НАКАЗ
| ______12.01.2012______ | Київ | ______№ 10______ |
| Про затвердження Положення про експертну комісію інституту та її склад |
Відповідно до Порядку утворення та діяльності експертних комісій з вивчення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року № 1004, та наказу Державного комітету архівів України від 17 грудня 2007 року № 183 "Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного та комунального підприємства, установи та організації" НАКАЗУЮ:
Затвердити Положення про експертну комісію інституту (додаток 1).
Затвердити склад експертної комісії у складі 9-ти осіб (додаток 2).
Визнати таким, що втратив чинність, наказ УНДІАСД від 25 листопада 2009 року № 123 "Про затвердження Положення про експертну комісію та її склад".
Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора, голову експертної комісії Мельниченко О.В.
| Директор інституту | підпис | О.Я. Гаранін |
Додаток 12
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
УКРДЕРЖАРХІВ
ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ВИЩИХ ОРГАНІВ ВЛАДИ ТА УПРАВЛІННЯ
(ЦДАВО України)
НАКАЗ
| ________22.02.2012_______ | Київ | ________№ 15-К_________ |
| Про призначення Омельченка К.П. |
ПРИЗНАЧИТИ:
ОМЕЛЬЧЕНКА Костянтина Петровича на посаду завідувача сектору виставкової роботи Центрального державного архіву вищих органів влади та управління з 23 лютого 2012 року з випробувальним строком 3 місяці з посадовим окладом згідно зі штатним розписом та з присвоєнням йому 11 рангу державного службовця як такого, що пройшов за конкурсом.
Підстава: заява Омельченка К.П. від 21 лютого 2012 року, рішення конкурсної комісії ЦДАВО України від 15 лютого 2012 року, протокол № 2.
| Директор архіву | підпис | Н.В. Маковська |
Додаток 13
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
УКРДЕРЖАРХІВ
ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ ІСТОРИЧНИЙ АРХІВ УКРАЇНИ
м. Київ
ПРОТОКОЛ
| 25.01.2012 | № 1 |
| Засідання колегії Центрального державного історичного архіву України, м. Київ |
Голова колегії - Кісіль І.М.
Секретар колегії - Кабанова О.В.
Порядок денний:
1. Про підбиття підсумків з виконання Колективного договору між адміністрацією та профспілковим комітетом ЦДІАК України на 2007-2011 роки.
Доповідач - Кісіль І.М., директор ЦДІАК України.
2. Про посилення контролю за забезпеченням збереженості та використанням документів.
Доповідач - Соломко Т.М., начальник відділу забезпечення збереженості документів.
1. СЛУХАЛИ:
Кіселя І.М. - текст доповіді додається до протоколу.
ВИСТУПИЛИ:
Шиліна Л.В. - зазначила, що сторони Колективного договору доклали зусиль щодо виконання взятих зобов'язань. Між адміністрацією та профспілковим комітетом ЦДІАК України постійно тривав конструктивний діалог. Під час впорядкування структури ЦДІАК України враховано інтереси працівників архіву. Сховища архіву забезпечено візками для переміщення справ та драбинами. Проте одне з найголовніших питань - ремонт системи вентиляції та кондиціювання повітря - не вдалося вирішити у зв'язку із фінансовою кризою в країні.
Кугай О.М. - зазначила, що порушення температурно-вологісного режиму призводить не тільки до погіршення фізичного стану документів, а може спричинити активність плісеневих та патогенних грибків, які у свою чергу впливають на стан здоров'я працівників. Архівом підготовлено проект Плану заходів з виявлення обсягів біоушкоджених документів (включаючи і страховий фонд) та поетапної ліквідації біоушкоджень. Проте вирішення цього питання залежить від багатьох складових, зокрема й від виділення коштів для проведення всього комплексу робіт.
ВИРІШИЛИ:
1.1. Схвалити проект рішення про підсумки виконання Колективного договору між адміністрацією та профспілковим комітетом ЦДІАК України на 2007-2011 роки.
1.2. Заслухати на засіданні колегії архіву в липні 2012 року інформацію щодо ходу виконання Плану заходів з виявлення обсягів біоушкоджених документів та поетапної ліквідації біоушкоджень.
2. СЛУХАЛИ:
Соломко Т.М. - текст доповіді додається до протоколу.
ВИСТУПИЛИ:
Демченко Л.Я. - зауважила, що до проекту рішення слід внести уточнення з урахуванням вимог розділу 4 Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам (затверджено наказом Держкомархіву від 26 червня 2008 року № 133 та зареєстровано в Мін'юсті України 14 грудня 2008 року № 635/15326) та наказу Держкомархіву від 13 липня 2009 року № 117 "Про додаткові заходи щодо посилення збереження документів під час експонування на виставках".
