• Посилання скопійовано
Документ підготовлено в системі iplex

Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України

Державна митна служба України  | Наказ, Форма типового документа, Перелік, Інструкція від 28.12.2002 № 747
Реквізити
  • Видавник: Державна митна служба України
  • Тип: Наказ, Форма типового документа, Перелік, Інструкція
  • Дата: 28.12.2002
  • Номер: 747
  • Статус: Документ діє
  • Посилання скопійовано
Реквізити
  • Видавник: Державна митна служба України
  • Тип: Наказ, Форма типового документа, Перелік, Інструкція
  • Дата: 28.12.2002
  • Номер: 747
  • Статус: Документ діє
Документ підготовлено в системі iplex
9.3. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування й роботи з документами в митному органі на основі використання сучасних засобів обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та зменшення обсягів документообігу.
9.4. Відповідно до основного завдання діловодна служба:
приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук документів, інформування за документами;
здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням у митному органі, вживає заходів до скорочення термінів проходження й виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
уніфікує системи документації та документи з урахуванням можливості їх машинного оброблення, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення справ і використання документів, що створюються під час діяльності митного органу та його структурних підрозділів, для передання на державне зберігання;
удосконалює форми та методи роботи з документами в митному органі та організаціях, що належать до сфери його управління, з урахуванням можливостей організаційної техніки й ПК;
( Абзац сьомий пункту 9.4 розділу 9 виключено на підставі Наказу Державної митної служби N 640 від 30.07.2007 )
здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах митного органу;
організує підвищення кваліфікації працівників митного органу в роботі з документами;
організує друкарське виготовлення (комп'ютерний набір), копіювання й тиражування документів для структурних підрозділів;
впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації, інші нормативи в митному органі та його структурних підрозділах;
завіряє печаткою документи у випадках, передбачених цією інструкцією чи нормативно-розпорядчими документами Держмитслужби України.
9.5. Діловодну службу митного органу очолює керівник, який призначається на посаду й звільняється з неї наказом митного органу за погодженням: у регіональній митниці та митному органі, безпосередньо підпорядкованому Держмитслужбі України, - з начальником управління Секретаріату Держмитслужби України, у митниці та митному органі, підпорядкованій регіональній митниці, - з начальником відповідної регіональної митниці та начальником управління Секретаріату Держмитслужби України.
9.6. Керівник діловодної служби повинен мати вищу освіту й стаж роботи в діловодній службі не менше трьох років.
Посадова особа, відповідальна за діловодство в митному органі, який не має діловодної служби, повинна мати базову вищу освіту та досвід роботи в діловодній службі не менше двох років.
9.7. Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:
з керівниками структурних підрозділів митного органу - з питань роботи з документами, контролю й перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки й подання потрібних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;
з юридичною службою митного органу - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
з підрозділами по роботі з особовим складом і фінансово-економічними підрозділами - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами тощо;
зі службами матеріально-технічного постачання й господарського обслуговування - з питань забезпечення митного органу та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, з питань облаштування робочих місць і приміщень тощо.
9.8. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших організацій з питань роботи з документами.
9.9. Керівник діловодної служби:
контролює дотримання встановлених правил роботи з документами в митному органі та його структурних підрозділах;
доповідає керівникові митного органу про стан роботи з документами;
вносить на розгляд керівництва митного органу подання про прийняття, переведення й звільнення працівників діловодної служби, їх заохочення та застосування до них дисциплінарних стягнень і заходів дисциплінарного впливу;
здійснює контроль та вживає організаційних заходів до зменшення обсягів зайвої документаційної інформації в митному органі та його структурних підрозділах;
підписує й візує документи в межах своєї компетенції;
бере участь у нарадах, що проводяться керівництвом митного органу, забезпечує контроль за виконанням прийнятих рішень.
( Абзац сьомий пункту 9.9 розділу 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної митної служби N 640 від 30.07.2007 )
Керівник діловодної служби має право:
перевіряти стан діловодства в структурних підрозділах митного органу та в підпорядкованих митних органах;
вносити на розгляд керівництва митного органу пропозиції щодо вдосконалення роботи з документами;
залучати спеціалістів структурних підрозділів митного органу до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
вимагати від структурних підрозділів митного органу відомості, потрібні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
повертати виконавцям документи й вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.
9.10. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:
виконання в повному обсязі вимог положення про загальний відділ митного органу;
забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами;
збереження й використання гербової печатки митного органу та печаток і штампів, закріплених за відділом;
виконання плану роботи й створення необхідних умов праці посадовим особам діловодної служби;
дотримання трудової та виконавської дисципліни в колективі діловодної служби.
10. Механізація й автоматизація діловодних процесів
10.1. Механізація й автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожному митному органі, засобом підвищення продуктивності й здешевлення управлінської праці.
10.2. Механізація й автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі впорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.
10.3. Механізація й автоматизація впроваджуються на всіх етапах діловодного процесу: підготовки документів, їх копіювання, оперативного зберігання й транспортування, контролю за виконанням тощо.
10.4. Засоби механізації й автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними й передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.
10.5. Склад програмного забезпечення й засобів, що використовуються, залежить від конкретних умов роботи апарату управління митного органу з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості й змісту документів, потреб в оперативній інформації, ступеня централізації робіт з документами.
10.6. Технічні засоби, ПК повинні використовуватися раціонально та ефективно, при достатньому навантаженні.
10.7. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання й пересилання інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її оброблення у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.
10.8. Під час впровадження нових технічних засобів у роботі з документами необхідно враховувати:
доцільність впровадження технічних засобів;
можливість придбання технічних засобів у певні терміни;
наявність придатних приміщень;
можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування та ремонту техніки.
10.9. Керівник митного органу несе відповідальність за ефективність використання технічних засобів у роботі з документами, забезпечує здійснення перевірку знань посадовими особами технічних інструкцій з роботи з відповідною технікою.
Начальник Управління справами В.П.Карпенко
Додаток 1
до (п. 3.3.3)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ЗАТВЕРДЖУЮ
(керівник митного органу)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації в загальних відділах і канцеляріях митних органів
1. Повідомлення про збори, конференції, засідання колегії тощо, запрошення, програми й повідомлення про порядок денний.
2. Графіки нарад, заявки, рознарядки, фондові повідомлення (підлягають обліку в адміністративно-господарських відділах).*
3. Пояснювальні записки з питань порушення трудової дисципліни, адресовані на ім'я керівника структурного підрозділу.
4. Поздоровчі листи.
5. Надіслані до відома зведення, довідки, інформація, доповіді.
6. Рекламні повідомлення, проспекти, каталоги виставок і оглядів, плакати тощо.
7. Навчальні плани й програми занять, заяви на відпустки, переміщення, звільнення тощо (підлягають обліку в підрозділі по роботі з особовим складом).*
8. Прейскуранти (копії).
9. Норми витрат матеріалів.
10. Бухгалтерські документи (підлягають обліку в бухгалтерії).*
11. Місячні, квартальні, піврічні звіти (підлягають обліку в бухгалтерії).*
12. Проекти внутрішніх документів.
13. Форми статистичної звітності (місячної, квартальної, піврічної) (обліковуються у підрозділах статистики, платежів, тарифів).*
14. Листи з дрібних адміністративно-господарських питань.*
15. Протоколи про порушення митних правил.*
16. ВМД, пасажирські декларації, документи контролю за доставкою вантажів, провізні відомості (реєструються на митних постах чи у вантажних відділах).*
17. Договори з фінансово-господарських питань, з питань супроводження вантажу.*
18. Передатні відомості, товаротранспортні накладні.
Якщо зазначені в цьому Переліку документи надходять до загальних відділів чи канцелярій, то вони передаються до підрозділів тільки за реєстром - без реєстрації в журналах чи реєстраційно-контрольних картках.
______________
* Документи, зазначені в пунктах 2, 7, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах митних органів.
