ДЕРЖАВНА РЕЄСТРАЦІЙНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
НАКАЗ
| 26.09.2014 № 580 |
Про затвердження Положення про Департамент цивільного стану громадян
Відповідно до підпункту 12 пункту 10 Положення про Державну реєстраційну службу України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 липня 2014 року № 219, та у зв'язку із введенням в дію структури Державної реєстраційної служби України відповідно до наказів від 11 липня 2014 року № 351 "Про затвердження структури та штатної чисельності Державної реєстраційної служби України" та від 23 липня 2014 року № 372 "Про уведення в дію штатного розпису на 2014 рік Державної реєстраційної служби України"
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про Департамент цивільного стану громадян, що додається.
2. Визнати таким, що втратило чинність, Положення про Департамент у справах цивільного стану громадян, затверджене наказом Державної реєстраційної служби України від 19 квітня 2011 року № 6/к.
| Голова | Г.В. Онищенко |
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної
реєстраційної служби України
26.09.2014 № 580
ПОЛОЖЕННЯ
про Департамент цивільного стану громадян Державної реєстраційної служби України
1. Загальні положення
1.1. Департамент цивільного стану громадян (далі - Департамент) є самостійним структурним підрозділом апарату Державної реєстраційної служби України (далі - Укрдержреєстр).
1.2. Структура та чисельність Департаменту визначаються відповідно до структури та штатного розпису Укрдержреєстру.
1.3. Працівники Департаменту призначаються на посаду та звільняються з посади в установленому законодавством порядку.
1.4. Департамент у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, Положенням про Укрдержреєстр, наказами Міністерства юстиції України, рішеннями колегії та наказами Укрдержреєстру, іншими актами законодавства України, дорученнями Міністра юстиції України та Голови Укрдержреєстру, а також цим Положенням.
1.5. Департамент має печатку із зображенням малого Державного Герба України та своїм найменуванням.
2. Основні завдання
2.1. Основним завданням Департаменту є забезпечення виконання покладених на Укрдержреєстр завдань щодо реалізації державної політики у сфері державної реєстрації актів цивільного стану.
3. Функції
3.1. Департамент відповідно до покладених на нього завдань:
3.1.1. Забезпечує координацію діяльності у сфері державної реєстрації актів цивільного стану.
3.1.2. Забезпечує організацію роботи, пов'язаної із діяльністю у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, та здійснює заходи щодо підвищення ефективності такої діяльності.
3.1.3. Організує та перевіряє роботу органів державної реєстрації актів цивільного стану щодо дотримання вимог законодавства, а також контролює діяльність структурних підрозділів головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру, щодо здійснення ними керівництва та контролю за діяльністю органів державної реєстрації актів цивільного стану.
3.1.4. Безпосередньо розробляє для внесення Укрдержреєстром на розгляд Міністра юстиції України проекти нормативно-правових актів у сфері державної реєстрації актів цивільного стану.
3.1.5. Забезпечує проведення експертизи проектів нормативно-правових актів, які надійшли на опрацювання Укрдержреєстру, з питань, що належать до компетенції Департаменту.
3.1.6. Забезпечує підготовку проектів зауважень і пропозицій до прийнятих Верховною Радою України законів України з питань державної реєстрації актів цивільного стану, що надійшли на підпис Президентові України.
3.1.7. Узагальнює практику застосування законодавства з питань державної реєстрації актів цивільного стану.
3.1.8. Вносить пропозиції щодо удосконалення роботи органів державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичних представництв та консульських установ України з питань державної реєстрації актів цивільного стану.
3.1.9. Надає методичну та практичну допомогу дипломатичним представництвам та консульським установам України за кордоном, а також працівникам Міністерства закордонних справ, які від'їжджають на роботу до дипломатичних представництв та консульських установ України за кордоном у сфері державної реєстрації актів цивільного стану.
3.1.10. Забезпечує у межах своєї компетенції виконання міжнародних договорів про правову допомогу та правові відносини у цивільних та сімейних справах, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
3.1.11. Надає правову допомогу особам, які проживають за межами України, в отриманні документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану України.
