Про затвердження Інструкції про порядок відбору та передачі секретних документів на архівне зберігання

Відповідно до статті 13 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та статті 18 Закону України "Про державну таємницю"

1. Затвердити Інструкцію про порядок відбору та передачі секретних документів на архівне зберігання (додається).

2. Редакції журналу "Архіви України" опублікувати Інструкцію у найближчому номері.

1. Закінчені у діловодстві секретні документи і справи постійного та довгострокового (10 і більше років) зберігання перебувають у режимно-секретному органі (РСО) державного органу, підприємства, установи і організації (далі - підприємства, установи, організації) протягом двох років, а потім передаються до секретного архівного підрозділу за описами справ.

Строки їх зберігання в секретному архівному підрозділі визначаються Типовим та відомчими переліками документів із зазначенням строків їх зберігання, затвердженими Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України (Головархівом) та відповідними центральними органами державної виконавчої влади.

2. У разі реорганізації або ліквідації підприємства, установи, організації для вирішення питання про подальше зберігання секретних архівних документів наказом керівника підприємства, установи, організації створюється в установленому порядку комісія.

3. Облік, зберігання та використання документів у секретному архівному підрозділі здійснюються відповідно до правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, які затверджуються Головархівом, цієї Інструкції та інших нормативних актів із питань архівної справи та охорони державної таємниці.

4. Основними обліковими документами в секретному архівному підрозділі є: книга обліку надходження та вибуття секретних документів, описи справ та документів, книга обліку надходження та вибуття страхового фонду і фонду використання, список фондів, лист фонду, картка фонду за формами СА1-СА5, СА10-СА13 (додатки NN 1-5, 10-13).

Крім того, у справу постійного, довгострокового зберігання вміщуються засвідчувальний аркуш та внутрішній опис. По кожному фонду ведеться справа фонду.

5. На випадок стихійного лиха, аварійних ситуацій тощо секретний архівний підрозділ розробляє необхідні заходи.

6. Секретні документи, що зберігаються в секретному архівному підрозділі, видаються виконавцям для тимчасового користування тільки у приміщенні секретного архівного підрозділу на замовлення за формою СА6 (додаток N 6), підписані керівником відповідного структурного підрозділу підприємства, установи, організації (для документів особливої важливості - керівником підприємства, установи, організації) та погоджені керівником РСО або його заступником.

Цілком таємні та таємні документи видаються на робочі місця на замовлення через працівників РСО.

Документи особливої важливості на робочі місця виконавцям не видаються.

Видача цілком таємних та таємних документів із секретного архівного підрозділу фіксується у книзі видачі справ за формою СА7 (додаток N 7). Одержані із секретного архівного підрозділу у тимчасове користування документи беруться на облік у РСО, про що робиться запис у журналі справ, одержаних із секретного архівного підрозділу за формою СА8 (додаток N 8).

7. Перевірка наявності секретних документів та справ проводиться в секретному архівному підрозділі не рідше одного разу на 5 років.

8. Розсекречування або зміна грифу секретності документів і справ, що зберігаються в секретному архівному підрозділі, проводиться відповідно до Закону України "Про державну таємницю" та нормативних актів Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації (Держкомсекретів).

9. Документи особливої важливості до державних архівних установ не передаються до закінчення строку обмеження їх використання згідно із Законом України "Про державну таємницю". Після закінчення зазначеного строку документи розсекречуються або гриф їх секретності знижується у встановленому порядку, і вони передаються до державних архівних установ.

10. Підготовка секретних документів до передачі на архівне зберігання охоплює:

- організацію і проведення експертизи цінності документів;

- складання та оформлення описів справ і актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

- створення науково-довідкового апарату;

- оформлення справ.

11. Експертиза цінності секретних документів і справ проводиться згідно з Положенням про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до складу Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. N 853 (853-95-п) та цією Інструкцією.

12. Усі члени експертної комісії (ЕК) повинні мати безпосереднє відношення до питань та документів, що розглядаються на засіданнях комісії, та допуск до державної таємниці відповідної форми.

13. Експертиза цінності секретних документів проводиться щорічно після завершення року під безпосереднім керівництвом секретного архівного підрозділу і РСО підприємства, установи, організації. За підсумками експертизи цінності документів вносяться зміни до номенклатури секретних справ підприємства, установи, організації на наступний рік.

