Про затвердження Форми звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження

На виконання пункту 3 постанови Кабінету Міністрів України від 28.06.97 р. N 694 "Про організацію та проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження"

1. Затвердити Форму звіту про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження, що додається.

2. Юридичному управлінню (Сервинський А.Ю.) спільно з управлінням інвестиційного співробітництва (Костина І.А.) здійснити державну реєстрацію цього наказу у Міністерстві юстиції України.

3. Управлінню інформаційного забезпечення (Загорняк О.В.) у тижневий строк після державної реєстрації цього наказу в Міністерстві юстиції України довести його до відома структурних підрозділів МЗЕЗторгу, підпорядкованих організацій та зацікавлених міністерств і відомств, а також організувати публікацію згаданого наказу у пресі.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра В.І.Олійника.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України N 694 від 28.06.97 р. "Про організацію та проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження" та пункту 8 Положення про порядок організації та проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження (далі - Положення), затвердженого цією постановою, замовник торгів надає звіт щодо проведених міжнародних торгів (далі - торгів) з тим, щоб МЗЕЗторг затвердив такий звіт, а замовник торгів продовжив роботу для укладання з переможцем торгів контракту на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг.

Даний документ підготовлено з метою здійснення контролю за дотриманням вимог Положення під час проведення торгів та підтвердження з боку замовника торгів прийнятих ним рішень щодо оптимального вибору постачальника (підрядчика) товарів (робіт, послуг).

Додатки NN 1-13 включають інформаційні та аналітичні матеріали і мають бути представлені як складові частини звіту щодо проведених торгів.

Звіт про результати проведення торгів має титульну сторінку (додаток N 1) і включає такі розділи:

1. Відомості про результати проведення попередньої кваліфікації та допуску постачальників до участі у торгах.

2. Загальна інформація та коментарі.

3. Загальні відомості про учасників торгів (постачальників).

4. Попереднє вивчення тендерних пропозицій.

5. Технічна оцінка.

6. Комерційна оцінка.

7. Підведення підсумків відповідності комерційної та технічної пропозицій умовам тендерної документації.

8. Аналіз тендерних пропозицій.

9. Прийняття остаточного рішення щодо визначення переможця торгів і акцепта тендерної пропозиції.

10. Погодження результатів торгів та обгрунтовані зауваження членів тендерного комітету.

11. Наявність скарг та зауважень з приводу проведених торгів.

Звіт повинен також містити погоджені сторонами основні умови проекту договору (контракту) на закупівлю або проект договору (контракту), якщо такий вже підготовлено і його можна підписати після затвердження звіту.

Крім відомостей про результати проведення попередньої кваліфікації та допуск постачальників до участі у торгах, згідно з додатком N 2, необхідно додати до звіту копії будь-яких запитів щодо роз'яснення умов проведення процедури попередньої кваліфікації або роз'яснення тендерних документів, відповідей на такі запити, а також інформацію про внесення змін до цих документів.

Додається також протокол голосування комісії з попередньої кваліфікації за підписом голови тендерного комітету.

У даний розділ звіту потрібно включати таку інформацію:

- дати видачі (відправки) тендерної документації, дату проведення передтендерної конференції постачальників, дату відкриття тендера та іншу інформацію згідно з додатком N 3;

- додаткову інформацію щодо одержаних, але не розкритих тендерних пропозицій у зв'язку з відкликання їх до відкриття торгів (тендера) (додаток N 4) (якщо жодна з представлених тендерних пропозицій не була відкликана постачальниками після подачі своїх тендерних пропозицій, вказати список постачальників, які були присутні на відкритті тендера (додаток N 5); якщо подані тендерні пропозиції не були розкриті, потрібно заповнити таблицю (додаток N 6), в якій вказати відомості про одержані, але не розкриті з різних причин під час відкриття тендера тендерні пропозиції, в тому числі у зв'язку з відсутністю представників постачальника (якщо це було обумовлено в тендерних документах);

- повне пояснення, чому не була розкрита будь-яка тендерна пропозиція (напр., пізно отримана, не було надано тендерної застави, не були витримані вимоги до строку дії тендерної пропозиції або не було надано інших документів, як того вимагала тендерна документація та ін.).

Зазначена інформація має бути засвідчена у протоколі, який підписується членами комісії по розкриттю тендерних пропозицій та представниками постачальників, що були присутні під час розкриття тендерних пропозицій.

