Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Під час проходження документа в митному органі обов'язково робляться такі відмітки:

про надходження (реєстрацію) документа - у нижній частині правого поля першого аркуша документа (скорочене найменування митного органу, дата надходження документа, індекс документа);

про виконання документа й направлення його до справи - у нижній частині лівого поля першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання; слова "До справи" і номер справи, у якій документ зберігатиметься, дата внесення запису, найменування посади й підпис керівника підрозділу), який виконував документ, наприклад:

Відмітка "До справи" заноситься до контрольно-реєстраційної картки та свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

4.9.2. Кожний документ на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, яка складається з його прізвища й номера службового телефону, наприклад:

Власенко, 247 12 64.

У разі потреби під прізвищем виконавця документа й номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

В окремих випадках з урахуванням специфіки змісту документа за мотивованим рішенням керівника підрозділу, що готував документ, з викладеного вище правила можуть бути зроблені винятки.

4.10. Оформлення копій документів Оформлення завізованих проектів вихідних документів

4.10.1. Копія документа виготовляється й видається тільки з дозволу керівника митного органу або керівника відповідного структурного підрозділу. Митний орган або його структурний підрозділ може засвідчувати копії документів, що створюються в процесі його діяльності, а також копії документів інших організацій, зареєстрованих діловодною службою, виготовлені на запити правоохоронних, податкових та інших органів.

Під час вирішення питань прийняття громадян на роботу чи навчання, для засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників митний орган може виготовляти для власних потреб копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, друкарським способами або за допомогою засобів комп'ютерної чи розмножувальної техніки. Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю, включаючи реквізити бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" проставляється у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається зі слова "Згідно", найменування посади й особистого підпису особи, що засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії та розміщується нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

4.10.3. На копіях документів або завізованих проектах вихідних документів, що залишаються в справах, реквізити бланків не відтворюються, зазначаються лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, або номер (для наказів, тощо), посада особи, яка засвідчила копію, її підпис, ініціали, прізвище й дата засвідчення, наприклад:

На завізованих проектах вихідних документів повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, і візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідного митного органу або його структурного підрозділу (загального відділу). Завізований примірник проекта вихідного документа повинен містити всі зміни та виправлення, внесені до проекту документа при його погодженні й підписанні.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів, а саме:

що затверджуються або вводяться в дію наказом (додатки до розпорядчих документів);

що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах.

У наказі відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

"Розробити й подати на затвердження заходи з виконання рішення колегії за формою, наведеною в додатку 1".

Додатки до наказу повинні мати відмітку з посиланням на цей наказ, його дату й номер. Відмітка робиться праворуч на верхньому полі першого аркуша додатка, наприклад:

За наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N" перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до наказу повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів митного органу, у яких вони підготовлені, на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються в такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх потрібно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану капітального будівництва пунктів пропуску у II кварталі 2002 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Табель штатного комплектування митних органів транспортними засобами на 2 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформлюється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.01 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровано (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, то відмітку про наявність додатків оформлюють за формою:

Додатки: 1. Довідка на 4 арк. в 1 прим. на першу адресу.

2. Ксерокопія вантажної митної декларації на 1 арк. в 1 прим. на другу адресу.

3. Витяг з довідки на 1 арк. в 1 прим. на третю адресу.

Якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то в супровідному листі у відмітці про наявність додатків, зазначається "тільки адресатові".

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються комп'ютерним і друкарським способами

4.12.1. У структурних підрозділах митних органів друкуються тільки службові документи. Рукописи, що передаються на друкування, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

Рукописи, написані нечітко, світлим кольоровим чорнилом (пастою) або олівцем, до друку не приймаються.

На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників потрібно друкувати, на папері якого формату, дату передання матеріалів до друку.

4.12.2. Тексти документів, що виконуються на папері формату А4, друкують через один міжрядковий інтервал з використанням шрифту Times New Roman Cyr; розмір шрифту - 14. Абзаци в тексті відділяють двома міжрядковими інтервалами, початок абзаців у тексті - із 6-го символу.

4.12.3. Документ має поля: ліве - 25 мм, верхнє - не менш як 10 мм, праве й нижнє - не менш як 15 мм.

4.12.4. Назва установи та посада адресата наводяться повністю. ініціали адресата зазначаються після прізвища, пропуск між ініціалами не робиться. Розмір шрифту - 14.

4.12.5. Реквізити документів, що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. У реквізитах "Заголовок до тексту", "Додаток", "Підстава" та "Прізвище виконавця й номер його телефону" розмір шрифту - 12. Реквізити документа відокремлюються один від одного 3 міжрядковими інтервалами.

4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем.

4.12.7. Реквізити "Додаток", "Підстава", "Наказую", "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), найменування посади в реквізитах "Підпис" і "Гриф погодження", "Прізвище виконавця й номер його телефону" друкують з нульової позиції.

4.12.8. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" і розділових знаків.

4.12.9. Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, то виконавець повертає особі, яка друкувала, надруковані аркуші з рукописом для виправлення.

4.13. Розмноження документів

4.13.1. Підрозділ, що здійснює розмноження документів з використанням засобів розмножувальної техніки залежно від їх виду визначається керівником митного органу, а потреба розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватися безпосередньо в структурному підрозділі за допомогою наявних засобів оргтехніки тільки за погодженням з начальником підрозділу та з обов'язковим обліком виготовлених копій в окремому журналі цього підрозділу.

4.13.3. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (копіювально-розмножувальним бюро тощо), а в разі його відсутності - підрозділом, визначеним керівником митного органу, згідно з такими правилами:

для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 14);

документи на розмноження передаються до копіювально-розмножувального бюро із замовленням;

замовлення реєструється в спеціальному журналі обліку роботи копіювально-розмножувального бюро (додаток 15) та установлюється термін його виконання. Під час одержання розмноженого документа особа, що його одержує, зазначає дату й розписується на замовленні;

оригінали документів після виготовлення їх копій повертаються замовнику.

4.13.4. Організація технічного обслуговування копіювально-розмножувальних технічних засобів, придбання потрібних для їх функціонування витратних матеріалів (паперу, тонеру тощо) забезпечуються адміністративно-господарськими підрозділами митних органів.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів (колегії Держмитслужби України)

4.14.1. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються зміст питання, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, що готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за потрібне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.

4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися керівнику колегіального органу не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

доповідну записку (адресовану колегіальному органу), у якій ґрунтовно викладено питання з висновками й пропозиціями;

проект рішення колегіального органу, а в разі потреби - і проект наказу;

довідку про погодження проекту із зацікавленими структурними підрозділами та іншими установами;

список осіб, що запрошуються на засідання колегіального органу.

4.14.3. Під час кожного засідання колегіального органу ведеться протокол.

Документи, подані для розгляду колегіальним органом, і по одному примірнику їх копій зберігаються в секретаря колегіального органу за кожним засіданням окремо.

4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних структурних підрозділів митного органу.

4.14.6. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд і перевіряє правильність їх оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіальним органом секретар доповідає про це керівникові колегіального органу, який вирішує, буде це питання розглядатися на засіданні чи буде зняте з порядку денного.

4.14.7. Особи, що одержали проекти рішень та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і в разі потреби чітко формулюють свої зауваження й пропозиції.

4.15. Оформлення документів про відрядження

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи митного органу та за викликом Держмитслужби України у межах асигнувань, передбачених кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, то керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я керівника митного органу або його заступника зазначає, куди, на який термін, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка разом з проектами наказу та посвідчення про відрядження передається керівникові митного органу, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 16).

4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у 3-денний термін доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання й подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання й візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії митного органу.

5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються централізовано в день їх підписання керівництвом митного органу або протягом наступного робочого дня. Не допускається надсилання або передання документів без їх реєстрації в діловодній службі чи у відповідному структурному підрозділі митного органу.

5.2. Під час прийняття від виконавців вихідних документів діловодною службою обов'язково перевіряється:

правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначеної адреси;

наявність усіх потрібних підписів на документі та додатках до нього, реквізитів виконавця (прізвища, номера телефону);

наявність віз на копії чи другому примірнику проекту документа, що залишається в митному органі;

наявність на документі відмітки про додатки та самих додатків;

відповідність кількості примірників документа кількості адресатів;

наявність відмітки про категорію поштового відправлення (крім простих відправлень).

У разі виявлення в підписаному керівником документі порушення вищезазначених вимог до оформлення документ повертається виконавцю на доопрацювання без реєстрації.

5.3. На оригіналах документів, що підлягають поверненню, у верхній частині правого поля першої сторінки робиться відмітка або ставиться штамп "Підлягає поверненню".

5.4. Документи, що надсилаються одночасно на одну адресу, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в ньому.

Якщо додатки надсилаються в кількох пакетах, то супровідний лист вкладається в перший пакет, на ньому проставляється номер цього листа, а на інших пакетах - цей же номер з доданням перед ним прийменника "до".

5.5. У разі надсилання кореспонденції адресату поштою, крім найменування установи та прізвища й ініціалів посадової особи, слід зазначати точну адресу (прізвище адресата, вулицю й номер будинку, місто, область і поштовий індекс).

При надсиланні документів до військових частин, розміщених на території України, на конверті зазначається поштовий індекс населеного пункту або пункту приписки військової частини до підприємства зв'язку, умовне найменування військової частини, пишуться слова "командиру частини".

5.6. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах, на яких зазначаються машинописним способом адреси одержувача та відправника.

5.7. Пересилання справ про контрабанду та порушення митних правил, бланків суворої звітності, печаток, штампів здійснюється через фельд'єгерський і спеціальний зв'язок. На пакетах з такими матеріалами в правому верхньому кутку робиться відмітка "Службовий", проставляється підпис особи, що конвертувала пакет, і мастикова печатка "Для пакетів", праворуч нижче зазначається адреса одержувача, номери вкладених матеріалів (супровідних листів), а вгорі ліворуч - адреса відправника. На зворотному боці пакета в місцях з'єднання клапанів проставляється мастикова печатка "Для пакетів".

5.8. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, адресат, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, у якій буде зберігатися його копія.

5.9. Документи, що доставляються кур'єром, передаються адресатам під підпис у розносній книзі або на копії документа, яка залишається в справах митного органу.

5.10.У разі необхідності термінової доставки документів до державних органів ці документи можуть бути передані діловодною службою керівництву митного органу з відповідною відміткою в реєстраційній картці або під підпис особі, визначеній керівником структурного підрозділу, у якому готувався документ.

5.11. Зареєстровані листи-відповіді, адресовані організаціям, на прохання останніх можуть передаватися безпосередньо їх уповноваженим представникам тільки працівником діловодної служби (при пред'явленні документа, що засвідчує повноваження та особу) під підпис у книзі реєстрації документів або на копії документа, що залишається в справі митного органу.

5.12. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в митних органах, які є авторами цих документів. До інших митних органів та сторонніх організацій надсилаються завірені копії документів.

5.13. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються на магнітних носіях (із супровідним листом) в упаковці, що відповідає технічним вимогам до збереження носіїв і записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

5.14. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи й окремі виконавці зобов'язані передавати до загального відділу (діловодної служби) у години, установлені внутрішнім розпорядком роботи митного органу.

5.15. Передання службових документів митних органів особам, установам та організаціям, які не зазначені в цих документах як адресати або не внесені до розрахунку розсилки, забороняється.

5.16. Оприлюднення службових документів митних органів здійснюється тільки з дозволу керівника митного органу, який їх підписав.

7.1. Складання номенклатур справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований і затверджений перелік найменувань справ, утворюваних у діловодстві митного органу, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожного митного органу документом, який складається для створення в митній службі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

7.1.3. У митних органах застосовується два види номенклатур справ: примірна та індивідуальна (конкретна).

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для митних органів, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Примірну номенклатуру справ розробляє Держмитслужба України для використання митними органами як методичного посібника під час складання індивідуальних (конкретних) номенклатур справ.

7.1.4. Кожний митний орган повинен мати індивідуальну (конкретну) номенклатуру справ.

Як правило, зведена номенклатура справ митного органу складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

7.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство в цьому підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується керівником архівного підрозділу митного органу або посадовою особою митного органу, відповідальною за ведення архіву.

7.1.6. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

7.1.7. Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відображають склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого її заведено.

7.1.8. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації самого митного органу (накази, рішення тощо), планово-звітна документація й листи. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.9. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) і порядкового номера в межах підрозділу. За наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі (частині) із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис засвідчує своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.

