Щодо терміну зберігання первинних та податкових документів для фізичної особи — підприємця третьої групи

Державна податкова служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), розглянула звернення щодо терміну зберігання первинних та податкових документів для фізичної особи - підприємця третьої групи та в межах компетенції повідомляє таке.

Платник податків у своєму зверненні повідомив, що зареєстрований фізичною особою - підприємцем платником єдиного податку третьої групи.

Платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію щодо терміну зберігання первинних та податкових документів для фізичної особи - підприємця третьої групи під час здійснення підприємницької діяльності.

Згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Згідно з абзацом першим п. 44.3 ст. 44. Кодексу платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ст. 44. Кодексу, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше, зокрема:

1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1 ст. 133, пп. 133.2.2 п. 133.2 та п. 133.4 ст. 133 Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 п. 44.3 ст. 44 Кодексу;

1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 п. 44.3 ст. 44 Кодексу;

1095 днів - для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ст. 44 Кодексу, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії) (абзац шостий п. 44.3 ст. 44 Кодексу).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ст. 44 Кодексу, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 та 39-2 Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву (абзац сьомий п. 44.3 ст. 44 Кодексу).

Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 Кодексу (абзац восьмий п. 44.3 ст. 44 Кодексу).

Відповідно до п. 44.4 ст. 44 Кодексу, якщо документи, визначені у п. 44.1 ст. 44 Кодексу, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 ст. 44 Кодексу.

Згідно з абзацами першим - другим п. 44.5 ст. 44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пп. 44.1 і 44.3 ст. 44 Кодексу, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, що підтверджують настання події, що призвела до такої втрат, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Отже, платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як визначено ст. 44 Кодексу.

Згідно з п. 52.2 ст. 52 глави 3 розділу ІІ Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.