Про затвердження Порядку подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі

Відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис", пунктів 9, 11 Положення про Пенсійний фонд України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року N 384, правління Пенсійного фонду України

1. Затвердити Порядок подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі (далі - Порядок), що додається.

2. Департаменту персоніфікованого обліку, інформаційних систем та мереж (Малецький О.М.) разом з юридичним управлінням (Рябцева Т.Б.) подати Порядок до Міністерства юстиції України для державної реєстрації.

3. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови правління В.Підліснюка.

1.1. Цей Порядок розроблений відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування", а також Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 N 1452.

1.2. Цей Порядок визначає загальні принципи організації інформаційного обміну під час подання страхувальниками звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі із використанням електронного цифрового підпису та поширюється на Пенсійний фонд України та його територіальні органи, центр обробки електронних звітів, страхувальників та їх представників, що надають електронні звіти, а також акредитовані центри сертифікації ключів, які надають послуги електронного цифрового підпису у системі подання електронних звітів.

1.3. У Порядку терміни вживаються у такому значенні:

засіб криптографічного захисту інформації (засіб КЗІ) - програмний, апаратно-програмний, апаратний засіб, призначений для криптографічного захисту інформації;

звіт - звітність щодо нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі - єдиний внесок), звітність до системи персоніфікованого обліку або розрахунок сум страхових внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування, що подається страхувальником до територіальних органів Пенсійного фонду України у строки, в порядку та за формою, встановленими Пенсійним фондом України;

звіт у вигляді електронного документа (електронний звіт) - звіт, що сформований страхувальником за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення і подається ним за правилами, визначеними цим Порядком;

електронний документ в системі подання електронних звітів - електронний звіт або квитанція про приймання та обробку електронного звіту, або квитанція про одержання електронного звіту з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами страхувальника (його посадових осіб) або центру обробки електронних звітів;

підписувач - страхувальник (фізична особа), або посадова особа страхувальника (юридичної особи), яка відповідно до цього Порядку має повноваження накладати електронний цифровий підпис на електронні звіти;

система подання електронних звітів - сукупність організаційних, правових заходів та апаратно-програмних і телекомунікаційних засобів, а також послуг, що забезпечують подання страхувальниками електронних звітів до Пенсійного фонду України, відповідно до вимог, визначених законодавством України та цим Порядком;

спеціалізоване програмне забезпечення - програмне забезпечення, призначене для створення страхувальником електронних звітів відповідного формату згідно з вимогами цього Порядку;

страхувальники-роботодавці та інші особи, які відповідно до Закону України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування" сплачують єдиний внесок;

формат електронного звіту - формалізований опис складу та структури показників електронного звіту;

центр обробки електронних звітів - юридична особа, визначена відповідно до Закону України "Про здійснення державних закупівель", яка відповідає встановленим Пенсійним фондом України кваліфікаційним вимогам та з якою Пенсійним фондом України укладений договір про виконання функцій інформаційно-технічного адміністратора системи подання електронних звітів, що включає одержання, зберігання, перевірку цілісності електронних звітів та передавання їх до територіальних органів Пенсійного фонду України у відповідності до вимог, визначених у цьому Порядку;

квитанція про одержання електронного звіту - електронний документ, що формується центром обробки електронних звітів та засвідчує факт та час одержання електронного звіту;

квитанція про приймання та обробку електронного звіту - електронний документ, що формується адресатом звітності та засвідчує факт та час внесення звіту до відповідної автоматизованої системи.

1.4. Інші терміни застосовуються у значеннях, наведених у Законах України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування", "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", "Про електронний цифровий підпис", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про телекомунікації".

1.5. Прийняті скорочення:

ЕЦП - електронний цифровий підпис

КЗІ - криптографічний захист інформацій

ГМД - гнучкий магнітний диск

CD - оптичний диск

2.1. Звіт до управлінь Пенсійного фонду України у районах, містах, районах у містах, а також у містах та районах, де страхувальник зареєстрований як платник єдиного внеску, може бути поданий (надісланий):

на паперових носіях (особисто або через уповноважену особу);

у вигляді електронного документа через центр обробки електронних звітів за допомогою програмних засобів та будь-яких засобів телекомунікаційного зв'язку, які гарантують доставку електронного звіту протягом двох годин.

2.2. Подання звітів на паперових носіях регулюється нормами постанови правління Пенсійного фонду України від 08 жовтня 2010 року N 22-2 "Про порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування", зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 01 листопада 2010 року за N 1014/18309.

2.3. Подання страхувальниками електронних звітів здійснюється за ініціативою страхувальника у відповідності до вимог цього Порядку та чинного законодавства України.

Подання електронного звіту у відповідності до даного Порядку надає страхувальнику право не подавати відповідні звіти на паперових носіях.

Електронні звіти з обов'язковими реквізитами, у тому числі з ЕЦП страхувальника (його посадових осіб), подані відповідно до цього Порядку, згідно з законодавством є оригіналами, мають юридичну силу, повинні зберігатися та можуть використовуватися як доказ в суді або під час розгляду спорів у досудовому порядку.

