МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
Н А К А З
| 25.11.2009 N 827 |
Щодо затвердження положень про архів та експертну комісію Міністерства
Для забезпечення належного виконання вимог Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 06.08.2002 р. N 58, із змінами, внесеними наказом Держкомархіву України від 26.04.2007 р. N 62, та Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 17.12.2007 р. N 183,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про архів Мінпромполітики України (додаток 1).
2. Затвердити Положення про експертну комісію (ЕК) Мінпромполітики України та склад експертної комісії (додатки 2, 3).
3. Керівникам самостійних структурних підрозділів Міністерства:
- забезпечити належне виконання вимог затверджених положень по веденню архівної справи та роботі експертних комісій;
- ознайомити працівників підпорядкованих структурних підрозділів з затвердженими положеннями;
- призначити експертні комісії з питань визначення цінності документів, створених у підпорядкованих структурних підрозділах по закріпленим напрямкам діяльності.
4. Директору Департаменту адміністративно-господарського забезпечення Горнику В.Г. забезпечити організацію і ведення діловодства та архівної справи самостійними структурними підрозділами Міністерства згідно з вимогами затверджених положень та діючих нормативно-правових актів.
5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Мінпромполітики України від 22.05.2006 р. N 183 "Щодо питань організації діяльності архіву та експертної комісії Мінпромполітики України".
6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Падалка В.Г.
| Міністр | В.С.Новицький |
Додаток 1
до наказу Мінпромполітики
України
25.11.2009 N 827
ПОЛОЖЕННЯ
про архів Міністерства промислової політики України
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 24.12.93 р. N 3814-XII та "Про внесення змін та доповнень до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" від 13.12.2001 р. N 2888-III, для забезпечення належного виконання вимог Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 06.08.2002 р. N 58, із змінами, внесеними наказом Держкомархіву України від 26.04.2007 р. N 62, в Міністерстві промислової політики України діє архів, який забезпечує тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, які містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Архів підпорядковано директору Департаменту адміністративно-господарського забезпечення Мінпромполітики України.
3. У своїй діяльності архів Міністерства керується Конституцією і законами України,, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами та цим Положенням.
З питань організації та методики ведення архівної справи, архів Міністерства керується наказами Держкомархіву України, інструкціями, наказами Мінпромполітики України.
4. Архів працює відповідно до річного плану.
5. Обов'язки працівника архіву Міністерства визначаються посадовою інструкцією, яка затверджується заступником Міністра.
6. Основними завданнями архіву Міністерства є:
- приймання від структурних підрозділів Міністерства створених за звітний період документів та забезпечення належних умов зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;
- контроль разом з працівниками відділу організаційної роботи Департаменту адміністративно-господарського забезпечення стану зберігання та правильності оформлення документів у самостійних структурних підрозділах Міністерства;
- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів у справи до затвердженої номенклатури;
- подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою ЦДАВО України;
- створення та удосконалення довідкової інформаційної бази даних щодо архівних документів;
- організація використання документів, видача у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;
- підготовка і передача документів Національного архівного фонду до ЦДАВО України;
- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників Міністерства, які відповідають за роботу з документами.
7. Для виконання покладених на архів завдань, працівнику архіву надається право:
- вимагати від структурних підрозділів Міністерства передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;
- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
- давати структурним підрозділам Міністерства рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
- запитувати від структурних підрозділів Міністерства відомості, необхідні для роботи;
- інформувати керівництво Департаменту адміністративно-господарського забезпечення про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в Міністерстві, у разі розгляду на них питань роботи з документами та порядку ведення архівної справи;
- порушувати у встановленому порядку питання про притягнення до відповідальності службових осіб, винних у порушенні вимог Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".
8. На посаду працівника архіву призначається особа з вищою освітою відповідного професійного спрямування і стажем роботи за спеціальністю не менше як три роки.
Працівник архіву призначається на посаду і звільняється з посади наказом Міністра за поданням директора Департаменту адміністративно-господарського забезпечення.
Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами Міністерства визначається Інструкцією з діловодства в Міністерстві та іншими нормативними документами.
9. Працівник архіву, який не вжив заходів, передбачених цим Положенням щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до втрат, псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають включенню до нього, а також призвело до негативних економічних наслідків, ущемлення прав і законних інтересів працівників Міністерства та громадян, несе особисто відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.