7.1.11. Номенклатура справ структурного підрозділу митного органу складається в трьох примірниках, кожний з яких обов'язково містить гриф погодження з експертною комісією (далі - ЕК) митного органу й посадовою особою, відповідальною за архів:

перший примірник - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;

другий примірник - передається до діловодної служби (канцелярії) митного органу;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

7.1.12. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться діловодною службою в єдину (зведену) номенклатуру справ цього митного органу.

7.1.13. Спеціалізовані митні управління й організації, що належать до сфери управління Державної митної служби України, складають окремі номенклатури справ, які не включаються до зведеної номенклатури справ Держмитслужби.

7.1.14. Під час розроблення єдиної номенклатури справ митного органу, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність митного органу в цілому. При цьому використовуються положення про митний орган та його структурні підрозділи; штатний розпис; примірна номенклатура; номенклатури й описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в митному органі; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням термінів зберігання документів, а також ураховуються завдання митного органу на наступний рік.

7.1.15. Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її формування.

Структурний принцип використовується при чітко встановленій структурі митного органу. Підзаголовками в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначити діловодну службу. Наприклад: загальний відділ, організаційно-інспекторський відділ, відділ митної статистики тощо.

Функціональний принцип, тобто за напрямами здійснення митної справи, використовується у випадку розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами та окремими виконавцями. Складені за таким принципом розділи й підрозділи номенклатури справ митного органу відображають управлінські функції та напрями роботи й розміщуються за ступенем важливості. Наприклад: організація митного контролю, нетарифне регулювання зовнішньоекономічної діяльності, планування, фінансування, прогнозування тощо.

7.1.16. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ митного органу включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи митного органу.

До номенклатури справ включаються не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від митних органів - попередників (ліквідованих, реорганізованих) для їх продовження, у тому числі довідкові й контрольні картотеки, номенклатури справ.

Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ наступного року.

7.1.17. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.18. Зведена номенклатура справ митного органу після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК митного органу й експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником митного органу (додаток 20). Митні органи, що не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

7.1.19. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ митного органу протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення й включення до номенклатур нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передання справ до архівного підрозділу митного органу тощо.

7.1.20. Наприкінці року зведена номенклатура справ митного органу обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник діловодної служби. Про фактичну наявність заведених протягом року справ повідомляється керівник архівного підрозділу митного органу (особа, відповідальна за архів).

7.1.21. Зведена номенклатура справ митного органу складається в чотирьох примірниках, кожний з яких повинен містити гриф погодження з відповідним державним архівом.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається в справі діловодної служби;

другий - передається до архівного підрозділу митного органу для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

третій - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

четвертий - згідно з розділами номенклатури, направляється для практичної роботи до відповідного структурного підрозділу.

7.1.22. Зведена номенклатура справ митного органу, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується та уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується й затверджується керівником митного органу.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному складанню й погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або в разі змін у структурі, функціях митного органу.

7.2. Формування справ

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

групувати в справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнеток, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, розмножених копій документів;

документи, що надійшли електронною поштою й містять резолюцію керівництва, підшивати до справ разом з паперовим примірником;

групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особова справа формується протягом усього часу роботи особи в митному органі;

групувати в справи окремо документи постійного й тимчасового термінів зберігання.

7.2.3. Як виняток, коли цього потребує специфіка роботи митного органу, документи постійного й тимчасового термінів зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. По закінченні діловодного року або перед переданням справи до архівного підрозділу митного органу документи повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою:

в одну справу - документи постійного, в іншу - тимчасового зберігання;

включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності;

якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані в справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та терміну зберігання до чинної номенклатури справ.

7.2.4. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

Її оформлення включає такий обов'язковий комплекс робіт, як опис усіх реквізитів справи на обкладинці, підшивання документів після їх групування, нумерацію аркушів справи та їх внутрішній опис, проставлення засвідчувального підпису в кінці справи.

7.2.5. Документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

Нумерація аркушів справи здійснюється чорним графітовим олівцем чи нумератором у правому верхньому куті аркуша, не зачіпаючи текст документа. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

У разі виявлення помилок у нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація: старий номер закреслюється однією косою рискою й поряд ставиться новий номер.

