Про затвердження Інструкції про порядок застосування, виготовлення, забезпечення та обліку розрахункових книжок оператором поштового зв’язку (форма №№ 1, 5, 47, П-2)

Відповідно до статей 7, 8 Закону України "Про поштовий зв’язок" , Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" , Правил надання послуг поштового зв’язку , затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270, та з метою приведення нормативно-правових актів, що застосовуються у сфері надання послуг поштового зв’язку, у відповідність до чинного законодавства

1. Затвердити Інструкцію про порядок застосування, виготовлення, забезпечення та обліку розрахункових книжок оператором поштового зв’язку, що додається.

2. Департаменту координації політики розвитку інфраструктури та туризму забезпечити:

1) подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України;

2) оприлюднення цього наказу на офіційному сайті Міністерства інфраструктури України.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету зв’язку України від 07 грудня 1998 року № 167 "Про затвердження бланків квитанційних книжок форм № 1, № 5, № 47, № П-2, вимог щодо виготовлення та Інструкції про порядок обліку та застосування квитанційних книжок у філіалах підприємства поштового зв’язку та їхніх структурних підрозділах", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 травня 1999 року за № 314/3607.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Єфименка К.О.

1.1. Цю Інструкцію розроблено відповідно до статті 10 Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" , Закону України "Про поштовий зв’язок" , Правил надання послуг поштового зв’язку , затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270.

1.2. Ця Інструкція встановлює єдиний порядок застосування, виготовлення, забезпечення та обліку розрахункових книжок форм № 1, № 5, № 47, № П-2 оператором поштового зв’язку.

1.3. Ця Інструкція поширюється на всіх операторів поштового зв’язку незалежно від форм власності.

1.4. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених в Законі України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг", Законі України "Про поштовий зв’язок", Правилах надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270, та інших актах законодавства.

1.5. Для забезпечення обліку розрахункових операцій в готівковій та/або безготівковій формах (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) операторами поштового зв’язку відповідно до Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій , затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 28 серпня 2013 року № 417 , зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 19 вересня 2013 року за № 1618/24150, в органах доходів і зборів реєструються книги обліку розрахункових операцій на реєстратори розрахункових операцій, книги обліку розрахункових операцій на господарські одиниці та розрахункові книжки.

2.1. Квитанції форм № 1, № 5, № 47, № П-2 є формами розрахункових книжок для оформлення розрахунків за надані послуги поштового зв’язку без застосування реєстраторів розрахункових операцій.

Розрахункові книжки форм № 1, № 5, № 47, № П-2 (далі - ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2) застосовуються операторами поштового зв’язку при наданні користувачам послуг згідно з вимогами Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" , Переліку окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2000 року № 1336.

2.2. Для запису прийнятих реєстрованих поштових відправлень (листів, поштових карток, бандеролей, посилок, дрібних пакетів, мішків "М") застосовується розрахункова книжка ф. 1, форма якої наведена в додатку 1 до цієї Інструкції.

2.3. Для запису прийнятих поштових переказів застосовується розрахункова книжка ф. 5, форма якої наведена в додатку 2 до цієї Інструкції.

2.4. Для запису прийнятих різного виду платежів та плати за додаткові й інші послуги застосовується розрахункова книжка ф. 47, форма якої наведена в додатку 3 до цієї Інструкції.

2.5. Для запису прийнятої передплати та плати за переадресування періодичних друкованих видань застосовується розрахункова книжка ф. П-2, форма якої наведена в додатку 4 до цієї Інструкції.

2.6. Дані у квитанціях ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 записуються під копіювальний папір з метою одержання копій. Квитанція видається користувачу послуг, а копія залишається у розрахунковій книжці.

3.1. Розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 мають виготовлятися друкарським способом і відповідати вимогам щодо їх виготовлення, які визначені в додатку 5 до цієї Інструкції.

3.2. На обкладинці розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 друкарським способом зазначаються номер форми та назва, кількість квитанцій (цифрами та літерами), ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України, повне найменування головного органу в системі центральних органів виконавчої влади у формуванні та забезпеченні реалізації державної політики у сфері надання послуг поштового зв’язку.

На лицьовому боці квитанцій ф. 1, ф. 5, ф. 47 друкарським способом зазначається номер форми, передбачаються рядки для запису виду та категорії прийнятого поштового відправлення, категорії прийнятого поштового переказу, виду платежу, суми поштового переказу, платежу, суми оголошеної цінності поштового відправлення, місця призначення поштового відправлення, поштового переказу та прізвища одержувача, суми плати (у розрахункових книжках ф. 1 вказується також маса поштового відправлення). На зворотному боці квитанції друкарським способом указується термін, протягом якого оператор поштового зв’язку несе відповідальність за прийняті для пересилання поштові відправлення, поштові перекази, та передбачається місце для відбитка календарного штемпеля об’єкта поштового зв’язку місця приймання поштового відправлення, поштового переказу, платежу.

На лицьовому боці квитанції ф. П-2 друкарським способом зазначається номер форми, передбачаються рядки для запису найменування періодичного друкованого видання, передплатної ціни (плати за приймання передплати, плати за переадресування), загальної суми плати та місце для відбитка календарного штемпеля об’єкта поштового зв’язку, який здійснює приймання.

3.3. На лицьовому боці всіх квитанцій друкарським способом передбачено місце, де працівник об’єкта поштового зв’язку своїм підписом засвідчує приймання поштового відправлення, поштового переказу, платежу, суми плати за надані послуги.

3.4. Розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 виготовляються на 20, 50 та 100 квитанцій.

4.1. Оператор поштового зв’язку забезпечує філії розрахунковими книжками ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 за їхніми замовленнями.

Розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 обліковуються у складі запасів відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій , затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 року № 291, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21 грудня 1999 року за № 892/4185 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 09 грудня 2011 року № 1591) (далі - План рахунків бухгалтерського обліку).

4.2. Для обліку, зберігання та видачі розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 наказом керівника філії оператора поштового зв’язку визначається відповідальна особа.

4.3. Розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 зберігаються в сейфах, металевих скриньках, шафах або окремих приміщеннях, обладнаних для зберігання.

4.4. При надходженні розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 на склад філії оператора поштового зв’язку здійснюється перевірка відповідності їх фактичного надходження за найменуванням і кількістю, що вказана в супровідних документах - накладних-вимогах на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів типової форми № М-11 "Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів" , затвердженої наказом Міністерства статистики України від 21 червня 1996 року № 193 (далі - наказ № 193).

Якщо розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 надійшли до філії оператора поштового зв’язку без супровідних документів або виявлено невідповідність найменувань чи кількості, що зазначена в супровідних документах, то складається акт, в якому зазначаються причина його складання та розбіжності при одержанні розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2. Акт складається у двох примірниках і затверджується керівником філії. Перший примірник надсилається до підрозділу оператора поштового зв’язку, який здійснював відправку розрахункових книжок, другий долучається до документів філії оператора поштового зв’язку.

Крім того, у кожній розрахунковій книжці ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 перераховується фактична кількість квитанцій і звіряється з кількістю, що зазначена на обкладинці книжки.

Після перевірки, під розписку в супровідних документах, розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 приймаються на зберігання матеріально відповідальною особою філії оператора поштового зв’язку.

Розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 оприбутковуються за прибутковим ордером типової форми № М-4 "Прибутковий ордер", затвердженої наказом № 193.

Аналітичний облік розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 на складі ведеться за картками типової форми М-12 "Картка № складського обліку матеріалів", затвердженої наказом № 193 , причому на кожну форму розрахункової книжки, а також на розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 з різною кількістю квитанцій однієї і тієї самої форми ведеться окрема картка, наприклад: "Розрахункові книжки ф. 1 на 25 квитанцій", "Розрахункові книжки ф. 1 на 30 квитанцій".

4.5. У філіях оператора поштового зв’язку розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2, призначені для забезпечення ними підпорядкованих об’єктів поштового зв’язку, обліковуються у складі запасів відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку .

4.6. Розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 в структурному підрозділі філії оператора поштового зв’язку оприбутковуються як товарно-матеріальні цінності, їхня вартість при вибутті списується на витрати виробництва.

4.7. У філіалі оператора поштового зв’язку особа, відповідальна за облік, зберігання та надсилання розрахункових книжок, веде їхній облік у прибутково-видатковій книзі про рух розрахункових книжок, форма якої наведена у додатку 6 до цієї Інструкції. Ця книга повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена печаткою філії оператора поштового зв’язку та засвідчена підписами керівника і головного бухгалтера.

4.8. Розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 окремо за кожною формою та кількістю квитанцій нумеруються порядковими номерами, надсилаються до об’єкта поштового зв’язку у послідовності номерів. Нумерація провадиться протягом року.

4.9. Надсилання розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 до об’єкта поштового зв’язку, яке здійснюється вперше, здійснюється відповідно до замовлення з дотриманням постійного ліміту, виходячи з потреби кількості квитанцій, з метою повного забезпечення потреб користувачів у послугах. Для об’єктів поштового зв’язку ліміт розрахункових книжок визначається в розмірі місячної потреби.

4.10. Надіслані до об’єктів поштового зв’язку розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 записуються до лімітної карти, форма якої наведена у додатку 7 до цієї Інструкції, яка складається у двох примірниках. Перший примірник зберігається у особи, яка відповідає за облік, зберігання та видачу розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2, другий - у об’єкті поштового зв’язку.

4.11. На розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2, що надсилаються, виписуються накладні, які складаються у трьох примірниках.

Перші і другі примірники накладних надсилаються разом з розрахунковими книжками ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 та лімітними картами до об’єкта поштового зв’язку. В об’єкті поштового зв’язку звіряється фактична кількість одержаних книжок і квитанцій з даними у накладній. Перші примірники накладної з розпискою матеріально відповідальної особи про одержання розрахункових книжок повертаються до підрозділу філії оператора поштового зв’язку, де особа, відповідальна за облік, зберігання і видачу розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2, долучає їх до перших примірників лімітних карт.

Другі примірники накладних зберігаються в об’єкті поштового зв’язку.

Треті примірники накладних як тимчасові документи, що підтверджують висилання розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2, залишаються у матеріально відповідальної особи. Після надходження перших примірників з розписками про одержання квитанційних книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 треті примірники підшиваються окремо й зберігаються протягом року.

4.12. До об’єктів поштового зв’язку розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 надсилаються службовими постпакетами з оголошеною цінністю у страхових мішках.

При прийманні розрахункових книжок матеріально відповідальна особа об’єкта поштового зв’язку зобов’язана звірити фактичну кількість книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 з кількістю, що зазначена в супровідному документі, перевірити наявність номерів на книжках, перерахувати кількість квитанцій у кожній книжці і звірити з кількістю, що зазначена на обкладинці книжки.

4.13. Збільшення або зменшення ліміту кількості розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 у об’єктах поштового зв’язку провадиться за їх замовленнями і тільки з письмового дозволу керівника філії оператора поштового зв’язку.

Інформація про зміну постійного ліміту записується до обох примірників лімітної карти (підзвітної особи і особи, відповідальної за облік, зберігання та видачу розрахункових книжок). Додаткова видача розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 записується у графі "Видано", а зменшення - у графі "Повернено без заміни".

Повернення підзвітними особами невикористаних розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 здійснюється за накладними, в яких робиться відмітка: "На зменшення ліміту". У накладних зазначається, які розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 повертаються, їх кількість та номери.

4.14. Для оперативного обліку руху розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 особою, відповідальною за їх облік, зберігання та видачу, ведеться книга оперативного обліку розрахункових книжок, форма якої наведена в додатку 8 до цієї Інструкції. Видача розрахункових книжок у межах встановленого ліміту або додатково (для його збільшення) відображається в цій книзі. Кожна форма розрахункових книжок повинна бути записана окремим рядком з виділенням кожної купюрності окремо.

4.15. У об’єктах поштового зв’язку розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 видаються працівникам на робочі місця із обов’язковим записом у книзі обліку розрахункових операцій на господарську одиницю (далі - КОРО). Після закінчення робочого дня розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 з використаними і невикористаними квитанціями здаються працівником керівнику об’єкта поштового зв’язку або його заступнику, про що робиться запис у КОРО.

Забороняється передавання розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 безпосередньо між працівниками з одного робочого місця на інше (між змінами).

Облік, видача розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 може здійснюватись із застосуванням технічних засобів.

4.16. Перевірка фактичної наявності розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 здійснюється у разі раптових або документальних перевірок експлуатаційної діяльності об’єкта поштового зв’язку.

Працівник, що здійснює перевірку експлуатаційної діяльності об’єкта поштового зв’язку, повинен звірити фактичну наявність розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 та квитанцій у них з даними лімітної карти. Фактична їх кількість повинна відповідати даним лімітної карти. У разі неодержання поповнення ліміту розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 замість висланих використаних розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 документом, що підтверджує надсилання, є накладна. Працівник, що здійснює ревізію експлуатаційної діяльності об’єкта поштового зв’язку, повинен одержати в підрозділі філіалу оператора поштового зв’язку підтвердження одержаної кількості використаних розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 із зазначенням дати висилання нових розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 для поповнення ліміту.

Результати перевірки відображаються в актах. Акти складаються працівниками, які здійснювали перевірку експлуатаційної діяльності об’єкта поштового зв’язку.

4.17. Об’єкти поштового зв’язку надсилають розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 в міру їх повного використання до оператора поштового зв’язку особі, відповідальній за їх облік, зберігання та видачу, за описом надісланих розрахункових книжок, форма якого наведена в додатку 9 до цієї Інструкції.

4.18. Особа, відповідальна у філії за облік, зберігання та видачу розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2, перевіряє фактичну наявність використаних квитанцій у надісланих на контроль книжках та звіряє з даними опису. Після перевірки записує дані у накопичувальну відомість надходження використаних розрахункових книжок, що підлягають заміні на нові, форма якої наведена в додатку 10 до цієї Інструкції, і під розписку в описах передає розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 працівнику, який здійснює контроль за правильністю ведення книжок та відповідністю оприбуткованих сум (далі - контроль).

4.19. Анульовані квитанції перекреслюються в розрахункових книжках ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 і не вилучаються.

4.20. Після здійснення контролю використані розрахункові книжки ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 повертаються особі, відповідальній за облік, зберігання та видачу, яка висилає до об’єктів поштового зв’язку таку саму кількість нових розрахункових книжок з такою самою кількістю квитанцій, на поповнення ліміту. Ліміт, встановлений для підзвітних осіб, залишається незмінним.

Інформація про кількість надісланих розрахункових книжок та квитанцій в них записується до накопичувальної відомості розрахункових книжок, що надіслані замість використаних і одержаних із об’єктів поштового зв’язку, форма якої наведена в додатку 11 до цієї Інструкції. Використані розрахункові книжки здаються до архіву за описом використаних розрахункових книжок (далі - Опис), форма якого наведена в додатку 12 до цієї Інструкції. Опис складається у трьох примірниках. Перший примірник Опису здається до архіву, другий - до бухгалтерії, третій залишається в особи, відповідальної за облік, зберігання та видачу.

4.21. Особа, відповідальна за облік, зберігання та видачу розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2, після запису даних за звітний місяць до книги оперативного обліку та накопичувальної відомості підраховує підсумки за всіма графами і визначає фактичний залишок розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2 у підзвітних осіб (за лімітними картами). Ці дані узагальнюються в прибутково-видатковій книзі. Строк зберігання Опису визначається внутрішніми документами оператора поштового зв’язку.

4.22. У структурних підрозділах філії оператора поштового зв’язку станом на перше число кожного поточного місяця проводиться інвентаризація розрахункових книжок ф. 1, ф. 5, ф. 47, ф. П-2. Результати інвентаризації оформляються актом інвентаризаційної комісії, призначеної наказом керівника філії оператора поштового зв’язку.

Примітка.

При тиражному виготовленні розрахункових книжок дозволяється скорочене найменування форми (ф.) без зазначення номера наказу Міністерства інфраструктури України, яким затверджено цю форму.