Якщо всі одержані тендерні пропозиції були розкриті, потрібно вказати:

- інформацію щодо розкритих тендерних пропозицій та їх цін, що були оголошені під час розкриття тендерних пропозицій (додаток N 7).

Якщо постачальникам було дозволено запропонувати альтернативні тендерні пропозиції, то має заповнюватись окрема таблиця (додаток N 7), яка повинна давати відомості про такі тендерні пропозиції в разі їх подання.

Якщо у тендерній пропозиції постачальник запропонував обладнання та послуги від більше ніж одного виробника, необхідно вказати перелік назв таких компаній та їх приналежність до відповідних держав.

Якщо ціна тендерної пропозиції вказана більш ніж в одній валюті, вказати окремо ціну тендерної пропозиції у кожній валюті.

У даний розділ звіту потрібно включити таку інформацію:

- реквізити фірм-учасників торгів (юридична адреса, телефон, телекс, телефакс);

- прізвище керівника організації-постачальника (підрядчика);

- форма власності та юридичний статус підприємства-постачальника;

- назва та адреса головного підприємства, дата утворення, місце реєстрації;

- чисельність службовців;

- товарно-грошовий обіг по групах товарів (робіт, послуг), що постачаються, та загальний товарно-грошовий обіг за останні 3 роки;

- коротка довідка про діяльність фірми;

- юридичні адреси основних клієнтів за останні півтора року по товарах (роботах, послугах), що постачаються;

- дозвіл (ліцензія) на право ведення відповідної діяльності в разі, якщо такий передбачається;

- прізвища осіб, уповноважених діяти від імені фірми та які мають право підписувати юридичні документи на предмет виконання зобов'язань по результатах торгів.

У даний розділ звіту потрібно включити інформацію про допущені відхилення, які розглядаються тендерним комітетом як невиконання вимог тендерної документації, на предмет:

- відповідності запропонованих товарів (робіт, послуг) вимогам тендерної документації;

у додаток до вищенаведеного даний розділ повинен включати у цьому зв'язку всю кореспонденцію між замовником і постачальниками з приводу роз'яснень до наданих тендерних пропозицій.

У даний розділ звіту, окремо для кожного постачальника у формі таблиці (додаток N 8), потрібно включити окремі статті щодо технічних вимог тендерної документації. Для кожної такої статті, де має місце відхилення від особових технічних вимог, потрібно вказати:

- про характер відхилень від технічних вимог, які в цілому розглядаються як прийнятні;

- про характер відхилень, які розглядаються як значні та неприйнятні.

У даний розділ звіту, окремо для кожного постачальника та у формі таблиці (додаток N 9), потрібно включити окремі комерційні статті тендерної документації, які мають розходження з відповідними статтями, представленими в тендерних пропозиціях. Для кожної такої статті, яка має відхилення від встановлених вимог, потрібно вказати:

- характер відхилень від вимог, які розглядаються як прийнятні;

- характер відхилень, які розглядаються як значні та неприйнятні.

У додатку N 10 необхідно подати список відхилених тендерних пропозицій з визначенням окремих комерційних та (або) технічних статей, на основі яких дана тендерна пропозиція розглядається як пропозиція, яка не відповідає вимогам тендерної документації, а також надати обгрунтовані докази причин відхилення.

У даному розділі звіту приводиться посилання на відповідні статті тендерних пропозицій, які розглядались у відповідності з основними критеріями по вибору переможця торгів.

Замовник (організатор) торгів в даному розділі на підставі затвердженої тендерним комітетом методики оцінки (що також додається до звіту) проводить зіставлення і порівняння тендерних пропозицій.

У даному розділі звіту (крім заповненого додатка N 11) потрібно також дати обгрунтування рішення про визначення переможцем торгів відповідного учасника.

До цього розділу звіту (крім заповненого додатка N 12) замовник повинен додати копії всіх протоколів, які складались тендерним комітетом під час проведення торгів.

Цей розділ звіту (згідно з додатком N 13) повинен включати повну інформацію щодо висловлених (отриманих) замовником скарг і зауважень щодо проведених торгів.

Обов'язково треба вказати:

- назву фірм-постачальників, що подали скарги (зауваження);

- зміст скарг чи зауважень;

- рішення, прийняте замовником з цього приводу та його об|рунтування.

У кінці звіту обов'язково потрібно вказати: