Про затвердження Порядку опрацювання запитів на публічну інформацію в Державній митній службі України

Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Указу Президента України від 05.05.2011 N 547/2011 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 N 583 "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади",

1. Затвердити Порядок опрацювання запитів на публічну інформацію в Державні митній службі України (далі - Порядок), що додається.

2. Керівникам регіональних митниць, митниць, спеціалізованих митних установ на підставі Порядку розробити і затвердити власні порядки опрацювання запитів на публічну інформацію, що знаходиться у їх володінні.

3. Відповідальність за виконання вимог Порядку покласти на керівників структурних підрозділів Держмитслужби України, керівника Моніторингового центру Держмитслужби України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Організаційно-розпорядчого департаменту.

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 N 583 "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади" та наказу Держмитслужби України від 09.06.2011 N 483 "Про затвердження Порядку складання та подання запитів на публічну інформацію в державній митній службі України".

1.2. Порядок визначає процедуру реєстрації, розгляду, підготовки та надання відповідей за запитами на публічну інформацію, які надходять до Держмитслужби України відповідно до норм Закону України "Про доступ до публічної інформації".

1.3. Обмеження доступу до інформації, розпорядником якої є Держмитслужба України, здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації".

1.4. Відмова та відстрочка в задоволенні запиту на публічну інформацію в Держмитслужбі України здійснюється у випадках, передбачених Законом України "Про доступ до публічної інформації".

1.5. Зберігання запитів на публічну інформацію та відповідей на них здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби України від 28.12.2002 N 747 (зі змінами), та Порядку розгляду звернень та особистого прийому громадян у Державній митній службі України, інших митних органах, спеціалізованих митних установах і організація, затвердженого наказом Держмитслужби України від 14.09.2009 N 855 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 06.10.2009 за N 935/16951 (зі змінами).

2.1. Письмові запити на публічну інформацію, що надходять поштою або надаються особисто від фізичних, юридичних осіб, об'єднань громадян без статусу юридичної особи, приймаються посадовими особами Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту.

2.2. Письмові запити на публічну інформацію від юридичних осіб, що надходять електронною поштою, приймаються та реєструються посадовими особами Департаменту митних інформаційних технологій та статистики, які здійснюють приймання/відправлення електронної пошти Держмитслужби України та передаються для подальшого опрацювання посадовим особам Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту.

Письмові запити на публічну інформацію від фізичних осіб та об'єднань громадян без статусу юридичної особи, що надходять електронною поштою, приймаються посадовими особами Департаменту митних інформаційних технологій та статистики, які здійснюють приймання/відправлення електронної пошти Держмитслужби України, та передаються для реєстрації посадовим особам відділу листів і організації прийому громадян Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту за реєстром із зазначенням прізвища запитувача, дати надходження запиту на публічну інформацію та особистого підпису посадової особи, що прийняла запит для реєстрації та подальшого опрацювання.

2.3. Запити на публічну інформацію, що надходять за телефоном до Моніторингового центру Держмитслужби України, оформлюються працівниками Моніторингового центру за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку складання та подання запитів на публічну інформацію в Державній митній службі України, затвердженого наказом Держмитслужби України від 09.06.2011 N 483, обліковуються в журналі обліку запитів на публічну інформацію, які надходять до Держмитслужби України за телефоном (далі - Журнал обліку запитів) та передаються для реєстрації посадовим особам Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту.

Журнал обліку запитів оформлюється за формою, наведеною у додатку 1 до цього Порядку.

2.4. Усні запити на публічну інформацію, які подаються громадянами під час особистого прийому громадян керівництвом Держмитслужби України, приймаються посадовими особами відділу листів і організації прийому громадян Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту та оформлюються за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку складання та подання запитів на публічну інформацію в Державній митній службі України, затвердженого наказом Держмитслужби України від 09.06.2011 N 483.

2.5. Реєстрація запитів на публічну інформацію здійснюється посадовими особами Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту або посадовими особами Департаменту митних інформаційних технологій і статистики, які здійснюють приймання/відправлення електронної пошти Держмитслужби України, за допомогою ПІК "Канцелярія" із доповненням до реєстраційного номеру абревіатури "ПІ".

2.6. Зареєстровані запити на публічну інформацію передаються посадовими особами Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту на розгляд керівництву Держмитслужби України у день надходження такого запиту.

2.7. Розгляд керівництвом Держмитслужби України запитів на публічну інформацію здійснюється у день їх реєстрації.

2.8. Відповідно до резолюції керівництва Держмитслужби України запити на публічну інформацію передаються посадовими особами Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту за реєстраційно-контрольними картками до структурних підрозділів Держмитслужби України, митних органів, спеціалізованих митних установ (далі - відповідальні виконавці).

2.9. Передання відповідальним виконавцям запитів на публічну інформацію здійснюється посадовими особами Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту не пізніше наступного робочого дня з дня реєстрації відповідного запиту з одночасним переданням копій цих запитів до сектору з питань взаємодії зі ЗМІ та громадськістю Організаційно-розпорядчого департаменту.