Додаток 2
до (п. 3.3.7)
інструкції з діловодства
в митній службі України
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА ВХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
__________________________________________________________________
(вид документа, кореспондент)
__________________________________________ кільк. стор. __________
Вхід. N _________________, дата __________________________________
Вих. N _________________ (кореспондента), а дата _________________
Короткий зміст документа:
Зміст доручення
Кому надіслано Дата Розписка в
отриманні
документа
Номер справи, у якій зберігається документ
Відмітка про виконання доручення
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________________________
Підпис, ініціали, прізвище виконавця
(розбірливо)
Додаток 3
до (п. 3.3.8)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ПЕРЕЛІК
обов'язкових реквізитів для заповнення машиноорієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)
РеквізитПояснення до заповнення
Назва виду
документа
Заповнюється відповідно до назви документа,
що реєструється. Для листів графа не
заповнюється
Автор
(кореспондент)
Під час реєстрації документа, що надійшов,
записується найменування митного органу,
іншої організації (посадової особи) - автора
документа. Під час реєстрації документа, що
відправляється, записується найменування
митного органу, іншої організації (посадової
особи) - кореспондента. Допускається
застосування скороченого найменування
митного органу, інших організацій
Дата документаДата, надана документу його автором,
записується в РКК трьома парами арабських
цифр (число, місяць, рік)
Індекс документаІндекс, наданий документу його автором,
переноситься до РКК з документа, що надійшов
або відправляється
Дата надходженняДата надходження документа до митного
органу, що міститься в реєстраційному
штампі, записується в РКК трьома парами
арабських цифр
Індекс надходженняІндекс, наданий документу митним органом -
одержувачем, переноситься до РКК з
реєстраційного штампа. Після виконання
документа доповнюється номером справи за
номенклатурою справ або іншими індексами
Заголовок документа
або короткий зміст
Переноситься заголовок, сформульований у
документі. У разі відсутності заголовка
документа він формулюється відповідно до
правил
РезолюціяДо РКК переносяться з документа основний
зміст доручення, прізвище автора й дата
резолюції
Відповідальний
виконавець
Прізвище, ініціали відповідального виконавця
переносяться до РКК з резолюції; можливе
зазначення номера телефону
Термін виконанняПроставляються число, місяць, рік (трьома
парами арабських цифр). Під час реєстрації
ініціативного документа, що відправляється,
записується очікувана дата отримання
відповіді
Відмітка про
виконання
Короткий запис про вирішення питання по суті
або дату й індекс документа-відповіді
Додаток 4
до (п. 3.3.10)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
Дата
надходження
та індекс
документа
Кореспондент,
дата й індекс
одержаного
документа
Корот-
кий
зміст
Резолюція
і кому
направлено
документ
Позначка
про
виконання
документа
N справи,
у якій
зберіга-
ється
документ
123456
Формат А4 (210х297)
Додаток 5
до (п. 3.3.10)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів
Дата й
реєстраційний
індекс документа
Кореспон-
дент
Короткий
зміст
Виконавець
документа
Позначка про
виконання
документа
12345
Формат А4 (210х297)
Додаток 6
до (п. 4.2.1)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Герб
ДЕРЖАВНА THE STATE
МИТНА СЛУЖБА CUSTOMS SERVICE
УКРАЇНИ OF UKRAINE
04119, Київ-119, 11-g, Dehtiarivs'ka St.,
вул. Дегтярівська, 11-г 04119 Kiev, Ukraine
Телефони: (044) 247-26-06, tel: (044) 247-26-06,
247-27-06 247-27-06
Телефакс: (044) 274-82-81 telefax: (044) 274-82-81
____________ N ___________
На N _____________________
Додаток 7
до (п. 4.2.1)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Герб
ДЕРЖАВНА МИТНА
СЛУЖБА УКРАЇНИ
____________ N ___________
Додаток 8
до (п. 4.2.1)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Герб
ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
Н А К А З
___________ N ______
Київ
Додаток 9
до (п. 4.2.5)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
реквізитів організаційно-розпорядчих документів
1. Малий Герб України (порядок використання визначається чинним законодавством).
2. Емблема Державної митної служби України.
3. Зображення нагород (якщо такі є).
4. Код митного органу за Українським класифікатором митних органів.
