Про затвердження Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за організацією нотаріальної діяльності

Відповідно до статті 24 Закону України "Про нотаріат",

1. Затвердити Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за організацією нотаріальної діяльності, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 12.06.98 N 36/5 "Про затвердження Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 12.06.98 за N 376/2816 (із змінами).

3. Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об'єднань (Чижмарь К.І.):

3.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).

3.2. Довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

4. Департаменту нотаріату, фінансового моніторингу юридичних послуг та реєстрації адвокатських об'єднань (Чижмарь К.І.), начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити належне виконання цього наказу.

5. Робочі місця (контори) приватних нотаріусів, які були сертифіковані до набрання чинності цим наказом, новій сертифікації не підлягають.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Єфіменка Л.В.

1. Це Положення встановлює єдиний підхід до організації нотаріальної діяльності для покращення якості обслуговування населення, вільного доступу до приміщення, що є робочим місцем приватного нотаріуса (контори), неухильного забезпечення дотримання нотаріальної таємниці при вчиненні нотаріальних дій, суворої схоронності нотаріальних документів, печатки та штампів приватного нотаріуса, спеціальних бланків нотаріальних документів та архіву нотаріуса.

2. Вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса установлюються в рамках реалізації Міністерством юстиції України повноважень, передбачених статтями 2-1, 24 Закону України "Про нотаріат" (далі - Закон), виходячи з переліку умов, визначених статтею 25 Закону.

3. Сертифікація робочого місця (контори) - перевірка приміщення на предмет відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса умовам, передбаченим статтею 25 Закону, та визнання його придатним для використання як робоче місце приватного нотаріуса з метою учинення нотаріальних дій.

4. Акт про сертифікацію відповідності робочого місця (контори) містить відомості про приміщення, у якому приватний нотаріус (особа, яка має намір зареєструвати приватну нотаріальну діяльність) організовує (планує організувати) роботу з обслуговування учасників правовідносин (відвідувачів), та висновок уповноваженої особи територіального органу Міністерства юстиції, яка проводила сертифікацію відповідності робочого місця (контори), про можливість його використання для розташування в ньому робочого місця (контори) та здійснення приватної нотаріальної діяльності.

5. Акт про відмову у сертифікації відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса повинен містити обґрунтований висновок про невідповідність робочого місця (контори) приватного нотаріуса умовам, встановленим статтею 25 Закону.

6. Проведення сертифікації приміщення, в якому розташоване робоче місце (контора) приватного нотаріуса, та перевірка його відповідності вимогам Закону та цього Положення проводяться уповноваженими працівниками територіальних органів Міністерства юстиції:

а) при реєстрації приватної нотаріальної діяльності;

б) у разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

Сертифікація приміщення, в якому розташоване робоче місце (контора) приватного нотаріуса, та перевірка його відповідності вимогам Закону та цього Положення не проводиться при реєстрації нотаріусом приватної нотаріальної діяльності у нотаріальному окрузі, утвореному в результаті зміни адміністративно-територіального поділу України, в результаті якого розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса увійшло до такого нотаріального округу.

7. З метою дотримання умов робочого місця (контори) приватного нотаріуса, встановлених Законом, це робоче місце (контора) має відповідати таким вимогам:

7.1. Щодо забезпечення нотаріальної таємниці:

7.1.1 у приміщенні не можуть перебувати, здійснювати професійну діяльність особи, діяльність яких не пов'язана з учиненням нотаріальних дій чи наданням додаткових послуг правового чи технічного характеру, пов'язаних з ними, крім осіб, які за договорами (угодами, контрактами) з приватним нотаріусом виконують роботи із забезпечення діяльності приватного нотаріуса (установлення та обслуговування оргтехніки, охоронного обладнання тощо);

7.1.2 приватний нотаріус, який займає приміщення на підставі договору про співпрацю з іншим нотаріусом, не вправі працювати в одній кімнаті з особами, які працюють з приватним нотаріусом на підставі цивільно-правових, трудових договорів (помічники) та з особами, діяльність яких не пов'язана з учиненням нотаріальних дій;

7.1.3 якщо стіни робочого кабінету зроблені з металопластикових або інших конструкцій, вони повинні бути непрозорими.

