Про затвердження Інструкції про порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку і звітності витрачання бланків ліцензії єдиного зразка

Відповідно до Закону України "Про ліцензування певних видів господарської діяльності" та на виконання постанови Кабінету Міністрів України від 20 листопада 2000 року N 1719 "Про запровадження ліцензії єдиного зразка для певних видів господарської діяльності"

1. Затвердити Інструкцію про порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку і звітності витрачання бланків ліцензії єдиного зразка (додається).

2. Управлінню державних реєстрів Департаменту реєстрації та ліцензування (Єлісєєв О.В.) подати Інструкцію про порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку і звітності витрачання бланків ліцензії єдиного зразка в п'ятиденний термін на державну реєстрацію в Міністерство юстиції України.

3. Управлінню справами (Мінцевич Е.М.):

3.1. У десятиденний термін надіслати до органів ліцензування Інструкцію про порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку і звітності витрачання бланків ліцензії єдиного зразка.

3.2. У місячний термін розробити та впровадити комплекс заходів щодо обладнання приміщення за адресою: вул. Дмитрівська, 30 (кім. N 312) відповідно до вимог зберігання документів суворої звітності - бланків ліцензії єдиного зразка.

4. Департаменту реєстрації та ліцензування (Музичук В.Т.) забезпечити замовлення та належний обіг бланків ліцензії єдиного зразка.

5. Управлінню ліцензування видів господарської діяльності Департаменту реєстрації та ліцензування (Єфремов О.В.) у тижневий термін розробити Інструкцію про порядок заповнення бланків ліцензії єдиного зразка.

6. Покласти відповідальність за зберігання, видачу та облік бланків ліцензії єдиного зразка на начальника Управління державних реєстрів Департаменту реєстрації та ліцензування Єлісєєва О.В.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Третьякова С.І.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до статті 5 Закону України "Про ліцензування певних видів господарської діяльності", підпунктів 5, 25, 28 пункту 4 та пункту 7 Положення про Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва, затвердженого Указом Президента України від 25 травня 2000 року N 721/2000, постанови Кабінету Міністрів України від 20 листопада 2000 року N 1719 "Про запровадження ліцензії єдиного зразка для певних видів господарської діяльності". Вона визначає порядок замовлення, постачання, зберігання, обліку і звітності витрачання бланків ліцензії єдиного зразка (надалі - бланк).

1.2. Бланки є необхідною складовою частиною документарного забезпечення процесу ліцензування.

1.3. Бланки є документами суворої звітності і виготовляються з друкарською нумерацією (2 літери серії та 6 цифр номера).

1.4. Облік надходження, витрачання бланків здійснюється Головним управлінням реєстрації та ліцензування Держпідприємництва України (надалі - Головне управління) в електронному вигляді в Єдиному ліцензійному реєстрі (надалі - Реєстр).

2.1. Організацію централізованого замовлення бланків для органів ліцензування здійснює Держпідприємництво України.

2.2. Органи ліцензування щорічно до 1 липня поточного року подають до Держпідприємництва України заявки на необхідну кількість бланків на наступний рік.

2.3. Держпідприємництво України провадить узагальнення потреби у бланках та організовує замовлення на їх виготовлення спеціалізованими поліграфічними підприємствами України, які мають ліцензію на виготовлення бланків цінних паперів, документів суворої звітності.

2.4. Доставку виготовлених бланків від поліграфічного підприємства здійснює Держпідприємництво України.

3.1. Прийняття тиражу виготовлених поліграфічним підприємством бланків здійснюється комісією, яка створюється наказом Голови Держпідприємництва України.

3.2. До складу комісії повинно входити не менше трьох осіб: головний бухгалтер або його заступник, начальник управління справами або його заступник, посадова особа Головного управління, що відповідає за зберігання, видачу та облік бланків (надалі - посадова особа Головного управління). До роботи комісії може залучатися представник поліграфічного підприємства, що виготовило бланки.

3.3. Комісія провадить розкриття пачок з бланками, перевіряє відповідність одержаних від поліграфічного підприємства бланків супровідним документам та складає акт про прийняття бланків ліцензії єдиного зразка (додаток 1).

3.4. У разі виявлення нестачі бланків, їх браку, пошкодження тощо акт разом з копіями супровідних документів, контрольним ярликом з пачки та маркувальним ярликом, який міститься на пачці, надсилається поліграфічному підприємству, яке виготовляло ці бланки.

3.5. Прийняті бланки реєструються у розділі "Оприбуткування" Журналу обліку оприбуткування й витрачання бланків ліцензії єдиного зразка (надалі - Журнал) за формою додатка 2.

3.6. Журнал повинен бути прошнурований, аркуші - пронумеровані. На внутрішньому боці обкладинки Журналу робиться відмітка про загальну кількість аркушів у Журналі, яка підписується керівником органу або його заступником, та засвідчується печаткою.

