(назва підприємства, установи, організації)
__________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)
Журнал
справ, одержаних із секретного архівного підрозділу у тимчасове користування
Початий _____________________
Закінчений ___________________
Форма титульного аркуша журналу справ, одержаних із секретного
архівного підрозділу у тимчасове користування
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 8
------------------------------------------------------------------
| N |Дата оде|Фонд|Опис|Справа|Відпо|Підпис |Дата повер|Підпис за|
|п/п|ржання | N | N | N |віда-|за одер|нення спра|повернен-|
| |справи з| | | |льний|жання |ви до сек-|ня справи|
| |архівно | | | |вико-|справи |ретного ар| |
| |го підро| | | |на- | |хівного пі| |
| |зділу | | | |вець | |дрозділу | |
|---+--------+----+----+------+-----+-------+----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
------------------------------------------------------------------
Всього в __ р. з секретного архівного підрозділу одержано ________
(цифрами
___________ справ
і літерами)
На 01.01.19__ р. в РСО налічується ________________________ справ,
(цифрами і літерами)
одержаних із секретного архівного підрозділу у тимчасове
користування
Посада особи, яка склала підсумковий
запис, та її прізвище
Дата підпис
Форма журналу справ, одержаних із секретного архівного підрозділу
у тимчасове користування
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 9
до Інструкції про порядок відбору
та передачі секретних документів
на архівне зберігання
Форма СА9
------------------------------------------------------------------
| Назва структурного підрозділу |
|----------------------------------------------------------------|
| Обліковий номер за журналом |Індекс справи за номенклатурою |
|----------------------------------------------------------------|
| Заголовок справи |
|----------------------------------------------------------------|
|Граничні дати документів у справі| Кількість аркушів у справі |
------------------------------------------------------------------
Форма робочої описової картки
Формат А5 (148 х 210 мм)
Додаток N 10
до Інструкції про порядок відбору
та передачі секретних документів
на архівне зберігання
Форма СА10
__________________________________________________________________
(назва державної архівної установи)
__________________________________________________________________
(назва фонду)
Фонд N _________
Опис N _________
__________________________________________________________________
(назва опису)
Граничні дати справ __________________
Форма титульного аркуша зведеного річного розділу опису справ
постійного зберігання
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 10
Затверджую
Керівник підприємства,
установи, організації
Підпис, прізвище
Дата
Фонд N ______
Опис N _______
справ постійного зберігання
за 19__ р.
__________________________________________________________________
назва розділу (структурного підрозділу підприємства,
__________________________________________________________________
установи, організації)
------------------------------------------------------------------
| N |Індекс справи| Заголовок |Дата спра-|Кількість арк. |Примі|
|п/п|за номенкла- |справи (тому,|ви (тому, |у справі (томі,|тка |
| | турою | частини) |частини) | частині) | |
|---+-------------+-------------+----------+---------------+-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено _________________________________ справ
з N ___ до N ____, в т. ч.:
літерні номери: ____________________
пропущені номери: __________________
Посада укладача опису та його прізвище підпис
Керівник РСО та його прізвище підпис
Керівник секретного архівного підрозділу підпис
та його прізвище
Затверджено Схвалено
Протокол ЕПК державної Протокол ЕК
архівної установи Назва підприємства,
установи, організації
від _________ N ______ від ______ N ______
Форма річного розділу опису справ постійного зберігання
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 10
Аркуш-засвідчувач опису N _____________ (Ф. N __________________).
Всього у цьому опису пронумеровано, прошнуровано та опечатано
____________________ арк., у т. ч.:
літерні номери: ________________
пропущені номери: ______________
Посада працівника секретного архівного підрозділу,
відповідального за облік, та його прізвище
Дата підпис
Форма аркуша-засвідчувача опису справ
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 11
до Інструкції про порядок відбору
та передачі секретних документів
на архівне зберігання
Форма СА11
Затверджую
Фонд N ________ Керівник підприємства,
Опис N ________ установи, організації
справ довгострокового підпис, прізвище, дата
(10 і більше років) зберігання
за _______ р.
