справ керівним складом архівної ліквідації
установи та особами, архівної
відповідальними за установи
архівосховища
87 Замовлення на видавання справ - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після повернення
(документів) до робочих кімнат справ (документів)
на проведення робіт з
мікрофільмування,
реставрації, фото-копіювання,
оправлення, брошурування,
сканування, розмноження на
копіювальних апаратах
88 Книги обліку технічного стану - Пост. -
аудіовізуальних та електронних
документів
89 Картотека обліку фізичного - До заміни До заміни
стану документів і справ новою новою
90 Інвентарна книга обліку справ, - Пост. -
які мають у зовнішньому
оформленні матеріальні цінності
91 Журнал обліку робіт:
а) з консервації, реставрації - Пост. До
та ремонту документів ліквідації
архівної
установи
б) з оцифрування документів - 10 р. -
92 Журнал обліку консерваційно- - 10 р.(1) - (1) Після закінчення
профілактичного оброблення журналу
мікрофільмів страхового фонду
93 Журнал обліку справ, - Пост. 10 р.(1) (1) Після закінчення
документів, що пройшли журналу
поаркушну дезінсекцію та
дезінфекцію у дезкамері
94 Книга обліку документів, - 10 р.(1) 10 р.(1) (1) Після закінчення
отриманих реставраційними журналу
лабораторіями для
мікрофотокопіювання,
оправлення, брошурування,
реставрації
95 Журнал обліку проведення - 5 р.(1) 5 р.(1) (1) Після закінчення
перевіряння якості журналу
страхових копій
96 Книги обліку видавання
документів (справ),
мікрофільмів з архівосховищ:
а) співробітникам архівної 30 р.(1) 30 р.(1) (1) Після закінчення
установи книги та повернення
документів
б) у читальний зал 30 р.(1) 30 р.(1) (1) Після закінчення
книги та повернення
документів
в) у тимчасове користування за 30 р.(1) 30 р.(1) (1) Після закінчення
межі архівної установи книги та повернення
документів
97 Аркуші видавання справ - 3 р. 3 р.
98 Книги обліку видавання - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закінчення
мікрофотокопій у читальний зал книги та повернення
мікрофотокопій
99 Книга обліку видавання - 30 р.(1) - (1) Після закінчення
аудіовізуальних документів книги та повернення
документів
100 Журнал обліку видавання справ - 10 р.(1) 10 р.(1) (1) Після закінчення
на мікрофільмування і журналу та повернення
реставрацію документів документів
101 Журнал обліку виготовлення - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закінчення
ксерокопій для дослідників у журналу
читальному залі
102 Книга обліку виготовлення копій - 3 р. -
аудіовізуальних документів для
дослідників
103 Книга обліку замовлень, - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після виконання
переданих до лабораторії останнього замовлення
104 Журнали реєстрації спостережень - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення
за станом температурно- журналу
вологісного режиму зберігання
архівних документів
105 Журнал обліку робіт з друку на - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення
копіювальних апаратах журналу
106 Журнал відвідування сховищ - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення
сторонніми особами журналу
5. ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ДО ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ОБЛІК
107 Документи (аналітичні довідки,
доповіді, огляди) з проведення
аналізу стану і перспектив
розвитку довідкового апарату до
документів:
а) за місцем складання Пост. Пост. До
ліквідації
архівної
установи
б) в інших архівних установах Доки не Доки не -
мине потреба мине потреба
108 Документи (доповіді, довідки, 10 р. ЕПК 10 р. ЕПК 10 р.
