Про затвердження Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів України

З метою реалізації Закону України "Про нотаріат"

1. Затвердити Інструкцію про порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів України, що додається.

2. Управлінню організації юридичної допомоги населенню (Павлова Л.М.) довести зазначену Інструкцію до відома органів виконавчої влади, а також Головного управління юстиції в Криму, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

3. Визнати такою, що втратила чинність, Інструкцію про порядок вчинення нотаріальних дій виконавчими комітетами міських, селищних, сільських Рад народних депутатів, затверджену наказом Міністра юстиції УРСР від 19.01.76 р. N 1/5.

1. У відповідності зі статтею 37 Закону "Про нотаріат" у населених пунктах, де немає державних нотаріусів, посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів (далі - посадові особи виконавчих комітетів) вчиняють такі нотаріальні дії:

1) вживають заходів до охорони спадкового майна;

2) накладають та знімають заборону відчуження жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна.

У населених пунктах, де немає нотаріусів, посадові особи виконавчих комітетів окрім дій, передбачених у частині першій цієї статті, вчиняють також такі нотаріальні дії:

1) посвідчують заповіти;

2) посвідчують довіреність;

3) засвідчують вірність копій документів і виписок з них;

4) засвідчують справжність підпису на документах.

Посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських Рад народних депутатів не мають права оформляти документи, призначені для дії за кордоном.

2. Нотаріальні дії у виконавчих комітетах сільських, селищних, міських Рад народних депутатів вчиняють посадові особи, на яких за рішенням виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів покладено вчинення цих дій.

3. У відповідності із статтею 7 Закону "Про нотаріат" посадові особи виконавчих комітетів, які вчиняють нотаріальні дії, у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, а на території Республіки Крим, крім того, - законодавством Республіки Крим, наказами Міністра юстиції України, нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

4. Посадові особи виконавчих комітетів, які вчиняють нотаріальні дії, зобов'язані додержувати таємниці цих дій.

Довідки про вчинені нотаріальні дії та документи видаються тільки громадянам та юридичним особам, за довіреністю яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.

На письмову вимогу суду, арбітражного суду, прокуратури, органів дізнання і слідства довідки про вчинені нотаріальні дії та документи видаються у зв'язку з кримінальними, цивільними або господарськими справами, що знаходяться у їх провадженні.

Довідки про заповіти (про наявність заповіту, його зміст та ін.) видаються особам, переліченим в абзацах другому і третьому цього пункту, а також спадкоємцям за заповітом тільки після смерті заповідача при поданні свідоцтва про його смерть.

На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та цілей оподаткування. Довідки про заповіти видаються тільки після смерті заповідача.

Обов'язок додержання таємниці вчинюваних нотаріальних дій поширюється також на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків.

Особи, винні в порушенні таємниці вчинюваних нотаріальних дій, несуть відповідальність у порядку, встановленому законодавством України.

5. Посадові особи виконавчих комітетів зобов'язані сприяти громадянам, підприємствам установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду.

6. У відповідності із статтею 15 Закону "Про нотаріат" мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону "Про мови в Українській РСР". Якщо особа, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй посадовою особою виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальну дію, або перекладачем, про що зазначається в посвідчувальному написі.

Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, яку вона знає.

7. Нотаріальні дії можуть вчинятися посадовою особою будь-якого виконавчого комітету на всій території України, за винятком випадків, передбачених статтями 9, 36, 55, 60, 65, 66, 70 - 73, 85, 93 і 103 Закону "Про нотаріат", та інших випадків, передбачених законодавством України.

8. Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні виконавчого комітету сільської, селищної, міської Ради народних депутатів. В окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаним приміщенням.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням виконавчого комітету, то в посвідчувальному написі на документі і в реєстри нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії (на дому, в лікарні, на підприємстві, установі, організації та ін.) із зазначенням адреси, а також причини цього (наприклад: "У зв'язку з хворобою заповідача заповіт посвідчено за адресою: село Жовтневе Переяслав-Хмельницького району Київської області, вул. Шкільна, 3, кв. 8").

9. Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі всіх необхідних документів.

Вчинення нотаріальної дії може бути відкладено в разі необхідності витребування додаткових відомостей або документів від посадових осіб підприємств, установ і організацій або направлення документів на експертизу, а також у випадку, коли посадова особа виконавчого комітету на підставі статті 256 Цивільного процесуального кодексу звертається до суду з заявою про визнання громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, недієздатним чи обмежено дієздатним. У цьому разі питання про можливість посвідчення заповіту чи довіреності вирішується посадовою особою виконавчого комітету залежно від результату вирішення справи судом.

Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця.

За заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оскарження права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії повинно бути відкладено на строк не більше десяти днів. Якщо від суду за цей строк не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена.

У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.

При посвідченні заповіту ці правила не застосовуються.

10. При вчиненні нотаріальних дій посадові особи виконавчих комітетів встановлюють особу громадянина, його представника або представника підприємства, установи, організації, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій.

Встановлення особи здійснюється за паспортом або іншими документами, які виключають будь-які сумніви щодо особи громадянина (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, свідоцтво про народження неповнолітніх, які не досягли 16 років, посвідчення водія, посвідчення, видане за місцем роботи громадянина, довідка про звільнення з місць позбавлення волі та ін.).

Коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби, або з інших поважних причин не може підписати заповіт, довіреність, заяву або інший документ, підписується інший громадянин. Посадова особа виконавчого комітету встановлює особу громадянина, який підписався.

11. При посвідченні заповітів, довіреностей та засвідченні справжності підпису на документах перевіряється справжність підписів громадян, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.

12. При посвідченні заповітів чи довіреностей з'ясовується дієздатність громадян та перевіряється правоздатність юридичних осіб, від імені яких посвідчуються довіреності. У разі посвідчення довіреності представником перевіряються його повноваження.

13. Нотаріально посвідчувані заповіти, довіреності, заяви та інші документи підписуються у присутності посадової особи виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальну дію. Якщо заповіт, довіреність, заява чи інший документ підписано за відсутності цих посадових осіб, громадянин повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним.

Посадова особа виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, може не вимагати кожного разу з'явлення відомих їй посадових осіб підприємств, установ і організацій, якщо вона має зразки підписів цих посадових осіб, одержані при особистому зверненні, а справжність їх підписів не викликає сумніву.

Якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати заповіт, довіреність, заяву чи інший документ, за його довіреністю і в його присутності та в присутності посадової особи виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, заповіт, довіреність, заяву чи інший документ може підписати інший громадянин. Про причини, з яких громадянин, заінтересований у вчиненні нотаріальної дії, не міг підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Заповіт чи довіреність не може підписувати особа, на користь якої їх посвідчено.

Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, посадова особа виконавчого комітету, крім того, зобов'язана прочитати йому текст документа і зробити про це на документі відмітку. Наприклад: "За неписьменного заповідача за його довіреністю та у його присутності заповіт після прочитання його тексту вголос підписав громадянин Петров Іван Іванович, що проживає в місті Таращі Києвської області, по вул. Шевченка, 41-а". Якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує документ.

Якщо глухий, німий або глухонімий громадянин, що звернувся за вчиненням нотаріальної дії, письменний, він сам прочитує документ і власноручно підписує його. Якщо такий громадянин неписьменний, при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з ним і засвідчити своїм підписом, що зміст заповіту, довіреності, заяви чи іншого документа відповідає волі глухого, німого або глухонімого громадянина, який бере участь у цій нотаріальній дії.

14. У відповідності зі статтею 46 Закону "Про нотаріат" посадові особи виконавчого комітету, які вчиняють нотаріальні дії, вправі витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій.

Відповідні відомості і документи повинні бути подані в строк, вказаний посадовою особою виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальну дію. Цей строк не може перевищувати одного місяця.

15. У відповідності зі статтею 9 Закону "Про нотаріат" посадова особа виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я та від імені працівників даного виконавчого комітету. Посадові особи виконавчих комітетів не вправі вчиняти нотаріальні дії також на ім'я і від імені даного виконавчого комітету. У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються державною нотаріальною конторою, приватним нотаріусом чи у будь-якому виконавчому комітеті іншої сільської, селищної, міської Ради народних депутатів.

Нотаріальні і прирівняні до них дії, вчинені з порушенням встановлених правил, є недійсними.

16. Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем.

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є на документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом посадової особи і печаткою установи, підприємства, організації, що видали документи.

При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб усе помилково написане, а потім закреслене чи виправлене, можна було прочитати так як воно спочатку було написане.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, як, наприклад, документи, залиті чорнилом, потерті та ін.

Не приймаються також документи, викладені на кількох окремих аркушах, якщо вони не пронумеровані, не прошнуровані і кількість прошнурованих аркушів не завірена підписом посадової особи та печаткою установи, підприємства або організації, що видали документи.

17. Тексти нотаріально посвідчуваних заповітів, довіреностей, заяв, засвідчуваних копій документів і виписок з них повинні бути написані ясно і чітко, числа і строки, які стосуються змісту посвідчуваних заповітів і довіреностей, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб - без скорочень і з зазначенням їх адреси, а в необхідних випадках - номерів їх рахунку в установах банків. Прізвища, імена та по батькові громадян, у тому числі представників, які беруть участь у нотаріальних діях, повинні бути написані в документі повністю з зазначенням місця їх проживання.

На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, дописки (приписки) і виправлення повинні бути застережені посадовою особою виконавчого комітету перед підписом заповідача чи довірителя та інших осіб, які підписали заповіт, довіреність або заяву, і повторені в кінці посвідчувального напису. При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб все помилково написане, а потім закреслене, можна було прочитати. Наприклад, якщо в тексті заповіту слова "предмети звичайної домашньої обстановки і вжитку" виправлено на слова "жилий будинок", то виправлення слід застережити так: "Закреслені слова: "предмети звичайної домашньої обстановки і вжитку" не читати, написаному "жилий будинок" вірити". Це виправлення повинно бути підписано заповідачем (або іншою особою, яка на прохання заповідача підписала заповіт) у присутності посадової особи виконавчого комітету і повторені в кінці посвідчувального напису перед підписом вказаної посадової особи. Якщо виправлення зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису осіб, що звернулися за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), вони повинні бути застережені і підписані цією посадовою особою виконавчого комітету в кінці посвідчувального напису.

Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно, посадова особа виконавчого комітету пропонує особі, яка звернулася, виправити його або скласти новий. На прохання особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, документ може бути складений посадовою особою виконавчого комітету.

У випадках, коли документи, що посвідчуються або засвідчуються, викладені на кількох окремих аркушах, вони мають бути прошнуровані, а аркуші їх пронумеровані, про що повинен бути зроблений відповідний запис, завірений підписом посадової особи виконавчого комітету з прикладенням гербової печатки відповідного виконавчого комітету Ради народних депутатів. Наприклад: "Пронумеровано, прошнуровано і скріплено печаткою п'ять аркушів" (підпис і гербова печатка виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів).

18. Нотаріальне посвідчення заповітів та довіреностей, засвідчення вірності копій документів і виписок з них, справжності підпису на документах здійснюються шляхом вчинення посвідчувальних написів на відповідних документах, які підписуються посадовою особою виконавчого комітету з прикладенням гербової печатки виконавчого комітету Ради народних депутатів (додатки NN 6-27).

Текст посвідчувального напису може бути надрукований на друкарській машинці або написаний чорнилом від руки ясно, чітко, без підчисток, вільні місця повинні бути прокреслені, дописки та інші виправлення - застережені.

Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватися штампи з текстом відповідного напису.

Посвідчувальний напис на довіреності, заповіті вміщується після підпису громадянина на тій же сторінці чи на звороті документа.

Якщо посвідчувальний напис не вміщується на відповідному документі, він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються і пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом посадової особи виконавчого комітету з прикладенням гербової печатки виконавчого комітету Ради народних депутатів.

Для викладення посвідчувального напису чи його продовження допускається також підклейка аркуша паперу з прикладенням гербової печатки виконавчого комітету Ради народних депутатів, частина відбитку якої повинна знаходитися на підклеєному аркуші.

Прикріплення і підклейка аркушів паперу для посвідчувального напису при засвідченні вірності копії документа, а також для напису на дублікаті документа не допускається.

19. Всі нотаріальні дії, які вчиняються посадовими особами виконавчих комітетів, реєструються в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій (додаток N 1). Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі, позначається в посвідчувальному написі документа, що посвідчується чи засвідчується посадовою особою виконавчого комітету.

Нумерація в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій з початку кожного календарного року ведеться з першого номера.

Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані.

Кількість аркушів повинна бути завірена підписом посадової особи виконавчого комітету вищестоящої Ради народних депутатів з прикладенням гербової печатки цього виконавчого комітету.

Запис нотаріальної дії в реєстрі провадиться посадовою особою виконавчого комітету чорнилом (або кульковою ручкою) і тільки після того, як посвідчувальний напис чи документ, що посвідчується чи засвідчується, підписаний. Запис олівцем і підчистки в реєстрі не допускаються, вільні місця повинні бути прокреслені, а зроблені виправлення застережені за підписом посадової особи виконавчого комітету.

20. Посадові особи виконавчих комітетів видають виписки з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій тільки громадянам та юридичним особам, за довіреностями яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії, а також на письмову вимогу суду, арбітражного суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з кримінальними, цивільними або господарськими справами, що знаходяться у їх провадженні.

Виписки з реєстру для реєстрації нотаріальних дій про заповіт видаються тільки після смерті заповідача.

21. Примірники всіх нотаріально посвідчених заповітів чи довіреностей, повідомлень установ банку, підприємств і організацій з написом про накладення заборони відчуження жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна залишаються у справах виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів.

На кожний вид зазначених угод або документів можуть бути заведені окремі наряди.

22. Документи, на підставі яких вживаються заходи до охорони спадкового майна, приєднуються до актів опису спадкового майна, які залишаються у виконавчому комітеті відповідної Ради народних депутатів, і підшиваються в наряд (справу).

Оригінали документів (свідоцтва про народження, шлюб, смерть тощо) повертаються особам, що їх подали, а у виконавчому комітеті відповідної Ради народних депутатів залишаються їх копії. Копії подаються заінтересованими особами або на їх прохання виготовляються посадовою особою виконавчого комітету, про що робиться напис: "З оригіналом вірно", записується дата, посада особи, проставляється підпис.

Документи, на підставі яких встановлюється особа громадянина, його представника або представника підприємства, установи, організації, повертаються особам, що подали їх, без залишення копій, але в реєстрі записується найменування документа, його номер, дата видачі і найменування установи, яка видала документ. Якщо громадянин звернувся за засвідченням вірності копії документа чи виписки із документа, посадова особа виконавчого комітету встановлює його особу і робить в реєстрі відмітку "Особу встановлено".

Не залишаються у виконавчому комітеті відповідної Ради народних депутатів такі документи або їх копії:

1) статути юридичних осіб або їх положення, а також документи про повноваження їх представників (крім довіреностей, які видаються на здійснення конкретних нотаріальних дій);

2) документи, які стверджують право власності громадян або юридичних осіб на жилий будинок (частину будинку), квартиру, дачу, садовий будинок, гараж, земельну ділянку, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя, державні акти про право колективної чи приватної власності на землю, договори купівлі продажу, дарування, міни жилого будинку (частини будинку), квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, в тому числі зареєстровані на біржі та ін.).

Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій або на примірнику, який залишається у виконавчому комітеті, одночасно з реєстрацією в реєстрі нотаріальної дії, для вчинення якої вимагаються ці документи, після чого повертаються особі, що подала їх. Відмітка, в якій зазначається назва документа, на чиє ім'я, ким і коли він виданий та за яким номером, підписується посадовою особою виконавчого комітету з проставлянням дати.

23. У разі втрати документа, посвідченого посадовою особою виконавчого комітету, за письмовою заявою осіб, перелічених у пункті 4 цієї Інструкції, видається дублікат втраченого документа.

До передачі в державний нотаріальний архів примірників документів, посвідчених або засвідчених посадовою особою виконавчого комітету, дублікат втраченого документа видається посадовою особою виконавчого комітету за місцем його зберігання.

Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям лише після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтв про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа.

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис (додаток N 27). Крім того, про видачу дубліката посадова особа виконавчого комітету робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в наряді (справі) виконавчого комітету Ради народних депутатів.

24. Посадові особи виконавчих комітетів, які вчиняють нотаріальні дії, у разі виявлення при вчиненні нотаріальних дій порушення закону громадянами або окремими посадовими особами, повідомляють про це для вжиття необхідних заходів відповідні підприємства, установи, організації або прокуратуру.

Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, посадові особи виконавчих комітетів, які вчиняють нотаріальні дії, вправі затримати цей документ і направити його на експертизу.

Про направлення документа на експертизу посадова особа виконавчого комітету виносить постанову, в якій зазначається:

- дата винесення постанови;

- прізвище, ініціали посадової особи, яка винесла постанову, і найменування виконавчого комітету;

- найменування документа, дата його видачі, ким та на чиє ім'я він виданий;

- ким (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання) подано документ для вчинення нотаріальної дії;

- обставини, які викликали необхідність направлення документа на експертизу;

- куди (якій експертній установі) направляється документ для проведення експертизи;

- питання, поставлені на вирішення експертизи.

25. Посадова особа виконавчого комітету відмовляє у вчиненні нотаріальної дії, якщо:

вчинення такої дії суперечить закону;

дія підлягає вчиненню нотаріусом або посадовою особою іншого виконавчого комітету;

з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулася недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень;

довіреність, що видається юридичною особою, суперечить цілям, вказаним в її статуті чи положенні.

Посадова особа виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Посадова особа виконавчого комітету, що вчиняє нотаріальні дії, на прохання особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, повинна викласти причини відмови у письмовій формі і роз'яснити, що заінтересована особа, яка вважає неправильною вчинену дію або відмову у вчиненні нотаріальної дії, вправі подати про це скаргу до суду за місцем знаходження виконавчого комітету сільської, селищної, міської Ради народних депутатів. Ця скарга розглядається в порядку, передбаченому статтями 285 - 288 Цивільного процесуального кодексу.

У постанові про відмову вказуються:

- дата винесення постанови;

- прізвище, ініціали, займана посада;

- прізвище, ім'я, по батькові громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, місце його проживання або найменування і місцезнаходження юридичної особи;

- про вчинення якої нотаріальної дії просила особа, що звернулася до посадової особи виконавчого комітету (короткий зміст прохання);

- мотиви, з яких відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, з посиланням на чинне законодавство;

- порядок і строки оскарження відмови з посиланням на цивільне процесуальне законодавство.

26. Посадові особи виконавчих комітетів, які вчиняють нотаріальні дії, посвідчують заповіти і довіреності, щодо яких законодавством встановлено обов'язкову нотаріальну форму.

Відповідно до чинного законодавства обов'язковому нотаріальному посвідченню підлягають такі угоди:

1) заповіти (стаття 541 Цивільного кодексу);

2) довіреність на укладання угод, що потребує нотаріальної форми, а також на вчинення дій щодо юридичних осіб, за винятком випадків, коли законом або спеціальними правилами допущена інша форма довіреності (стаття 65 Цивільного кодексу):

3) довіреності, що видаються в порядку передовірення (стаття 68 Цивільного кодексу).

27. Заповіти і довіреності, що посвідчуються в нотаріальному порядку, подаються посадовій особі виконавчого комітету не менш, ніж у двох примірниках, один з яких залишається у виконавчому комітеті Ради народних депутатів.

28. Посадові особи виконавчих комітетів, зобов'язані роз'яснити громадянам зміст і значення поданих ними проектів заповітів та довіреностей і перевірити, чи відповідає їх зміст вимогам закону.

29. При з'ясуванні дієздатності заповідача чи довірителя посадова особа виконавчого комітету вимагає документ, в якому вказано вік заповідача чи довірителя.

Якщо у посадової особи виконавчого комітету є підстави вважати, що заповідач чи довіритель внаслідок душевної хвороби або недоумства не може розуміти значення своїх дій або керувати ними, чи внаслідок зловживання спиртними напоями або наркотичними речовинами ставить свою сім'ю в тяжке матеріальне становище, а відомостей про визнання особи недієздатною або обмежено дієздатною немає, посадова особа виконавчого комітету відкладає посвідчення заповіту або довіреності і з'ясовує, чи є рішення суду про визнання особи недієздатною чи обмежено дієздатною.

Якщо таке рішення судом не виносилось, посадова особа виконавчого комітету повідомляє про своє припущення одну з осіб чи один з органів, вказаних у статті 256 Цивільного процесуального кодексу, які можуть звернутись до суду з заявою про визнання цієї особи недієздатною або обмежено дієздатною.

30. Довіреність від імені неповнолітніх, які не досягли 15 років, а також від імені громадян, визнаних у судовому порядку недієздатними, можуть вчинятись лише їх законними представниками - батьками, усиновителями чи опікунами (статті 14, 16 Цивільного кодексу).

Довіреність від імені неповнолітніх від 15 до 18 років, а також від імені осіб, визнаних у судовому порядку обмежено дієздатними, можуть бути посвідчені лише за згодою батьків, усиновителів чи піклувальників (статті 13, 15 Цивільного кодексу).

Справжність підпису батьків, усиновителів або піклувальників на заяві про їх згоду на посвідчення довіреності від імені неповнолітніх віком від 15 до 18 років, а також від імені осіб, визнаних у судовому порядку обмежено дієздатними, повинна бути засвідчена нотаріально або підприємством, установою чи організацією, в якій працює чи навчається заявник, житлово-експлуатаційною організацією, правлінням житлово-будівельного кооперативу за місцем його проживання або адміністрацією стаціонарного лікувально-профілактичного закладу, в якому він перебуває на лікуванні. Засвідчення справжності підпису не потрібне, якщо батьки, усиновителі або піклувальники прийдуть до виконавчого комітету Ради народних депутатів і особисто подадуть посадовій особі заяву про згоду на посвідчення довіреності. У цьому випадку посадова особа виконавчого комітету встановлює особу заявника, перевіряє справжність його підпису, про що робить відмітку на заяві і вказує назву документа, його номер, дату видачі і назву установи, що видала документ, який стверджує особу. Заява про згоду на посвідчення довіреності може бути викладена на звороті примірника довіреності, що залишається в наряді (справі) виконавчого комітету Ради народних депутатів, або на окремому аркуші.

31. Посадова особа виконавчого комітету вимагає дозвіл органу опіки і піклування на право опікуна укладати, а піклувальника - давати згоду на видачу довіреності від імені підопічного, якщо вони виходять за межі побутових.

У випадках, коли законом дозволяється одружуватися до досягнення вісімнадцятирічного віку, громадянин, який не досяг вісімнадцятирічного віку, набуває дієздатності в повному обсязі з моменту одруження (стаття 11 Цивільного кодексу).

32. Якщо довіреність видається від імені юридичної особи, то перевіряється її правоздатність. При перевірці правоздатності юридичних осіб посадові особи виконавчих комітетів зобов'язані ознайомитись із статутом (положенням) юридичної особи і перевірити чи відповідає дія, яка буде вчинятися за цією довіреністю, правам, наданим юридичній особі її статутом (положенням).

33. Посадова особа виконавчого комітету посвідчує заповіти дієздатних громадян, складені відповідно до вимог статей 541, 543 Цивільного кодексу і особисто подані ними посадовій особі виконавчого комітету.

Посвідчення заповітів через представників, а також заповіту від імені кількох осіб не допускається.

Заповіт має бути складений у письмовій формі, із зазначенням місця і часу складення заповіту, дати та місця народження заповідача та підписаний особисто заповідачем.

Якщо заповідач внаслідок фізичної вади, хвороби або з будь-яких інших причин не може власноручно підписати заповіт, за довіреністю заповідача він може бути підписаний іншим громадянином за правилами, викладеними в пункті 13 цієї Інструкції.

Громадянин, на користь якого заповідається майно, не вправі підписувати його за заповідача.

34. При посвідченні заповіту від заповідача не вимагається подання доказів, які підтверджують його право на майно, що заповідається.

35. Посадова особа виконавчого комітету перевіряє, чи не містить заповіт розпоряджень, що суперечать чинному законодавству.

Заповіт повинен бути складений так, щоб розпорядження заповідача не викликало неясностей чи суперечок після відкриття спадщини.

Посадова особа виконавчого комітету при посвідченні заповіту зобов'язана роз'яснити заповідачу зміст статті 535 Цивільного кодексу. Зміст цієї статті не роз'яснюється у випадку, якщо предметом заповіту є тільки вклад у кредитній установі.

36. За заповітом майно може бути заповідане тільки у власність. Проте заповідач може покласти на спадкоємця, до якого переходить, зокрема, жилий будинок, зобов'язання надати іншій особі право довічного користування цим будинком або певною його частиною (стаття 539 Цивільного кодексу).

Заповідач може покласти на спадкоємця за заповітом виконання будь-якого зобов'язання (заповідальний відказ) на користь однієї або кількох осіб (відказоодержувачів) з додержанням вимог статті 538 Цивільного кодексу. Відказоодержувачами можуть бути будь-які особи, незалежно від того, чи входять вони до кола спадкоємців за законом.

До заповіту можуть бути включені розпорядження немайнового характеру (про порядок проведення захоронення заповідача, бажання призначити опіку над неповнолітнім, виконання дій, спрямованих на здійснення певної загальнокорисної мети тощо).

Заповідач може на випадок, якщо вказаний в заповіті спадкоємець помре раніше заповідача або не прийме спадщини, вказати іншого спадкоємця (під призначення спадкоємця - стаття 536 Цивільного кодексу).

37. У разі одержання посадовою особою виконавчого комітету повідомлення від завідуючого державним нотаріальним архівом про невідповідність посвідченого заповіту законові, посадова особа виконавчого комітету, за бажанням заповідача, переоформлює заповіт на загальних підставах.

38. Заповіти, посвідчені посадовими особами виконавчих комітетів, записуються до алфавітної книги обліку заповітів (додаток N 4).

Заповідач може в будь-який час змінити або скасувати заповіт, подавши про це заяву до виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів.

39. У випадку одержання посадовою особою виконавчого комітету заяви про скасування чи зміну заповіту, так само як і одержання нового заповіту, який відміняє чи змінює раніше посвідчений заповіт, посадова особа виконавчого комітету робить про це відмітку в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, в алфавітній книзі обліку заповітів і відповідний напис на примірнику заповіту, який зберігається у виконавчому комітеті Ради народних депутатів.

Якщо заповідач подасть примірник заповіту, який знаходиться у нього, то відповідний напис про скасування чи зміну заповіту робиться і на цьому примірнику, після чого він разом із заявою (якщо заповіт скасовано заявою) приєднується до примірника, який зберігається у виконавчому комітеті відповідної Ради народних депутатів. Справжність підпису на заяві про скасування чи зміну заповіту повинна бути нотаріально засвідченою.

Якщо заповіт, який скасовується чи змінюється, посвідчений посадовою особою іншого виконавчого комітету або нотаріусом, то заява про скасування чи зміну його направляється заповідачем або посадовою особою виконавчого комітету у ту виконавчий комітет тієї Ради народних депутатів, у державну нотаріальну контору, тому приватному нотаріусу, які посвідчили заповіт, або у державний нотаріальний архів, де зберігається заповіт.

40. Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтв про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

40-1. Відомості про посвідчення посадовими особами заповітів підлягають обов'язковому внесенню до Спадкового реєстру у порядку, передбаченому Положенням про Спадковий реєстр.

41. Посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, посвідчують довіреності, складені від імені однієї або кількох осіб, на ім'я однієї або кількох осіб.

У тексті довіреності повинні бути зазначені місце і дата його складання (підписання), прізвища, імена та по батькові (повне найменування юридичної особи) і місце проживання (місце знаходження юридичної особи) представника і особи, яку представляють, а в необхідних випадках і посада, яку вони займають. В довіреностях на ім'я адвокатів зазначається їх статус та членство в адвокатському об'єднанні (якщо адвокат є членом адвокатського об'єднання).

Строк, на який може бути видано довіреність, визначається цивільним законодавством.

Строк дії довіреності зазначається прописом.

42. При посвідченні довіреності від імені юридичної особи посадова особа виконавчого комітету дотримується правил, викладених у пункті 35 цієї Інструкції.

43. Довіреність від імені неповнолітніх, а також осіб, визнаних у судовому порядку недієздатними або обмежено дієздатними, посвідчуються з дотриманням вимог пунктів 32-34 цієї Інструкції.

44. При посвідченні довіреності на ведення справи в суді посадова особа виконавчого комітету роз'яснює, що уповноважена особа буде вправі вчиняти дії, перелічені в статті 115 Цивільного процесуального кодексу, якщо вони спеціально обумовлені в цієї довіреності.

45. Повноваження за нотаріально посвідченими довіреностями можна передавати телеграфом.

Телеграма-довіреність складається з тексту самої довіреності і посвідчувального напису з розшифрованим підписом посадової особи виконавчого комітету і гербової печатки виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів.

Довіреність, передана телеграфом, має силу оригіналу.

46. Довіреність, яка видається в порядку передовірення, підлягає нотаріальному посвідченню при поданні основної довіреності, в якому застережено право передовірення, або при поданні доказів того, що представник за основною довіреністю примушений до цього силою обставин і це необхідно для охорони інтересів особи, яка видала довіреність. Довіреність в порядку передовірення не може містити в собі більше прав, ніж надано за основною довіреністю.

Строк дії довіреності, виданої в порядку передовірення, не може перевищувати строку дії основної довіреності, на підставі якої вона видана (стаття 68 Цивільного кодексу).

В довіреності, виданої в порядку передовірення, повинно бути вказано час і місце посвідчення основної довіреності, прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання особи, якій видано основну довіреність, і особи, якій вона передовіряє свої повноваження, а в необхідних випадках і їх службове становище.

На основної додовіреності робиться відмітка про передовірення, в якій зазначається, на чиє ім'я, коли і за яким номером по реєстру для реєстрації нотаріальних дій зроблено передовірення. Копія основної довіреності приєднується до примірника довіреності, виданої в порядку передовірення, який залишається у виконавчому комітеті відповідної Ради народних депутатів. При наступному посвідченні довіреності в порядку передовірення в тому ж виконавчому комітеті відповідної Ради народних депутатів копія основної довіреності не залишається. У цих випадках основна довіреність вимагається лише для огляду.

46-1. Відомості про довіреності щодо розпорядження майном, посвідчені посадовими особами виконавчих комітетів, а також припинення їх дії підлягають обов'язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей у порядку, установленому Положенням про Єдиний реєстр довіреностей.

47. В населених пунктах, де немає державної нотаріальної контори, посадова особа виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, за місцем відкриття спадщини вживає заходів до охорони спадкового майна, коли це потрібно в інтересах спадкоємців, відказоодержувачів, кредиторів або держави. Ці заходи вживаються ними безпосередньо або шляхом довіреності посадовим особам виконавчих комітетів відповідних Рад народних депутатів за місцезнаходженням майна. Зокрема, якщо майно спадкодавця або його частка знаходиться не в місці відкриття спадщини, посадова особа виконавчого комітету за місцем відкриття спадщини надсилає посадовій особі виконавчого комітету за місцем знаходження спадкового майна довіреність про вжиття заходів до його охорони.

48. За повідомленням громадян, державних установ, підприємств або організацій заходи щодо охорони спадкового майна можуть вживатися також посадовими особами виконавчих комітетів за місцезнаходженням цього майна з повідомленням про вжиті заходи державній нотаріальній конторі за місцем відкриття спадщини.

49. Місцем відкриття спадщини визнається останнє постійне місце проживання спадкодавця, а якщо воно невідоме - місце знаходження майна або його основної частини.

Після смерті військовослужбовців строкової служби, а також осіб, які навчалися в учбових закладах, що знаходяться поза постійним місцем їх проживання, місцем відкриття спадщини визнається те місце, де вони постійно проживали до призову на строкову військову службу або до вступу у відповідний учбовий заклад.

50. Повідомлення громадян, підприємств, установ і організацій та довіреність державних нотаріусів та посадових осіб виконавчих комітетів про вжиття заходів до охорони спадкового майна реєструються в книзі обліку заяв про вжиття заходів до охорони спадкового майна (додаток N 5).

51. Заходи до охорони спадкового майна посадовою особою виконавчого комітету вживаються не пізніше наступного дня з дати надходження заяви або довіреності про наявність спадкового майна, яке потребує охорони.

52. Посадова особа виконавчого комітету, яка одержала від спадкоємців повідомлення про відкриття спадщини, зобов'язана повідомити про це тих спадкоємців, місце проживання або роботи яких їй відоме.

Посадова особа виконавчого комітету може також зробити виклик спадкоємців шляхом публічного оголошення або повідомлення про це у пресі.

53. Для охорони спадкового майна посадові особи виконавчих комітетів провадять опис майна і передають його на зберігання спадкоємцям або іншим особам, яких вони призначають.

Опис спадкового майна провадиться за участю заінтересованих осіб, якщо вони того бажають, і не менше як двох понятих.

В акті опису повинні бути зазначені: дата надходження довіреності або заяви (повідомлення) про вжиття заходів до охорони спадкового майна; дата проведення опису; прізвище, ім'я, по батькові і адреси осіб, які беруть участь в опису; прізвище, ім'я, по батькові спадкодавця; час його смерті і місце знаходження майна, що описується; чи було опечатано приміщення до прибуття посадової особи виконавчого комітету і ким; чи не була порушена пломба або печатка; докладна характеристика (назва, розмір, номер, рік випуску, фабрично-заводська марка, колір, сорт та ін.) і оцінка кожного з перерахованих у ньому предметів та процент зносу. Оцінка описаних предметів провадиться (з урахуванням їх зносу) посадовою особою виконавчого комітету та особами, які брали участь в описові спадкового майна, а жилих будинків - виходячи з відновної чи страхової (в місцевостях, де інвентаризація не проведена) оцінки.

У випадку незгоди з оцінкою спадкоємці вправі запросити спеціаліста-оцінщика. Оплата праці спеціаліста провадиться спадкоємцями.

На кожній сторінці акта підводиться підсумок кількості речей (предметів) та їх вартості, а після закінчення опису - загальний підсумок кількості речей (предметів) та їх вартості.

До акта опису включається все майно, яке знаходиться в будинку (квартирі) померлого. Заяви сусідів та інших осіб про належність їм окремих речей заносяться до акта опису, а заінтересованим особам роз'яснюється порядок звернення до суду з позовом про виключення цього майна з опису.

Якщо проведення опису майна переривається або продовжується кілька днів, приміщення кожний раз опечатується посадовою особою виконавчого комітету. В акті опису робиться запис про причини і час припинення опису і його відновлення, а також про стан пломб і печаток при наступному розпечатуванні приміщення.

В кінці акта зазначається прізвище, ім'я, по батькові, рік народження особи, якій передано на зберігання майно, найменування документа, який посвідчує її особу, номер, дата видачі, найменування установи, що видала документ, місце проживання цієї особи.

Акт опису складається не менше, ніж у трьох примірниках. Всі примірники підписуються посадовою особою виконавчого комітету, заінтересованими особами, понятими та особою, якій передано на зберігання спадкове майно. Один примірник акта видається особі, що прийняла на зберігання спадкове майно.

Якщо вжити заходів до охорони спадкового майна неможливо (спадкоємці або інші особи, які проживали із спадкодавцем, заперечують проти опису, не пред'являють майна для опису, майно вивезене тощо), посадова особа виконавчого комітету складає акт і повідомляє про це заінтересованих осіб, а в необхідних випадках - фінансовий орган або прокурора.

54. Якщо під час опису спадкового майна виявляться речі, які в зв'язку із зносом не являють ніякої цінності, посадова особа виконавчого комітету за згодою спадкоємців або фінансового органу, коли опис провадиться без участі спадкоємців, не включає до акта опису цих речей, а за окремим описом передає їх для знищення або на заготівельну базу утильсировини.