2.10. Відповідальні виконавці опрацьовують запити на публічну інформацію, готують та оформлюють відповіді та, у разі необхідності, додаткові інформаційні матеріали відповідно до вимог оформлення вихідних документів у Держмитслужбі України, та забезпечують надання відповіді у строки, передбачені статтею 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації" та у спосіб, визначений запитувачем у запиті (на поштову адресу, на електронну адресу, телефаксом або за телефоном).

Організація підготовки відповіді здійснюється згідно з пунктами 3.8 та 3.9 Порядку організації та здійснення контролю за виконанням документів у Державній митній службі України, затвердженого наказом Держмитслужби України від 27.07.2010 N 828. Оформлення відповідей здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби України від 28.12.2002 N 747 (зі змінами).

2.11. У разі, якщо запитувана інформація не відповідає вимогам статті 1 Закону України "Про доступ до публічної інформації", відповідальний виконавець у п'ятиденний строк надає запитувачу проміжну відповідь із обґрунтуванням про невідповідність запитуваної інформації вищезазначеним вимогам, після чого надає остаточну відповідь у визначений законодавством термін.

Одночасно із наданням проміжної відповіді відповідальний виконавець (шляхом надання копії відповіді) повідомляє про це сектор контролю виконання доручень вищих органів влади та Голови Служби або відділ листів і організації прийому громадян Управління справами та сектор з питань взаємодії зі ЗМІ та громадськістю Організаційно-розпорядчого департаменту.

У разі, якщо запитувана інформація не відповідає вимогам статті 1 Закону України "Про доступ до публічної інформації", але відповідальний виконавець має можливість надати остаточну відповідь запитувачу протягом п'яти робочих днів без проміжної відповіді, ця відповідь обов'язково має містити обґрунтування про невідповідність запитуваної інформації вищезазначеним вимогам.

2.12. Відповіді на інформаційні запити, які не містять публічну інформацію, реєструються в ПІК "Канцелярія" без доповнення до реєстраційного номеру абревіатури "ПІ". Одночасно, посадова особа загального відділу Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту, що здійснює реєстрацію вихідної кореспонденції, заносить до реєстраційно-контрольної картки запитів на публічну інформацію від юридичних осіб (картотека вхідної кореспонденції ПІК "Канцелярія") у нову позицію графи "доручення по документу" слова "Примітка: не публічна інформація".

При наданні відповіді на запити від фізичних осіб, що не відповідають вимогам статті 1 Закону України "Про доступ до публічної інформації", посадовими особами відділу листів і організації прийому громадян Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту після повернення відповідальними виконавцями запитів від фізичних осіб та матеріалів щодо їх розгляду в реєстраційно-контрольні картки цих запитів (картотека звернень громадян ПІК "Канцелярія") в графу "примітки" вносяться слова "не публічна інформація".

У разі надання відповідей на інформаційні запити юридичних осіб, що зареєстровані в Управлінні справами Організаційно-розпорядчого департаменту, за підписом керівників відповідальних виконавців та з їх реєстраційними вихідними номерами, посадові особи відповідальні за ведення діловодства інформують про надання відповідей на інформаційні запити (шляхом надання її копії) сектор контролю виконання доручень вищих органів влади та Голови Служби Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту. Одночасно посадова особа сектору заносить в реєстраційно-контрольні картки запитів на публічну інформацію від юридичних осіб (картотека вхідної кореспонденції ПІК "Канцелярія") у нову позицію графи "доручення по документу" слова "Примітка: не публічна інформація".

2.13. Підписані керівництвом Держмитслужби України, членами колегії Держмитслужби України відповіді на запити на публічну інформацію реєструються посадовими особами загального відділу Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту або посадовими особами Департаменту митних інформаційних технологій та статистики, які здійснюють приймання/відправлення електронної пошти Держмитслужби України в ПІК "Канцелярія" із доповненням до реєстраційного номеру абревіатури "ПІ".

2.14. У разі, якщо передбачено надання відповіді на запит на публічну інформацію за телефоном, така відповідь оформлюється у вигляді листа, відповідно до вимог Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби України від 28.12.2002 N 747 (зі змінами). Відповідь реєструється належним чином за допомогою ПІК "Канцелярія" із доповненням до реєстраційного номеру абревіатури "ПІ".

Відповідь надається за телефоном Моніторингового центру посадовою особою відповідального виконавця та обліковується в журналі обліку відповідей на запити на публічну інформацію в Держмитслужбі України, які надаються за телефоном (далі - Журнал обліку відповідей).

Журнал обліку відповідей оформлюється за формою, наведеною у додатку 2 до цього Порядку.

Відповіді на запити на публічну інформацію, що надаються за телефоном, зберігаються разом із запитами, на які вони надаються.