огляди) з вивчення та
узагальнення досвіду роботи
архівних установ з питань
створення й удосконалення
довідкового апарату до
документів та організації їх
обліку
109 Путівники по фондах архівних
установ:
а) за місцем складання - Пост. -
б) в інших архівних установах Доки не Доки не -
мине потреба мине потреба
110 Довідники по фондах архівних
установ, з історії організацій
і історії адміністративно-
територіального поділу:
а) за місцем складання - Пост. -
б) в інших архівних установах Доки не Доки не -
мине потреба мине потреба
111 Документи (пропозиції, 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК -
висновки, листи) до проектів
довідників по фондах архівних
установ та висновки до них
112 Огляди по фондах архівних
установ (фондові, тематичні):
а) за місцем складання - Пост. -
б) в інших архівних установах Доки не Доки не -
мине потреба мине потреба
113 Державний реєстр національного Пост. - -
культурного надбання
"Унікальні документи НАФ"
114 Список фондів - Пост. До
ліквідації
архівної
установи
115 Список фондів, на які створено Пост. Пост. -
страховий фонд
116 Список фондів, які містять - Пост. -
унікальні документи
117 Список (картотека, база даних) Доки не Доки не Доки не
справ, які знаходяться в мине мине мине
розшуку потреба потреба потреба
118 Анотовані переліки унікальних Пост. Пост. -
документів НАФ
119 Переліки особливо Пост. Пост. -
цінних документів
120 Списки унікальних і особливо Доки не Доки не -
цінних документів архівних мине мине
установ, на які має бути потреба потреба
створено страховий фонд
121 Аркуші фондів, аркуші підфондів - Пост. До
ліквідації
архівної
установи
122 Аркуші обліку аудіовізуальних - Пост. -
документів
123 Справи фондів (історичні - Пост. До
(біографічні) і тематичні ліквідації
довідки до фондів, акти архівної
приймання-передавання установи
документів, акти, довідки про
результати перевіряння
наявності й стану документів,
акти про вилучення документів,
про нестачу й невиправні
пошкодження документів, акти
про видавання справ у
тимчасове користування, огляди
фондів, списки, аркуші, картки
фондів)
124 Справи кіно- та відеодокументів - Пост. -
(монтажні листи, описи зйомок,
дозвільні посвідчення, акти
технічного стану, аркуші
користування)
125 Анотований реєстр описів Пост. Пост. -
126 Реєстр описів - Пост. До
ліквідації
архівної
установи
127 Інвентарні книги обліку - Пост. -
документів, що мають у
зовнішньому оформленні або в
додатку до них
матеріальні цінності
128 Описи справ постійного - Пост. -
зберігання організацій - джерел
формування НАФ
129 Описи аудіовізуальних - Пост. -
документів
130 Описи справ (документів) - Пост. -
страхового фонду
131 Описи справ з особового складу - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після
(тривалого зберігання) знищення справ
організацій
132 Описи справ тимчасового - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після
зберігання знищення справ
133 Паспорти архівної установи Пост. Пост. До заміни
новими
134 Паспорти архівосховищ - До заміни До заміни
новими новими
135 Відомості про зміни у складі та 10 р.(1) Пост. До (1) Після внесення змін
обсязі фондів (документів НАФ) ліквідації в облікову документацію
станом на 1 січня кожного року архівної
установи
136 Повідомлення відділів - Пост. -
реєстрації актів цивільного
стану про внесення змін,
виправлень, доповнень до
актових записів цивільного
стану, що зберігаються в
державних архівних установах,
чи їх анулювання
137 Каталоги архівних установ:
а) Центральний фондовий каталог Пост. - -
(ЦФК)
б) фондові каталоги (ФК) - Пост. -
в) систематичні, іменні, - Пост. -
предметно-тематичні,
географічні, хронологічні,
режисерські, фільмові,
журнальні, електронні, з
особового складу
138 Контрольна картотека фондів - Пост.(1) - (1) Зберігається в
архівних відділів районних, держархівах області,
районних у містах Києві і міст Києва, Севастополя
Севастополі державних
адміністрацій, міських рад,
трудових архівів
139 Схема класифікації документної Пост. Пост. -
інформації, зміни та
доповнення до неї
140 Картотека централізованого Пост. Пост. -
державного обліку документів
архівної україніки
141 Покажчики:
а) до ФК - До заміни До заміни
новими новими
б) до описів - Пост. До
ліквідації
архівної
установи
в) міжфондові - Пост. До
ліквідації
архівної
установи
142 Листування з питань створення 3 р. 3 р. 3 р.
