Про затвердження Порядку здійснення державної реєстрації міжнародних торгів (тендерів) та затвердження звітів про результати їх проведення

Відповідно до Положення про порядок організації та проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.06.97 р. N 694, з метою здійснення контролю за організацією та проведенням зазначених торгів

1. Затвердити:

- Порядок здійснення державної реєстрації міжнародних торгів (тендерів) та затвердження звітів про результати їх проведення, що додається;

- Порядок проходження документів, поданих для державної реєстрації міжнародних торгів (тендерів) та затвердження звітів про результати їх проведення у центральному апараті МЗЕЗторгу (додаток).

2. Юридичному управлінню (Сервинський А.Ю.) спільно з управлінням інвестиційного співробітництва (Костина І.А.) здійснити державну реєстрацію цього наказу у Міністерстві юстиції України.

3. Покласти обов'язки по здійсненню державної реєстрації міжнародних торгів (тендерів) та затвердженню звітів про результати їх проведення на управління інвестиційного співробітництва (Костина І.А.) спільно з головним управлінням експортного контролю та валютного регулювання (Стеценко В.О.), управлінням кон'юнктури та цінової інформації (Войтко Я.В.), економічним управлінням (Главацький В.А.), управлінням політики регулювання імпорту та проблем захисту внутрішнього ринку (Калініна В.М.), юридичним управлінням (Сервинський А.Ю.), при необхідності з залученням Державного інформаційно-аналітичного центру моніторингу зовнішніх товарних ринків (Кліточенко Т.М.) відповідно до Порядку, затвердженого цим наказом.

4. Управлінню інформаційного забезпечення (Загорняк О.В.):

- у тижневий строк після державної реєстрації цього наказу у Міністерстві юстиції України довести його до відома структурних підрозділів МЗЕЗторгу, підпорядкованих організацій та зацікавлених міністерств та відомств, а також організувати публікацію згаданого наказу у пресі;

- забезпечити управління інвестиційного співробітництва необхідним програмним та технічним забезпеченням для ведення комп'ютерної інформаційної бази обліку по міжнародним торгам (тендерам).

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ МЗЕЗторгу від 14.11.94 N 202 "Про затвердження Порядку здійснення державної реєстрації міжнародних торгів (тендерів)", зареєстрований Міністерством юстиції України 31 січня 1995 року за N 26/562.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра В.І.Олійника.

Цей Порядок розроблено на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.06.97 р. N 694 "Про організацію та проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження", з метою регулювання порядку здійснення Міністерством зовнішніх економічних зв'язків і торгівлі України державної реєстрації міжнародних торгів (тендерів) та затвердження звітів про результати їх проведення.

1. Державна реєстрація міжнародних торгів (тендерів) здійснюється на підставі подання до МЗЕЗторгу замовником торгів наступних документів, відповідальність за достовірність яких несе замовник:

- листа-звернення в довільній формі на адресу МЗЕЗторгу щодо державної реєстрації міжнародних торгів, з обов'язковим зазначенням назви проекту, підстави проведення торгів, способу проведення торгів, організатора торгів, місцезнаходження тендерного комітету, орієнтовного терміну виконання поставок товарів (робіт, послуг);

- відповідних рішень про виділення необхідних коштів або позитивного попереднього рішення Валютно-кредитної ради щодо доцільності надання гарантій Кабінетом Міністрів України за іноземними кредитами, що залучаються з метою фінансування державних закупівель;

- довідок банків про наявність у замовника необхідних коштів на здійснення відповідної закупки або відповідне обгрунтування щодо спроможності замовника здійснити розрахунки згідно з запланованою ним схемою фінансування в разі, якщо здійснюється закупка технологічного та іншого обладнання, яке належить до основних фондів підприємств, заснованих на державній власності, згідно з п.6 Указу Президента України "Про заходи щодо здійснення єдиної державної політики регулювання імпорту" N 545/94 від 21.09.94 р.;

- тендерної документації, техніко-економічного обгрунтування здійснення закупівель продукції, погоджених (у випадках, передбачених чинним законодавством) з відповідними державними органами виконавчої влади, а за необхідності також і з органами місцевого та регіонального самоврядування (на титульному листі мають бути завірені печатками підписи відповідальних керівників організації замовника торгів та відповідного органу державної виконавчої влади);

- в разі необхідності - довідки або висновки міністерств, відомств, експертних організацій щодо можливості реалізації відповідного проекту;

- в разі проведення торгів способом конкурентних переговорів

- узгодженого Мінфіном кошторису витрат на організацію та проведення торгів.