__________________________________________________________________
(назва розділу (структурного підрозділу підприємства,
__________________________________________________________________
установи, організації)
------------------------------------------------------------------
|N N|Індекс |Заголовок| Дата |Термін збе|Кількість | |
|п/п|справи за|справи |справи |рігання |арк. у спра|Примітка |
| |номенкла-|(тома, ча|(тома, |справи (то|ві (томі, | |
| |турою |стини) |части- |ма, части-|частині) | |
| | | |ни) |ни) | | |
|---+---------+---------+-------+----------+-----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
У цей розділ опису внесено ___ справ з N ___ до N ______, в т. ч.:
літерні номери: _________________________
пропущені номери: _______________________
Посада укладача опису та його прізвище підпис
Справи за описом здав (посада, прізвище) підпис
Справи за описом прийняв (посада, прізвище) підпис
Керівник секретного архівного підрозділу та
його прізвище підпис
Дата
Схвалено
Протокол ЕК підприємства, установи, організації
від ________ N ______
Форма зведеного опису річного підрозділу справ довгострокового
(10 і більше років) зберігання
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 12
до Інструкції про порядок відбору
та передачі секретних документів
на архівне зберігання
Форма СА12
__________________________________________________________________
(назва державної архівної установи)
__________________________________________________________________
(назва фонду)
Фонд N _____________
Опис
особливо цінних справ
Граничні дати справ ___________
Форма титульного аркуша опису особливо цінних справ
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 12
Затверджую
Керівник підприємства,
установи, організації
підпис, прізвище
дата
------------------------------------------------------------------
|N N| N | N |Заголовок| Дати |Кількість|N од. зб. | |
|п/п|опису|справи| справи |справи|аркушів |страхового |Примітка|
| | | | | |у справі |фонду | |
|---+-----+------+---------+------+---------+-----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
------------------------------------------------------------------
У цей опис внесено ______________________________________ особливо
(цифрами і літерами)
цінних справ, з N _____________ до N ______________, в т. ч.:
літерні номери: __________________________
пропущені номери: ________________________
З них мають страхові копії _________________________________ справ
(цифрами і літерами)
Назва посади укладача опису та його прізвище підпис
Справи за описом здав (посада, прізвище) підпис
Керівник РСО та його прізвище підпис
Справи за описом прийняв (посада, прізвище) підпис
Керівник секретного архівного підрозділу
та його прізвище підпис
дата
Затверджено Схвалено
Протокол ЕПК державної Протокол ЕК підприємства, установи,
архівної установи організації
від ____________ N _______ від ____________ N __________
Форма опису особливо цінних справ
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 13
до Інструкції про порядок відбору
та передачі секретних документів
на архівне зберігання
Форма СА13
__________________________________________________________________
(назва державної архівної установи)
Опис N ____________
страхового фонду
Форма титульного аркуша опису страхового фонду
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 13
Затверджую
Керівник підприємства,
установи, організації
підпис, прізвище
дата
------------------------------------------------------------------
|N п/п |Дата |Кіль- |Кіль- |Відомості про справи, що вхо|Приміт|
|од. зб.|копію|кість |кість |дять у одиницю зберігання |ка |
|страхо-|вання|кадрів|справ, |страхового фонду | |
|вого фо| |у од. |включе-|----------------------------| |
|нду | |зб. |них до | Номери | Номери | Номери | |
| | |страхо|од. зб.| фондів | описів | справ | |
| | |вого | | | | | |
| | |фонду | | | | | |
|-------+-----+------+-------+--------+----------+--------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
------------------------------------------------------------------
Всього на 01.01. ___ р. до опису включено ________________ од. зб.
