Про службові відрядження

Міністерство фінансів розглянуло звернення Державної податкової адміністрації щодо надання роз'яснень про службові відрядження і повідомляє.

Як відшкодовувати відрядженому працівникові витрати на користування міським транспортом (п. 1.7 Інструкції) та якими документами необхідно підтвердити такі витрати? Як правильно оформити маршрут користування міським транспортом у відрядженні і чи є оформлення такого маршруту обов'язковим?

Склад витрат, що відшкодовуються працівникам, які направляються у відрядження, визначено підпунктом 5.4.8 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств". Витрати на проїзд, у тому числі й міським транспортом, можуть бути включені до складу валових витрат підприємства лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат, у вигляді транспортних квитків, транспортних рахунків (багажних квитанцій).

Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів від 10.06.99 р. N 146, передбачено, що відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого керівником.

Вважаємо, що маршрут користування міським транспортом під час відрядження затверджує керівник підприємства наказом під час направлення працівника у відрядження (якщо заздалегідь такий маршрут відомий) чи після повернення працівника з відрядження та подання авансового звіту з вищезазначеними підтвердними документами.

Чи відносяться квитанції камери схову до багажних квитанцій, зазначених у п. 1.11 Інструкції і чи можуть бути відшкодовані працівнику витрати при перебуванні у відрядженні на послуги камери схову?

Виходячи з норм чинного законодавства вважаємо, що квитанції камери схову не є багажними квитанціями.

Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 26.04.99 р. N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (зі змінами та доповненнями) державним службовцям і працівникам підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок державних коштів, відшкодування витрат за користування камерами схову не передбачено.

Відшкодування вказаних витрат працівникам, що направляються у відрядження іншими підприємствами та організаціями, здійснюється відповідно до Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

Оскільки витрати за користування послугами камери схову не віднесено до складу валових витрат підприємства, вважаємо, що зазначені витрати з дозволу власника підприємства можуть бути відшкодовані за рахунок прибутку, що залишається на підприємстві після сплати податків, зборів та інших платежів до бюджету згідно з чинним законодавством.

Якщо в діяльності окремих компаній (наприклад, страхових) виникає необхідність направлення працівників компанії для проведення зустрічей з фізичними особами, які не мають печатки, чи достатньо для відшкодування працівнику витрат, пов'язаних з таким відрядженням, наявності в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника лише підпису фізичної особи (п. 1.3 Інструкції)?

Пунктом 1.3 зазначеної Інструкції визначено, що фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Обов'язковість засвідчення печаткою відміток про прибуття у пункти призначень, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи передбачена у посвідченні про відрядження, форма якого відповідно до вимог пункту 4.5.8 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" затверджена наказом Державної податкової адміністрації від 28.07.97 р. N 260.