3.7. Записи в Журналі слід робити чорнилом або кульковою ручкою.

3.8. Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується поряд чітким почерком. Кожне виправлення має бути підписано посадовою особою Головного управління та засвідчено штампом "Вірно".

3.9. Про прийнятий тираж бланків вноситься інформація до Реєстру:

дата приймання тиражу на облік;

номер акта про прийняття бланків ліцензії єдиного зразка;

найменування поліграфічного підприємства;

кількість прийнятих бланків;

серія, номер першого бланка тиражу;

серія, номер останнього бланка тиражу;

вартість одного примірника бланка;

посада, прізвище, ім'я та по батькові посадової особи Головного управління.

3.10. Також у Реєстрі формується окремий запис даних для кожного бланка, у який вносяться:

дата приймання бланка на облік;

серія, номер бланка;

позначка щодо того, де перебуває бланк.

3.11. З метою перевірки наявності бланків, які передані на зберігання посадовій особі Головного управління, один раз на рік повинна провадитися інвентаризація бланків.

3.12. Інвентаризація також обов'язково провадиться:

при зміні посадової особи Головного управління;

після стихійного лиха, пожежі;

при виявленні пошкодження або втрати облікової документації;

при встановленні факту розкрадання бланків.

4.1. Головне управління провадить передачу бланків органам ліцензування за умови своєчасного звітування про витрачання раніше отриманих бланків та подання відомостей до Реєстру. Бланки передаються певними партіями з 5, 10, 20, 50 примірників.

4.2. Бланки передаються посадовій особі органу ліцензування за довіреністю і видатковим документом, про що робиться відповідний запис у розділі "Видаток" Журналу.

4.3. Бланки передаються в обсягах, що не перевищують середньої квартальної потреби в них органу ліцензування.

4.4. Передача бланків супроводжується складанням відповідного акта про прийняття-передачу бланків ліцензії єдиного зразка (додаток 3).

Акт заповнюється у двох примірниках, один з яких залишається у Головному управлінні для контролю та звітності, а другий - передається посадовій особі органу ліцензування.

4.5. Про передачу бланків органу ліцензування до Реєстру вноситься інформація:

дата передачі бланків до органу ліцензування;

номер акта про прийняття-передачу бланків ліцензії єдиного зразка;

код за ЄДРПОУ органу ліцензування;

кількість переданих бланків;

серія, номер першого переданого бланка;

серія, номер останнього переданого бланка;

посада, прізвище, ім'я та по батькові посадової особи, що передала бланки;

посада, прізвище, ім'я та по батькові посадової особи, що отримала бланки;

номер довіреності, за якою прийняті бланки;

дата видачі довіреності, за якою прийняті бланки.

4.6. Також у запис даних Реєстру кожного переданого бланка вносяться:

дата передачі бланка до органу ліцензування;

код за ЄДРПОУ органу ліцензування;

позначка щодо того, де перебуває бланк.

5.1. Бланки є документами суворої звітності. Бланки повинні зберігатися у металевих шафах (сейфах), установлених в окремих ізольованих приміщеннях, що обладнані надійними засобами захисту від стороннього проникнення.

5.2. У неробочий час металеві шафи (сейфи), а також спеціально обладнані для зберігання бланків приміщення повинні бути опечатані.

5.3. Відповідальність за зберігання, видачу та облік бланків несе посадова особа, яка призначається наказом Держпідприємництва України або органу ліцензування.

5.4. На час відсутності посадової особи (відпустка, відрядження тощо) бланки і відповідна облікова документація повинні передаватися іншій посадовій особі, яка призначається наказом Держпідприємництва України або органу ліцензування. Посадова особа, що тимчасово виконує обов'язки, повинна бути проінструктована про порядок обліку, зберігання, правильного витрачання бланків.

5.5. Керівник Головного управління або підрозділу органу ліцензування, у якому виявлено факт утрати (викрадання) бланків, зобов'язаний у той самий день повідомити про це керівництво, конкретно зазначивши обставини утрати, кількість, серію та номери утрачених (викрадених) бланків, а також чи були порушені вимоги цієї Інструкції щодо їх зберігання. Про факт утрати (викрадення) одночасно повідомляються органи внутрішніх справ за місцем їх викрадення для вжиття заходів щодо їх розшуку.

5.6. Орган ліцензування про факт викрадення або утрати бланків зобов'язаний негайно повідомити Головне управління, зазначивши дату та обставини викрадення або утрати, кількість, серію та номери викрадених бланків, а також чи були порушені вимоги цієї Інструкції щодо їх зберігання.

6.1. Орган ліцензування щомісяця подає до Головного управління звіт про використання бланків ліцензії єдиного зразка (додаток 4) або лист з повідомленням, що бланки не використовувалися. У разі ліквідації органу ліцензування або припинення ним ліцензійної діяльності невикористані бланки повинні повертатися до Головного управління згідно зі звітом про використання бланків ліцензії єдиного зразка протягом 10 робочих днів з дня прийняття відповідного рішення.