У кінці справи ставиться новий засвідчувальний запис, попередній закреслюється й зберігається в справі.

7.2.6. Розпорядчі документи разом з додатками групуються в справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із цими документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності, з кадрових питань, про надання відпусток, про відрядження працівників групуються в різні справи.

7.2.7. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, проекти й копії рішень тощо).

Протоколи групуються в хронологічному порядку й за номерами.

Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

7.2.8. Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності митного органу. За невеликої кількості таких документів вони формуються в одну справу. У кожній справі документи систематизуються за датами доручень.

7.2.9. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справах окремо від проектів цих документів.

7.2.10. Листи групуються за змістом та кореспондентським принципом і систематизуються в хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

7.2.11. Підрозділам митних органів дозволяється формування інших справ з питань, що належать до їх компетенції.

7.2.12. Особові справи працівників митних органів формуються та ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 N 731, зі змінами й доповненнями.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання й до особових справ не включаються.

Копії наказів про зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку з внесенням відомостей про це в доповнення до особової картки.

7.2.13. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.14. Методичне керівництво й контроль за формуванням справ у митному органі та його структурних підрозділах здійснюється діловодною службою.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передання їх до архівного підрозділу митного органу зберігаються за місцем їх формування в справи.

З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси згідно з номенклатурою.

7.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.

7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися з обмеженням доступу до них сторонніх осіб у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються в секретаря. На стрічці й коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх схоронність.

7.3.5. Видача справ у тимчасове користування стороннім організаціям здійснюється з дозволу керівника митного органу. На видану справу заводиться картка - замінник справи, у якій зазначаються назва структурного підрозділу, номер справи, дата її видачі, кому справу видано, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні й прийнятті справи.

7.3.6. Підрозділи по боротьбі з контрабандою та порушеннями митних правил і підрозділи власної безпеки митних органів, наділені правами контролю за дотриманням законодавства, мають право позачергового отримання будь-яких документів, зданих до архіву.

Забороняється видача структурним підрозділам митного органу справ, зданих до архіву підрозділами по боротьбі з контрабандою та порушеннями митних правил і підрозділами власної безпеки митних органів, без погодження з керівниками цих підрозділів.

7.3.7. Вилучення документа зі справи постійного терміну зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника митного органу з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8.1. Закінчені діловодством справи постійного, тривалого й тимчасового (понад 5 років) термінів зберігання повинні здаватися до архівного підрозділу митного органу для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 5 років включно) можуть передаватися до архівного підрозділу митного органу за погодженням з його керівником.

8.2. Підготовка документів до передання до архівного підрозділу митного органу включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передання справ до архівного підрозділу митного органу й забезпечення схоронності документів.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів зберігання, а також для відбору на державне зберігання. Проведення експертизи цінності документів організується архівним підрозділом (чи особою, відповідальною за ведення архіву) митного органу.

8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів у митних органах створюються постійно діючі експертні комісії.

8.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного й тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.6. Знищенню підлягають документи, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, або документи, термін зберігання яких закінчився.

Виділення документів для знищення й складання про це акта проводяться після підготовки описів справ постійного й тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях експертних комісій митних органів одночасно з описами справ і погоджуються з відповідними місцевими державними архівами (додаток 21).

Акти митного органу про передання документів на державне зберігання затверджуються керівником цього органу після затвердження описів справ постійного терміну зберігання експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.

8.7. Після затвердження акта про виділення для знищення документів вони здаються працівниками діловодної служби або архівного підрозділу митного органу господарській службі або підприємствам із заготівлі вторинної сировини. При цьому слід дотримуватись порядку, що унеможливлює ознайомлення сторонніх осіб з матеріалами, які повинні бути знищені, а також випадкове знищення документів.

8.8. Документи митного органу групуються в справи після закінчення діловодного року. Справи постійного й тривалого (понад 10 років) термінів зберігання підлягають такому оформленню: підшиванню в обкладинку з твердого картону; нумерації аркушів у справі; складанню підсумкового напису; складанню (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформленню обкладинки справи.

8.9. Документи тимчасового терміну зберігання (до 5 років), сформовані в справи, не підшиваються, аркуші в справі не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

8.10. Окремі групи справ постійного зберігання (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), найменування яких не повністю розкривають зміст справ, повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи й містить перелік індексів документів у справі, короткий зміст останніх, їх дату й номери аркушів у справі.