страхового фонду документації
143 Листування про удосконалення 3 р. 3 р. 3 р.
довідкового апарату,
підготовку та видання
довідників за документами
архівної установи (путівників,
каталогів, описів тощо)
144 Листування з архівними 3 р. 3 р. -
установами про поповнення та
уточнення ЦФК Держкомархіву
145 Листування з питань фондування, 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК
обліку документів
146 Листування з питань створення 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК
страхового фонду
147 Листування про передавання у 10 р.(1) 10 р.(1) - (1) Після повернення
тимчасове користування ЕПК ЕПК справ
архівних документів,
літератури, церковної
атрибутики
148 Книга обліку надходжень - Пост. До
документів до архівної установи ліквідації
архівної
установи
149 Книга обліку приймання - 3 р.(1) 3 р.(1) (1) Після закриття книги
документів (справ) на та повернення документів
депоноване зберігання (справ)
150 Книга обліку справ з Пост. До
особового складу ліквідації
архівної
установи
151 Книга обліку надходжень - Пост. -
страхового фонду та
фонду користування
152 Книги і картотеки обліку - Пост. -
унікальних та особливо цінних
документів і справ
153 Книга (картотека) обліку - Пост. -
документів з конфіденційною
інформацією
154 Книга (картотека) обліку - Пост. -
документів з особливими умовами
доступу
155 Книга та картотека руху фондів, - Пост. До
описів справ, документів ліквідації
архівної
установи
156 Картотека обліку - До -
закаталогізованих фондів ліквідації
архівної
установи
157 Картотека обліку - До -
закаталогізованих документів ліквідації
архівної
установи
158 Книга обліку вибуття документів - Пост. До
ліквідації
архівної
установи
159 Книги обліку видавання:
а) описів фондів - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення
книги і повернення
документів
б) справ фондів - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення
книги і повернення
документів
в) справ у тимчасове - 1 р.(1) 1 р.(1) (1) Після закінчення
користування за межі архівної книги і повернення
установи справ
160 Книга обліку тематичних карток, - Пост. До
що надходять до каталогу ліквідації
архівної
установи
161 Журнал обліку надходжень Доки не - -
каталожних карток від архівної мине
установи потреба
162 Журнал обліку користування - 5 р. -
каталогами
6. КОРИСТУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ ТА ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНОЇ ІНФОРМАЦІЇ
163 Документи (аналітичні довідки,
доповіді, огляди) про стан
використання архівної
інформації:
а) за місцем складання Пост. Пост. 10 р.
б) в інших архівних установах - Доки не -
мине потреба
164 Документи (огляди, довідки,
відомості, анкети) з вивчення
та узагальнення досвіду
архівних установ з питань
використання архівної
інформації:
а) за місцем складання Пост. Пост. 10 р.
б) в інших архівних установах - Доки не -
мине потреба
165 Документи (тематичні переліки,
огляди, листи), складені за
документами архівних установ з
питань інформації зацікавлених
організацій:
а) за місцем складання Пост. Пост. -
б) в інших архівних установах Доки не Доки не
мине потреба мине потреба
166 Документи (плани, протоколи, Пост. Пост. -
звіти, довідки) про роботу
архівних установ з використання
документів до ювілейних дат та
з метою ініціативного
інформування зацікавлених
організацій
167 Документи (доручення, плани, Пост. Пост. -
звіти, листи) з виявлення та
оприлюднення інформації
архівних документів
168 Документи (доручення, Пост. Пост. -
протоколи, звіти, інформація,
листи) з реалізації
архівних проектів
169 Документи (відомості, довідки, Пост. Пост. -
листи) про виявлення та
організацію користування
документами архівів з питань
викриття та переслідування
нацистських злочинців
170 Документи (плани, звіти, 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК -
договори, протоколи, листи) з
питань організації
науково-видавничої діяльності
архівних установ
171 Документи Пост. Пост. 10 р.
