Про затвердження Порядку передання відділами реєстрації актів цивільного стану органам праці та соціального захисту населення інформації про громадян, які померли

Відповідно до пункту 4 Положення про Єдиний державний автоматизований реєстр осіб, які мають право на пільги, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2003 року N 117, та з метою забезпечення цільового використання бюджетних коштів

1. Затвердити Порядок передання відділами реєстрації актів цивільного стану органам праці та соціального захисту населення інформації про громадян, які померли (додається).

2. Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, Київському та Севастопольському міським управлінням юстиції забезпечити передання відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції органам праці та соціального захисту населення районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, а також структурним підрозділам з питань праці та соціального захисту населення виконавчих органів міських рад інформації про громадян, які померли, за встановленою формою.

3. Органам праці та соціального захисту Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя забезпечити приймання та використання зазначеної інформації з дотриманням вимог статті 32 Конституції України та статті 23 Закону України "Про інформацію".

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступників Міністра праці та соціальної політики України та Міністра юстиції України відповідно до розподілу обов'язків.

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до абзацу четвертого пункту 4 Положення про Єдиний державний автоматизований реєстр осіб, які мають право на пільги, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2003 року N 117, та з метою цільового використання бюджетних коштів.

1.2. Порядок установлює механізм передання відділами реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції (далі - відділи реєстрації актів цивільного стану) інформації про громадян, які померли, управлінням праці та соціального захисту населення районних, районних у містах Києві та Севастополі держадміністрацій, а також структурним підрозділам з питань праці та соціального захисту населення виконавчих органів міських рад (далі - органи праці та соціального захисту населення) за місцезнаходженням актових записів про смерть.

2.1. Відділи реєстрації актів цивільного стану передають інформацію про громадян, які померли, у вигляді Повідомлення про громадян, які померли за відповідний період, для зняття з обліку в Єдиному державному автоматизованому реєстрі осіб, які мають право на пільги (далі - Повідомлення) (додаток 1) та у вигляді файла даних на електронних носіях інформації (дискетах) за структурою, визначеною у розділі 4 цього Порядку, та його друкованої копії.

2.2. Передання інформації відділами реєстрації актів цивільного стану про громадян, які померли, здійснюється щомісяця, але не пізніше 10 числа місяця, що настає за звітним.

2.3. Дані про громадян, що зазначаються в Повідомленні, повинні відповідати відомостям, що містяться в актових записах про смерть.

2.4. Дані Повідомлення, оформлені згідно з цим Порядком, є підставою для внесення органами праці та соціального захисту населення змін до виплатних документів одержувачів соціальної допомоги і житлових субсидій та до Єдиного державного автоматизованого реєстру осіб, які мають право на пільги.

2.5. Повідомлення, що надходять до органів праці та соціального захисту населення, реєструються в спеціальному журналі реєстрації Повідомлень про реєстрацію смерті громадян, одержаних від відділів реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції (додаток 2).

2.6. Електронні носії інформації (дискети) після перевірки інформації у файлі даних на достовірність та введення її в базу даних органів праці та соціального захисту населення повертаються відділам реєстрації актів цивільного стану.

3.1. Повідомлення заповнюється відділом реєстрації актів цивільного стану друкованим текстом українською мовою.

3.2. У позиції "N" зазначається реєстраційний номер Повідомлення.

3.3. У позиції "дата" зазначається дата реєстрації (число, місяць, рік) Повідомлення.

3.4. У позиціях "код ЄДРПОУ" і "назва відділу реєстрації актів цивільного стану" зазначаються код і назва відділу реєстрації актів цивільного стану, який надає це Повідомлення, відповідно до даних Єдиного державного реєстру підприємств і організацій України (ЄДРПОУ).

3.5. У позиції "Автономна Республіка Крим (область), район, район у місті, місто" зазначається повна назва місцезнаходження відділу реєстрації актів цивільного стану.

3.6. У графі 1 зазначається порядковий номер запису в Повідомленні.

3.7. У графі 2 зазначається стать громадянина літерою "Ч" для чоловіків або літерою "Ж" для жінок.

3.8. У графі 3 зазначаються прізвище, ім'я, по батькові громадянина відповідно до актового запису про смерть.

3.9. У графі 4 зазначається ідентифікаційний номер у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів згідно з даними ідентифікаційної картки фізичної особи - платника податків та інших обов'язкових платежів або довідки про реєстрацію в Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів, що чинні на момент унесення змін, а за відсутності ідентифікаційного номера або документа, що підтверджує ідентифікаційний номер фізичної особи - платника податків та інших обов'язкових платежів, - серія, номер, коли та ким виданий паспорт (паспортний документ) або свідоцтво про народження у разі їх пред'явлення при реєстрації смерті. За відсутності зазначених документів проставляється "-" (прочерк).

3.10. У графі 5 зазначається адреса зареєстрованого місця проживання громадянина, у разі, якщо вона підтверджується документами, поданими при реєстрації смерті та відповідно до яких згідно з вимогами чинного законодавства вносяться відомості до актового запису про смерть. За відсутності даних про адресу зареєстрованого місця проживання громадянина проставляється "-" (прочерк).

3.11. У графі 6 зазначається дата народження громадянина (число, місяць, рік) відповідно до актового запису про смерть, за відсутності даних про дату народження проставляється "-" прочерк.

3.12. У графі 7 зазначається дата смерті громадянина (число, місяць, рік).

3.13. У графі 8 зазначається номер актового запису про смерть.

4.1. За наявності комп'ютерної техніки у відділах реєстрації актів цивільного стану інформація про померлих громадян передається до органів праці та соціального захисту населення у вигляді DBF файла з іменем - NNNNNNNN.CMM,

де NNNNNNNN - код відділу реєстрації актів цивільного стану згідно з ЄДРПОУ;

C - літера "C" - постійний код для даних з форми;

MM - номер місяця (01-12).

4.2. Структура файла даних відділами реєстрації актів цивільного стану надається за Таблицею структури файла даних (додаток 3).