Про затвердження Положення про експертно-перевірну комісію галузевого державного архіву Міністерства юстиції України у сфері виконання кримінальних покарань та пробації

Відповідно до статті 6 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004,

1. Затвердити Положення про експертно-перевірну комісію галузевого державного архіву Міністерства юстиції України у сфері виконання кримінальних покарань та пробації, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 07 лютого 2014 року № 287/5 "Про затвердження Положення про експертно-перевірну комісію галузевого державного архіву Державної пенітенціарної служби України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 08 лютого 2014 року за № 263/25040 (із змінами).

3. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Чернишова Д.В.

1. Експертно-перевірна комісія галузевого державного архіву Міністерства юстиції України у сфері виконання кримінальних покарань та пробації (далі - ЕПК) утворюється відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" , Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, для розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з експертизою цінності документів, внесенням їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилученням документів з нього, здійсненням організаційно-методичного керівництва діяльністю експертних комісій (далі - ЕК), які створюються в процесі діяльності Адміністрації Державної кримінально-виконавчої служби України (далі - Адміністрація ДКВС України) у міжрегіональних управліннях з питань виконання кримінальних покарань та пробації Міністерства юстиції України, державній установі "Генеральна дирекція Державної кримінально-виконавчої служби України", державній установі "Центр пробації", державній установі "Центр охорони здоров’я Державної кримінально-виконавчої служби України", установах виконання покарань, слідчих ізоляторах, закладах освіти, закладах охорони здоров’я, базах відпочинку, підприємствах установ виконання покарань, інших підприємствах, установах і організаціях, створених для забезпечення виконання завдань Державної кримінально-виконавчої служби України (далі- органи та установи, що належать до сфери управління ДКВС України), що перебувають у зоні комплектування галузевого державного архіву Міністерства юстиції України у сфері виконання кримінальних покарань та пробації (далі - галузевий державний архів Мін’юсту).

2. ЕПК є постійно діючим органом галузевого державного архіву Мін’юсту в структурі державної установи "Генеральна дирекція Державної кримінально-виконавчої служби України" (далі - Генеральна дирекція ДКВС України).

3. У своїй діяльності ЕПК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Мін’юсту, іншими нормативно-правовими актами, наказами Генеральної дирекції ДКВС України, Укрдержархіву, а також цим Положенням.

4. До складу ЕПК, який затверджується наказом Мін’юсту за погодженням із Головою Укрдержархіву, входять працівники структурних підрозділів Генеральної дирекції ДКВС України та Мін’юсту, фахівці з архівної справи, а також представники ЕК органів і установ, що належать до сфери управління ДКВС України.

Головою ЕПК призначається заступник начальника Генеральної дирекції ДКВС України, заступником голови ЕПК - начальник галузевого державного архіву Мін’юсту, секретарем - один із працівників галузевого державного архіву Мін’юсту.

Голова ЕПК організовує роботу згідно з річним планом, затвердженим начальником Генеральної дирекції ДКВС України, і звітує перед ним про проведену роботу.

Секретар ЕПК за рішенням голови ЕПК забезпечує скликання засідань ЕПК, складає протоколи, доводить до відома посадових осіб та керівників органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України, рішення ЕПК, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕПК і забезпечує її збереженість.

Секретареві ЕПК надається право вимагати своєчасне подання документів на розгляд ЕПК і повертати неналежно підготовлені документи органам та установам, що належать до сфери управління ДКВС України.

5. Основними завданнями ЕПК є:

науково-методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності документів;

розгляд у межах своїх повноважень питань щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ, його складу та строків зберігання документів;

перевірка результатів експертизи цінності документів, проведеної ЕК органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України;

розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах;

проведення експертизи цінності архівних документів, вилучених органами доходів і зборів або правоохоронними органами, конфіскованих за рішенням суду відповідно до статті 28 Закону України "Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей" .

6. ЕПК приймає рішення про:

1) схвалення і подання на розгляд Центральної експертно-перевірної комісії (далі - ЦЕПК) Укрдержархіву списків юридичних осіб - джерел формування НАФ, які передають документи до галузевого державного архіву Мін’юсту, та затвердження їх Головою Укрдержархіву;

2) схвалення і подання на затвердження начальником Генеральної дирекції ДКВС України списків юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ;

3) схвалення описів справ постійного зберігання органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України, внесених до НАФ, та подання таких описів на затвердження керівникам органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України;

4) погодження:

описів справ з кадрових питань (особового складу) органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України;

номенклатур справ органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України;

інструкцій з діловодства, положень про службу діловодства, архівні підрозділи та ЕК органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України;

актів про вилучення для знищення документів органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України, не внесених до НАФ;

5) схвалення і подання на погодження до ЦЕПК Укрдержархіву:

актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження документів НАФ, що зберігаються у галузевому державному архіві Мін’юсту, в органах та установах, що належать до сфери управління ДКВС України;

анотованих переліків унікальних документів НАФ, які зберігаються у галузевому державному архіві Мін’юсту;

6) схвалення та подання на затвердження начальником Генеральної дирекції ДКВС України актів грошової оцінки документів НАФ, що зберігаються у галузевому державному архіві Мін’юсту, в органах та установах, що належать до сфери управління ДКВС України;

7) внесення до НАФ:

документів, що зберігаються у фізичних осіб;

документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону.

7. ЕПК стосовно органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України, має право:

контролювати дотримання установленого порядку проведення експертизи цінності документів;

вимагати розшуку відсутніх документів НАФ, документів з кадрових питань (особового складу) та письмових пояснень у разі втрати цих документів;

одержувати відомості та висновки, необхідні для визначення культурної цінності та строків зберігання документів;

вимагати надання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, під час розгляду описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу);

заслуховувати на засіданнях інформацію керівників органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України, та їх ЕК про якість оформлення документів і формування справ, стан упорядкування, обліку та зберігання документів;

запрошувати на засідання членів ЕК органів та установ, що належать до сфери управління ДКВС України, а також інших фахівців як консультантів та експертів.

8. ЕПК інформує керівництво Мін’юсту та Генеральної дирекції ДКВС України з питань, що входять до компетенції ЕПК.

9. Засідання ЕПК проводяться не рідше ніж чотири рази на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менше ніж дві третини складу її членів.

Рішення ЕПК приймається більшістю голосів її членів, присутніх на засіданні, оформлюється протоколом, який підписують голова (за його відсутності - заступник) і секретар комісії.

Рішення ЕПК набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕПК начальником Генеральної дирекції ДКВС України, після чого є обов’язковим для виконання всіма органами та установами, що належать до сфери управління ДКВС України.