6.2. Недійсними бланками вважаються: зіпсовані при оформленні ліцензії, пошкоджені, утрачені або викрадені.

6.3. Зіпсовані при оформленні ліцензії та пошкоджені бланки підлягають поверненню до Головного управління для списання та знищення.

6.4. Орган ліцензування повинен подавати до Головного управління щомісяця (не пізніше ніж 15 числа наступного місяця) відомості з ліцензійних реєстрів до Реєстру в електронному вигляді про суб'єктів господарської діяльності, які отримали ліцензії на певні види господарської діяльності, та звіт про використання бланків ліцензії єдиного зразка. Звіт заповнюється у двох примірниках, один з яких залишається у Головному управлінні для контролю та звітності, а другий - передається до органу ліцензування.

6.5. Перелік використаних бланків необхідно формувати із застосуванням кодів, які наводяться у табл. 1.

6.6. До Головного управління для занесення до Реєстру подаються такі відомості:

1) про видачу нової ліцензії:

код витрачання бланка - 1;

серія, номер бланка;

відомості про суб'єкта господарської діяльності, якому видана ліцензія;

вид господарської діяльності, на право провадження якого видана ліцензія;

види окремих робіт, операцій, послуг відповідно до встановлених для цього виду господарської діяльності ліцензійних умов;

термін дії ліцензії;

дата видача ліцензії;

посада, прізвище та ініціали посадової особи, що підписала ліцензію;

2) про видачу переоформленої ліцензії або дубліката ліцензії:

код витрачання бланка - 2 або 3;

серія, номер бланка, на якому переоформлено ліцензію або оформлено дублікат ліцензії;

серія, номер бланка ліцензії, замість якої видана переоформлена ліцензія або виданий дублікат ліцензії;

відомості про суб'єкта господарської діяльності, якому видано ліцензію;

вид господарської діяльності, на право провадження якого видана ліцензія;

види окремих робіт, операцій, послуг відповідно до встановлених для цього виду господарської діяльності ліцензійних умов;

термін дії ліцензії;

дата видача ліцензії;

підстави для переоформлення ліцензії або видачі дубліката ліцензії;

посада, прізвище та ініціали посадової особи, що підписала ліцензію;

3) про бланки ліцензій, що не отримані суб'єктом господарської діяльності в установлений законодавством термін, або про бланки ліцензій, замість яких видані переоформлені ліцензії:

код витрачання бланка - 4 або 5;

серія, номер бланка;

4 ) про списані бланки:

код витрачання бланка - 6 або 7;

серія, номер бланка;

5) про повернення невикористаних бланків:

код витрачання бланка - 9;

серія, номер бланка;

6) про видану копію ліцензії:

серія, номер бланка;

види окремих робіт, операцій, послуг відповідно до встановлених для цього виду господарської діяльності ліцензійних умов;

найменування філії (відокремленого підрозділу);

7) про визнання ліцензії недійсною:

серія, номер бланка;

підстави, дата і номер рішення про визнання ліцензії недійсною;

8) про визнання ліцензії анульованою:

серія, номер бланка;

підстави, дата і номер рішення про анулювання ліцензії.

6.7. Не отримані суб'єктом господарської діяльності в установлений законодавством термін ліцензії зберігаються у ліцензійних справах.

6.8. Отримані від органів ліцензування списані бланки знищуються комісією, склад якої затверджується відповідним наказом Держпідприємництва України.

До складу комісії повинні бути включені: головний бухгалтер або його заступник, начальник управління справами або його заступник, посадова особа Головного управління, один або декілька представників органів ліцензування (за згодою).

6.9. Списані бланки знищуються у паперорізальній машині, про що складається акт про знищення бланків ліцензії єдиного зразка, зіпсованих при оформленні ліцензій або пошкоджених під час зберігання (у двох примірниках) за формою додатка 7, який затверджується Головою Держпідприємництва України або його заступником.

6.10. На першому примірнику акта про знищення бланків проти кожного вказаного в ньому бланка наклеюються вирізані у відповідному бланку серія й номер. Перший примірник акта передається до Управління фінансування та звітності (бухгалтерії), а другий (без вирізаних номерів) залишається в Головному управлінні.

6.11. Посадова особа Головного управління щомісяця передає звіт та первинні прибутково-видаткові документи до Управління фінансування та звітності (бухгалтерії).

У звіті повинні зазначатися такі дані:

залишок на початок періоду (кількість бланків, сума);

від кого одержано і кому видано;

підстава (найменування документа, номер і дата);

прибуток (кількість, серія і номер бланків, сума);

видаток (кількість, серія і номер бланків, сума);

залишок на кінець періоду (кількість, сума).

6.12. Акти про прийняття-передачу бланків, про списання недійсних бланків та звіти про витрачання бланків органами ліцензування зберігаються у Головному управлінні 5 років, а далі підлягають знищенню.