3.1.12. Надає правову допомогу особам, які проживають в Україні, при витребуванні документів про реєстрацію актів цивільного стану, якщо реєстрація була проведена за межами України.
3.1.13. Проводить роботу, пов'язану з забезпеченням бланками свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану органів державної реєстрації актів цивільного стану, а також Міністерства закордонних справ України для подальшого їх передавання дипломатичним представництвам та консульським установам України за кордоном та здійснює контроль за станом їх обліку та зберігання.
3.1.14. Готує пропозиції щодо зразків та опису печаток відділів державної реєстрації актів цивільного стану, організації та умов їх виготовлення.
3.1.15. Спрямовує роботу відділів державної реєстрації актів цивільного стану щодо реалізації статті 20 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" в частині надання платних послуг та вносить пропозиції стосовно її удосконалення.
3.1.16. Узагальнює звітність про діяльність органів державної реєстрації актів цивільного стану України.
3.1.17. Здійснює роботу з підвищення кваліфікації, проводить наради, семінари з працівниками відділів державної реєстрації актів цивільного стану.
3.1.18. Аналізує питання фінансування та матеріально-технічного забезпечення відділів державної реєстрації актів цивільного стану.
3.1.19. Аналізує питання створення відповідних умов для зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану та бланків свідоцтв.
3.1.20. Спільно з Управлінням фінансового забезпечення, бухгалтерського обліку та звітності в межах компетенції розробляє та вносить Голові Укрдержреєстру пропозиції з питань штатної чисельності та фонду заробітної плати працівників відділів державної реєстрації актів цивільного стану.
3.1.21. Готує для розгляду на засіданні колегії Укрдержреєстру питання, що належать до компетенції Департаменту.
3.1.22. Забезпечує відповідно до компетенції розгляд запитів і звернень народних депутатів України, органів державної влади, органів місцевого самоврядування, фізичних та юридичних осіб.
3.1.23. Здійснює прийом громадян з питань, що належать до компетенції Департаменту.
3.1.24. Забезпечує виконання вимог Гаазької конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, від 5 жовтня 1961 року, та надає адміністративну послугу щодо проставлення апостиля на документах, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану.
3.1.25. Вживає в межах компетенції заходи щодо ведення та функціонування Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
3.1.26. Готує інформацію щодо анульованих свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану для оприлюднення на офіційному веб-сайті Укрдержреєстру відповідно до вимог статті 24 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" .
3.1.27. Вносить в межах компетенції Департаменту пропозиції з питань штатної чисельності працівників структурних підрозділів територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру.
3.1.28. Бере участь у взаємодії з вітчизняними та іноземними установами, організаціями та підприємствами з метою обміну досвідом роботи з питань, що належать до компетенції Департаменту.
3.1.29. Здійснює інші повноваження, передбачені чинним законодавством та Положенням про Укрдержреєстр.
4. Права
4.1. Департамент має право:
4.1.1. Одержувати в установленому порядку від центральних та місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування, установ, організацій та підприємств, структурних підрозділів територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру, та адміністратора Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі - адміністратор) відомості, необхідні для виконання покладених на нього завдань, а також надавати відповідну інформацію структурним підрозділам Укрдержреєстру та адміністратору.
4.1.2. Залучати спеціалістів центральних та місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування, установ, організацій та підприємств (за згодою їх керівників), а також експертів та науковців до розгляду питань, що відносяться до компетенції Департаменту.
4.1.3. Перевіряти роботу структурних підрозділів територіальних органів Мін'юсту України, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру з питань, віднесених до компетенції Департаменту, вносити пропозиції щодо усунення виявлених недоліків.
4.1.4. Брати участь у нарадах, семінарах, симпозіумах, конгресах, конференціях, конкурсах, виставках тощо.
4.1.5. Ініціювати створення робочих груп та брати участь у їх роботі з питань, віднесених до компетенції Департаменту.
4.1.6. Вносити Голові Укрдержреєстру пропозиції з питань удосконалення організації роботи Департаменту.
4.1.7. Скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до компетенції Департаменту.
4.1.8. Інші права, передбачені чинним законодавством та Положенням про Укрдержреєстр.
5. Керівництво діяльністю
5.1. Департамент очолює директор, який:
5.1.1. Призначається на посаду та звільняється з посади згідно з законодавством Головою Укрдержреєстру за погодженням з Міністром юстиції України та повинен відповідати встановленим освітньо-кваліфікаційним вимогам.
5.1.2. Здійснює керівництво Департаментом, розподіляє обов'язки між керівниками структурних підрозділів Департаменту та визначає ступінь їх відповідальності.
5.1.3. Забезпечує виконання Департаментом Конституції України та законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України, інших актів законодавства України, наказів Укрдержреєстру, доручень Міністра юстиції України та Голови Укрдержреєстру, а також цього Положення.
5.1.4. Несе персональну відповідальність за виконання покладених на Департамент завдань і здійснення ним своїх функцій;
5.1.5. Затверджує положення про структурні підрозділи Департаменту і посадові інструкції працівників Департаменту.
5.1.6. Визначає напрямки діяльності, шляхи вдосконалення й підвищення ефективності роботи Департаменту.
5.1.7. Керує роботою Департаменту з питань забезпечення його ефективної взаємодії із структурними підрозділами Укрдержреєстру, адміністратором, структурними підрозділами територіальних органів Міністерства юстиції України, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру, органами державної влади з питань державної реєстрації актів цивільного стану.
5.1.8. Інформує керівництво Укрдержреєстру про покладення на Департамент завдань, що не належать до його компетенції, а також про випадки ненадання іншими структурними підрозділами Укрдержреєстру документів чи матеріалів, необхідних для виконання Департаментом покладених на нього завдань.
5.1.9. Вносить керівництву Укрдержреєстру пропозиції щодо структури Департаменту.
5.1.10. Забезпечує дотримання працівниками Департаменту правил внутрішнього розпорядку, трудової та виконавської дисципліни.
5.1.11. Подає пропозиції керівництву Укрдержреєстру про призначення на посади, звільнення з посад працівників Департаменту, своєчасне заміщення вакансій, заохочення, підвищення рангів, накладення дисциплінарних стягнень, вживає необхідних заходів щодо підвищення кваліфікації працівників Департаменту та вирішує інші питання службової діяльності.
5.1.12. Представляє Департамент у відносинах з іншими структурними підрозділами Укрдержреєстру, а також за дорученням керівництва Укрдержреєстру представляє Укрдержреєстр у відносинах з іншими органами державної влади, установами, організаціями та підприємствами з питань, віднесених до компетенції Департаменту.
5.1.13. Звітує перед керівництвом Укрдержреєстру щодо виконання покладених на Департамент завдань та планів роботи у сфері державної реєстрації актів цивільного стану.
5.1.14. Проводить та бере участь у гарячих телефонних лініях Укрдержреєстру згідно з графіком, затвердженим Головою Укрдержреєстру.
5.1.15. Здійснює прийом громадян з питань, що належать до компетенції Департаменту.
5.1.16. Бере участь у нарадах, інших заходах, що проводяться керівництвом Укрдержреєстру, забезпечує підготовку відповідних документів і матеріалів з питань, що належать до компетенції Департаменту.
5.1.17. Сприяє підвищенню ділової активності працівників Департаменту.
5.1.18. Виконує вимоги нормативно-правових актів з охорони праці, правила техніки безпеки та протипожежного захисту.
5.1.19. Забезпечує у межах повноважень, передбачених законом, реалізацію державної політики стосовно державної таємниці, контроль за її збереженням у Департаменті.
5.1.20. Забезпечує у межах повноважень, передбачених законом, виконання завдань з мобілізаційної підготовки та мобілізаційної готовності за напрямком діяльності Департаменту.
