Про затвердження Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, архівного відділу міської ради

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. N 1739,

1. Затвердити Типове положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, архівного відділу міської ради, що додається.

2. Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державним архівам областей, міст Києва і Севастополя надавати допомогу архівним відділам районних державних адміністрацій, архівним відділам міських рад у розробці положення про експертну комісію відповідно до Типового положення, зазначеного в пункті 1.

3. Уважати таким, що втратив чинність, наказ Головархіву України від 13 серпня 1996 р. N 34 "Про затвердження Типового положення про експертну комісію філіалу державного архіву області, архівного відділу районної державної адміністрації, міського державного архіву", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 22 серпня 1996 р. за N 468/1493.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Портнов Г.В.).

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. N 1739, архівний відділ районної державної адміністрації, архівний відділ міської ради (далі - архівний відділ) утворює експертну комісію (далі - ЕК) для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) відповідного державного архіву.

2. ЕК є дорадчим органом. Рішення ЕК затверджуються начальником архівного відділу, після чого є обов'язковими для виконання всіма архівними установами, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу.

3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, в тому числі наказами Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів) та положенням, затвердженим на підставі цього Типового положення.

4. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує начальник архівного відділу, і звітує перед начальником про проведену роботу.

5. Основними завданнями ЕК є розгляд питань і прийняття рішень про схвалення та подання відповідній ЕПК:

номенклатур справ підприємств, установ, організацій та об'єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, які зберігаються в архівному відділі та архівних підрозділах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, релігійних організацій та об'єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу, а також у громадян - власників документів;

актів про вилучення для знищення документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об'єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу, не внесених до Національного архівного фонду.

6. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:

давати вказівки архівним установам, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу, з питань експертизи цінності документів, внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього;

вимагати від архівних установ, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу, розшуку відсутніх документів Національного архівного фонду, документів з особового складу та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;

одержувати від архівних установ, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу, відомості, необхідні для визначення культурної цінності та строків зберігання документів;

заслуховувати на засіданнях керівників архівних установ про стан упорядкування, обліку та збереженості документів Національного архівного фонду;

запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців архівних установ та інших підприємств, установ та організацій.

7. До складу ЕК, який затверджується начальником архівного відділу, включаються досвідчені архівісти, працівники місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, навчальних закладів, відділень творчих спілок, краєзнавці. Головою ЕК призначається, як правило, начальник архівного відділу, а секретарем - один із його працівників.

Секретар ЕК за вказівками голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома заінтересованих установ і окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її зберігання.

8. Засідання ЕК проводяться не рідше ніж один раз на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК начальником архівного відділу.

9. У разі відмови начальника архівного відділу затвердити протокол засідання ЕК вона може звернутися до центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву, рішення якої з цього питання є остаточним.