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Найменування: ДЕРЖАВНА МИТНА служба України (Держмитслужба).
7. Найменування митного органу.
8. Найменування структурного підрозділу митного органу.
9. індекс підприємства зв'язку, поштова та електронна адреси, номер телефону і факсу, номер рахунку в банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс.
13. Посилання на дату й індекс вхідного документа.
14. Місце складання або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатків.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Печатка.
27. Відмітка про засвідчення копій.
28. Прізвище виконавця й номер його телефону.
29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31. Відмітка про надходження документа.
Додаток 10
до (п. 4.2.5)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Герб
ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
Н А К А З
16.05.97 N 20
Київ
Про затвердження... Напис за встановленою формою
(6х10 см) про державну
реєстрацію нормативного акта
Відповідно до пункту Положення про Державну митну службу
України НАКАЗУЮ:
(текст наказу)
Голова Служби Підпис Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО
Голова Національного банку України
Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 10-а
до (п. 4.2.5)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
... РЕГІОНАЛЬНА МИТНИЦЯ
Н А К А З
Дата N
(місто)
Про...
Відповідно до пункту Положення про ... регіональну
митницю НАКАЗУЮ:
(текст наказу)
Начальника Підпис Ініціали, прізвище
... регіональної митниці
ПОГОДЖЕНО
.................... Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 10-б
до (п. 4.2.5)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
... РЕГІОНАЛЬНА МИТНИЦЯ ... МИТНИЦЯ
Н А К А З
Дата N
(місто)
Про...
Відповідно до пункту ... Положення про ... митницю НАКАЗУЮ:
(текст наказу)
Начальник ... митниці Підпис Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО
.................... Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 11
до (п. 4.4.2)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ПЕРЕЛІК
індексів та внутрішніх і зовнішніх кореспондентів Центрального апарату Держмитслужби України
Індекс Найменування кореспондентів
Внутрішні кореспонденти
1 Голова Державної митної служби України
2 Перший заступник Голови Державної митної служби України
3 Перший заступник Голови Державної митної служби України
4 Заступник Голови Державної митної служби України
5 Заступник Голови Державної митної служби України
6 Заступник Голови Державної митної служби України
7 Заступник Голови Державної митної служби України
8 Апарат Голови Служби
9 Управління технологій митного контролю
10 Управління митних режимів
11 Секретаріат
12 Управління фінансів та бухгалтерського обліку
13 Управління контролю митної вартості та номенклатури
14 Управління тарифного регулювання
15 Управління податків та зборів
16 Управління митної статистики
17 Управління по роботі з особовим складом
18 Управління міжнародного митного співробітництва
19 Управління правової роботи
20 Управління організації боротьби з контрабандою та
порушеннями митних правил
21 Управління митної варти
22 Управління аналізу та прогнозування
23 Управління власної безпеки
24 Управління організаційно-контрольної роботи
25 Управління матеріально-технічного забезпечення
26 Режимно-секретний відділ
27 Прес-служба
28 Автотранспортне митне господарство
29 Центральна митна лабораторія
30 Господарсько-експлуатаційне митне управління
31 Інформаційно-аналітичне митне управління
32 Київський центр підвищення кваліфікації та перепідготовки
кадрів
Зовнішні кореспонденти
1 Верховна Рада України, комітети та постійні комісії
Верховної Ради України
2 Адміністрація Президента України
3 Координаційний комітет по боротьбі з корупцією і
організованою злочинністю при Президентові України
4 Кабінет Міністрів України
5 Міністерство закордонних справ України
6 Міністерство внутрішніх справ України
7 Міністерство фінансів України
8 Національний банк України
9 Служба безпеки України, Державний комітет у справах охорони
державного кордону України
10 Інші міністерства, державні комітети та центральні установи
України
11 Верховна Рада й Рада міністрів Автономної Республіки Крим,
обласні, міські, районні ради, Адміністрації Президента
України в обласних, міських, районних центрах.