14. Під час проведення експертизи цінності секретних документів у РСО підприємства, установи, організації здійснюється відбір документів постійного, довгострокового зберігання для передачі до секретного архівного підрозділу; відбір документів тимчасового зберігання, що підлягають зберіганню в РСО підприємства, установи, організації, відбір для знищення секретних справ і документів тимчасового зберігання за попередні роки, строки зберігання яких закінчилися.

Водночас із цим перевіряються якість і повнота діючої номенклатури секретних справ підприємства, установи, організації, правильність визначення строків зберігання справ, заведених відповідно до затвердженої номенклатури справ, додержання встановленого порядку оформлення і формування документів у справи.

Експерти також зобов'язані звертати увагу на відповідність грифів секретності документів відомостям, що містяться в них, і в разі необхідності вносити пропозиції щодо їх зміни.

15. Відбір секретних документів для подальшого зберігання, а також документів для знищення проводиться на підставі затверджених номенклатур справ, картотек (журналів) обліку документів та інших форм обліку шляхом перегляду кожного аркуша справ.

Експертиза цінності документів шляхом перегляду тільки їхніх заголовків категорично забороняється.

16. До проведення експертизи цінності всі секретні документи повинні бути виконані, сформовані у справи, а картки (журнали) обліку секретних документів за відповідний період відпрацьовані.

17. Під час перегляду аркушів справ постійного зберігання вилучаються дублетні примірники документів, чернетки, документи тимчасового зберігання, а також такі, що не відповідають змісту справи, яку відібрано для зберігання.

18. Одночасно з відбором секретних справ постійного та довгострокового зберігання для передачі до секретного архівного підрозділу в РСО підприємства, установи проводиться відбір справ і документів, строки зберігання яких закінчилися. При цьому враховують такі позначки у переліку документів або номенклатурі справ, як "ЕПК" (Експертно-перевірна комісія), "Доки не мине потреба", "За умови проведення ревізії", "До заміни новими" тощо.

19. Під час проведення експертизи цінності виявляються особливо цінні секретні документи.

Виявлення цих документів проводиться на підставі правил та рекомендацій, які розробляються Головархівом, та переліків особливо цінних документів, затверджених відповідними міністерствами, відомствами за погодженням з державними архівними установами.

20. Під час проведення експертизи цінності надто великих і складних за змістом комплексів справ на кожну справу, відібрану для постійного зберігання, складається робоча картка за формою СА9 (додаток N 9)* в якій повинні бути вказані назва структурного підрозділу, обліковий номер, граничні дати документів, заголовок, кількість аркушів.

Якщо у справу постійного зберігання підшито документи тимчасового зберігання, у картках зазначаються номери аркушів документів постійного зберігання та їх загальна кількість у справі. У разі неправильного вміщення документа до справи на нього слід заводити окрему картку з метою подальшого визначення місця зберігання цього документа.

На особливо цінні документи складаються окремі картки.

21. Результати експертизи цінності секретних документів оформляються у вигляді описів справ постійного, довгострокового зберігання, описів особливо цінних справ, а також актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

22. Описи справ за формами СА10 - СА12 (додатки NN 10-12) складаються відповідно до вимог правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій.

Описуючи секретні справи, необхідно мати на увазі таке:

- описи справ постійного і довгострокового зберігання складаються окремо;

- розділи опису справ складаються за роками, а всередині розділів - за структурними підрозділами підприємства, установи, організації;

- заголовки справ вносяться до опису, як правило, у тій послідовності, в якій їх розміщено у номенклатурі справ;

- науково-дослідна, проектна, конструкторська, геологічна, медична та інша спеціальна документація включається в окремі описи справ. Схема їх побудови погоджується з державною архівною установою, до якої повинні надходити секретні документи; кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером;

- якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) входить до опису під окремим номером. Якщо до опису вносяться підряд справи з однаковими заголовками, наводиться повністю заголовок першої справи, а всі інші справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи подаються в опису у повному викладі, наприклад: "те саме, т.3, за липень - вересень, 150 арк.". На початку нового аркуша опису заголовок відтворюється повністю. Графи опису заповнюються у точній відповідності з відомостями, що винесені на обкладинку (титул) справи;

- порядок нумерації справ в опису - наскрізний, тобто перша справа у новому річному розділі зведеного опису повинна мати порядковий номер, що йде за останньою справою попереднього річного розділу;

- справи, в яких містяться документи за кілька років (перехідні справи), включаються до розділу опису за роком їх заведення у діловодстві без зазначення кількості аркушів. У наступних розділах описів вказується заголовок справи (у відповідному підрозділі) без зазначення порядкового номера, а у графі "Примітка" робиться позначка "Див. спр. N". Після закриття справи і передання її до секретного архівного підрозділу в опису проставляється кількість аркушів справи (у розділі, де вона облікована);

- наприкінці розділу опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться у даному розділі, перший та останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні або пропущені номери справ);

- на страхові копії складається окремий опис за формою СА13 (додаток N 13), який повинен мати річні розділи із вкладеними до них підсумковими записами про кількість одиниць обліку, що входять до кожного розділу, та кількість справ, скопійованих за рік. У підсумковому запису також вказується (у разі зміни обсягів) зростаючий підсумок - загальна кількість виготовлених та скопійованих справ;

- гриф секретності описів та їх розділів повинен відповідати ступеню секретності відомостей, що містяться в них.

23. Описи (їх розділи) справ постійного зберігання, а також описи страхового фонду складаються у 4-х примірниках, підписуються укладачами із зазначенням їх посад та проставляються дати складання; погоджуються з керівниками РСО та секретного архівного підрозділу, розглядаються і схвалюються ЕК підприємства, установи, організації та подаються на затвердження ЕПК відповідної державної архівної установи.

До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання підприємством, установою, організацією складається передмова та в разі потреби - покажчики, зміст, список скорочень.

Необхідність і порядок складання науково-довідкового апарату описів визначаються державною архівною установою, до якої повинні надходити секретні документи.

24. Описи (їх розділи) справ довгострокового зберігання складаються у двох примірниках, підписуються їх укладачами із зазначенням посад, які вони обіймають, та затверджуються ЕК підприємства, установи, організації.

25. Після затвердження річних розділів зведених описів справ постійного зберігання складається акт про відбір справ для знищення за відповідний період.

Акти на справи і документи у діловодстві складаються працівниками РСО, розглядаються одночасно з описами справ на засіданні ЕК і затверджуються керівником підприємства, установи, організації.

У секретному архівному підрозділі акти про відбір справ для знищення складають його працівники, погоджують з відповідними ЕК і затверджуються керівником підприємства, установи, організації.

26. Закінчені у діловодстві справи постійного і довгострокового зберігання під час підготовки їх до передачі у секретний архівний підрозділ оформляються працівниками РСО, які з ними працювали. Якщо необхідно, до цієї роботи залучаються працівники відповідних структурних підрозділів, які мають у встановленому порядку доступ до документів, і виконують її з методичною допомогою та під контролем спеціалістів секретного архівного підрозділу.

27. Справи постійного і довгострокового зберігання повинні бути повністю оформлені відповідно до вимог правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій: підшиті або оправлені, аркуші пронумеровані, на початку справи має бути внутрішній опис, а в кінці - завірчий аркуш.

28. Вилучення окремих секретних документів із справ (дублетних документів, тимчасового зберігання тощо) та повне оформлення справ здійснюється перед затвердженням описів справ за відповідний період, разом з цим:

- вилучені зі справ секретні документи вміщують у папки з клапанами для подальшого внесення в акти про відбір для знищення або підшивають до відповідної справи;

- у внутрішніх описах документів справ проти позиції вилученого документа робиться позначка про його місцезнаходження (номер і дата складання акта про знищення), що засвідчується підписами двох працівників РСО;

- особливо цінні секретні документи забороняється вміщувати у конверти, які підшиваються у справи.

29. Секретні документи і справи, які були створені в процесі діяльності підприємства, установи, організації та попередньою експертизою визнані такими, що мають наукову, історико-культурну, практичну цінність, включаються до складу Національного архівного фонду України. Ці документи незалежно від приналежності, часу створення, місця зберігання, техніки і способу закріплення інформації підлягають переданню до відповідної державної архівної установи.

30. Секретні справи постійного, довгострокового зберігання, а також матеріали страхового фонду передаються до секретного архівного підрозділу тільки за описами справ.

31. Страхові копії фонду зберігання, позитивні мікрофільми або мікрофіші фонду користування особливо цінних документів передаються на архівне зберігання водночас з оригіналами відповідних документів у порядку, визначеному Головархівом.

32. Секретні справи тимчасового зберігання (до 10 років) передачі до секретного архівного підрозділу не підлягають; вони зберігаються у РСО і після закінчення строків зберігання знищуються у встановленому порядку. Як виняток, а також коли є можливість, за рішенням керівництва підприємства, установи, організації такі справи можуть передаватися на зберігання до секретного архівного підрозділу.

Передача справ тимчасового зберігання з РСО до секретного архівного підрозділу здійснюється згідно з номенклатурою секретних справ за відповідний період часу, як правило, за рік та оформляється приймально-здавальним актом.

В акті зазначаються облікові номери справ за номенклатурою, кількість аркушів кожної справи, загальна кількість справ, що передаються, обліковий номер номенклатури справ за описом відповідного року. Акт підписується представником РСО та працівником секретного архівного підрозділу, які безпосередньо здійснювали приймання-передачу справ, погоджується керівником секретного архівного підрозділу та затверджується керівником РСО.

На справи особливої важливості тимчасового зберігання складається опис, аналогічний за формою опису справ довгострокового зберігання.

Справи тимчасового зберігання передаються до секретного архівного підрозділу у тому вигляді, в якому вони були оформлені у поточному діловодстві.

33. Під час приймання до секретного архівного підрозділу секретних справ перевіряється відповідність облікових номерів, заголовків, кількості аркушів у справах аналогічним даним, зазначеним в опису. При цьому на першому примірнику опису проти кожної справи, внесеної до нього, на полі для підшивки робиться позначка "V".

Під час приймання страхових копій перевіряється кількість кадрів, склеювань, відповідність кількості та облікових номерів мікрофільмів (мікрофіш) записам в опису.

У разі виявлення розходжень записів в опису з фактичними реквізитами справи, мікрофільму (мікрофіші) до опису вносяться відповідні зміни, які у графі "Примітка" під словами "Виправленому вірити" засвідчуються підписами осіб, що здають та приймають справи, та датою внесення змін.

У разі невиявлення справ, аркушів у справах, окремих мікрофільмів (мікрофіш) про це негайно повідомляється керівникові РСО для вжиття заходів щодо їх розшуку.

Усі недоліки у формуванні та оформленні справ, виявлені під час їх передання до секретного архівного підрозділу, усуваються працівниками РСО - здавача документів.

Наприкінці кожного примірника опису зазначаються цифрами та літерами кількість справ, мікрофільмів (мікрофіш), фактично прийнятих до секретного архівного підрозділу, номери справ, що не передані, дата приймання-передачі. Кожний примірник опису підписують особи, які здали та прийняли справи.

Справи, залишені у РСО для подальшої роботи (перехідні, справи, пов'язані з виробничою необхідністю, тощо), оформляються актом про видачу справ у тимчасове користування за формою СА14 (додаток N 14).

34. Приймання-передача секретних справ здійснюється у приміщенні РСО. Прийняті секретні справи, мікрофільми (мікрофіші) пакують у тару, яка опечатується працівником секретного архівного підрозділу, і доставляють до секретного архівного підрозділу працівники РСО у супроводі працівника секретного архівного підрозділу.

Документи особливої важливості кладуть у конверти, папки, картонажі або в іншу упаковку, опечатану особистою печаткою керівника підприємства, установи, організації або виконавця, який має до цих документів безпосереднє відношення. На упаковці цих документів повинні бути попереджувальні написи про те, хто має право їх розкрити, номери особистих печаток цих осіб, облікові номери документів.

Якщо обсяги справ, які підлягають передачі до секретного архівного підрозділу, великі, дозволяється здійснювати їх приймання із оформленням секретним архівним підрозділом разової розписки.

35. Для зберігання, обліку та використання секретних документів у державних архівних установах створюються окремі секретні підрозділи, які підпорядковуються безпосередньо керівникові державної архівної установи.

36. Основними завданнями секретних підрозділів державних архівних установ є приймання, облік, забезпечення схоронності та використання секретних документів, які були створені в процесі діяльності підприємств, установ, організацій, що перебувають у сфері чи зоні комплектування відповідної державної архівної установи.

37. Цілком таємні і таємні документи, передані на державне зберігання, можуть видаватися державними архівними установами для користування дослідникам за наявності у них довідки встановленої форми про допуск до таких документів та письмового дозволу керівника підприємства, установи, організації, що передала документи на зберігання, або її правонаступника.