2.4. Подання електронного звіту можливе при наявності у страхувальника та центру обробки електронних звітів сумісних технічних засобів, у тому числі засобів ЕЦП, які надають можливість здійснити створення, одержання, оброблення електронних звітів у відповідності до вимог цього Порядку.

Електронні документи (електронний звіт, квитанція про приймання та обробку електронного звіту, квитанція про одержання електронного звіту) направляється адресату тільки з накладеним ЕЦП.

2.5. Підставою для прийняття електронного звіту є:

його відповідність визначеному формату електронного звіту;

підтвердження ЕЦП страхувальника та його посадових осіб, власноручні підписи яких є обов'язковими для звітів в паперовій формі та накладені відповідно до вимог Закону України "Про електронний цифровий підпис" та цього Порядку;

електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа, сформованого для уповноваженої особи страхувальника;

відповідний посилений сертифікат ключа був дійсним під час накладання ЕЦП (підтверджується за допомогою позначки часу, отриманої від акредитованого центру сертифікації ключа, або якщо до моменту одержання електронного документа термін дії відповідного сертифіката не був закінчений, або відповідний сертифікат не був скасований/ блокований).

2.6. Управління Пенсійного фонду України у районах, містах, районах у містах, а також у містах та районах забезпечують розміщення на інформаційних дошках відомостей щодо можливості подання електронних звітів, порядку їх подання, адреси контактних телефонів центру обробки електронних звітів.

2.7. Страхувальник, який виявив бажання надавати звіти у вигляді електронного документа, листом довільної форми інформує про це управління Пенсійного фонду України у районі, місті, районі у місті, а також у місті та районі, де він зареєстрований як платник єдиного внеску.

Страхувальник надає центру обробки електронних звітів завірені власною печаткою копію листа про інформування управління Пенсійного фонду України згідно з абзацом другим цього пункту та копію розпорядчого документа щодо визначення посадових осіб, яким надане право накладання ЕЦП на електронний звіт.

Центр обробки електронних звітів укладає із страхувальником договір про обслуговування у системі подання електронних звітів. Цей договір визначає права і обов'язки сторін, порядок вирішення спорів, а також встановлює особливості інформаційного обміну під час подання електронних звітів.

Після укладання договору із страхувальником центр обробки електронних звітів інформує про це управління Пенсійного фонду України у районі, місті, районі у місті, а також у місті та районі, де страхувальник зареєстрований як платник єдиного внеску.

2.8. Формат електронного звіту визначається Пенсійним фондом України. Формати всіх форм електронних звітів оприлюднюються на WEB-сторінках Пенсійного фонду України та центру обробки електронних звітів.

2.9. Спеціалізоване програмне забезпечення повинно забезпечувати:

формування електронного звіту у відповідності до визначеного формату;

контроль введення даних відповідно до встановлених вимог;

зберігання відправлених електронних звітів та одержаних квитанцій у формі електронних документів в системі подання електронних звітів;

експортування електронних звітів на електронні носії (ГМД, Flash-пам'ять, CD);

накладання електронного цифрового підпису та його перевірку з використанням засобів ЕЦП, сумісних з аналогічними засобами, що використовуються в центрі обробки електронних звітів;

візуальне відображення електронних звітів, що є відображенням даних, які він містить, електронними засобами та на папері у формі, чинній для цього звіту.

2.10. З метою захисту інформації, що містить електронний звіт під час передачі його по телекомунікаційних каналах, страхувальники використовують засоби криптографічного захисту інформації, що мають сертифікат відповідності або позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи в сфері захисту інформації.

Використання засобів КЗІ у системі подання електронних звітів здійснюється відповідно до вимог чинного законодавства України.

2.11. Центр сертифікації ключів, що надає послуги в системі подання електронних звітів, повинен бути акредитований відповідно до вимог чинного законодавства України.

Рішення про включення акредитованого центру до системи подання електронних звітів приймає Пенсійний фонд України.

3.1. Для електронних звітів встановлюються звітні періоди та терміни подання, визначені законодавством для відповідних звітів у паперовій формі.

3.2. Центр обробки електронних звітів приймає звітність з 9.00 до 22.00 щоденно, крім вихідних, святкових і неробочих днів.

У разі надходження електронного звіту до центру обробки електронних звітів до 16-ї години квитанція про одержання звіту надсилається страхувальнику протягом двох годин з моменту одержання.

У разі надходження електронного звіту до центру обробки електронних звітів після 16-ї години квитанція про одержання звіту надсилається страхувальнику протягом перших двох годин наступного робочого дня.

3.3. При поданні електронних звітів по телекомунікаційних каналах зв'язку суб'єкти електронного документообігу повинні додержуватися такого порядку:

3.3.1. Страхувальник створює електронний звіт відповідно до затвердженого формату за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення.