5.1.21. За умовами своєї службової діяльності має право отримати письмовим наказом або розпорядженням органу Служби безпеки України допуск до державної таємниці за відповідною формою.
Згідно з посадовими обов'язками організовує та координує роботу, відпрацьовує в межах компетенції документи Департаменту щодо відомостей системи, нормативів, заходів приведення цивільного захисту (Цивільної оборони України) у готовність до виконання завдань в особливий період за окремими показниками в цілому щодо України; за сукупністю всіх показників у цілому щодо Укрдержреєстру в особливий період згідно з рішенням Кабінету Міністрів України.
Ступінь секретності: таємно, статті 1.12.4 ЗВДТ.
5.1.22. Забезпечує виконання інших, покладених на Департамент завдань, доручень Голови Укрдержреєстру та його заступників.
5.1.23. Директор Департаменту має право підпису документів, що надсилаються територіальним органам Міністерства юстиції України, та листів, що надсилаються до відповідних уповноважених органів іноземних держав, Міністерства юстиції України, а також Міністерства закордонних справ України від імені Укрдержреєстру при реалізації завдання щодо забезпечення виконання міжнародних договорів України в частині витребування документів про державну реєстрацію актів цивільного стану та виконання прохань про надання правової допомоги з питань компетенції органів державної реєстрації актів цивільного стану, та надання в межах повноважень інших документів, що стосуються особистих або майнових прав та інтересів фізичних чи юридичних осіб.
5.2. У разі відсутності директора Департаменту або неможливості виконання ним своїх обов'язків, його обов'язки виконує заступник директора Департаменту - начальник відділу організації роботи органів державної реєстрації актів цивільного стану громадян (далі - заступник директора Департаменту - начальник відділу).
5.3. На посаду директора Департаменту призначається особа з вищою освітою з освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста за напрямом підготовки "Правознавство". Стаж роботи за фахом не менше 5 років або не менше 3 років на державній службі (органах місцевого самоврядування), рекомендований стаж на керівних посадах не менше 3 років.
5.4. Заступник директора Департаменту-начальник відділу, працівники Департаменту призначаються та звільняються з посад відповідно до законодавства та повинні відповідати освітньо-кваліфікаційним вимогам до відповідних посад.
5.5. Заступник директора Департаменту - начальник відділу спрямовує та координує діяльність відділу організації роботи органів державної реєстрації актів цивільного стану громадян, відділу нормативно-правового та методичного забезпечення органів державної реєстрації актів цивільного стану громадян, відділу міжнародної правової допомоги та відділу проставлення апостиля.
6. Відповідальність
6.1. Директор Департаменту, заступник директора Департаменту - начальник відділу та працівники Департаменту несуть відповідальність за:
1) несвоєчасне та неякісне виконання завдань та обов'язків, визначених цим Положенням, доручень Укрдержреєстру;
2) недотримання вимог законодавства, організаційно-розпорядчих актів Укрдержреєстру при здійсненні покладених на них завдань;
3) недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог щодо охорони праці, правил техніки безпеки та протипожежного захисту;
4) недостовірність даних у підготовлених довідках, листах, матеріалах, документах тощо;
5) невідповідність вимогам чинного законодавства України підготовлених в межах компетенції Департаменту документів правового характеру;
6) недотримання вимог Законів України "Про державну службу" та "Про засади запобігання і протидії корупції".
7. Взаємодія
7.1. Департамент у своїй діяльності взаємодіє з іншими структурними підрозділами апарату Укрдержреєстру, структурними підрозділами територіальних органів юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру, та підприємствами, установами і організаціями, що належать до сфери управління Укрдержреєстру, а також в установленому порядку з підрозділами центральних та місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, контролюючими та правоохоронними органами, підприємствами, установами та організаціями, громадянами та їх об'єднаннями з питань, що відносяться до повноважень Департаменту.
| Заступник директора Департаменту у справах цивільного стану громадян | Л.І. Іванова |
( Текст взято з сайту Укрдержреєстру http://www.drsu.gov.ua )
