Про внесення змін до Інструкції про особливості направлення військовослужбовців Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України у службові відрядження в межах України та за кордон

оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера);

копія частини електронного проїзного (перевізного) документа з указаним маршрутом (маршрут/квитанція);

оригінали відривних частин посадкових талонів пасажира;

роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на рейс.

У разі втрати, знищення або псування посадкового талона пасажира відрядженому військовослужбовцю Держспецзв’язку з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) може бути відшкодовано витрати на придбання електронного проїзного (перевізного) документа за умови надання оригіналу довідки перевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного проїзного (перевізного) документа, придбаного для окремого пасажира, факт його використання повністю за визначеним маршрутом.

Відшкодування витрат, пов’язаних із отриманням листа (акта, довідки) компанії-продавця щодо підтвердження перевезення військовослужбовця Держспецзв’язку за визначеним в електронному проїзному (перевізному) документі маршрутом і датою, не здійснюється.

Якщо електронний проїзний (перевізний) документ (оформлений на паперовому носії) є нероздільним і частково використаним, до звіту додається лист (акт, довідка) про його повернення, складений(а) компанією-продавцем, у якому (якій) зазначаються прізвище та ініціали військовослужбовця Держспецзв’язку, що був направлений у службове відрядження, вартість поїздки/перельоту, сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням частково використаного електронного проїзного (перевізного) документа, а також копія електронного проїзного (перевізного) документа, завірена головним бухгалтером компанії-продавця чи уповноваженою на це особою.

У разі здійснення онлайн-замовлення проїзних (перевізних) документів на пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного проїзного (перевізного) документа є його роздруківка на паперовому носії.

У разі повернення електронного проїзного (перевізного) документа на пасажирські перевезення до звіту додають документи про повернення або лист (акт, довідку) про його повернення, складений(у) компанією-продавцем, у якому (якій) зазначаються сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов’язані з його поверненням.

13. Витрати на проїзд військовослужбовця Держспецзв’язку у м’якому вагоні нічного потяга, вагоні 1 класу денного швидкісного потяга, суднами морського й річкового транспорту, повітряного транспорту за квитками 1 класу і бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) і лише за наявності оригіналів документів, що засвідчують вартість таких витрат.

14. Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується(ються) військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку, відшкодовуються з дозволу Голови Держспецзв’язку (начальника органу Держспецзв’язку) і лише за наявності оригіналів документів, що засвідчують вартість таких витрат.

15. У разі направлення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку у службове відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовуються з урахуванням встановлених норм за 1 км пробігу та відповідно до затвердженого Головою Держспецзв’язку (начальником органу Держспецзв’язку) маршруту. У дорожньому листі автомобіля вказуються маршрут руху (звідки/куди) і транзитні пункти, відстань у кілометрах, заплановані витрати пального на весь маршрут, список військовослужбовців Держспецзв’язку, які планують пересуватися автомобілем, із визначенням старшого автомобіля.

Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля, збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.

16. Фактичний час перебування військовослужбовця Держспецзв’язку у службовому відрядженні за кордоном визначається відповідно до наказу про відрядження, а також за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування військовослужбовця Держспецзв’язку у відрядженні (відповідні первинні документи та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне його перебування у відрядженні (відмітки прикордонної служби про перетин кордону, проїзні (перевізні) документи, рахунки на проживання з датами відправлення до місця службового відрядження та прибуття зі службового відрядження (поза межами України) транспортного засобу тощо)).

У разі відсутності зазначених в абзаці першому цього пункту відповідних підтвердних документів добові витрати відрядженому військовослужбовцю Держспецзв’язку не відшкодовуються.

17. Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує військовослужбовця Держспецзв’язку, направленого у службове відрядження за кордон, коштами у вільно конвертованій валюті у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до місця відрядження і назад та найм житлового приміщення) або добових витрат, йому зменшується виплата добових витрат на суму додатково наданих коштів. Якщо сума компенсації поточних витрат військовослужбовцю Держспецзв’язку, надана стороною, яка приймає, перевищує або дорівнює встановленій сумі добових витрат, виплата добових витрат військовослужбовцю Держспецзв’язку не здійснюється.

Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, забезпечує військовослужбовця Держспецзв’язку, направленого у службове відрядження за кордон, коштами у вільно конвертованій валюті у вигляді компенсації витрат на проїзд до місця відрядження і назад, найм житлового приміщення, відшкодування витрат на проїзд та найм житлового приміщення військовослужбовцю Держспецзв’язку не здійснюється.

