Про затвердження Порядку внесення змін до актових записів цивільного стану (метричних записів), що зберігаються в державних архівах, та їх анулювання

Відповідно до статті 9 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"

1. Затвердити Порядок внесення змін до актових записів цивільного стану (метричних записів), що зберігаються в державних архівах, та їх анулювання, що додається.

2. Управлінню взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

1. Цей Порядок визначає процедуру внесення змін до актових записів цивільного стану (метричних записів), що зберігаються в державних архівах, та їх анулювання.

2. Державний архів у разі отримання від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану) повідомлення про внесення змін до актового запису цивільного стану (метричний запис) або про анулювання актового запису цивільного стану (метричного запису) (далі - повідомлення), який зберігається у державному архіві, у десятиденний строк долучає повідомлення до архівного фонду, в якому зберігається відповідна книга державної реєстрації актів цивільного стану або метрична книга (справа).

Змінювати зміст (текст) оригіналу актового запису у справі шляхом закреслення частини тексту, дописування, проставлення будь-яких позначок не дозволяється.

3. Повідомлення формується в окрему справу, що створюється державним архівом у фонді, в якому зберігається книга державної реєстрації актів цивільного стану або метрична книга, актовий запис в якій змінено.

Новоствореній справі надається заголовок "Документи про внесення змін до актових записів цивільного стану (метричних записів) та їх анулювання" і вона заноситься до новоствореного опису справ. Після схвалення опису експертно-перевірною комісією державного архіву нова кількість справ та описів у фонді відображається у відповідних облікових документах державного архіву.

4. На всіх аркушах повідомлення у правому верхньому куті проставляється штамп із текстом такого змісту:

"Зміни у справі №____________________

На арк. № __________________________

До актового (метричного) запису № ____".

"На штампі зазначаються номер справи з актовим (метричним) записом, щодо якого внесено зміни чи який анульовано, за описом справ; номер аркуша у справі, до якої включений відповідний актовий (метричний) запис; номер відповідного актового (метричного) запису."

5. У разі надходження додаткових повідомлень щодо справ фонду, в якому міститься справа, зазначена у пункті 3 цього Порядку, вони підшиваються в кінці справи, нумеруються послідовно, на них проставляється штамп, передбачений пунктом 4 цього Порядку, до засвідчувального напису цієї справи вносяться зміни.

6. На засвідчувальному написі справи, до якої включено актовий (метричний) запис, що був змінений чи анульований, проставляється штамп із текстом такого змісту:

"Змінено відомості на арк. №____

Див. справу №________________".

На штампі зазначаються номер аркуша справи з відповідним актовим (метричним) записом та номер справи з повідомленням про зміни до нього.

Цей штамп проставляється також в усіх примірниках опису справ у графі "Примітки" за номером справи, актовий запис в якій змінено.

Позначки щодо змін до актових записів проставляються також у довідковому апараті до відповідних документів, копій їх страхового фонду та фонду користування.

7. Державний архів видає архівну довідку з урахуванням змін до актового (метричного) запису, що міститься у справі.