2. Звіт про результати проведення міжнародних торгів (тендерів) і заповнена картка характеристики результатів торгів по відповідному об'єкту закупівлі (додаток N 1) подається у двох примірниках разом з листом-зверненням на ім'я міністра зовнішніх економічних зв'язків і торгівлі. Звіт має бути затверджений організатором та замовником торгів у вигляді завірених печатками підписів відповідальних керівників цих організацій, а також відповідати встановленій МЗЕЗторгом формі і обов'язково містити:

- стислий опис продукції, яка є об'єктом закупівлі;

- найменування і адресу постачальників (підрядників), що подали тендерні пропозиції, заявки на участь у попередній кваліфікації, та найменування і адресу постачальника (підрядника), з яким укладено договір (контракт) на закупівлю, а також ціну цього договору (контракту);

- відомості про кваліфікацію постачальників (підрядників), що подали тендерні пропозиції, заявки на участь у попередній кваліфікації, або запис про відсутність таких відомостей;

- ціну та стислий опис інших основних умов кожної тендерної пропозиції і договору (контракту) на закупівлю, а також додаткових умов, запропонованих постачальниками (підрядниками);

- стислий виклад критеріїв оцінки і зіставлення тендерних пропозицій та визначення переможця торгів.

3. Документи, що подаються до МЗЕЗторгу для здійснення державної реєстрації міжнародних торгів (тендерів) та затвердження звітів щодо проведених торгів, надсилаються до МЗЕЗторгу чи приймаються фахівцями у спеціально відведеному приміщенні.

4. При прийомі документів здійснюється їх перевірка на комплектність та правильність оформлення.

5. Відомості про прийняті на розгляд документи заносяться в журнал прийому та видачі матеріалів щодо проведення торгів та в комп'ютерну інформаційну базу обліку, після чого до них додається картка опрацювання та погодження управліннями МЗЕЗторгу України тендерної документації або звіту щодо проведених міжнародних торгів (тендерів), яка є внутрішнім документом встановленої форми, і разом з нею документи направляються на розгляд (експертизу) до управлінь МЗЕЗторгу.

6. Протягом 15 робочих днів з дати отримання від замовника торгів документів, МЗЕЗторг проводить перевірку відповідності поданих документів вимогам Положення про порядок організації та проведення міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження (далі - Положення), затвердженого постановою Кабінету Міністрів України N 694 від 28.06.97 р., і здійснює державну реєстрацію торгів шляхом внесення відповідних відомостей до журналу державної реєстрації торгів (тендерів) та видає свідоцтво встановленого зразка (додаток N 2), в якому у відповідності з вимогами до строків підготовки тендерних пропозицій та за умови погодження з замовником торгів встановлює дату відкриття торгів.

7. Затвердження звітів про результати проведених міжнародних торгів (тендерів) здійснюється МЗЕЗторгом протягом 15 робочих днів.

8. Результати розгляду поданих документів відповідними управліннями МЗЕЗторгу заносяться до картки опрацювання та погодження. На підставі картки опрацювання та погодження, яка підписується начальниками управлінь, оформлюється свідоцтво про державну реєстрацію міжнародних торгів (тендерів) та здійснюється затвердження звітів про результати їх проведення.

9. Якщо під час розгляду управліннями МЗЕЗторгу матеріалів тендерної документації або звіту про результати проведених міжнародних торгів (тендерів) виявляються підстави для відмови, до управління інвестиційного співробітництва подається їх письмовий виклад за підписом начальника відповідного управління МЗЕЗторгу, який є підставою для відмови в державній реєстрації міжнародних торгів (тендеру) або в затвердженні звіту про результати їх проведення.

10. Підставою для відмови у державній реєстрації міжнародних торгів (тендерів) може бути:

- подання замовником торгів не всіх документів, передбачених п.1 цього Порядку;

- виявлення в поданих документах неправдивої інформації;

- невідповідність поданих документів вимогам Положення;

- інші підстави, передбачені чинним законодавством України.

11. Підставою для відмови в затвердженні звіту щодо проведених торгів можуть бути:

- істотні порушення порядку проведення торгів, які впливають на об'єктивне визначення переможця торгів або призводять до дискримінації постачальників (підрядників);

- подання заявником неповної інформації або оформленої не за встановленою МЗЕЗторгом формою звіту;

- виявлення в поданих документах неправдивої інформації;

- невідповідність результатів торгів вимогам тендерної документації;

- інші підстави, передбачені чинним законодавством України.

12. В разі відмови у державній реєстрації міжнародних торгів (тендерів) або в затвердженні звіту щодо проведених торгів, замовник торгів має право доопрацьовувати документи, провадити додаткову експертизу документів. У цьому випадку розгляд документів переривається, і відновлюється в разі внесення замовником торгів доопрацьованих документів, після чого починається новий термін їх розгляду.