8.11. Обкладинки справ постійного й тривалого терміну зберігання оформлюються за встановленою формою (додаток 22).

8.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного й тривалого термінів зберігання вносяться необхідні уточнення; перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змістові підшитих документів; у разі потреби до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).

8.13. Дати на обкладинці справи повинні відповідати рокам початку й закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "Є документи за ... роки".

8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого й останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати число й рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.15. На обкладинці справи проставляється її номер за описом; за погодженням з архівним підрозділом митного органу - номер опису й фонду.

8.16. У разі зміни назви митного органу (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або при переданні справи до іншого митного органу (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва митного органу (структурного підрозділу).

8.17. Написи на обкладинках справ постійного й тривалого термінів зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

8.18. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого термінів зберігання, а також справ особового складу.

8.19. Описи справ категорій, зазначених у пункті 8.18 цієї інструкції, як митного органу в цілому, так і кожного його структурного підрозділу складаються окремо за встановленою формою (додаток 23).

8.20. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за діловодство в цьому підрозділі, при методичній допомозі архівного підрозділу митного органу.

8.21. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового індексу структурного підрозділу згідно з номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, і останніх двох цифр року, у якому заведено справи.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого термінів зберігання та справ особового складу структурного підрозділу N 5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2001 році, будуть мати номери: 5 П-01; 5 Т-01; 5 О/С-01;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого терміну зберігання повинен мати додаткову графу "Термін зберігання, стаття за переліком";

графа опису "Примітки" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передання справ іншим структурним підрозділам митного органу, про наявність копій тощо;

систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і митного органу;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком повністю зазначається лише заголовок першої справи, а інші відомості про ці справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

справи особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

8.22. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості справ, що значаться за описом (цифрами й літерами), першого й останнього номерів справ за описом, а також запис про наявні особливості нумерації справ в описі (пропущені номери справ, номери з доданням літери, тощо).

До річного розділу опису вносяться також справи, не завершені діловодством протягом року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у справі N ______ розділу за _________ рік".

8.23. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується керівником діловодної служби митного органу та затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в митному органі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.

8.24. Опис справ структурного підрозділу митного органу складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архівного підрозділу митного органу, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис складається в трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу засідання ЕК.

8.25. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ митного органу, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.

8.26. Зведений опис справ постійного терміну зберігання митного органу складається в чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ діловодством. Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники опису, один з яких після затвердження залишається в державному архіві, а решта повертається митному органу. Відповідно до затверджених описів митний орган зобов'язаний передавати справи до державного архіву в установлені терміни.

8.27. Зведені описи справ тривалого терміну зберігання складаються у двох примірниках і оформлюються так, як і опис справ постійного терміну зберігання.

Описи справ тривалого терміну зберігання державним архівом не затверджуються.

8.28. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами, реєстраційно-контрольними картками на документи передаються до архівного підрозділу митного органу через два роки після завершення їх діловодством (наприклад, справи за 2000 рік передаються до архівного підрозділу у 2003 році). Належно оформлені справи тимчасового терміну зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу й раніше зазначеного терміну за рішенням керівника митного органу.

Передання справ до архівного підрозділу митного органу здійснюється за технологічною схемою та графіком, складеним особою, відповідальною за ведення архіву, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником митного органу.

Якщо окремі справи потрібно залишити в діловодстві для подальшої поточної роботи, то архівний підрозділ митного органу оформлює видачу справ у тимчасове користування.

8.29. Прийняття (передання) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постійного й тривалого термінів зберігання передаються до архівного підрозділу за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться відмітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу митного органу розписується в прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами й словами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архівному підрозділі митного органу.

Справи тимчасового терміну зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу митного органу за номенклатурою справ.

8.30. Справи передаються до архівного підрозділу митного органу, зв'язаними належним чином.

8.31. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" схоронність документів у митному органі забезпечується наявністю архівного підрозділу або посадової особи, відповідальної за ведення архіву.

9.1. Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення про митний орган і цієї інструкції та затверджується наказом митного органу.

9.2. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, що розробляються керівником діловодної служби та затверджуються керівником митного органу.