12 Державні корпорації, заводи, фабрики, трести, концерни,
асоціації, об'єднання, залізниці, пароплавства України
13 Науково-дослідні, проектні інститути, творчі й громадські
об'єднання, організації; генеральні консульства, посольства,
представництва
14 Зовнішньоторговельні, комерційні, виробничі та
науково-виробничі об'єднання, центри, спільні та малі
підприємства, фірми, корпорації, бюро, кооперативи
15 Митні комітети, департаменти, управління держав СНД та інших
іноземних держав
16 Корпорації, концерни, об'єднання, асоціації, фірми держав
СНД
Регіональні митниці
17 Дніпровська
18 Донбаська
19 Західна
20 Карпатська
21 Київська
22 Кримська
23 Подільська
24 Північна
25 Східна
26 Чорноморська
Митниці
27 Амвросіївська
28 Білгород-Дністровська
29 Бердянська
30 Бориспільська
31 Вадул-Сіретська
32 Волинська
33 Вінницька
34 Галицька
35 Глухівська
36 Житомирська
37 Закарпатська
38 Запорізька
39 Івано-Франківська
40 Кельменецька
41 Керченська
42 Кіровоградська
43 Котовська
44 Красноперекопська
45 Криворізька
46 Куп'янська
47 Луганська
48 Магістральна
49 Маріупольська
50 Миколаївська
51 Могилів-Подільська
52 Новгород-Сіверська
53 Оперативна
54 Полтавська
55 Придунайська
56 Рава-Руська
57 Рівненська
58 Роздільнянська
59 Севастопольська
60 Сумська
61 Тернопільська
62 Херсонська
63 Центральна енергетична
64 Черкаська
65 Чернігівська
66 Чопська
67 Ягодинська
68 Академія митної служби України
69 Хмельницький центр підвищення кваліфікації та перепідготовки
кадрів
70 Медично-реабілітаційний центр "Жемчужина"
71 Кінологічний центр
Додаток 12
до (п. 4.6.10)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що підлягають затвердженню
1. Акти (комплексних і цільових перевірок, ревізій, експертизи прийняття закінчених будівництвом об'єктів, списання; передання справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на вивчення конкретних ситуацій, пов'язаних з розробленням технологій проведення митного контролю та митного оформлення товарів, предметів з нарахуванням і стягненням податків і зборів; на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про службову діяльність, відрядження, стан підготовки та перепідготовки особового складу митних органів, науково-дослідні роботи в галузі митної справи тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на капітальне будівництво тощо).
5. Нормативи (витрачання матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
6. Переліки (посад працівників, уповноважених на прийом громадян у митних органах; типових документальних матеріалів, що створюються в митних органах, із зазначенням строків зберігання документів тощо).
7. Плани (діяльності за напрямами митної справи; науково-дослідних, будівельно-монтажних робіт; впровадження нової техніки; роботи колегії Держмитслужби України, Митно-тарифної ради України тощо).
8. Програми (проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
9. Розцінки на здійснення робіт (науково-дослідних, видавничих тощо).
10. Структура й штатна чисельність митного органу, його структурних підрозділів.
11. Форми уніфікованих документів.
12. Штатні розписи.
Додаток 13
до (п. 4.6.15)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підпис керівника на яких завіряється гербовою печаткою
1. Аркуш погодження проекту нормативно-правового акту.
2. Подання й клопотання (про нагородження орденами й медалями, преміями тощо).
3. Висновки й відзиви митних органів на дисертації й автореферати, і направляються до Вищої атестаційної комісії України.
4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану й належну зарплату тощо).
5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей; бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
6. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряд, оренду приміщень, здійснення робіт тощо).
7. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
8. Акти (про прийняття закінчених будівництвом об'єктів; отримання обладнання; виконання окремих робіт; списання; проведення експертизи тощо).
9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
11. Зразки відбитків печаток і зразки підписів працівників, що мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
12. Кошторис витрат (на утримання митного органу; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
14. Протоколи (погодження планів поставок).
15. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
16. Специфікації (виробів, продукції тощо).
17. Статути державних підприємств (об'єднань).
18. Титульні списки.
19. Штатні розписи.
20. Посвідчення про відрядження.
21. Доручення на ведення справ у судових інстанціях.
Додаток 14
до (п. 4.13.3)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ДОЗВОЛЕНО ВИГОТОВЛЕННЯ КОПІЙ
Посада, підпис Дата
ЗАМОВЛЕННЯ
на розмножувальну роботу
Управління (відділ) ______________________________________________
Замовник ___________________________ Кімната _____ телефон _______
(прізвище)
Найменування роботи ______________________________________________
__________________________________________________________________
Кількість сторінок _____ Формат _____ Кількість примірників ______
Начальник управління "___"________200__ р. ____________
(відділу) (прізвище)
Прийнято до виконання "___"____________200__ р.
Термін виконання "___"________200__ р.
Виконавець ____________________
(підпис)
Виконану роботу одержано "____"________200__ р. __________________
(підпис замовника)
Формат А5 (148х210)
Додаток 15
до (п. 4.13.3)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ЖУРНАЛ
обліку роботи копіювально-розмножувального бюро
N
з/п
ДатаПовне
наймену-
вання
замов-
лення
Наймену-
вання
структур-
ного
підроз-
ділу
замовника
Кіль-
кість
арку-
шів
Ти-
раж
Дата
одержання
дозволу на
копіювально-
розмножу-
вальну
роботу
Дата
видачі
замов-
лення
При-
мітки
123456789
Формат А4 (210х297)
Додаток 16
до (п. 4.15.1)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ЖУРНАЛ
реєстрації посвідчень про відрядження
N
з/п
Прізвище,
ім'я та
по
батькові
Посада
й назва
підроз-
ділу
Пункт
відряд-
ження
Підпис про
отримання
посвід-
чення
Термін
відряд-
ження
Прізвище
особи, що
підписала
наказ; N і
дата наказу
1234567
Формат А4 (210х297)
Додаток 17
до (п. 6.2.1)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ПЕРЕЛІК
документів із нормативно-встановленими термінами виконання
Депутатський запит - не пізніше ніж у 15-денний термін з дня його одержання або в інший термін, установлений Верховною Радою України.
Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради - протягом 10-ти днів з дня одержання.
Листи-запити правоохоронних органів (УБОЗ, СБУ, ДПА, судів, управлінь юстиції, УМВС, прокуратури) у разі посилання на ст. 12 Закону України "Про організаційно-правові основи боротьби з організованою злочинністю", ст. ст. 8, 19 Закону України "Про прокуратуру", ст. ст. 5, 8 Закону України "Про оперативно-розшукову діяльність" - протягом 10-ти днів з дня одержання.
Листи-доручення й листи-запити - до зазначеного в них терміну або протягом 30-ти днів.
Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження й повідомлення рішень за ними - у 15-денний термін з дня одержання.
Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2-х днів, решта - протягом 10-ти днів.
Додаток 18
до (п. 6.3.11)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ПЕРЕЛІК
документів, не виконаних _________________________________________ __________________________________________________________________ (найменування та індекс структурного підрозділу)
у встановлений термін, за станом на _________________ 20 ______ р.
N
з/п
Звідки
надійшов
документ,
його
номер і
дата
Короткий
зміст
Термін
виконання
Прізвище
посада
виконавця
Причини
невиконання
в термін
Стан
виконання
Коли буде
виконаний
12345678
Керівник канцеляріїПідписІніціали, прізвище
Дата
Примітка. Графи шоста, сьома й восьма заповнюються в структурному підрозділі.
Формат А4 (210х297)
Додаток 19
до (п. 6.3.11)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ВІДОМОСТІ
про наявність на контролі документів Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Адміністрації Президента України з термінами виконання в період з до за станом на ___ год. __________ 200__ р.
ВиконавецьВх. N, датаТермін виконанняПримітка
Секретаріат
Додаток 20
до (п. 7.1.18)
інструкції з діловодства
в митній службі України
___________________________________________
найменування структурного підрозділу)
Найменування митного органу ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника митного органу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
__________ N _____ Підпис Ініціали і прізвище
на ___________ рік Дата
------------------------------------------------------------------
| Індекс |Заголовок | Кількість |Термін зберігання справи,|При- |
| справи | справи |справ, томів| тому, їх N за переліком |мітка|
|--------+----------+------------+-------------------------+-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|--------+----------+------------+-------------------------+-----|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Найменування Підпис Ініціали і прізвище
посади керівника
діловодної служби
Віза керівника
архівного підрозділу
установи
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Протокол ЦЕК
_____ N ___ ______ N ___
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених
у ______ році в структурному підрозділі:
постійного -___________________________________________,
зберігання
тимчасового -___________________________________________,
зберігання
разом - __________________________________________,
Дата
Формат А4 (210х297)
Найменування посади Підпис Ініціали і прізвище
службової особи,
відповідальної за
діловодство
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 21
до 8.6 інструкції
з діловодства в митній
службі України
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника установи
Найменування установи
Підпис, ініціали та прізвище
Дата
А К Т
N _______ від _______
про виділення для
знищення документів,
що не підлягають
подальшому зберіганню
На підставі ______________________________________________________
(назви документів, на підставі яких
__________________________________________________________________
проведено відбір)
відібрано для знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності й втратили практичне значення:
------------------------------------------------------------------
| N |Індекс |Заголовок | Дата |Кількість | Термін |Примітки |
|з/п|справи | справи |справи | справ |зберігання| |
| | | |(тому, |(томів, | справи | |
| | | |частини) |частин) | (тому, | |
| | | | | |частини) | |
|---+-------+----------+---------+----------+----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
|---+-------+----------+---------+----------+----------+---------|
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Разом _____________________________________ справ до знищення
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного (тривалого) зберігання
за ____________ роки затверджені, з особового складу погоджені з
ЕПК (ЕК)
__________________________________________________________________
(найменування державного архіву або органу вищого рівня)
(протокол від ______________ N ___________)
Посада особи,
яка проводила
експертизу
цінності документів Підпис Ініціали і прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК (ЕК) державного Протокол ЕК установи
архіву від __________ N_____
від _________ N _____
Документи в кількості _________________________________ справ
(цифрами й літерами)
вагою __________________ кг здано до _____________________________
(найменування установи)
__________________ на переробку за приймально-здавальною накладною
від _____________ N ____ (або запис про знищення шляхом спалення).
Посада особи митного
органу, яка здала
(знищила) документи Підпис Ініціали і прізвище
Дата
Формат А4 (210х297)
Додаток 22
до п. 8.11 інструкції
з діловодства
в митній службі України
Титульний аркуш справи
ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
СПРАВА N___ ТОМ N ___
Почато ____________ Закінчено __________
(дата справи)
Ф N На ______ арк.
Оп N Зберігати ______
Спр. N
Додаток 23
до (п. 8.19)
інструкції з діловодства
в митній службі України
_______________________________
(найменування митного органу)
_______________________________________
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника структурного
підрозділу
Підпис ініціали і прізвище
Дата
ОПИС N ___
(справ постійного, тривалого термінів зберігання*, справ з особового складу) за ________ р.
------------------------------------------------------------------
| N |Індекс | Заголовок | Дата |Кількість| Термін |Примітки|
|з/п|справи | справи | справи | аркушів |зберігання| |
| | | | (тому, |у справі | справи | |
| | | | частини) | (томі, | (тому, | |
| | | | | частині)|частини)**| |
|---+-------+-----------+----------+---------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---+-------+-----------+----------+---------+----------+--------|
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
У цей запис включено _____ справ з N ___, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Найменування посади
укладача опису Підпис Ініціали і прізвище
_______________
* Тривалого терміну зберігання (більше 10 років)
** Графа шоста відсутня в описах справ постійного зберігання
ПОГОДЖЕНО
СХВАЛЕНО
Найменування посади
керівника діловодної
служби митного органу Протокол ЕК
__________ N ___
Підпис Розшифровка підпису
Дата
Передав ____________________ справ
(цифрами й літерами)
Найменування посади
працівника структурного
підрозділу Підпис Ініціали і прізвище
Прийняв до архіву ____________________ справ
(цифрами й літерами)
Найменування посади
службової особи
архівного підрозділу Підпис Ініціали і прізвище
Дата
Формат А4 (210х297)