Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Збройних Сил України

Повідомлення про зміни в облікових даних військовослужбовців розвідувального органу Міністерства оборони, у тому числі військовослужбовців вищого офіцерського складу, опрацьовуються в кадровому органі цього розвідувального органу та до кадрових органів Міністерства оборони й Генерального штабу не надсилаються.

9.10. До кадрових органів, які ведуть другі примірники особових справ, обов’язково висилаються витяги з наказів про допуск офіцерів до самостійного управління кораблем, про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації, про зниження класної кваліфікації або її позбавлення. Витяги з наказів про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації або її позбавлення особам рядового, сержантського і старшинського складу висилаються до кадрових органів, в яких ведеться персональний облік цих військовослужбовців.

Відправка витягів покладається на кадрові органи, в яких видаються накази.

9.11. На офіцерів льотного складу витяги з наказів відносно класної кваліфікації висилаються за підпорядкованістю до кадрових органів видів Збройних Сил включно.

9.12. Військовослужбовці обліковуються в кадрових органах за книгами обліку або послужними картками в день отримання наказу по особовому складу про призначення. До отримання їх особових справ і послужних карток кадрові органи на підставі документів, що посвідчують особу військовослужбовця, витягів із наказів по особовому складу і приписів заповнюють відповідні графи у книгах алфавітного, штатно-посадового обліку і послужних картках. Відсутні дані в ці документи вносяться після отримання особових справ.

У кадрових органах оперативних командувань, видів Збройних Сил скорочені послужні картки є тимчасовими документами і зберігаються окремо. За ними здійснюється контроль до отримання повних послужних карток з попереднього місця обліку військовослужбовців. Скорочені послужні картки осіб рядового, сержантського і старшинського складу зберігаються окремо від скорочених послужних карток офіцерів. Після отримання повних послужних карток скорочені послужні картки знищуються.

9.13. Облік військовослужбовців, які вибули із з’єднання, оперативного командування, виду Збройних Сил, організовується і ведеться у кадрових органах:

з’єднань - за книгами алфавітного і штатно-посадового обліку;

оперативного командування і вище - за довідковими картотеками.

Довідкові картотеки складаються:

в оперативних командуваннях, видах Збройних Сил - зі скорочених послужних карток, виписаних на заміну послужних карток, які пересилаються до нового місця обліку військовослужбовців, а також із послужних карток офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби або виключених зі списків особового складу Збройних Сил з різних причин (смерть, загибель, позбавлення військового звання);

у Генеральному штабі - із послужних карток офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби або виключених зі списків особового складу Збройних Сил з різних причин (смерть, загибель, позбавлення військового звання).

Довідкові картотеки складаються і ведуться окремо на кожну категорію військовослужбовців.

Відмітки про вибуття робляться в облікових документах не пізніше семи днів із часу отримання наказу по особовому складу.

9.14. У військових частинах, закладах і установах ведеться персональний облік докторів і кандидатів наук з числа військовослужбовців і працівників.

У кадрових органах оперативних командувань, видів Збройних Сил, Генеральному штабі і Міністерстві оборони облік докторів і кандидатів наук ведеться за вид, оперативне командування, Генеральний штаб, Міністерство оборони і за безпосередньо підпорядковані їм військові частини: персональний - за контрольними списками, статистичний - за формою, встановленою Генеральним штабом.

У кадровому органі Генерального штабу ведеться облік докторів і кандидатів наук за Збройні Сили: персональний - за картками обліку, статистичний - за формою, встановленою Генеральним штабом.

Обліку підлягають усі особи, які мають науковий ступінь, вчене звання, незалежно від займаної посади і характеру роботи.

Підставами для зарахування доктора (кандидата) наук на облік є наказ командира (начальника) військової частини (установи) про призначення на посаду, документ про присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання.

9.15. Картка обліку заповнюється на кожного доктора (кандидата) наук кадровим органом за місцем його служби (роботи). На докторів (кандидатів) наук з числа військовослужбовців картка обліку заповнюється у двох примірниках, один з яких протягом десяти днів надсилається до кадрового органу Генерального штабу.

У науково-дослідних установах і військових навчальних закладах картки обліку докторів (кандидатів) наук особового складу зберігаються у спеціальній картотеці.

У військових частинах, управліннях з’єднань, органах військового управління (крім науково-дослідних установ та військових навчальних закладів) картки обліку зберігаються:

на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу - у перших примірниках їхніх особових справ;

на працівників - з їхніми особовими картками.

У кадровому органі Генерального штабу ведеться картотека докторів (кандидатів) наук із числа військовослужбовців. Дані цієї картотеки щороку уточнюються відповідно до звітів про чисельність і склад науково-педагогічних та наукових працівників.

10.1. Усім військовослужбовцям, які перебувають на військовій службі, і військовозобов’язаним - громадянам України, які перебувають у запасі, присвоюються особисті номери, які зберігаються за ними на весь час перебування на військовій службі і в запасі.