Якщо за умовами заходу сторона, яка приймає, в подальшому відшкодовує Адміністрації Держспецзв’язку (органу Держспецзв’язку) витрати на службове відрядження військовослужбовця Держспецзв’язку під час проведення заходу, військовослужбовцю Держспецзв’язку виплачуються добові витрати, сума витрат на найм житлового приміщення та проїзд у службове відрядження відповідно до законодавства.

Суму відшкодування поточних витрат військовослужбовцю Держспецзв’язку, отриману від сторони, яка проводила захід, Адміністрація Держспецзв’язку (орган Держспецзв’язку) направляє на відновлення фактично здійснених Адміністрацією Держспецзв’язку (органом Держспецзв’язку) видатків.

18. Якщо для остаточного розрахунку за службове відрядження за кордон потрібно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості.

У разі відсутності підтвердних документів про обмін іноземної валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження або у вільно конвертовану валюту перерахунок витрат, зроблених у службовому відрядженні, що підтверджено документально, здійснюється на підставі крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на службове відрядження.

Якщо підтвердні документи про обмін іноземної валюти, в якій видано аванс, на національну валюту держави відрядження надано не на повну суму витрат, зроблених у службовому відрядженні, що підтверджено документально, різниця суми витрат обчислюється на підставі крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на службове відрядження.

19. Після повернення зі службового відрядження військовослужбовець Держспецзв’язку зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня (якщо військовослужбовець Держспецзв’язку отримав готівку із застосуванням платіжних карток,- до закінчення третього банківського дня), наступного за днем прибуття до місця служби, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 вересня 2015 року № 841 "Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 13 жовтня 2015 року за № 1248/27693.

Після повернення зі службового відрядження за кордон разом зі звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається звіт про використання коштів, виданих на службове відрядження за кордон (далі - Звіт) (додаток 8).

Разом зі Звітом подаються належно оформлене посвідчення про відрядження (у разі оформлення) з відбитками печаток про прибуття, вибуття та користування (некористування) безоплатно житлом і харчуванням під час службового відрядження та зазначенням відповідних дат і підписів відповідальних осіб, а також оригінали документів, що підтверджують вартість понесених витрат на службове відрядження, з додаванням перекладу державною мовою документів, складених іноземною мовою.

У разі відсутності первинних або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування військовослужбовця Держспецзв’язку у службовому відрядженні за кордоном, до Звіту додаються завірені директором ДКП (керівником підрозділу кадрової роботи органу Держспецзв’язку) або директором ФЕД - головним бухгалтером (керівником фінансового підрозділу - головним бухгалтером органу Держспецзв’язку) ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого військовослужбовця Держспецзв’язку та відмітками прикордонної служби про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим військовослужбовцем Держспецзв’язку державного кордону України (в якій зазначено пункт пропуску, дату й час перетину кордону, серію, номер, тип та назву паспортного документа).

1. Після повернення зі службового відрядження керівник підрозділу Держспецзв’язку (голова комісії, старший команди), військовослужбовець(ці) Держспецзв’язку якого направлявся(лися) у службове відрядження, у п’ятиденний строк письмово (у довільній формі) доповідає посадовій особі Держспецзв’язку, яка надала дозвіл на службове відрядження.

2. Звіт про результати службового відрядження за кордон, що передбачало міжнародну співпрацю, готується за формою, визначеною Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.

Затверджений Головою Держспецзв’язку звіт про результати службового відрядження за кордон надсилається в установленому порядку структурним підрозділом Адміністрації Держспецзв’язку (органом Держспецзв’язку):

до Кабінету Міністрів України (за потреби) - у десятиденний строк після повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку, якщо службове відрядження не передбачало участі у заходах міжнародного характеру;

до ДОЗ (у паперовій та електронній формах) - у п’ятиденний строк після повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку для подальшого його опрацювання та подання у десятиденний строк після повернення військовослужбовця(ів) Держспецзв’язку до Кабінету Міністрів України (за потреби) та МЗС у випадках, передбачених Порядком підготовки проектів директив, вказівок і технічного завдання для участі у заходах міжнародного характеру та звітів за їх результатами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 04 листопада 2015 року № 903.