(тематико-експозиційні плани,
переліки документів, альбоми,
комплекти тематичних добірок,
акти приймання експонатів,
відомості, програми зустрічей,
списки учасників, тексти
повідомлень, реклами, книги
відгуків) з питань виставкової
діяльності:
а) за місцем складання Пост. Пост. -
б) в інших архівних установах 5 р. 5 р. -
172 Документи (доповідні записки,
довідки, зведення) про
проведення аналізу роботи
архівних установ з виконання
запитів соціально-правового
характеру:
а) за місцем складання Пост. Пост. 10 р.
б) в інших архівних установах Доки не Доки не Доки не
мине потреба мине потреба мине
потреба
173 Листування з питань підготовки 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК 5 р.
виставок документів, радіо- і
телепередач, публікацій у
засобах масової інформації,
тематичних добірок, проведення
зустрічей з громадськістю,
екскурсій, лекцій
174 Листування про доступ 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК -
користувачів до документів у
читальних залах архівних
установ
175 Листування щодо виконання 10 р. ЕПК 10 р. ЕПК 10 р.
запитів іноземців та осіб
без громадянства про наведення
довідок соціально-правового,
майнового характеру, за актами
цивільного стану
176 Листування про наведення і 5 р. ЕПК 5 р. ЕПК 5 р.
видавання довідок
соціально-правового,
тематичного, майнового,
генеалогічного характеру, за
актами цивільного стану
177 Справи користувачів, які - 25 р. ЕПК(1) - (1) Особові справи
працюють в читальних залах видатних державних і
архівних установ політичних діячів, діячів
(заява-анкета, заяви щодо науки, культури - пост.
продовження строків
користування, документи (лист),
що підтверджує повноваження
користувача, замовлення на
видавання описів і документів,
на виготовлення копій
документів, листування тощо)
178 Книга реєстрації справ - 25 р.(1) - (1) Після закінчення
користувачів читального залу книги
архівної установи
179 Книга обліку відвідувань - 25 р.(1) - (1) Після закінчення
читального залу архівної книги
установи
180 Книга обліку використання - 5 р. -
аудіовізуальних документів
181 Алфавітна картотека - Доки не Доки не
користувачів читального залу мине мине
архівної установи потреба потреба
182 Книги, картотеки обліку роботи Доки не Доки не Доки не
архівних установ з використання мине мине мине
документів (підготовка виставок потреба потреба потреба
документів, альбомів, радіо- і
телепередач, проведення
зустрічей з громадськістю,
екскурсій, лекцій)
183 Журнали реєстрації запитів
(електронна база даних,
картотеки) юридичних і фізичних
осіб України з питань наведення
довідок:
а) соціально-правового 10 р.(1) 10 р.(1) 10 р.(1) (1) Після закінчення
характеру журналу
б) за актами цивільного стану 10 р.(1) 10 р.(1) -
в) майнового характеру 10 р.(1) 10 р.(1) -
г) тематичного характеру 10 р.(1) 10 р.(1) -
ґ) генеалогічного характеру 10 р.(1) 10 р.(1) -
184 Журнал реєстрації (електронна - 10 р.(1) - (1) Після закінчення
база даних, картотека) заяв і журналу
запитів фізичних осіб
іноземних держав
соціально-правового характеру
185 Журнал реєстрації (електронна 10 р.(1) 10 р.(1) - (1) Після закінчення
база даних, картотека) запитів журналу
юридичних і фізичних осіб
іноземних держав тематичного,
майнового та генеалогічного
характеру, за актами
цивільного стану
186 Журнал обліку прийому громадян - 5 р.(1) 5 р.(1) (1) Після закінчення
у столі довідок журналу
| Начальник управління діловодства, формування та зберігання Національного архівного фонду Державного комітету архівів України | С.В.Сельченкова |
| СХВАЛЕНО Протокол засідання Центральної експертно-перевірної комісії Державного комітету архівів України 25.03.2010 N 1 |