Путова Г.В. - проінформувала, що відповідно до нормативних вимог унікальні документи та документи, що мають у зовнішньому оформленні матеріальні цінності, зберігаються у сейфі. Через те, що сейф відкривається дуже рідко, притоку повітря немає, документи пересихають. Внесла пропозицію про повернення їх на основне місце зберігання. Запропонувала проведення обстеження стану документів для прийняття кінцевого рішення.
ВИРІШИЛИ:
Схвалити проект рішення про посилення контролю за забезпеченням збереженості та використанням документів з урахуванням висловлених побажань та пропозицій (додається).
| Голова колегії | підпис | І.М. Кісіль |
| Секретар колегії | підпис | О.В. Кабанова |
Додаток 14
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
| див. зображення УКРДЕРЖАРХІВ ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ВИЩИХ ОРГАНІВ ВЛАДИ ТА УПРАВЛІННЯ УКРАЇНИ (ЦДАВО України) вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110 Тел./факс 275-36-66 E-mail: tsdavo@archives.gov.ua Web: http://tsdavo.org.ua Код ЄДРПОУ 00000000 ___22.03.2012___ № __ __48__________ На № ___________ від ______________ | Державна архівна служба України | |
| Про надання роз'яснень щодо чинності відомчих переліків |
Просимо надати інформацію про чинність на теперішній час відомчих переліків документів зі строками зберігання, які діяли в радянські часи, зокрема Переліку документальних матеріалів Міністерства юстиції Української РСР та його системи із зазначенням строків зберігання матеріалів (1959 р.) та Переліку документів, що утворюються в діяльності Державного планового комітету РМ УРСР (1974 р.), із вказівками термінів зберігання.
| Директор архіву | підпис | Н.В. Маковська |
Додаток 15
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
| див. зображення УКРДЕРЖАРХІВ ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ КІНОФОТОФОНОАРХІВ УКРАЇНИ ім. Г.С. ПШЕНИЧНОГО (ЦДКФФА України ім. Г.С. Пшеничного) вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110 Тел. /факс 277-37-77 E-mail: mail@tsdkffa.archives.gov.ua Web: http://tsdkffa.archives.gov.ua Код ЄДРПОУ 03494304 ___02.02.2012___ № __ __52________ На № __05-77__ від __30.01.2012___ | Бориславському міському голові Фірману В.С. вул. Шевченка, 42, м. Борислав, Львівська обл., 82300 | |
| Про надання копій кінофотофонодокументів |
Шановний Володимире Стаховичу!
На Ваш запит повідомляємо, що у фондах Архіву зберігається 36 кінодокументів (сюжетів з кіножурналів, кінофільмів, окремих кіно- і телесюжетів) та 38 світлин, що стосуються м. Борислава Львівської області, зокрема кінофільм "Жемчужина Карпат" (1940 р., арх. № 133, Укркінохроніка) про зміни в нафтодобувній і нафтопереробній промисловості Західної України після її входження до складу УРСР, у т. ч. м. Борислава.
На веб-сайті архіву: www.tsdkffa.archives.gov.ua розміщено електронні версії анотованих каталогів кінодокументів за 1896-1975 рр. та інформація про платні послуги Архіву.
Архів надає послуги з виготовлення копій аудіовізуальних документів. Детальну інформацію про платні послуги також можна отримати на нашому сайті.
Для ознайомлення з документами, відбору та оформлення замовлення на виготовлення копій пропонуємо направити до Архіву свого представника. Працівники читального залу нададуть йому кваліфіковану допомогу і консультації.
Читальний зал працює щодня (крім суботи та неділі) з 9 до 17 години.
| Директор архіву | підпис | Н.О. Топішко |
Додаток 16
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень
| № | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата і номер наказу (розпорядження) | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Додаток 17
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___ ____________ 20__ р.
| Документи | Кількість документів | ||
| оригінали | копії | усього | |
| Вхідні | |||
| Вихідні | |||
| Внутрішні | |||
| Усього | |||
| Керівник служби діловодства | __________ (підпис) | ____________________ (ініціали, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. | ||
| __________ * У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами. | ||
Додаток 18
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
12. Договори.
__________
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації)
.
Додаток 19
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*
__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
Додаток 20
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
ЖУРНАЛ
реєстрації документів, створених установою*
| Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Відмітка про виконання документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
Додаток 21
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
Додаток 22
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
Додаток 23
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
СТРОКИ
виконання основних документів
1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради - в установлений зазначеною радою строк.
Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.
3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня одержання.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.
4. Постанови та висновки колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).
5. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.
Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.
Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.
Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
6. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію -не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.
У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.
Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
7. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Якщо у місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
8. Листи-доручення і листи-запити Укрдержархіву, місцевої державної адміністрації, інших установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.
9. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.
Додаток 24
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
ЗВЕДЕННЯ*
про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю,
станом на ____________ 20__ р.
| № | Найменування та індекс структурних підрозділів | Документи на контролі | |||||
| усього | надійшло за попередній місяць | з них | |||||
| виконано | виконуються у строк | продовжено строк виконання | прострочено | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Найменування посади керівника служби діловодства | ____________ (підпис) | ______________________ (ініціали, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
__________
* У разі потреби зведення може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 25
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
Найменування установи
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____________ № ____________
На __________ рік
_____________________________________________________________
(назва розділу)
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Найменування посади керівника структурного підрозділу | __________ (підпис) | _______________________ (ініціали, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
ПОГОДЖЕНО
Найменування посади особи,
відповідальної за архів установи
__________ ___________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році у структурному підрозділі
| За строками зберігання | Разом | У тому числі | |
| таких, що переходять | з відміткою "ЕПК" | ||
| Постійного | |||
| Тривалого (понад 10 років) | |||
| Тимчасового (до 10 років включно) | |||
| Усього | |||
Додаток 26
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
____________________________________________________________________________
(назва розділу*)
| Найменування посади керівника служби діловодства | ____________ (підпис) | ______________________ (ініціали, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. | ||
| Віза особи, відповідальної за архів установи |
| СХВАЛЕНО Протокол засідання експертної комісії установи** ________ № ________ | ПОГОДЖЕНО Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву ________ № ________ |
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі
| За строками зберігання | Разом | У тому числі | |
| таких, що переходять | з відміткою "ЕПК" | ||
| Постійного | |||
| Тривалого (понад 10 років) | |||
| Тимчасового (до 10 років включно) | |||
| Усього | |||
__________
* Найменування структурного підрозділу (для установ, в яких немає структурних підрозділів напряму діяльності).
** У номенклатурах справ державних архівів цей гриф не зазначається.
Додаток 27
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
На підставі __________________________________________________________________
(назва і вихідні дані ___________________________________________________________
переліку документів із зазначенням строків їх зберігання
_____________________________________________________________________________
або типової (примірної) номенклатури справ)
відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду №
_____________________________________________________________________________
(найменування фонду)
Разом ________________________________________ справ за __________________ роки
(цифрами і словами)
| ПОГОДЖЕНО | СХВАЛЕНО* |
| Протокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву | Протокол засідання експертної комісії установи |
| ___________ № _______ | __________ № ________ |
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за __________________ роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією
____________________________________________________________________________
(найменування державного архіву)
(протокол від ___ _____________ 20__ р. № ___________)
Документи в кількості ___________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою ____________________ кілограмів здано в _________________________________
(найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною накладною від ___________ № ____ або знищено шляхом спалення.
| Найменування посади особи, яка здала (знищила) документи | _________ (підпис) | ______________________ (ініціали, прізвище) |
| ___ _____________ 20__ р. |
__________
* В актах державних архівів цей гриф не зазначається.
Додаток 28
до Типової інструкції з діловодства
у центральних державних архівних
установах України, Державному архіві
в Автономній Республіці Крим,
державних архівах областей,
міст Києва і Севастополя
_________________________________________________________________
(найменування установи)
____________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника структурного підрозділу
_________ __________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р.
ОПИС № _________
_________________________________________________________________
(назва розділу)
У цей опис включено ________________________________ справ з № _____________ по
(цифрами і словами)
№ _____, у тому числі:
літерні номери ___________________
пропущені номери ________________
| Найменування посади укладача опису | ___________ (підпис) | ______________________ (ініціали, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
| ПОГОДЖЕНО | ||
| Керівник служби діловодства | ||
| _________ (підпис) | ____________________ (ініціали, прізвище) | |
| ___ ____________ 20__ р. | ||
Передав _______________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та _____________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів**
(цифрами і словами)
| Найменування посади працівника структурного підрозділу | ______________ (підпис) | ___________________________ (ініціали, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
Прийняв _______________________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та ________________________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.
(цифрами і словами)
| Найменування посади особи, відповідальної за архів установи | ______________ (підпис) | __________________________ (ініціали, прізвище) |
| ___ ____________ 20__ р. |
__________
* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.
** Передаються разом із справами служби діловодства.