2.15. Одночасно із наданням відповідей у будь-який спосіб, визначений запитувачем (поштою, електронною поштою, факсом або за телефоном), відповідальні виконавці передають їх копії до сектору з питань взаємодії зі ЗМІ та громадськістю Організаційно-розпорядчого департаменту.

2.16. Відповідальність за достовірність, повноту та своєчасність надання відповіді на запит на публічну інформацію несе керівник відповідального виконавця.

2.17. Контроль за своєчасним наданням відповідей на запити на публічну інформацію юридичних осіб здійснюється сектором контролю виконання доручень вищих органів влади та Голови Служби Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту.

Контроль за своєчасним наданням відповідей на запити на публічну інформацію фізичних осіб здійснюється відділом листів і організації прийому громадян Управління справами Організаційно-розпорядчого департаменту.

2.18. У разі, якщо запитувана інформація не відноситься до компетенції Держмитслужби України, але відомо який орган виконавчої влади володіє запитуваною інформацією, відповідальний виконавець надсилає запит на публічну інформацію у відповідний орган виконавчої влади за належністю для опрацювання. Одночасно із цим відповідальний виконавець у письмовому вигляді повідомляє про це запитувача.

2.19. Відповідальні виконавці забезпечують щомісяця (до 10 числа місяця, наступного за звітним) надання найбільш запитуваної інформації до сектору з питань взаємодії зі ЗМІ та громадськістю Організаційно-розпорядчого департаменту з метою її оприлюднення на офіційному веб-сайті Держмитслужби України.

3.1. Прийняття запитів на публічну інформацію здійснюється посадовими особами структурних підрозділів Держмитслужби України, відповідальними за ведення діловодства.

3.2. Реєстрація запитів на публічну інформацію здійснюється за допомогою відповідного ПІК "Канцелярія" у структурному підрозділі із доповненням до реєстраційного номеру абревіатури "ПІ".

3.3. Структурні підрозділи Держмитслужби України безпосередньо забезпечують розгляд та опрацювання запитів, а також надання відповідей запитувачам відповідно до вимог статті 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації" та у визначений запитувачем спосіб.

3.4. У разі, якщо запитувана інформація не відповідає вимогам статті 1 Закону України "Про доступ до публічної інформації", виконавець у п'ятиденний строк надає запитувачу проміжну відповідь із повідомленням про неналежність запитуваної інформації до публічної та остаточну відповідь у визначений законодавством термін.

3.5. Відповіді на запити на публічну інформацію оформлюються відповідно до вимог Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби України від 28.12.2002 N 747 (зі змінами), підписуються керівником структурного підрозділу та реєструються за допомогою відповідного ПІК "Канцелярія" у структурному підрозділі із доповненням до реєстраційного номеру абревіатури "ПІ".

Відповіді на інформаційні запити, які не містять публічну інформацію, реєструються за допомогою відповідного ПІК "Канцелярія" у структурному підрозділі без доповнення до реєстраційного номеру абревіатури "ПІ", з подальшим введенням в реєстраційно-контрольні картки вхідної кореспонденції ПІК "Канцелярія" в нову позицію графи "доручення по документу" або в реєстраційно-контрольні картки звернень громадян в графу "примітки" слів "Примітка: не публічна інформація".

3.6. Надання відповіді запитувачу за телефоном здійснюється відповідно до пункту 1.14 розділу I цього Порядку.

3.7. Контроль за своєчасним наданням відповідей на запити на публічну інформацію здійснюється посадовими особами цих структурних підрозділів, відповідальними за ведення діловодства.

3.8. Відповідальність за достовірність, повноту та своєчасність надання відповіді на запит на публічну інформацію несе керівник структурного підрозділу Держмитслужби України, якому безпосередньо адресовані такі запити.

3.9. Структурні підрозділи Держмитслужби України щомісяця (до 3 числа місяця, наступного за звітним) узагальнюють результати роботи із запитами на публічну інформацію, які були адресовані безпосередньо керівникам цих підрозділів, та передають до сектору з питань взаємодії зі ЗМІ та громадськістю Організаційно-розпорядчого департаменту інформацію за формою, наведеною у додатку 3 до цього Порядку.

4.1. Аналіз результатів роботи щодо забезпечення доступу до публічної інформації в Держмитслужбі України здійснює сектор з питань взаємодії зі ЗМІ та громадськістю Організаційно-розпорядчого департаменту шляхом:

обліку копій запитів на публічну інформацію, що надходять до Держмитслужби України та копій відповідей на них у журналі обліку копій запитів на публічну інформацію, який оформлюється за формою, наведеною у додатку 4 до цього Порядку;

опрацювання результатів роботи щодо забезпечення доступу до публічної інформації в Держмитслужбі України.

4.2. Сектор з питань взаємодії зі ЗМІ та громадськістю Організаційно-розпорядчого департаменту забезпечує розміщення найбільш запитуваної інформації на офіційному веб-сайті Держмитслужби України.