Щодо порядку зберігання та знищення первинних бухгалтерських документів

Державна податкова служба України за результатами розгляду звернення щодо порядку зберігання та знищення первинних бухгалтерських документів, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), повідомляє.

У своєму зверненні Товариство повідомляє, що накопився великий обсяг облікової документації. При цьому комплексних документальних перевірок не було.

У зв'язку із зазначеним Товариство просить надати роз'яснення з такого питання: чи має Товариство знищити облікові документи за період його діяльності, окрім документів за останні 2555 днів та документів з нарахування заробітної плати?

Згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Законом України від 20.03.2023 №2970-IX "Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки" (далі - Закон №2970) внесені зміни до ст. 44.3 Кодексу, яка передбачає граничні строки зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Зазначені зміни набули чинності з 28.04.2023.

Так, платники податків зобов'язані забезпечити зберігання зазначених документів та інформації протягом визначених законодавством строків, але не менше:

2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 Кодексу;

1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1 ст. 133, пп. 133.2.2 п. 133.2 та п. 133.4 ст. 133 Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 цього пункту;

1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;

1095 днів - для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 та 39-2 Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 Кодексу.

Слід зазначити, що нові вимоги 1825-денного мінімального строку зберігання документів, передбачені п. 44.3 ст. 44 Кодексу, застосовуються до документів, які розроблено:

- до дня набрання чинності Законом №2970, строк зберігання яких не закінчився на день набрання чинності цим Законом;

- починаючи з дня набрання чинності Законом №2970;

- особою, стосовно якої на день набрання чинності Законом №2970 розпочато, але не завершено процедуру припинення (ліквідації).

Якщо документи, визначені у п. 44.1 цієї статті, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 цієї статті.

Слід зазначити, що наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5, зареєстрованим 17.04.2012 за №571/20884, затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік №578/5).

Перелік №578/5 є основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

При цьому Перелік №578/5 призначений для використання всіма державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.

Відповідно до п. 1.7 Переліку №578/5 строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Пунктом 2.10 Переліку №578/5 визначено, що відлік строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.

Зокрема, пп. 4.2 п. 4 "Бухгалтерський облік та звітність" розділу I Переліку №578/5 встановлено різні терміни зберігання документів в розрізі типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів.

Крім того, п. 2.13 Переліку №578/5 встановлено, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності - забороняється.

Разом з тим Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за №736/27181 (далі - Правила №1000/5), передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Також Правилами №1000/5 встановлено, що у разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до цих Правил. Акт схвалюється експертною комісією (ЕК) установи та затверджується керівником установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення (п. 15 глави 8 розділу VII Правил №1000/5).

Таким чином, питання щодо строків зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності має вирішуватись окремо для кожного виду документа, виходячи з приписів Переліку №578/5 та з урахуванням вимог пунктів 44.3 та 44.4 ст. 44 Кодексу.

Згідно з пп. 69.9 п. 69 підрозділу 10 "Інші перехідні положення" розділу XX Кодексу для платників податків та контролюючих органів тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, зупиняється перебіг строків, визначених податковим законодавством та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, з урахуванням особливостей, встановлених цим підпунктом.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).