7.2. Щодо можливості кожного приватного нотаріуса, який здійснює нотаріальну діяльність, одночасно та незалежно від іншого приватного нотаріуса здійснювати нотаріальну діяльність:

7.2.1 приватний нотаріус має право мати лише одне приміщення для розміщення робочого місця (контори), яке повинно знаходитись у межах нотаріального округу, в якому здійснюється нотаріальна діяльність.

Доступ до приміщення приватного нотаріуса має бути вільним для відвідувачів.

Не допускається розміщення робочого місця (контори) приватного нотаріуса у підвальних приміщеннях, кіосках чи інших тимчасових спорудах.

7.2.2 приватний нотаріус має здійснювати прийом фізичних осіб в окремому робочому кабінеті. Прийом фізичних осіб проводиться не менше п'яти годин на день і п'яти робочих днів на тиждень;

7.2.3 кожен нотаріус повинен мати окремий робочий кабінет площею не менше 10 квадратних метрів.

7.3. Щодо захисту від несанкціонованого проникнення:

7.3.1 приміщення має бути захищене від несанкціонованого проникнення. Одним із засобів реагування на несанкціоноване проникнення є встановлена охоронна сигналізація. У разі укладення договору щодо охорони приміщення, де розташовано робоче місце (контора) приватного нотаріуса, такий договір укладається цим приватним нотаріусом та відповідним суб'єктом господарювання;

7.3.2 вхідні двері повинні бути металеві або захищені металевим ролетом;

7.3.3 вікна повинні бути обладнані металевими ґратами або захисними ролетами незалежно від поверху, на якому розташоване приміщення. У випадках, коли стіни будинку скляні, на скло має бути нанесена броньована ударотривка плівка;

7.3.4 у робочому кабінеті приватного нотаріуса обов'язково повинні бути двері, в яких встановлений дверний замок.

7.4. Щодо зберігання печаток, штампів, бланків нотаріальних документів та архіву нотаріуса:

7.4.1 архів приватного нотаріуса та документи нотаріального діловодства мають зберігатися у металевій(их) шафі(ах) у робочому кабінеті приватного нотаріуса (в окремій кімнаті) або у відповідно обладнаній для цього кімнаті. Забороняється розміщувати шафи для зберігання архіву у місцях, де відвідувачі можуть безперешкодно до них підійти. У разі зберігання архіву приватного нотаріуса та документів нотаріального діловодства в окремій кімнаті на дверях такої кімнати має бути встановлений дверний замок;

7.4.2 приміщення, в якому розташоване робоче місце (контора) приватного нотаріуса, має бути придатним для зберігання документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності;

7.4.3 якщо у приміщенні працюють двоє чи більше приватних нотаріусів, їх архіви повинні зберігатися в окремих металевих шафах або окремих кімнатах для зберігання архівних документів;

7.4.4 у кожного приватного нотаріуса повинен бути окремий вогнестійкий сейф для зберігання печаток, штампів та спеціальних бланків нотаріальних документів.

7.5. Щодо кількості кімнат у приміщенні, де знаходиться робоче місце (контора) приватного нотаріуса, пристосованості приміщення для роботи з технічним персоналом:

7.5.1 кількість кімнат у приміщенні, де знаходиться робоче місце (контора) приватного нотаріуса, не може бути меншою, ніж кількість приватних нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у його межах;

7.5.2 для роботи з документами особи, які працюють з приватним нотаріусом на підставі цивільно-правового чи трудового договору і які є технічним персоналом, та помічники повинні перебувати у відокремленій, належно пристосованій до умов роботи та дотримання нотаріальної таємниці кімнаті.

8. Біля входу у приміщення повинна знаходитись інформаційна вивіска, що ідентифікує робоче місце (контору) приватного нотаріуса.

