10. Посадові інструкції.
11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).
13. Розцінки на виконання робіт.
14. Статути державних підприємств (об'єднань).
15. Структура і штатна чисельність.
16. Форми уніфікованих документів.
17. Штатні розписи.
Додаток 9
п. 23.1
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою
1. Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи тощо).
2. Аркуші погодження нормативних актів.
3. Висновки й відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до вищої атестаційної комісії.
4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану й належну зарплату тощо).
5. Доручення (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).
6. Договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).
7. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій.
11. Посвідчення про відрядження.
12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію по договору, на капітальне будівництво тощо).
13. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).
14. Номенклатури справ.
15. Описи справ.
16. Норма витрат на коштовні матеріали.
17. Фінансові документи про перерахування коштів стягувачам за виконавчими документами (платіжні вимоги, платіжні доручення).
18. Подання і клопотання (про нагородження орденами й медалями; преміями).
19. Протоколи (погодження планів поставок).
20. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
21. Специфікації (виробів, продукції тощо).
22. Статути державних підприємств (об'єднань).
23. Судові позови і заяви.
24. Титульні списки.
25. Штатні розписи і зміни до них.
Додаток 10
п. 32.2
ЗАМОВЛЕННЯ
на розмножувальну роботу
( Див. текст )
Додаток 11
п. 32.2
ЖУРНАЛ
обліку роботи розмножувального цеху
| № п/п | Дата | Повне найменування замовлення | Найменування структурного підрозділу | Кількість аркушів | Тираж | Дата дозв. друку | Дата видачі замовлення |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Додаток 12
п. 27.5.2
ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень
| № | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата і номер наказу (розпорядження) | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Додаток 13
п. 33.2.2
СТРОКИ
виконання основних документів
1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 днів з дати набрання чинності цим актом або з дати підписання доручення.
2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження (реєстрації) або в інший установлений Верховною Радою України строк.
Депутатський запит групи народних депутатів чи комітету Верховної Ради України розглядається в порядку, встановленому для розгляду запиту народного депутата України.
3. Звернення народного депутата України - протягом 10 днів з дня надходження (реєстрації).
Звернення комітету Верховної Ради України розглядається в порядку, встановленому для розгляду звернення народного депутата України.
4. Якщо депутатський запит чи звернення з об'єктивних причин не може бути розглянуто у визначений строк, народному депутатові України, а стосовно депутатського запиту - також Голові Верховної Ради надсилається письмове повідомлення із зазначенням причини продовження строку за підписом посадової особи, якій адресовано запит чи звернення.
Строк розгляду депутатського запиту чи звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.
5. Строки виконання запитів і звернень народних депутатів України, комітетів Верховної Ради України, що надсилаються до Міністерства Кабінетом Міністрів України до виконання, встановлюються з урахуванням дати їх надходження до Секретаріату Кабінету Міністрів, якщо інше не зазначено у завданні.
6. Звернення Спеціальної контрольної комісії з питань приватизації, тимчасової спеціальної та тимчасової слідчої комісії Верховної Ради України, подання Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, що надсилаються до Міністерства Кабінетом Міністрів України, - у місячний строк з урахуванням дати їх надходження до Секретаріату Кабінету Міністрів, якщо інше не зазначено у завданні.
7. Експертиза закону України, що надійшов на підпис Президентові України, проводиться відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.
8. Підготовка експертних висновків щодо відповідності законопроектів acquis communautaire - у 20-денний строк з дня надходження (реєстрації).
9. Загальна тривалість процедури скріплення акта Президента України, що надсилається до Міністерства Кабінетом Міністрів України, підписами Прем'єр-міністра і Міністра не може перевищувати 5 днів з моменту надходження такого акта до Секретаріату Кабінету Міністрів, якщо інший строк не визначено Президентом України.
10. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України, якщо не встановлено інший строк.
11. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в Міністерстві (якщо інший строк не встановлено у документі).
12. Письмовий запит Вищої ради юстиції або члена Вищої ради юстиції - протягом 10 днів з дня отримання запиту.
13. Погодження проектів актів проводиться відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.
14. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.
Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.
Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.
Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
15. Надання відповіді на запит на публічну інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження (реєстрації) запиту.
У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.
Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
16. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження (реєстрації), а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.
Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, встановлюється необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особа, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
17. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.
