33.2. Строки виконання завдань
33.2.1. Строк виконання документа може встановлюватися у самому документі, нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва Міністерства. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (затвердження).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.
33.2.2. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 13.
Індивідуальні строки встановлюються керівництвом Міністерства. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.
33.2.3. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів.
Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
Доручення без зазначення строку виконання з позначкою "терміново" повинні бути виконані протягом 7 календарних днів.
Відділ контролю, у разі відсутності строку виконання, може самостійно встановлювати строки відповідно до законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України.
33.2.4. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за письмовим обґрунтованим проханням виконавця до Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку.
33.2.5. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого Главі Адміністрації Президента України, за 7 календарних днів до закінчення встановленого строку.
33.3. Організація виконання завдань
33.3.1. Відповідальність за виконання доручення, його проходження, зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні матеріалів несе структурний підрозділ чи посадова особа, визначена у резолюції керівництва Міністерства.
Якщо виконання завдання покладається на кілька структурних підрозділів чи посадових осіб, відповідальним за організацію виконання є структурний підрозділ чи посадова особа, які у резолюції керівника визначені першими (далі - головний виконавець).
33.3.2. При визначені структурного підрозділу головним виконавцем завдання, яке не відповідає функціональним повноваженням підрозділу, головний виконавець повинен негайно порушити питання про уточнення або заміну головного виконавця перед посадовою особою, яка доручила виконання доручення, завдання.
33.3.3. Головний виконавець при зміні резолюції або строків виконання повинен негайно довести зазначену інформацію до відома Відділу контролю.
33.3.4. Головний виконавець зобов'язаний забезпечити надання іншим зазначеним у резолюції структурним підрозділам чи посадовим особам (далі - співвиконавцям) копій документів, необхідних для виконання встановленого завдання, визначити зміст завдання для кожного співвиконавця, форму та строки подання матеріалів. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці можуть отримувати копії документів в електронній формі.
33.3.5. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій.
33.3.6. Якщо у дорученні не встановлено строки подання пропозицій головному виконавцю, співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції протягом першої половини строку, відведеного для виконання.
33.3.7. Головному виконавцю надається право координувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання співвиконавцями пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.
У разі необхідності головним виконавцем розробляється план організації виконання завдання, що містить інформацію про зміст кожного конкретного пункту, його виконавця та строки виконання (додаток 19). Копія плану в обов'язковому порядку передається головним виконавцем до Відділу контролю.
33.3.8. У разі несвоєчасного подання одним із співвиконавців своєї частини завдання з його особистої вини на нього за письмовою вказівкою посадової особи, яка доручила виконання завдання, може бути покладено обов'язок продовження строку виконання, підготовки, візування та подання на підпис загальної відповіді. При цьому необхідно мати на увазі, що строки виконання завдань установ вищого рівня можуть бути продовжені у виняткових випадках лише тими ж установами, що визначили завдання, та при наявності поважних причин.
33.4. Здійснення контролю за строками виконання
33.4.1. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівництва Міністерства або цієї Інструкції.
33.4.2. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, облік контрольних завдань, визначення форм і методів контролю, формування картотеки контрольних завдань, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання, проведення перевірок стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства.
33.4.3. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки (далі - РКК), додаткові примірники якої виготовляються при постановці завдань на контроль, або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).
33.4.4. Під час взяття документа на контроль на ньому проставляється позначка "Контроль" на лівому нижньому полі першої сторінки документа та на РКК із зазначенням строку виконання.
33.4.5. На один контрольований документ може бути заведено кілька РКК, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.
33.4.6. У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, РКК складається тільки на головного виконавця.
33.4.7. Після визначення строку виконання завдання передається головному виконавцеві, а додатковий примірник (чи додаткові примірники) РКК переносяться до контрольної картотеки. З додаткових примірників РКК формуються контрольні картотеки у Відділі контролю.
РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання завдань.
33.4.8. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до РКК .
33.4.9. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки головного виконавця, вносяться до РКК . При цьому попередні записи не закреслюються.
33.4.10. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань).
33.5. Зняття з контролю
33.5.1. Після виконання документ знімається з контролю.
Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю, якщо поставлені у ньому завдання вирішені і лист-відповідь (інформація) за підписом уповноваженої особи направлено до відповідних органів державної влади, установ, організацій, підприємств чи особам, яким він адресований, або надано інше підтвердження виконання.
33.5.2. Днем виконання завдань вважається день реєстрації в Міністерстві вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.
33.5.3. Зняття з контролю здійснюється після подання до Відділу контролю копії листа-відповіді до документа, що перебував на контролі, із зазначенням вихідного номера і дати, прізвища та телефону безпосереднього виконавця чи надання іншого підтвердження виконання.
33.5.4. У день підписання документ знімається з обліку спеціалістом, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі Міністерства, чи безпосереднім виконавцем шляхом внесення до графи "Відмітки про виконання документа" РКК відповідного запису.
33.5.5. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до комп'ютерної бази даних спеціалістом Відділу контролю.
33.5.6. Оригінали завдань, матеріали про їх виконання зберігаються у структурному підрозділі, відповідальному за виконання.
33.6. Узагальнення інформації про виконання завдань
33.6.1. Інформація про виконання взятих на контроль завдань узагальнюється станом на 7 число кожного місяця і подається керівникам структурних підрозділів у вигляді зведень (переліків) невиконаних завдань та завдань, виконаних з порушенням строків, за звітний період (додаток 20).
Інформація про причини порушення строків виконання зазначених у переліку завдань заповнюється структурними підрозділами та направляється до Відділу контролю до 10 числа кожного місяця для узагальнення інформації та подання керівництву Міністерства.
33.6.2. На підставі відомостей комп'ютерної бази даних Відділ контролю періодично формує звіти та складає аналітичні довідки щодо стану виконавської дисципліни у Міністерстві та надає їх на розгляд керівництву Міністерства.
34. Інформаційно-довідкова робота з документами
34.1. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням РКК або автоматизованих банків реєстраційних даних.
34.2. Пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, вхідний та вихідний номер документа, кореспондент, короткий зміст тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
35. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
35.1. Вихідна кореспонденція, у тому числі створена за допомогою ПК, обробляється й відправляється централізовано в день її одержання від структурних підрозділів або на наступний робочий день.
Не допускається відправлення або передача кореспонденції без обліку у відповідних журналах вихідної кореспонденції.
35.2. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку .
35.3. Передача факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису, документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису здійснюється у Департаменті організаційного та ресурсного забезпечення та у структурних підрозділах Міністерства.
35.4. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису надсилається також оригінал документа в паперовій формі.
35.5. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівником Управління документального забезпечення перевіряється:
- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
- наявність і правильність зазначення адреси кореспондента;
- наявність необхідних підписів на документі;
- наявність на документі відмітки про додатки;
- наявність і повноту додатків;
- наявність прізвища виконавця та номера телефону;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Особи, відповідальні за діловодство у структурних підрозділах, зобов'язані під час передачі вихідних документів на відправку до Управління документального забезпечення перевіряти наявність віз, копій вихідних документів, що залишаються у справах структурного підрозділу, повноту додатків, підпису на документі та наявність і правильність зазначення адреси.
35.6. Документи, що оформлені неналежним чином, підлягають поверненню.
35.7. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.
35.8. Документи, що адресують постійним кореспондентам, відправляються у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським або типографським способом.
35.9. При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу.
35.10. У журналі обліку вихідної кореспонденції зазначається дата відправлення документа, вихідний реєстраційний індекс документа, кількість додатків, адресат (додаток 6).
Документи, що доставляються до місця призначення особисто виконавцем, обліковуються у відповідних журналах вихідної кореспонденції "Нарочно".
35.11. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.
35.12. Вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення виконавці або уповноважені особи (діловоди) передають до Управління документального забезпечення уповноваженій особі, що здійснює відправку документів, у конкретно визначені для цього години:
понеділок, вівторок, середа, четвер - до 16 години;
п'ятниця - до 15 години.
36. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
36.1. Складення номенклатури справ
36.1.1. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
36.1.2. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
36.1.3. У Міністерстві складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 14) і зведена номенклатура справ Міністерства (додаток 15).
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.
Зведена номенклатура справ складається в Управлінні документального забезпечення на основі номенклатур справ структурних підрозділів.
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом Міністерства.
36.1.4. Зведена номенклатура справ Міністерства схвалюється комісією з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЕПК ЦДАВО) один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи Міністерства, після чого затверджується керівником Міністерства.
36.1.5. Зведена номенклатура справ Міністерства складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЕПК ЦДАВО. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в Управлінні документального забезпечення, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архіву Міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до ЦДАВО.
Структурні підрозділи Міністерства отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
36.1.6. Зведена номенклатура справ Міністерства щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
36.1.7. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується у Міністерстві. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
36.1.8. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу Міністерства (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного підрозділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс управління або відділу у складі департаменту, 07 - порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах".
Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Міністерства юстиції".
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення правової освіти населення" або "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників юридичних служб".
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів Міністерства на 2012 рік;
2. Звіт про використання бюджетних коштів Міністерства за 2011 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за Переліком типових документів .
У графі 5 "Примітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву Міністерства чи інших установ для їх продовження тощо.
36.1.9. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.
36.2. Формування справ
36.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
36.2.2. Справи формуються в Міністерстві децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.
36.2.3. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи оригінали або у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).
36.2.4. Документи групуються у справи в хронологічному порядку.
36.2.5. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
36.2.6. Накази з питань основної діяльності Міністерства, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
36.2.7. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо); документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
36.2.8. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.
36.2.9. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Міністерства або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
36.2.10. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
36.2.11. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
36.2.12. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).
36.2.13. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників Міністерства систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
36.2.14 Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у Міністерстві та її структурних підрозділах здійснюється Управлінням документального забезпечення та архівом Міністерства.
36.3. Зберігання документів у Міністерстві
36.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву Міністерства зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів Міністерства і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.
36.3.2. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
36.3.3. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
36.3.4. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
36.3.5. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
36.3.6. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника Міністерства з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
37. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
37.1. Експертиза цінності документів
37.1.1. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
37.1.2. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Міністерстві (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.
37.1.3. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах Міністерства безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом Управління документального забезпечення та архіву Міністерства.
37.1.4. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Міністерства, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
37.1.5. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типового переліку документів із строками зберігання, номенклатури справ Міністерства шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
37.1.6. За результатами експертизи цінності документів у Міністерстві складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 16).
37.1.7. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією Міністерства одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК ЦДАВО. Погоджені акти затверджуються керівництвом Міністерства, після чого їх можна знищувати.
37.1.8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи всього Міністерства. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
37.2. Складення описів справ
37.2.1. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
37.2.2. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.
37.2.3. Описи справ структурного підрозділу Міністерства складаються щороку за встановленою формою (додаток 17) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву Міністерства.
37.2.4. Номер опису справ структурного підрозділу Міністерства повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.
37.2.5. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
37.2.6. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
37.2.7. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № _____".
37.2.8. Опис справ структурного підрозділу Міністерства підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується в Управлінні документального забезпечення і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.
37.2.9. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Міністерства, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
37.2.10. На основі описів справ структурних підрозділів архів Міністерства готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
37.2.11. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією Міністерства в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК ЦДАВО, після чого затверджуються керівництвом Міністерства. Один примірник затвердженого опису подається ЦДАВО.
37.2.12. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією Міністерства і затверджуються її керівництвом.
37.2.13. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією Міністерства, погоджуються з ЕПК ЦДАВО, після чого затверджуються керівництвом Міністерства. Один примірник зведеного опису подається ЦДАВО.
37.2.14. Міністерство зобов'язано описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до ЦДАВО у встановлені законодавством строки.
37.3. Оформлення справ
37.3.1. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
37.3.2. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
37.3.3. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.
37.3.4. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
37.3.5. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".
37.3.6. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
37.3.7. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом Міністерства - номер опису і фонду.
37.3.8. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
37.3.9. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
37.4. Передача справ до архіву Міністерства
37.4.1. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву Міністерства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання знаходяться у структурних підрозділах Міністерства.