Вивіска має містити інформацію про найменування нотаріального округу, напис "НОТАРІАЛЬНА КОНТОРА", якщо приватний нотаріус має контору (працюють два та більше приватних нотаріусів), або "НОТАРІУС", якщо нотаріус працює одноособово.

У разі реєстрації нотаріусом приватної нотаріальної діяльності у нотаріальному окрузі, утвореному в результаті зміни адміністративно-територіального поділу України, приватний нотаріус зобов’язаний привести вивіску у відповідність до абзацу другого цього пункту.

При вході до приміщення також розміщуються графік роботи приватного нотаріуса (інформація щодо часу початку та закінчення робочого дня, часу обідньої перерви, вихідних днів) та графік прийому фізичних осіб, якщо він відмінний від графіка роботи.

9. Порядок проведення сертифікації робочого місця:

9.1. До початку нотаріальної діяльності особи, яка має намір зареєструвати приватну нотаріальну діяльність, а також у разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса відповідним територіальним органом Міністерства юстиції протягом 15 днів з моменту отримання заяви на перевірку робочого місця (контори) проводиться перевірка відповідності приміщення встановленим Законом умовам.

9.2. За результатами перевірки складається акт про сертифікацію відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса або акт про відмову у сертифікації відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса в двох примірниках, один з яких у день проведення перевірки видається заявнику.

9.3. Про зміну адреси робочого місця (контори) приватний нотаріус зобов'язаний протягом трьох робочих днів повідомити відповідний територіальний орган Міністерства юстиції. Підставою для повідомлення про зміну адреси є акт про сертифікацію відповідності робочогомісця (контори) приватного нотаріуса або рішення суду, яке набралозаконної сили, яким визнано незаконним акт про відмову у сертифікації відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

9.4. В акті про сертифікацію відповідності робочого місця (контори) зазначаються:

дата і місце складання акта;

прізвище відповідального(их) працівника(ів) територіального органу Міністерства юстиції, який(які) проводив(ли) перевірку;

прізвище, ім'я приватного нотаріуса, нотаріальний округ, у якому він зареєстрований (за наявності реєстрації);

місцезнаходження приміщення (поштовий індекс та адреса);

поверх та тип приміщення;

наявність окремого входу з вулиці у приміщення;

наявність інформаційної вивіски та графіка роботи і прийому фізичних осіб при вході до приміщення;

номер(и) телефону(ів), що знаходяться у приміщенні;

реквізити документа, який підтверджує право власності або право користування приміщенням;

кількість нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у цьому приміщенні;

наявність та кількість осіб, що працюють на умовах цивільно-правових чи трудових договорів з нотаріусом (нотаріусами);

наявність осіб, діяльність яких не пов'язана із вчиненням нотаріальних дій чи наданням додаткових послуг правового чи технічного характеру;

умови зберігання архіву (архівів) нотаріуса (нотаріусів);

наявність вогнестійкого сейфа для зберігання печаток, штампів та спеціальних бланків нотаріальних документів;

кількість кімнат та їх площа;

наявність приміщення для очікування прийому фізичними особами і його площа;

наявність засобів захисту на вікнах;

обладнання входу у приміщення металевими дверима чи захисним металевим ролетом;

наявність функціонуючих засобів охоронної, пожежної сигналізації;

технічне обладнання нотаріальної контори (комп'ютер, принтер, сканер, ксерокс, факс, наявність електронної пошти);

підключення до мережі Інтернет;

висновок щодо можливості використання приміщення для розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса.

9.5. У висновку зазначається про відповідність (невідповідність) робочого місця (контори) приватного нотаріуса умовам, визначеним статтею 25 Закону та вимогами цього Положення.

10. Якщо приватний нотаріус не згоден з висновком акта про відмову у сертифікації відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса, він має право звернутись до суду.

Приватний нотаріус може здійснювати нотаріальну діяльність за рішенням суду, що набрало законної сили, яким визнано незаконним акт про відмову у сертифікації відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса.