває або прибуває цілий підрозділ (рота, взвод, відділення, команда), то в книгу записується не персонально кожний військовослужбовець, а весь підрозділ в цілому із зазначенням кількості вибулих (прибулих). У наказі по частині військовослужбовці, які тимчасово прибули (вибули) у складі підрозділу, обов’язково зазначаються поіменно. У разі повернення (вибуття) підрозділу до своєї частини без одного або декількох військовослужбовців останні записуються в книгу обліку персонально.

На осіб, які вибули до закладів охорони здоров’я, рядок 6 не заповнюється.

4. У закладах та установах, де основну кількість складають працівники і облік їх ведеться за табельною системою, у цій книзі обліковуються лише тимчасово прибулі військовослужбовці та працівники.

5. Військовослужбовці, які безпідставно не повернулися з відпустки, відрядження, навчання, лікування, переносяться на облік у розділ "Безпідставно відсутні". Проти їхніх прізвищ у рядку 7 зазначаються дата і номер наказу командира частини про визнання їх безпідставно відсутніми.

6. Військовослужбовцям, які на підставі обґрунтованих причин не повернулися у встановлений строк до частини з відрядження, відпустки, навчання, лікування та з інших причин, строк їм продовжується новим наказом командира частини. При цьому військовослужбовці списуються з книги і записуються заново.

7. Використана книга зберігається в частині протягом одного року, після чого знищується на підставі акта.

Формат 203х288 мм

див. зображення

Розпочато "_____" __________ 20__ р.

Закінчено "_____" __________ 20__ р.

На _______ арк.

Примітки:

1. Записи в журналі робляться представниками штабів усіх інстанцій, які перевірили стан обліку особового складу в підрозділах та штабі військової частини, при цьому заповнюються рядки 2 і 3 журналу.

2. Рядок 4 заповнюється начальником штабу військової частини (установи).