(цифрами і літерами)
з N __________ до N ________________, в т. ч.:
літерні номери: ________________
пропущені номери: ______________
_____________________________________ кадрів м/ф страхового фонду;
(цифрами і літерами)
скопійовано ____________________ справ
(цифрами і літерами)
Посада працівника, який склав опис, його прізвище підпис
Справи за описом здав (посада, прізвище) підпис
Справи за описом прийняв (посада, прізвище) підпис
Керівник секретного архівного підрозділу
та його прізвище підпис
Дата
Затверджено Схвалено
Протокол ЕПК державної Протокол ЕК підприємства,
архівної установи установи, організації
від _______ N ________ від ____ N _____
Форма опису страхового фонду
Формат А4 (210 х 297 мм)
Додаток N 14
до Інструкції про порядок відбору
та передачі секретних документів
на архівне зберігання
Форма СА14
Назва секретного архівного підрозділу Дозволено
Керівник РСО
прізвище, підпис
Акт N ___________________________________ дата
про видачу справ у тимчасове користування
_________________________________________
(назва структурного підрозділу)
Підстава _________________________________________________________
з якою метою видаються справи ____________________________________
__________________________________________________________________
Видаються такі справи з фонду ____________________________________
(назва і номер фонду)
------------------------------------------------------------------
| Опис N | Справа N |Заголовок справи| Кількість арк.| Примітка |
|--------+-----------+----------------+---------------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Всього видаються ________________________________________________
(цифрами і літерами)
справ на строк __________________________________.
Справи видані в упорядкованому стані, підшиті, пронумеровані,
опечатані, в обкладинках, із завірчими надписами.
Одержувач зобов'язаний не надавати справи, одержані у
тимчасове користування, стороннім особам, не робити з них копій,
витягів та довідок, не публікувати інформацію, яка в них
міститься.
Форма акта про видачу справ у тимчасове користування (лицьовий
бік)
Формат А4 (210 х 297 мм)
Продовження додатка N 14
Одержувач зобов'язаний повернути справи до секретного
архівного підрозділу у термін, зазначений в акті.
Одержувач попереджений про відповідальність, згідно з
законодавством, у разі втрати або зіпсування справ.
Видав
Посада працівника секретного архівного підпис, дата
підрозділу, який видав справи, його прізвище
Керівник секретного архівного підрозділу та підпис, дата
його прізвище
Прийняв
Керівник (працівник) РСО підприємства, підпис, дата
установи, організації та його прізвище
Справи повернуті
Здав
-----------------------------------------------------
(посада, прізвище)
Дата підпис
Прийняв
_____________________________________________________
(посада, прізвище)
Дата підпис
Форма акта про видачу справ у тимчасове користування (зворотний
бік)
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма 6 до п.17
Аркуш-засвідчувач справи N _________
У справі підшито (вкладено), пронумеровано, прошнуровано та
опломбовано _____________________________________________ аркушів,
в тому числі літерні аркуші ______________________________________
пропущені номери _______________________________________ + аркушів
внутрішнього опису _______________________________________________
__________________________________________________________________
------------------------------------------------------------------
Особливості фізичного стану номери аркушів
та формування справи
------------------------------------------------------------------
1 2
------------------------------------------------------------------
Назва посади особи, що склала аркуш-засвідчувач
Дата
Форма аркуша-засвідчувача справи
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма 7 до п.17
Внутрішній опис
документів, що знаходяться у справі N ______
том N ______ за 19__ рік
------------------------------------------------------------------
|Поряд|Номер документа|Номер|Вид і короткий|Номери |Відмітки про |
|ковий| і його дата |примі|зміст докумен-|аркушів|вилучення до-|
|номер|---------------|рника|та, звідки на-|справи |кумента зі сп|
| |вхід-|вихідного| |дійшов, хто пі| |рави та його |
| |ного |(підготов| |дготував | |місцезнаход- |
| | | леного) | | | |ження |
|-----+-----+---------+-----+--------------+-------+-------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
Всього до опису внесено ______________ документів на ____________
(прописом)
аркушах, _________________ аркушів зі справи вилучено, взамін їх
підшито _______________________ довідок-замісників.
(цифрами і прописом)
Опис склав: ______________________________________________________
(посада, прізвище, ініціали працівника,
__________________________________________________________________
який склав опис, його підпис та дата)
Форма внутрішнього опису документів справи.
Формат А4 (210 х 297 мм)
"Офіційний вісник України" 1997, число 38, стор.55
Код нормативного акта: 3845/1997