Особистий номер відповідає реєстраційному номеру облікової картки платника податків (далі - реєстраційний номер), який присвоюється кожному громадянину України.

Особистий номер військовослужбовця складається з десятизначного числа, наприклад: 2688117514 і гравірується на сталевому ідентифікаційному жетоні. Опис ідентифікаційного жетона з особистим номером військовослужбовця Збройних Сил наведено в додатку 42 до цієї Інструкції.

У паспортах громадянина України військовозобов’язаним і призовникам, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера, робиться відмітка про наявність у них права здійснювати будь-які платежі за серією і номером паспорта без реєстраційного номера. Для даної категорії особистий номер присвоюється за серією і номером паспорта громадянина України, який на даний момент є в особи, наприклад: СН 123456. Якщо паспорт громадянина за будь-яких обставин буде замінений, особистий номер залишається без змін.

10.2. Присвоєння особистих номерів здійснюється наказами по особовому складу:

Міністра оборони України - особам одночасно з присвоєнням первинного військового звання офіцерського складу, під час призову (прийняття) на військову службу із запасу, прийняття до Збройних Сил офіцерів з інших військових формувань із зарахуванням до списків особового складу Збройних Сил;

посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення - офіцерам, які перебувають на військовій службі у Збройних Силах, і у випадках, коли необхідно внести зміни в раніше присвоєні особисті номери;

посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення - особам рядового, сержантського і старшинського складу і військовослужбовцям цієї самої категорії інших військових формувань, які прийняті на військову службу до Збройних Сил із зарахуванням до списків особового складу Збройних Сил.

Присвоєння особистих номерів сержантам і солдатам, курсантам при зарахуванні до списків особового складу військової частини, установи (закладу), а також сержантам і солдатам інших військових формувань, які направлені до Збройних Сил для проходження строкової військової служби, здійснюється наказами по стройовій частині відповідних командирів (керівників).

10.3. Примірники наказів по особовому складу висилаються в порядку, установленому пунктами 11.9, 11.10 глави 11 цього розділу.

10.4. Присвоєні особисті номери записуються до всіх документів персонального обліку військовослужбовця, які ведуться в штабах військових частин, установ (закладів) і кадрових органах.

У документах персонального обліку, документах, що посвідчують особу військовослужбовця, і розрахункових книжках особисті номери записуються в графу, передбачену формою документа, а якщо такої немає, то після імені, по батькові військовослужбовця або до розділу "особливі відмітки", які засвідчуються підписом відповідного командира (керівника) і скріплюються гербовою печаткою. Під час службового листування з питань проходження військовослужбовцями військової служби і листування іншого характеру особистий номер вказується один раз після біографічних даних.

Присвоєний особистий номер військовослужбовець може повідомити своїй сім’ї (близьким родичам) для посилання на нього за потреби наведення необхідних довідок про нього.

10.5. Військовослужбовцям, призначеним після присвоєння первинних військових звань офіцерського складу на посаду, ідентифікаційні жетони з особистими номерами (далі - ідентифікаційний жетон) видаються на руки одночасно з видачею документа, що посвідчує особу військовослужбовця. Військовослужбовцям, зарахованим після присвоєння військових звань офіцерського складу в запас, ідентифікаційні жетони не видаються, а прикріплюються до задньої сторінки обкладинки першого примірника особової справи, яка зберігається у військовому комісаріаті за місцем обліку військовослужбовців.

Військовозобов’язаним, призваним (прийнятим) на військову службу, ідентифікаційні жетони вручаються у військових частинах одночасно з видачею документів, що посвідчують особу військовослужбовця.

Видача військовослужбовцям ідентифікаційних жетонів здійснюється під підпис унизу титульної сторінки першого примірника особової справи, із зазначенням дати отримання. Наприклад: "Ідентифікаційний жетон з особистим номером 2222222222 отримав 25 серпня 2012 року (підпис)". За наявності у військовій частині, органі військового управління другого примірника особової справи військовослужбовець розписується також і в ньому. У мирний час отриманий ідентифікаційний жетон військовослужбовець повинен постійно зберігати при собі в документі, що посвідчує особу військовослужбовця.

В особливий період під час перебування військовослужбовця у складі військових частин, які беруть участь у бойових діях, ідентифікаційний жетон закріплюється на міцному шнурку (ланцюжку) і носиться на шиї військовослужбовця.

10.6. Військовослужбовці, звільнені з військової служби, одночасно з документом, що посвідчує особу військовослужбовця, здають до військового комісаріату за місцем обліку ідентифікаційний жетон для прикріплення його до перших примірників особової справи (сержантам і солдатам - до обліково-послужної картки).

Контроль за наявністю ідентифікаційних жетонів у звільнених військовослужбовців, які перебувають на обліку у військових комісаріатах, покладається на військові комісаріати.

10.7. Ідентифікаційні жетони військовослужбовців, виключених зі списків особового складу Збройних Сил у зв’язку зі смертю, позбавленням військового звання або обвинувальним вироком суду, не знищуються, а прикріплюються: офіцерам - до других примірників особових справ, особам рядового, сержантського і старшинського складу - до перших примірників особових справ і пересилаються разом з ними до Галузевого архіву.

10.8. Порядок замовлення, виготовлення, отримання ідентифікаційних жетонів та їх обліку наведено в додатку 43 до цієї Інструкції.

Особливості замовлення, отримання та обліку ідентифікаційних жетонів військовослужбовців розвідувального органу Міністерства оборони визначаються керівником цього органу. Виготовлення ідентифікаційних жетонів для військовослужбовців розвідувального органу Міністерства оборони здійснюється за рахунок призначень, затверджених у Державному бюджеті України для розвідувального органу Міністерства оборони на відповідний рік.

10.9. На командирів і керівників покладається контроль за наявністю ідентифікаційних жетонів у військовослужбовців. При втраті (псуванні) ідентифікаційного жетона, крім випадків втрати (псування) жетона військовослужбовцем розвідувального органу Міністерства оборони, подається за встановленим порядком Заявка на виготовлення ідентифікаційних жетонів (додаток 44) до Центрального управління речового забезпечення Збройних Сил України Тилу Збройних Сил України (далі - Центральне управління) для виготовлення дубліката жетона за тим самим номером. Рішення приймається на підставі матеріалів службового розслідування.

Звіт про видачу ідентифікаційних жетонів військовослужбовцям наведено в додатку 45 до цієї Інструкції.

10.10. У разі направлення військовослужбовців зі Збройних Сил з виключенням їх зі списків особового складу до інших військових формувань або прийняття (призову) на службу до цих структур військовозобов’язаних запасу, які перебувають на військовому обліку у Збройних Силах, за ними зберігаються особисті номери, які їм присвоїли за попереднім місцем служби або за обліком у запасі.

У разі тимчасового зарахування військовослужбовців з інших військових формувань (у відрядження, на навчання) облік таких осіб здійснюється у відповідних наказах по особовому складу за особистими номерами, які їм присвоїли за попереднім місцем служби.

Особисті номери військовослужбовців інших військових формувань, прийнятих до Збройних Сил із зарахуванням їх до списків особового складу Збройних Сил, які їм присвоїли за попереднім місцем служби, зберігаються за ними, але вважаються такими, що не застосовуються у Збройних Силах. Вони можуть вказуватися під час листування або пересилки документів.

10.11. Облік ідентифікаційних жетонів ведеться в Книзі обліку ідентифікаційних жетонів з особистими номерами військовослужбовців (додаток 46).

11.1. Накази по особовому складу є основними документами, які визначають службове становище офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу. Вони видаються посадовими особами, яким Положенням про проходження громадянами України військової служби у Збройних Силах України, затвердженим Указом Президента України від 10 грудня 2008 року № 1153 (зі змінами) (далі - Положення), і наказами Міністерства оборони надано право присвоєння військових звань, призначення на посади, укладення і продовження строку контракту, звільнення з військової служби.

11.2. Наказами по особовому складу оформлюються такі зміни в службовому становищі офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу:

укладення контракту, продовження строку контракту;

присвоєння і поновлення у військовому званні;

призначення на посади (у тому числі у разі зміни назви посади, військово-облікової спеціальності, військового звання за штатом), переміщення по службі, зарахування в розпорядження, продовження строків перебування на посадах;

направлення за кордон у відрядження з увільненням від займаних посад;

направлення до інших військових формувань з виключенням їх зі списків особового складу Збройних Сил;

відрядження до органів державної влади, установ та організацій із залишенням на військовій службі;

залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі;

звільнення з військової служби;

прийняття до Збройних Сил із зарахуванням їх до списків особового складу Збройних Сил з інших військових формувань, присвоєння особистих номерів;

прийняття (призов) на військову службу;

зарахування слухачами військових навчальних закладів, ад’юнктами, докторантами, закінчення військових навчальних закладів, ад’юнктури, докторантури;

виключення зі списків особового складу Збройних Сил (померлих, загиблих і позбавлених військового звання);

присвоєння особистих номерів.

Крім того, наказами по особовому складу оголошуються:

посадове становище офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу у зв’язку зі зміною нумерації або дійсного найменування військової частини, з’єднання, у тому числі при присвоєнні гвардійського найменування. У режимних (закритих) частинах, в яких офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу призначаються на посади за умовним найменуванням, при зміні умовного найменування (зміні номерів) наказом по особовому складу оголошується посадове становище тільки офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу управління з’єднання;

нагородження (заохочення) Міністром оборони України, начальником Генерального штабу - Головнокомандувачем Збройних Сил України та командувачами видів Збройних Сил України;

зміна прізвища, імені, по батькові і дати народження;

закінчення курсів перепідготовки і підвищення кваліфікації;

закінчення навчальних закладів заочної форми навчання.

У разі зміни номера штату (перехід на новий штат) військової частини (установи, закладу), якщо найменування посади, військове звання та військово-облікова спеціальність у новому штаті не змінилися, посадове становище військовослужбовців наказами по особовому складу не оголошується.

У разі зміни грошового забезпечення військовослужбовців, зокрема зміни розміру посадових окладів (тарифних розрядів), посадове становище військовослужбовців наказами по особовому складу не оголошується.

11.3. Посадове становище офіцерів у зв’язку зі зміною нумерації або дійсного найменування з’єднання (військової частини), зміною прізвищ, імен, по батькові, а також виключення зі списків особового складу Збройних Сил померлих (загиблих) у мирний час офіцерів або позбавлених військових звань оформлюються наказами по особовому складу командирів з’єднань, їм рівних і вище на всіх офіцерів з’єднання незалежно від номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу. Посадове становище осіб рядового, сержантського і старшинського складу оформлюється наказами по особовому складу командирів військових частин незалежно від номенклатури посад для призначення. Оголошення посадового становища цих командирів (керівників) здійснюється наказами їхніх прямих командирів (керівників).

Зміна дати народження офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу після ретельної перевірки на відповідність наданих документів про народження документам, які знаходяться в особовій справі, оформляється наказом по особовому складу:

особам рядового, сержантського і старшинського складу - командирів, яким надано право призначати їх на посади;

офіцерам до підполковника включно - першого заступника Міністра оборони України, начальника Генерального штабу - Головнокомандувача Збройних Сил України, командувача виду Збройних Сил;

полковникам і вищому офіцерському складу - Міністра оборони України.

Підставою для видання наказів по особовому складу у зазначених вище випадках є:

накази та директиви про зміну нумерації або дійсного найменування військової частини, з’єднання, установи;

свідоцтва органів РАЦС про зміну і відновлення прізвища, імені, по батькові і дати народження;

донесення про смерть (загибель);

відповідні накази або рішення судів про позбавлення військових звань військовослужбовців.

11.4. У разі накладення на військовослужбовців наказами відповідних посадових осіб дисциплінарних стягнень ("пониження в посаді", "пониження у військовому званні на один ступінь", "звільнення з військової служби за службовою невідповідністю" або "позбавлення військового звання") примірники цих наказів (або витягів із них) надсилаються до кадрових органів, в яких ведеться персональний облік таких військовослужбовців, для запису в їхні облікові документи.

11.5. Виключення зі списків особового складу Збройних Сил військовослужбовців, визнаних судом безвісно відсутніми чи оголошених померлими, на підставі рішень суду про таке визнання чи оголошення здійснюється наказами по особовому складу:

офіцерів - Міністра оборони України;

осіб рядового, сержантського і старшинського складу - командувачів видів Збройних Сил, прирівняних до них осіб і вище.

11.6. Зміни до змісту вступних частин і пунктів підписаних наказів по особовому складу, виправлення помилок у примітках до пунктів наказів відносно відомостей про смерть, засудження судом, позбавлення військового звання, зменшення вислуги років або трудового стажу для призначення пенсій, а також відміни пунктів раніше виданих наказів здійснюються новими наказами, про що робиться відповідна відмітка в усіх примірниках відміненого чи зміненого наказу з посиланням на наказ, яким внесено зміни. Записи засвідчуються підписом керівника кадрового органу і гербовою печаткою.

Інші помилки, допущені в примітках, виправляються без видання наказів і засвідчуються в перших примірниках тільки підписом керівника кадрового органу, який оформляв наказ, про що він повинен сповістити всі інстанції, до яких надіслано наказ по особовому складу або витяг із нього.

11.7. Накази по особовому складу реєструються в кадрових органах. Нумерація їх реєстрації кожний рік починається з першого номера з грифом обмеження доступу "Для службового користування". До номера наказу по особовому складу стосовно осіб рядового, сержантського і старшинського складу додаються літери "РС". Вони реєструються окремо від наказів по особовому складу стосовно осіб офіцерського складу і мають свою нумерацію. Накази по особовому складу обліковуються в Книгах обліку наказів по особовому складу (додаток 47).

При зміні номера чи найменування з’єднання накази по особовому складу за новим найменуванням (номером) цього з’єднання видаються тільки після призначення (затвердження) на посаду за новим найменуванням (номером) командира. Нумерація цих наказів починається з першого номера, окремо від раніше виданих наказів.

11.8. Оригінали (перші примірники) наказів по особовому складу зберігаються в кадрових органах, які видали ці накази. Примірники наказів по особовому складу розвідувального органу Міністерства оборони зберігаються в цьому органі.

Інші примірники наказів або витяги з них обов’язково висилаються до кадрових органів, які ведуть персональний, штатно-посадовий облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, зазначених у наказах, і до військових частин за місцем їхньої служби. При цьому кадровий орган, який видав наказ, висилає відповідні примірники наказу або витяги з нього кадровим органам, які ведуть облік пойменованих військовослужбовців, а також підпорядкованим кадровим органам (на ступінь нижче) і безпосередньо військовим частинам, що комплектуються.

До кадрового органу Генерального штабу висилаються другі примірники всіх наказів по особовому складу стосовно осіб офіцерського складу, а на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - за військові частини, підпорядковані Міністерству оборони і Генеральному штабу (крім наказів по особовому складу розвідувального органу Міністерства оборони). До кадрового органу Міністерства оборони висилаються треті (другі) примірники всіх наказів по особовому складу стосовно осіб офіцерського складу (крім наказів стосовно осіб офіцерського складу розвідувального органу Міністерства оборони). Накази по особовому складу про призначення на офіцерські посади осіб рядового, сержантського і старшинського складу висилаються кадровим органам до виду Збройних Сил включно. Останній аркуш другого (третього) примірника наказу по особовому складу, який висилається до кадрового органу, засвідчується підписом керівника кадрового органу або його заступником і гербовою печаткою.

До кадрових органів Генерального штабу, Міністерства оборони та інших кадрових органів висилаються витяги з наказів по особовому складу розвідувального органу Міністерства оборони в частині, необхідній для виконання такими органами завдань щодо обліку особового складу цього розвідувального органу.

11.9. Відправка витягів із наказів по особовому складу на випускників військових навчальних закладів проводиться кадровими органами військових навчальних закладів. На військовослужбовців, які закінчили курси (перепідготовки, підвищення кваліфікації) без увільнення від займаних посад, витяги з наказів по особовому складу висилаються кадровим органам за місцем ведення других примірників особових справ.

У витягах із наказів, які висилаються цивільним органам, дійсні найменування військових частин, з’єднань не вказуються.

11.10. Накази по особовому складу або витяги з них розсилаються протягом семи днів після їх підписання, а в період мобілізації - на наступний день після закінчення встановлених строків готовності військових частин і установ.

Другі і наступні примірники наказів, виправлення, внесені до наказу під час підпису, а також копії наказів і витягів із них засвідчуються підписом керівника кадрового органу або його заступником і гербовою печаткою і розсилаються без супровідних листів за присвоєними наказам номерами.

У тих випадках, коли копії наказів або витяги з них висилаються із супровідними листами, підписаними керівником кадрового органу, копії наказів або витягів із них засвідчуються начальниками відділів (відділень), в яких відпрацьовувався цей наказ.

Розрахунок розсилки витягів із наказів робиться тільки на перших примірниках наказів по особовому складу.

11.11. Для контролю за своєчасним отриманням наказів по особовому складу, які видаються нижчими інстанціями, у кадрових органах від з’єднання і вище ведеться їх пономерний облік у книгах обліку наказів по особовому складу.

12.1. Накази по особовому складу (далі - накази) складаються державною мовою і підписуються посадовою особою, якій надано право призначати, переміщувати на посади, звільняти з посади, звільняти з військової служби, укладати і продовжувати строки контракту, виконувати інші дії, пов’язані з визначенням службового становища військовослужбовців. У разі відсутності зазначеної посадової особи право підпису надається особі, яка тимчасово її заміщує згідно з письмовим наказом.

Для друкування наказів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище і ініціали або ім’я та по батькові виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів тощо. Якість друку має дозволяти відображувати текст будь-яким друкарським способом. Текст друкується на одному боці аркуша на папері формату А4 (210х297 мм) через один міжрядковий інтервал.

Реквізит "Підпис" складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища. Ініціали та прізвище керівника друкуються на рівні останнього рядка найменування посади.

Текст друкується з такими вільними від тексту полями:

ліве - не менш як 30 мм;

праве - не менш як 10 мм;

верхнє і нижнє - не менш як 20 мм.

Під час оформлення наказу слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля:

12,5 мм - для абзаців у тексті;

104 мм - для реквізитів "Гриф обмеження доступу документа".

У разі оформлення наказу на двох і більше сторінках друга і наступні сторінки нумеруються.

Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" ("стор.") та розділових знаків. На першій сторінці номер не проставляється.

Вписувати у віддрукований текст наказу окремі букви, цифри, слова не дозволяється.

Ініціали і прізвище особи, яка підписала наказ, друкуються великими літерами, а найменування посади, військове звання - малими літерами.

Великими літерами друкуються прізвища військовослужбовців у пунктах наказів по особовому складу, посади, на які вони призначаються, військово-облікові спеціальності, слова "УВІЛЬНИТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "ПРОДОВЖИТИ", "НАПРАВИТИ", "ЗАРАХУВАТИ", "УКЛАСТИ", "ВИКЛЮЧИТИ", "У ЗАПАС", "СКАСУВАТИ", "ПОНОВИТИ", "ВВАЖАТИ", "ІМЕНУВАТИ" тощо.

Для зручності в роботі спеціальні бланки титульних аркушів наказів можуть виготовлятися заздалегідь друкарським способом або при друкуванні наказів із використанням друкарського пристрою електронно-обчислювальної техніки.

Титульні аркуші наказів, які розробляються в кадрових органах, повинні мати такі реквізити:

Державний Герб України;

найменування Міністерства;

назва документа;

дата і номер;

місце видання;

гриф обмеження доступу до наказу (за необхідності);

заголовок до тексту;

текст;

підпис.

Титульний аркуш наказу наведено в додатку 48 до цієї Інструкції.

12.2. Титульні частини наказів формулюються від імені командувачів, командирів (керівників), яким надано право видавати накази. У наказах вказується дійсне найменування. Титульний аркуш наказу за дійсним найменуванням наведено в додатку 49 до цієї Інструкції.

Якщо режимні (закриті) військові частини в документах по особовому складу повинні вказуватися тільки за присвоєним їм умовним найменуванням, титульні частини наказів формулюються від імені командирів військових частин за умовним найменуванням. Титульний аркуш наказу за умовним найменуванням наведено в додатку 50 до цієї Інструкції.

12.3. Пункти наказів складаються в наказовій формі. У них послідовно без будь-яких скорочень вказуються такі відомості: військові звання, прізвища, імена, по батькові військовослужбовців, посади, які вони займають на час видання наказів, найменування військової частини, з’єднання, органу військового управління, відповідно до штату (штатного розпису), до якого входять військові частини, а на військовослужбовців, які перебувають у розпорядженні, - у розпорядженні якої посадової особи вони перебувають, і остання посада, з якої їх зараховано в розпорядження. У наказах про призначення (переміщення), крім того, вказуються посади, на які військовослужбовці призначаються, номери військово-облікових спеціальностей за посадами, передбаченими штатами. Посади військовослужбовців, які вони займають на час видання наказу, не змінюються.

У наказах про призначення (переміщення) військовослужбовців до з’єднань, які входять до складу армійських корпусів (повітряних, оперативних командувань, видів Збройних Сил), вказуються номери армійських корпусів (повітряних командувань) та найменування (оперативних командувань, видів Збройних Сил). Наприклад: "Командиром танкового батальйону 00 механізованої бригади 00 армійського корпусу Західного оперативного командування Сухопутних військ Збройних Сил України", "Начальником 00 авіаційного складу (1 розряду) Озброєння Збройних Сил України".

До наказу включаються декілька пунктів. Видання наказу на одного військовослужбовця забороняється, за винятком термінових випадків, а також випадків, указаних у пункті 12.6 цієї глави.

При включенні до наказу декількох пунктів однієї тематики вони об’єднуються однією вступною частиною. При цьому один і той самий текст у вступній частині і пунктах наказу повторятися не повинен.

За наявності в наказі декількох вступних частин вони відділяються одна від одної знаком параграфа.

Пункти, які не відповідають змісту вступної частини, виділяються в окремі параграфи.

Усі пункти наказу незалежно від кількості вступних частин повинні мати єдину порядкову нумерацію. Пункту наказу, виданого на одну особу, номер не надається.

Для зручності в роботі з реалізації наказів у кожному параграфі, а за відсутності параграфів в усіх пунктах наказу прізвища військовослужбовців розташовуються в порядку алфавіту.

12.4. Військові частини, з’єднання в наказах вказуються за їх дійсним найменуванням із додаванням гвардійського найменування і присвоєних їм імен. Почесні найменування, присвоєні військовим частинам і з’єднанням, отримані ними державні нагороди ("Полтавська", "Червоної Зірки"), почесні і вчені звання, наукові ступені, присвоєні військовослужбовцям, а також гвардійські, спеціальні військові звання військовослужбовців у наказах не вказуються.

При призначенні військовослужбовців у режимні (закриті) військові частини ці частини вказуються тільки за умовним найменуванням, а посади військовослужбовців - за скороченими найменуваннями, вказаними у штатах. При цьому умовні найменування з’єднань, до складу яких входять військові частини, у пунктах наказів не вказуються.

При призначенні військовослужбовців у військові частини, у штатах яких встановлена умовна нумерація підрозділів, а їх штатні найменування вказані в дужках, ці підрозділи вказуються тільки за умовною нумерацією. Наприклад: "Начальником розрахунку 1 групи військової частини А0215, ВОС - 4500004".

12.5. У наказах про зарахування військовослужбовців слухачами військових навчальних закладів вказується про складання ними конкурсних вступних іспитів.

У наказах про закінчення військовослужбовцем спеціальних курсів перепідготовки і підвищення кваліфікації вказується оцінка, з якою він закінчив навчання, і строк навчання на курсах.

У разі закінчення навчання заочної форми посади, які займають військовослужбовці, у пунктах наказів не вказуються.

12.6. Окремо видаються накази:

про призначення (переміщення) військовослужбовців, які не досягли граничного віку перебування на військовій службі і визнані за станом здоров’я непридатними до льотної роботи, служби на підводних човнах, надводних кораблях або до роботи в спеціальних спорудах, але придатними або обмежено придатними до військової служби на посади, не пов’язані з виконанням польотних завдань, службою на підводних човнах, надводних кораблях чи роботою в спеціальних спорудах;

про присвоєння чергових військових звань військовослужбовцям;

про звільнення військовослужбовців у зв’язку з обвинувальним вироком суду, що набрав законної сили, яким призначено покарання у вигляді позбавлення волі, обмеження волі;

про виключення зі списків особового складу Збройних Сил військовослужбовців, які померли (загинули, визнані судом безвісно відсутніми або оголошені померлими) у мирний час або позбавлені військових звань;

про нагородження (заохочення) військовослужбовців і працівників.