18. Пропозиції (звернення) органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян, адресовані Кабінетові Міністрів України, що переадресовані до Міністерства, - у місячний строк з урахуванням дати їх надходження до Секретаріату Кабінету Міністрів України, якщо інше не зазначено у завданні.
19. Запит Вищої кваліфікаційної комісії - не пізніш як через 10 днів з моменту надходження (реєстрації). Запит кваліфікаційно-дисциплінарної комісії та її палат - не пізніш як через 10 днів з моменту надходження (реєстрації).
20. Строк виконання завдань, що направляються до Міністерства Адміністрацією Президента України, Кабінетом Міністрів України для виконання, відраховується від дати підписання (реєстрації) у цих установах.
__________
* Примітка: Обчислення строків, визначених у даній Інструкції, здійснюється у календарних днях, якщо не міститься посилання на робочі дні.
Додаток 14
п. 36.1.3
Міністерство юстиції
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
______________ № _________
на ____________ рік
______________________________________________________________________________
(назва розділу)
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Найменування посади керівника
структурного підрозділу ____________ ________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р.
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання експертної Завідувач сектору архівної справи
комісії структурного підрозділу* Управління документального забезпечення
___ ____________ 20__ р. № ____ ____________ _________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
___ ___________ 20__ р.
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у __________
році у структурному підрозділі
| За строками зберігання | Разом | У тому числі | |
| таких, що переходять | з позначкою "ЕПК" | ||
| Постійного | |||
| Тривалого (понад 10 років) | |||
| Тимчасового (до 10 років включно) | |||
| Усього | |||
Найменування посади особи, відповідальної
за діловодство в структурному підрозділі ____________ ________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Підсумкові відомості передано в архів Міністерства
Найменування посади особи, відповідальної
за передачу відомостей ____________ ________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р.
__________
* У разі наявності експертної комісії структурного підрозділу.
Додаток 15
п. 36.1.3
Міністерство юстиції ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник Міністра - керівник апарату
__________ __________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
М. П.
___ ____________ 20__ р.
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
____________ № _____
на ____________ рік
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
_____________________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
Начальник Управління
документального забезпечення ____________ ________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Віза завідуючого архівом Міністерства
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання експертної Протокол засідання
комісії Міністерства експертно-перевірної комісії
ЦДАВО України
____________. № _____ ____________. № _____
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ____________
році в Міністерстві
| За строками зберігання | Разом | У тому числі | |
| таких, що переходять | з позначкою "ЕПК" | ||
| Постійного | |||
| Тривалого (понад 10 років) | |||
| Тимчасового (до 10 років включно) | |||
| Усього | |||
Начальник Управління
документального забезпечення ____________ ________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Підсумкові відомості передано в архів Міністерства
Найменування посади особи,
відповідальної за
передачу відомостей ____________ ________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
___ ____________ 20__ р.
Додаток 16
п. 37.1.6
АКТ
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
( Див. текст )
Додаток 17
п. 37.2.3
ОПИС
( Див. текст )
Додаток 18
п. 2.13
ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів
1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.
Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.
3. Назва виду документа друкується великими літерами.
4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
12,5 міліметра - для абзаців у тексті;
92 міліметри - для реквізиту "Адресат";
104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".
7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", текст (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "З оригіналом згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ" тощо.
8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.
9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.
10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
Додаток 19
п. 33.3.7
ПЛАН
організації виконання
________________________________________________________
(назва акта чи доручення, номер та дата реєстрації у органі, що його видав)
| № п/п | Зміст завдання | Пункт (за актом чи дорученням) | Відповідальний виконавець | Строк виконання |
| 1. |
Посада підпис Ініціали, прізвище
Додаток 20
п. 33.6.1
Найменування структурного підрозділу
ПЕРЕЛІК
документів, що перебували на контролі та виконані з порушенням строків (період)
| № п/п | Вхідний № та дата реєстрації | Найменування установи, що надіслала документ, № та дата реєстрації | Короткий зміст | Відповідальний виконавець | Строк виконання | Причини порушення строку виконання* |
__________
* Графа заповнюється у структурному підрозділі.
Посада керівника структурного
підрозділу (відповідального за контроль) підпис Ініціали, прізвище
Додаток 25
п. 24.2
НАКАЗ
( Див. текст )( Інструкцію доповнено Додатком 25 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014 )
Додаток 26
пп. 27.1.23
ВИТЯГ
із наказу
( Див. текст )( Інструкцію доповнено Додатком 26 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014 )
( Текст взято з сайту Мін'юсту України http://www.minjust.gov.ua )