Про затвердження Переліку документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004,

1. Затвердити Перелік документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання (додається).

2. Відділу формування Національного архівного фонду управління діловодства, формування та зберігання Національного архівного фонду Державного комітету архівів України (Кузнєцова М.І.) подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Вважати таким, що не застосовується на території України, "Перечень документов со сроками хранения Главного архивного управления при Совете Министров СССР и подведомственных ему организаций", затверджений Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 29 квітня 1976 року.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Прись Т.П.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1.1. Перелік документів, що створюються в діяльності Державного комітету архівів України, державних та інших архівних установ України, із зазначенням строків зберігання (далі - Перелік) складено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004.

1.2. Перелік є основним нормативно-правовим актом, що визначає строки зберігання специфічних документів, що створюються в діяльності архівних установ: Державного комітету архівів України, Державного центру збереження документів Національного архівного фонду, центральних і галузевих державних архівів, державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя, архівних відділів районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, (далі - державні архівні установи) та архівних відділів міських рад, архівних підрозділів державних наукових установ, музеїв та бібліотек, які зберігають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), місцевих архівних установ, створених місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ (далі - трудові архіви), архівних установ, заснованих фізичними та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архіви).

Строки зберігання документів, встановлені Переліком, є обов'язковими для всіх зазначених вище архівних установ.

1.3. До Переліку включено тільки специфічну документацію з організаційно-методичного керівництва та контролю за організацією діловодства та станом архівних підрозділів підприємств, установ та організацій (далі - організації), експертизи цінності документів і комплектування архівів, зберігання та користування документами НАФ.

Перелік не містить типову управлінську документацію, зокрема: з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування тощо. Строки зберігання типової управлінської документації визначаються на підставі Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами) (далі - Перелік типових документів).

1.4. Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (далі - УНДІАСД), Державна наукова архівна бібліотека, м. Київ (далі - ДНАБ), Дирекція по експлуатації комплексу споруд центральних державних архівів України (далі - ДЕКС) застосовують Перелік типових документів під час проведення експертизи цінності документів.

Для визначення строків зберігання документів УНДІАСД застосовує 3 графу, ДНАБ, ДЕКС - 4 графу Переліку типових документів.

1.5. Склад документів і строки їх зберігання визначені в Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із урахуванням рекомендацій фахівців державних архівних установ.

1.6. Перелік використовується при формуванні справ у діловодстві, підготовці номенклатур справ, розробці схем класифікації документів, а також у роботі Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву (далі - ЦЕПК), експертно-перевірних (експертних) комісій (далі - ЕПК (ЕК)) архівних установ, фондово-закупівельних, експертно-оцінних комісій музеїв, бібліотек (далі - ФЗК, ЕОК).

1.7. При складанні номенклатури справ архівної установи слід користуватися цим Переліком та Переліком типових документів.

У разі визначення строків зберігання справ на підставі цих переліків у номенклатурі справ до кожної статті робиться посилання на відповідний перелік, наприклад:

постійно, ст. 16-а ТП (відмітка "ДТП" означає, що строки зберігання визначено на підставі Переліку типових документів);

5 р., ст. 99 ВП (відмітка ДВП" означає, що строки зберігання визначено на підставі відомчого переліку).

1.8. Строки зберігання документів, що визначені в цьому Переліку, є мінімальними і скороченню не підлягають. У разі необхідності тимчасові строки зберігання конкретних видів документів можуть бути подовжені за рішенням ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК архівної установи.

Документи тимчасового строку зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.

1.9. Перелік встановлює строки зберігання документів незалежно від виду матеріального носія інформації (паперовий, електронний, у вигляді мікрофільмів тощо).

2.1. Перелік побудовано за функціонально-галузевою ознакою і включає розділи, які відображають лише окремі специфічні напрями діяльності архівних установ.

2.2. Документи в розділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, та у логічній послідовності.

Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа 1). Перелік дає узагальнену назву кожного виду документа (графа 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються назви всіх видів документів, включених у статтю.

2.3. Строки зберігання документів у Переліку диференційовано за трьома групами архівних установ, у діяльності яких створюється специфічна відомча документація (графи 3-5).

У графі 3 визначено строки зберігання документів, що створюються у Держкомархіві (перша група), у графі 4 - державних архівних установах, архівних відділах районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад, архівних підрозділах державних наукових установ, музеїв та бібліотек, приватних архівах, які зберігають документи НАФ (друга група), у графі 5 - Державному центрі збереження документів Національного архівного фонду, а також трудових і приватних архівах, які не зберігають документи НАФ (третя група).

2.4. При визначенні строків зберігання специфічних документів архівних установ слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ.

2.5. Документи повинні відбиратися до складу НАФ переважно у вигляді оригіналів, лише за відсутності оригіналів приймаються належним чином засвідчені копії відповідних документів.

2.6. Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який йде за роком завершення їх у діловодстві. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у діловодстві у 2010 році, починається з 1 січня 2011 року.

Відмітка "Доки не мине потреба" означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається самими архівними установами, однак цей строк не може бути менше 1 року.

Відмітка "До ліквідації архівної установи" означає, що у разі ліквідації архівної установи документи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів облікові документи передаються до відповідного державного архіву, архівного відділу міської ради для подальшого зберігання.

2.7. Позначка "ЕПК", яку встановлено в Переліку для деяких видів документів, означає, що частина таких документів може мати культурне значення і після проведення експертизи їх цінності повинна вноситися до складу НАФ.

Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою "ЕПК" приймаються ЕПК державного архіву.

2.8. У примітках (графа 6) коментують та уточнюють місце та строки зберігання документів, зазначають ознаки виділення певних різновидів документів або конкретних документів, строки яких відрізняються від зазначених у графах 3-5 Переліку.

У примітках "Після закінчення строку дії договору", "Після повернення справ", "Після закінчення журналу", "Після заміни новими" тощо зазначається, що визначення строку зберігання здійснюється з указаного моменту.

3.1. Для проведення експертизи цінності документів в архівних установах створюються постійно діючі ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК.

3.2. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства та структурних підрозділів архівних установ разом з ЕПК (ЕК), ФЗК, ЕОК.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

3.3. Відбір документів для подальшого зберігання або для знищення здійснюється після закінчення діловодного року.

3.4. Відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) строку зберігання, вилучення для знищення документів і справ проводиться на підставі номенклатури справ архівної установи шляхом поаркушного перегляду кожної справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання та знищення на підставі заголовків на обкладинках справ.

3.5. Документи, відібрані в результаті експертизи цінності для постійного зберігання, оформлюються та описуються відповідно до вимог Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держкомархіву від 16.03.2001 N 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами).

3.6. Архівні установи здійснюють відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, після зведення описів справ структурних підрозділів архівної установи за відповідний період. Зведені описи справ та акт розглядаються ЕПК (ЕК) державної архівної установи (архівного відділу міської ради) одночасно.

Схвалені ЕПК державного архіву описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються керівником архівної установи, після чого архівна установа має право знищувати документи.

3.7. Архівні установи, у діяльності яких не створюються документи НАФ, складають акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, після підготовки описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК, ФЗК, ЕОК архівної установи, після чого схвалені акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, разом з описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради.

Знищення документів, якщо практична потреба в них відпала і строки їх зберігання за цим Переліком та Переліком типових документів минули, проводиться після затвердження акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, керівником архівної установи.

3.8. Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата передачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду.

3.9. Контроль за правильністю проведення експертизи цінності і застосуванням цього Переліку здійснюють Держкомархів та державні архівні установи.