10. До складу документів архіву Міністерства входять:
- закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі віднесених до Національного архівного фонду постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Міністерства;
- науково-технічні, організаційно-розпорядчі документи, створені центральним апаратом Міністерства або одержані ним на законних підставах;
- особові архівні документи працівників Міністерства;
- документи на різних видах носіїв інформації та установ-попередників Міністерства, які ліквідовані;
- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву;
- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи на паперових носіях інформації повинні зберігатися в архіві Міністерства окремо від документів на електронних носіях інформації.
11. Документи на паперових носіях передаються структурними підрозділами до архіву Міністерства через 2 роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами зразка, встановленого Держкомархівом України, з виконанням вимог Інструкції з діловодства у Мінпромполітики України , затвердженої наказом Міністра.
12. Установлюються такі граничні терміни тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві Міністерства:
- для документів Міністерства та безпосередньо підпорядкованих йому організацій - 15 років;
- для документів з особового складу Мінпромполітики України - 75 років;
- для науково-технічної документації - 25 років;
- для документів на електронних носіях - 5 років.
Терміни тимчасового зберігання документів в архіві Міністерства можуть бути змінені з дозволу державної архівної установи, до якої зазначені документи надходять на постійне зберігання.
Після закінчення термінів тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду, архів Міністерства зобов'язаний передати на постійне зберігання їх до ЦДАВО України.
| Директор Департаменту адміністративно-господарського забезпечення ПОГОДЖЕНО: ЕПК ЦДАВО України | В.Г.Горник |
Додаток 2
до наказу Мінпромполітики
України
25.11.2009 N 827
ПОЛОЖЕННЯ
про експертну комісію Міністерства промислової політики України
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 р. N 1004, та Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 17.12.2007 р. N 183, в Міністерстві промислової політики України утворюється експертна комісія (далі - ЕК), яка проводить попередню експертизу цінності документів, що утворилися в процесі діяльності та подає її результати на розгляд експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління (ЦДАВО) України.
2. ЕК є постійно діючим дорадчим органом. Рішення ЕК затверджуються Міністром, після чого вони стають обов'язковими для виконання працівниками Міністерства.
3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами, наказами Держкомархіву України та цим Положенням.
4. До складу ЕК, який затверджується наказом Міністра, включаються працівники відділу організаційної роботи Департаменту адміністративно-господарського забезпечення, працівники структурних підрозділів а також представники ЕПК ЦДАВО України.
Головою ЕК призначається заступник Міністра відповідальний за ведення діловодства та архівної справи в Міністерстві, а секретарем ЕК- працівник відповідальний за ведення архіву.
5. Секретар ЕК за вказівками голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів і окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереженість.
6. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується керівництвом Міністерства і звітує перед ним про проведену роботу.
7. Завданням ЕК Міністерства є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в процесі ведення діловодства в Міністерстві.
8. ЕК Міністерства приймає рішення про схвалення та подання до ЕПК ЦДАВО України проектів наступних документів:
описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду (далі - НАФ);
описи справ з особового складу;
номенклатури справ;
інструкції з діловодства;
положення про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК;
анотовані переліки унікальних документів НАФ;
акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
акти про вилучення документів з НАФ.
9. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:
контролювати дотримання структурними підрозділами Міністерства, окремими працівниками, відповідальними за організацію діловодства, архівних вимог щодо розробки номенклатур справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;
вимагати від структурних підрозділів Міністерства розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого зберігання, у тому числі документів з особового складу, та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;
одержувати від структурних підрозділів Міністерства відомості та пропозиції, необхідні для визначення експертизи цінності документів та строків їх зберігання;
заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів Міністерства про хід підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;
запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів Міністерства, а в разі необхідності працівників ЦДАВО України;
інформувати керівництво Міністерства з питань, що входять до компетенції ЕК.
10. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правочинним, якщо на них присутні не менше двох третин складу членів комісії.
11. Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК Міністром.
12. У разі відмови керівництвом Міністерства затвердити протокол засідання ЕК, вона може звернутись до Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву, рішення якої з цього питання є остаточним.
| Директор Департаменту адміністративно-господарського забезпечення ПОГОДЖЕНО: ЕПК ЦДАВО України | В.Г.Горник |
Додаток 3
до наказу Мінпромполітики
України
25.11.2009 N 827
СКЛАД
експертної комісії (ЕК) Мінпромполітики України
| Директор Департаменту адміністративно-господарського забезпечення | В.Г.Горник |