Після підготовки страхувальником електронного звіту на нього накладаються ЕЦП посадових осіб страхувальника у такому порядку: першим - ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим - ЕЦП керівника (директора), третім - ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки страхувальника.

При відсутності у страхувальника посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб страхувальника накладаються у такому порядку: першим - ЕЦП керівника (директора), другим - ЕЦП, що є аналогом відбитку печатки страхувальника.

Посадові особи страхувальника, винні у порушенні законодавства про електронний цифровий підпис, несуть відповідальність згідно з законом.

Після накладання ЕЦП страхувальник здійснює шифрування електронного звіту та направлення його до центру обробки електронних звітів через телекомунікаційні канали загального користування. Другий примірник електронного звіту зберігається у страхувальника.

Для забезпечення надійності процесу передачі електронного звіту страхувальник використовує засоби електронного зв'язку, що забезпечують гарантовану доставку електронного звіту до центру обробки електронних звітів. Центр обробки електронних звітів розміщує засіб гарантованої доставки звітів на власному WEB-сайті.

3.3.2. Після одержання від страхувальника електронного звіту центр обробки електронних звітів здійснює його розшифрування, перевірку цілісності електронного звіту шляхом перевірки ЕЦП, виконує перевірку відповідність електронного звіту встановленому формату та формує квитанцію про одержання електронного звіту у термін, визначений у пункті 3.1. У зазначеній квитанції у текстовому форматі визначаються реквізити одержаного електронного звіту, відповідність формату електронного звіту, результати перевірки ЕЦП, дата та час одержання електронного звіту та дані про відправника квитанції. На квитанцію накладається ЕЦП центру обробки електронних звітів і здійснюється її шифрування. Квитанція надсилається страхувальнику телекомунікаційними засобами загального користування. Другий примірник квитанції зберігається в центрі обробки електронних звітів.

Звіт страхувальником повинен подаватися в повному обсязі. Звіт, складений з порушеннями вимог Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 08 жовтня 2010 року N 22-2, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01 листопада 2010 року за N 1014/18309, у тому числі без обов'язкових реквізитів, передбачених пунктом 2.8 розділу II зазначеного Порядку, не вважається звітом та вважається таким, що не подавався.

При безперебійній роботі телекомунікаційних засобів, строк надходження квитанції про приймання та обробку електронного звіту від адресата звітності до центру обробки електронних звітів не повинен перевищувати однієї доби. Квитанція надсилається страхувальнику у спосіб, передбачений абзацом першим цього підпункту.

Датою та часом надання електронного звіту є дата та час, які зафіксовані у квитанції про одержання електронного звіту.

3.3.3. Центр обробки електронних звітів завіряє електронний звіт страхувальника власним ЕЦП, передає його до відповідного управління Пенсійного фонду України у районі, місті, районі у місті, а також у місті та районі, де страхувальник зареєстрований як платник єдиного внеску, та інформує про це відповідального працівника управління Пенсійного фонду України.

3.3.4. Відповідальний працівник управління Пенсійного фонду України у районі, місті, районі у місті, а також у місті та районі, де страхувальник зареєстрований як платник єдиного внеску, за допомогою програмних засобів візуалізації перевіряє електронний звіт та приймає рішення про внесення звіту до відповідної автоматизованої системи.

3.4. У разі ненадходження квитанції про одержання електронного звіту згідно з пунктом 3.1, неможливості її розшифрування або перевірки ЕЦП, а також у разі виявлення помилок та (або) надання уточнень, страхувальник має право подати електронний звіт повторно або надати звіт на паперових носіях до управління Пенсійного фонду України у районі, місті, районі у місті, а також у місті та районі, де страхувальник зареєстрований як платник єдиного внеску.

Чинним вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення термінів подання відповідної звітності, визначених законодавством.

3.5. Процедура взаємодії центру обробки електронних звітів та управлінь Пенсійного фонду України у районах, містах, районах у містах, а також у містах та районах визначається Пенсійним фондом України.

3.6. Електронний звіт не вважається одержаним у відповідності до вимог цього Порядку, якщо страхувальник не отримав квитанції про одержання електронного звіту або отримав зазначену квитанцію, що містить інформацію про неправомірність накладених ЕЦП страхувальника або невідповідність затвердженому формату електронного звіту.

3.7. Копія документа на папері для електронного документа створюється відповідно до законодавства.

4.1. Страхувальники та центр обробки електронних звітів забезпечують зберігання електронних звітів та відповідних квитанцій у формі оригіналів електронних документів, з дотриманням вимог чинного законодавства щодо їх зберігання та протягом термінів, встановлених чинним законодавством для відповідних паперових документів.

4.2. Центр обробки електронних звітів на запит управління Пенсійного фонду України у районі, місті, районі у місті, а також у місті та районі, де страхувальник зареєстрований як платник єдиного внеску, надає оригінал електронного звіту разом з чинними на момент його формування сертифікатами відкритих ключів страхувальника.