37.4.2. Передача справ до архіву Міністерства здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівництвом Міністерства.
37.4.3. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.
37.4.4. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником сектору архівної справи Міністерства в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
37.4.5. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву Міністерства за описами.
У кінці кожного примірника опису працівник сектору архівної справи Міністерства розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві Міністерства.
37.4.6. Справи, що передаються до архіву Міністерства, повинні бути зв'язані належним чином.
37.4.7. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву Міністерства незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
Міністерство зобов'язане забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві Міністерства для постійного зберігання до ЦДАВО.
Додаток 1
п. 30.1.6
АКТ
( Див. текст )( Додаток 1 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014 )
Додаток 2
п. 30.3.3
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою
1. Листи, що надійшли в копії до відома.
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження й відпустки.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
9. Прейскуранти цін (копії).
10. Вітальні листи й запрошення.
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені тощо).
12. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
13. Форми статистичної звітності.
14. Договори.
15. Документи, отримані від Державного казначейства України (виписки з реєстраційних рахунків, проведені платіжні доручення, зареєстровані Реєстри юридичних та фінансових зобов'язань тощо).
Додаток 3
п. 2.11
СКЛАД
реквізитів організаційно-розпорядчих документів
1. Зображення Державного герба України.
2. Емблема установи, організації або підприємства.
3. Зображення нагород.
4. Код установи, організації або підприємства за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Найменування Міністерства.
7. Найменування установи, організації або підприємства.
8. Найменування структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс.
13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.
14. Місце складення або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документів.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Позначка про контроль.
21. Текст.
22. Позначка про наявність додатків.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Печатка.
27. Позначка про засвідчення копій.
28. Прізвище виконавця й номер його телефону.
29. Позначка про виконання документа й направлення його до справи.
30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.
31. Позначка про надходження.
Додаток 4
п. 30.3.5
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
Відповідальний підрозділ
10 Відмітка про виконання документа
| № відповіді та дата відповіді | Зміст відповіді | Підготував | Підписав |
11. Характер відповіді: Позитивно, Негативно, Роз'яснено, Відповідно пунктам документа
Додаток 5
п. 30.3.5
ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки
| Реквізити | Пояснення до заповнення |
| Назва виду документа | заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється |
| До документа | заповнюється у випадку надходження документа до попередніх документів. Вказується індекс попереднього документа |
| Вихідний індекс | вказується вихідний індекс установи-автора, який зазначений на супровідному листі |
| Дата документа | дата, що проставляється на документі установою-автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами) |
| Кореспондент | під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи |
| Підписав | зазначається прізвище особи, яка підписала документ |
| Додатки | зазначається загальна кількість аркушів, а потім окремо описуються додатки (кількість аркушів, магнітні носії) |
| Термін виконання | зазначається лише при реєстрації запитів на інформацію, в інших випадках не вказується, так як визначається керівниками структурних підрозділів |
| Відповідальний підрозділ | індекс структурного підрозділу, прізвище, ініціали керівника та назва структурного підрозділу |
| Короткий зміст | переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил |
| Резолюція | вноситься після проставлення на картці керівництвом Міністерства: автор резолюції, дата протравлення та зміст доручення |
| Індекс документа | присвоюється автоматично після заповнення всіх необхідних реквізитів та застосування РКК |
| Дата надходження | присвоюється автоматично після заповнення всіх необхідних реквізитів та застосування |
| Відмітка про виконання документа | заповнюється у структурному підрозділі виконавцем документа |
Додаток 6
п. 35.10
ЖУРНАЛ
обліку вихідної кореспонденції
| Дата відправлення документа | Вихідний реєстраційний індекс документа | Кількість додатків | Адресат |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Додаток 7
п. 11.3
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних (ініціативних) листів
| № п/п | Дата вихідного документа | Вихідний реєстраційний індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст документа | Виконавець |
| 1. | |||||
| 2. |
Додаток 8
п. 15.1
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження
1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
5. Номенклатури справ.
6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
7. Описи справ.
8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).
9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).