Накази відпрацьовуються за документами персонального обліку військовослужбовця (за послужною (скороченою послужною) карткою або особовою справою).

12.7. Примітки до пунктів наказів розташовуються під відповідними пунктами. У них залежно від змісту пункту наказу вказуються:

у наказах про укладення (продовження) строку контракту - рік народження, особистий номер;

у наказах про присвоєння первинних військових звань - рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, з якого часу проходить службу у Збройних Силах, особистий номер;

у наказах про присвоєння чергових військових звань - рік народження, вислуга в попередньому військовому званні, особистий номер, військове звання за штатом;

у наказах про присвоєння чергових військових звань достроково - рік народження, вислуга в попередньому військовому званні, особистий номер, військове звання за штатом посади;

у наказах про присвоєння первинних військових звань запасу - особистий номер;

у наказах про присвоєння чергових військових звань запасу (резерву) - рік народження, вислуга у військовому званні, в якому військовому комісаріаті перебуває на обліку, особистий номер;

у наказах про призначення (переміщення) - рік народження, освіта, з якого часу військовослужбовець проходить службу у Збройних Силах (якщо були перерви, то вказується, з якого і по який час проходив службу у Збройних Силах, іншому військовому формуванні).

Під час запису відомостей про отриману освіту вказуються найменування навчального закладу, який дає вищу за рівнем військову або спеціальну цивільну освіту, і рік закінчення. Для осіб рядового, сержантського і старшинського складу вказується рівень багаторівневої підготовки. За наявності вищої за рівнем цивільної освіти вказується також і військова освіта. Загальна освіта вказується тільки в тих випадках, коли військовослужбовець не має середньої військової або спеціальної цивільної освіти.

Наприклад: "1970 р.н., освіта: Київський інститут Військово-Повітряних Сил імені Івана Кожедуба у 1991 р.".

У примітках наказів про призначення (переміщення) військовослужбовців вказуються причини призначення (переміщення) відповідно до вимог, передбачених Положенням, військове звання за штатом посади, з якої переміщується, і військове звання за штатом посади, на яку переміщується.

Наприклад: "Призначається на вищу посаду в порядку просування по службі з шпк "старший лейтенант" на "майор".

При скороченні посади вказуються номер і дата директиви про скорочення штатів або проведення організаційних заходів.

Наприклад: "Директива МО України від 30.12.2005 № Д-322/1/24";

у наказах про зарахування в розпорядження у зв’язку з проведенням організаційних заходів - рік народження, особистий номер. Накази видаються на всіх військовослужбовців, якщо до кінця встановленого строку проведення цих заходів не вирішено питання щодо подальшого службового використання вивільнених військовослужбовців.

Переміщення військовослужбовців всередині військової частини на рівні посади однакового найменування (наприклад: з посади командира 1 взводу на посаду командира 3 взводу) оформляються наказами по стройовій частині;

у наказах про призначення (переміщення) військовослужбовців, які не досягли граничного віку перебування на військовій службі і визнані за станом здоров’я непридатними до льотної роботи, служби на підводних човнах, надводних кораблях або до роботи в спеціальних спорудах, але придатними або обмежено придатними до військової служби на посади, не пов’язані з виконанням польотних завдань, службою на підводних човнах, надводних кораблях чи роботою в спеціальних спорудах, - рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, особистий номер, з якого часу у Збройних Силах (вислуга років: у календарному і пільговому обчисленні), дата призначення на посаду, грошове забезпечення за останньою посадою до переміщення, причина переміщення, а також збереження за ним права на обчислення пенсії за вислугою років із посадового окладу грошового забезпечення до переміщення відповідно до Закону України "Про пенсійне забезпечення осіб, звільнених з військової служби, та деяких інших осіб";

у наказах про продовження граничного строку перебування на посаді - рік народження, особистий номер;

у наказах про повернення із-за кордону і направлення за кордон - рік народження, освіта, з якого часу військовослужбовець проходить службу у Збройних Силах (якщо були перерви, то вказується, з якого і по який час проходив службу у Збройних Силах, іншому військовому формуванні), особистий номер;

у наказах про прийняття (призов) військовослужбовців із запасу, для проходження військової служби - рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, особистий номер, з якого і по який час проходив службу у Збройних Силах, яким військовим комісаріатом призваний (відібраний) і дата призову на військову службу;

у наказах про прикомандирування депутатів, які є військовослужбовцями, відрядження військовослужбовців до державних органів, установ і організацій із залишенням на військовій службі, направлення військовослужбовців зі Збройних Сил до інших військових формувань з виключенням зі списків особового складу Збройних Сил - число, місяць, рік народження, особистий номер і підстава для видання наказу;

у наказах про прийняття з інших військових формувань до Збройних Сил із зарахуванням їх до списків особового складу Збройних Сил - рік народження, особистий номер, з якого часу проходив службу у Збройних Силах, іншому військовому формуванні (якщо були перерви, то вказується, з якого та по який час проходив службу);