13. В процесі здійснення державної реєстрації торгів та затвердження звітів про результати їх проведення, фахівці відповідних управлінь МЗЕЗторгу повинні суворо дотримуватись вимог Положення "Про порядок організації та проведення міжнародних торгів (тендерів) в сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження" та цього Порядку, не допускаючи при цьому розголошення конфіденційної інформації.

14. Свідоцтва про державну реєстрацію міжнародних торгів (тендерів) та звіти про результати їх проведення підписуються та затверджуються:

- міністром;

- заступником міністра, якому безпосередньо підпорядковане управління інвестиційного співробітництва. У разі його відсутності зазначені документи підписуються іншим заступником міністра відповідно до порядку розподілу обов'язків, затвердженого міністром.

15. Свідоцтва про державну реєстрацію міжнародних торгів (тендерів) оформлюються у двох примірниках, один з яких видається замовнику торгів, а другий, разом з пакетом поданих документів для реєстрації, зберігається в МЗЕЗторзі протягом 3-х років.

Затверджений звіт щодо проведених торгів в одному примірнику повертається замовнику, один екземпляр звіту зберігається в МЗЕЗторзі.

16. Свідоцтво про державну реєстрацію міжнародних торгів (тендерів) та затверджений звіт щодо їх проведення видаються замовникам, представникам замовника торгів або, за дорученням замовника торгів, уповноваженим представникам спеціалізованої організації за умови пред'явлення ними посвідчень особистості та доручень на отримання від МЗЕЗторгу зазначених документів.

17. Внесення змін та доповнень до звітів про результати проведених торгів після їх затвердження неприпустиме.

18. Відмови в державній реєстрації міжнародних торгів (тендерів) та затвердженні звіту щодо їх проведення мають бути оформлені письмово, містити підстави відмови і можуть бути оскаржені у встановленому законодавством порядку.

Управління МЗЕЗторгу, зазначені нижче, в межах своєї компетенції та у визначені згідно з цим Порядком терміни*, здійснюють розгляд матеріалів тендерної документації та звітів про результати проведених торгів з таких питань:

* В разі обгрунтованої потреби, терміни розгляду управліннями МЗЕЗторгу документації, що подається на реєстрацію торгів, або затвердження звіту про їх результати, можуть бути змінені в межах загального терміну розгляду згідно Положення.

- юридичне управління протягом двох робочих днів розглядає тендерну документацію на предмет її відповідності до діючого Положення, у тому числі: проект контракту або загальні умови контракту щодо умов виконання поставок товарів (робіт, послуг), визначених замовником торгів; інформацію про предмет закупівлі; зобов'язання сторін, умови їх виконання, ступінь відповідальності сторін за виконання зобов'язань; взаємовідносини постачальника і замовника торгів; компенсації можливих витрат внаслідок невиконання сторонами своїх зобов'язань та можливі штрафні санкції;

- під час затвердження звіту про результати проведених торгів протягом двох робочих днів розглядає погоджений сторонами проект контракту, що укладається з переможцем торгів на відповідність його до чинного законодавства України та до міжнародних договорів України;

- економічне управління протягом одного робочого дня розглядає в межах своєї компетенції техніко-економічне обгрунтування запропонованих міжнародних торгів (тендерів) та його відповідність діючій методології оцінки економічних показників;

- при затвердженні звіту, в межах компетенції управління, протягом одного робочого дня розглядає методику оцінки тендерних пропозицій;

- управління політики регулювання імпорту та проблем захисту внутрішнього ринку, протягом одного робочого дня розглядає наявність рішень виконавчих органів влади щодо доцільності здійснення державної закупки товарів (робіт, послуг) іноземного походження;

- під час затвердження звіту про результати проведених торгів, протягом одного робочого дня перевіряє в погодженому сторонами проекті контракту відповідність товарів (робіт, послуг), що закуповуються, вимогам тендерної документації до тих товарів (робіт, послуг), для закупівлі яких замовник проводив торги;

- головне управління експортного контролю та валютного регулювання, протягом одного робочого дня розглядає наявність відповідних рішень про виділення необхідних коштів та інші матеріали, які дають підстави на проведення торгів;

- під час затвердження звіту про результати проведених торгів в межах компетенції управління протягом одного робочого дня перевіряє відповідність механізму здійснення платежів, передбаченого у погодженому сторонами проекті контракту, вимогам чинного законодавства;

- управління ринкової кон'юнктури та цінової інформації, протягом двох робочих днів, здійснює експертизу проекту щодо:

- відповідності до цінових реалій орієнтовно розрахованої вартості товарів (робіт, послуг), що будуть закупатись;

- порядку розрахунку ціни тендерної пропозиції;

- під час затвердження звіту щодо проведених торгів протягом двох робочих днів перевіряє у погодженому сторонами проекті контракту, що укладається з переможцем торгів, відповідність кінцевої вартості контракту реальній вартості товарів (робіт, послуг), що закуповуються;

- у випадках, якщо у поданих до МЗЕЗторгу України (для отримання свідоцтва про державну реєстрацію торгів або затвердження звітів щодо їх проведення) документах виявляється цінова інформація, достовірність якої не може бути перевірена відповідальними фахівцями міністерства, то замовник торгів повинен додатково надати експертні висновки спеціалізованих експертних організацій;

- управління інвестиційного співробітництва протягом п'яти робочих днів розглядає інструкцію для учасників торгів та іншу інформацію стосовно забезпечення недискримінаційних умов конкурсу, а також відповідність викладених відомостей щодо організації та порядку проведення торгів, вимогам Положення, а саме:

- змістовність оголошення щодо проведення торгів, зокрема, інформацію про склад тендерної документації та порядок її передачі учасникам торгів, вимоги щодо оплати тендерної документації;

- основну інформацію про предмет закупівлі і терміни його виконання;

- джерела та умови фінансування закупівлі;

- вимоги до учасників торгів;

- загальні вимоги до товарів (робіт, послуг), що закуповуються;

- критерії участі у процедурах попередньої кваліфікації учасників, матеріали, необхідні для участі в ній та порядок проведення процедури кваліфікації;

- терміни та порядок внесення змін до тендерної документації;

- перелік документів, котрі повинні входити до складу тендерної пропозиції, порядок і терміни їх подання;

- термін дії тендерної пропозиції і умови його продовження;

- порядок з'ясування запитань претендентів щодо тендерної документації, умов проведення попередньої кваліфікації або процедури торгів;

- вимоги щодо надання тендерного забезпечення, термінів його дії, умов, за яких воно повертається учаснику торгів, а також випадки, коли тендерне забезпечення не повертається учасникам торгів;

- вимоги до маркування і написів на конвертах, які містять тендерні пропозиції;

- порядок відкликання та внесення змін до тендерних пропозицій після їх подання;

- порядок розкриття пропозицій та оголошення відповідної інформації;

- порядок з'ясування відповідності тендерних пропозицій встановленим вимогам;

- процедури з'ясування питань, що виникають під час перевірки, оцінки та зіставлення пропозицій;

- порядок виправлення арифметичних помилок в наданих пропозиціях;

- критерії та загальні умови оцінки і зіставлення тендерних пропозицій;

- терміни і порядок визначення переможця тендеру;

- права замовника щодо прийняття та відхилення тендерних пропозицій;

- порядок повідомлення учасників торгів про результати торгів і акцепт тендерної пропозиції;

- процедура підписання контракту з переможцем торгів;

- вимоги щодо термінів надання та суми гарантії виконання контракту, яку повинен буде надати переможець торгів (якщо це передбачається замовником);

- процедури оскарження і розгляду спорів;

- інші питання, що стосуються процедури торгів;

- під час затвердження звіту щодо проведених торгів, протягом п'яти робочих днів перевіряє відповідність звіту вимогам тендерної документації та загальним вимогам Положення.

Управління інвестиційного співробітництва організовує та координує роботу вищезазначених управлінь МЗЕЗторгу по опрацюванню та погодженню тендерної документації та звітів про результати проведених торгів, оформлює свідоцтво про державну реєстрацію торгів та довідку щодо затвердження звітів, або готує мотивовану відмову в державній реєстрації торгів чи в затвердженні звіту;

- в разі відповідних звернень, разом з іншими управліннями МЗЕЗторгу, організовує розгляд скарг, що виникають між замовниками торгів та учасниками торгів, до вирішення спорів в суді або в арбітражному суді;

- Державний інформаційно-аналітичний центр моніторингу зовнішніх товарних ринків, в разі звернень замовників торгів, здійснює:

- надання допомоги зацікавленим підприємствам, установам, організаціям в організації та проведенні в Україні міжнародних торгів (тендерів) у сфері державних закупівель товарів (робіт, послуг) іноземного походження;

- оперативний розгляд та експертизу згідно затвердженого порядку тендерних документів, тендерних пропозицій, договорів (контрактів), що подаються на торги (тендери);

- виступає організатором торгів;

- інші експертні роботи, пов'язані з організацією та здійсненням державних закупок товарів (робіт, послуг).