у наказах про звільнення з військової служби в запас (відставку) з правом на пенсійне забезпечення - число, місяць, рік народження, вислуга років у Збройних Силах у календарному і пільговому обчисленні, військовий комісаріат, до якого направляється на військовий облік звільнений, особистий номер, право носіння військової форми одягу, під час скорочення штатів або проведення організаційних заходів - номер і дата організаційної директиви. При звільненні з військової служби в запас (відставку) без права на пенсійне забезпечення замість вислуги років у примітках вказується, з якого часу вони перебувають на службі у Збройних Силах. Військовослужбовцям, засудженим за скоєний злочин, у наказах про звільнення з військової служби додатково вказується, коли, де, яким судом, за що, за якою статтею Кримінального кодексу України і до якої міри покарання засуджено;

у наказах про виключення зі списків особового складу Збройних Сил померлих (загиблих) - число, місяць, рік народження, з якого часу у Збройних Силах, особистий номер, дата смерті (назва хвороби, від якої помер, причина загибелі), чи пов’язана смерть із виконанням обов’язків військової служби, де похований, прізвище, ім’я, по батькові, роки народження і місце проживання дружини, дітей (у тому числі на яких сплачувалися аліменти) або родичів, які мають право на отримання пенсії за померлого (загиблого), підстави для виключення зі списків особового складу Збройних Сил. При цьому запис про зв’язок смерті з виконанням обов’язків військової служби робиться тільки в тих випадках, коли для цього є підстави. В інших випадках вказуються тільки діагноз хвороби, причина, від якої настала смерть. При вирішенні питання про причину смерті (загибелі) і зв’язок її з виконанням обов’язків військової служби необхідно керуватися вимогами Закону України "Про військовий обов’язок і військову службу" та матеріалами службового розслідування з приводу смерті (загибелі) військовослужбовця. На безвісно відсутніх та оголошених померлими - число, місяць, рік народження, з якого часу у Збройних Силах, особистий номер, дата, причина і обставини смерті (зникнення безвісти), рішення суду, склад і місце проживання сім’ї, яка знаходиться на утриманні, за необхідності місце поховання;

у наказах про зміну прізвища, імені, по батькові, дати народження - рік народження, особистий номер і підстава про зміни. Ці накази видаються тільки на підставі документів, виданих органами РАЦС або дипломатичними (консульськими) установами України.

Дозволяється примітки до пунктів наказів заміняти особистими номерами (у наказах про випуск із військових навчальних закладів, про нагородження (заохочення), про оголошення посадового становища у зв’язку зі зміною нумерації (найменування) з’єднання, військової частини, установи, про зарахування в розпорядження).

12.8. Вступна частина наказу формулюється коротко, вона повинна відображати зміст наказу і містити в окремих випадках посилання на відповідні пункти Положення, на підставі яких видається наказ. Зразок вступної частини наказу наведено в додатку 51 до цієї Інструкції.

Вступна частина наказу, пункт наказу і примітка до пункту наказу не відривається і не переноситься на іншу сторінку.

12.9. Військовослужбовці, позбавлені військових звань, виключаються зі списків особового складу військової частини наказами командира військової частини по стройовій частині відповідно до чинного законодавства.

12.10. Проекти наказів до подання їх на підпис командирам (керівникам) повинні бути перевірені (вичитані), звірені з документами персонального обліку військовослужбовців та завізовані на звороті останнього аркуша наказу безпосереднім керівником кадрового органу або особою, на яку відповідно до письмового наказу покладено тимчасове виконання обов’язків за цією посадою. Зразок звороту останнього аркуша наказу наведено в додатку 52 до цієї Інструкції.

12.11. Після цього проекти наказів проходять правову експертизу в юридичній службі. Віза посадової особи юридичної служби проставляється на звороті кожного аркуша першого примірника наказу.

12.12. При направленні витягів із наказів на них може бути написано текст "Направляю витяг із наказу командира (начальника) ______ від ________ № ________ для відома та виконання". Тут же вказується строк прибуття до нового місця служби, встановлений для переміщених військовослужбовців. Цей текст підписується начальником кадрового органу, який вислав витяг із наказу.

При направленні витягів із наказів про переміщення військовослужбовців у них за необхідності вказуються умовні найменування військових частин (установ, закладів) та пункти, в які необхідно відрядити військовослужбовця та вислати облікові документи.

12.13. Зразки наказів наведено в додатку 53 до цієї Інструкції.

1.1. Облік особового складу в особливий період ведеться в порядку, установленому на мирний час, та з урахуванням особливостей, викладених у цьому розділі.

1.2. Для обліку особового складу в особливий період використовуються:

на особовий склад, який проходив військову службу у Збройних Силах, - облікові документи, які велися на нього в мирний час;

на особовий склад, призваний із запасу у разі оголошення мобілізації:

на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу - особові справи та послужні картки, отримані з військових комісаріатів;