пропущені номери: _______________.
Найменування посади укладача опису (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНО
Керівник архівного
підрозділу (особа,
відповідальна за архів)
(Підпис) Ініціали, прізвище
Передав ___________________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
та ______________________________________ реєстраційно-контрольних
(цифрами і літерами)
карток до документів(**)
Найменування
посади працівника
структурного підрозділу
(діловод) (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
Прийняв ______________________ справ та _________________________
(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)
реєстраційно-контрольних карток до документів.
Керівник архівного
підрозділу (особа,
відповідальна за архів) (Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (210 x 297)
Форма опису справ постійного,
тривалого (понад 10 років) зберігання,
з особового складу структурного
підрозділу ГУ(У) МНС
______________
* - Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.
** - Передаються разом із справами канцелярії.
Додаток 6
до пункту 4.1.1 Інструкції
з організації архівної
роботи в головних
управліннях (управліннях)
МНС в Автономній Республіці
Крим, областях, містах Києві
та Севастополі
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник ГУ(У) МНС
(Підпис) Ініціали, прізвище
Дата
ГУ(У) МНС
АКТ
________________ N ___
____________________________
(місце складання)
приймання-передавання справ під час зміни керівника архівного
підрозділу (особи, відповідальної за архів)
Відповідно до наказу ____________________________________________
N ________________________ передав, а ____________________________
(прізвище, ініціали) (прізвище, ініціали)
прийняв у присутності комісії, створеної на підставі зазначеного
наказу, у складі голови __________________________________________
(прізвище, ініціали)
і членів комісії _________________________________________________
(прізвище, ініціали)
документи архіву та обліково-довідковий апарат до них
| NN пп | Назва і номер опису | Кількість примірників опису | Кількість справ, що прийняті за кожним описом | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Разом прийнято ___________________________________________ справ,
(цифрами і літерами)
_____________________ описів у _______________________ примірниках
(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)
Стан документів і описів ________________________________________
(загальна характеристика стану)
__________________________________________________________________
Одночасно передаються ___________________________________________
(види обліково-довідкового
__________________________________________________________________
апарату, його обсяги, стан) та
__________________________________________________________________
(назви печаток і штампів архіву, їх кількість)
Стан приміщень архіву ___________________________________________
(загальна характеристика стану)
__________________________________________________________________
Наявність і стан обладнання та інвентарю архіву
__________________________________________________________________
(загальна характеристика стану)
Передав Підпис Ініціали, прізвище
Прийняв Підпис Ініціали, прізвище
Голова комісії Підпис Ініціали, прізвище
Члени комісії Підпис Ініціали, прізвище
Дата Підпис Ініціали, прізвище
Формат А4 (210 x 297)
Форма акта приймання-передавання
справ під час зміни керівника (особи, відповідальної
за архівний підрозділ) архівного підрозділу
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ МНС
24.07.2007 N 498
ПРИМІРНЕ ПОЛОЖЕННЯ
про архівний підрозділ головного управління (управління) МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та наказу Державного комітету архівів України від 06.08.2002 N 58 "Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації" у головних управліннях (управліннях) МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі створюється архівний підрозділ для зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними із службовою, виробничою або іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.
2. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", іншими актами законодавства України, Державного комітету архівів України, МНС, Основними правилами роботи державних архівів України, Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, Інструкцією з організації архівної роботи в головних управліннях (управліннях) МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі та цим Положенням.
3. Основним завданням архівного підрозділу є:
прийняття документів на паперових та інших носіях від структурних підрозділів та забезпечення їх збереження;
контроль за своєчасністю передачі документів Національного архівного фонду на архівне зберігання;
контроль за правильністю складання номенклатур у частині формування документів у справи та визначення строків їх зберігання;
проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання описів документів Національного архівного фонду, описів справ з особового складу, а також погодження актів про вилучення для знищення документів, не віднесених до складу Національного архівного фонду;
створення та вдосконалення довідкового апарату архівного підрозділу;
організація користування документами, видача в установленому порядку архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам, інформаційне забезпечення їх потреб;
підготовка і передача документів Національного архівного фонду до відповідного державного архіву;
участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників територіальних органів, які відповідають за роботу з документами.
4. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:
вимагати від структурних підрозділів територіального органу своєчасної передачі на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;
повертати на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;
давати структурним підрозділам територіального органу рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;
запитувати від структурних підрозділів територіального органу відомості, необхідні для роботи;
інформувати керівництво територіального органу про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в територіальному органі у разі розгляду на них питань роботи з документами.
5. Архівний підрозділ працює за планом роботи (річним, піврічним, квартальним).
6. Архівний підрозділ очолює керівник (особа, відповідальна за архів);
у своїй діяльності керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, МНС, положеннями про ГУ(У) МНС, про архівний підрозділ та Інструкцією з організації архівної роботи в головних управліннях (управліннях) МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі;
керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) призначається та звільняється з посади наказом начальника територіального органу.
6.1 Функціональні та посадові обов'язки
Керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) при виконанні своїх посадових обов'язків керується наступними документами:
Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи";
Положенням про архівний підрозділ територіального органу;
Положенням про експертну комісію територіального органу;
рекомендаціями Державного комітету архівів України;
основними правилами роботи відомчих архівів;
правилами роботи архівних підрозділів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;
переліком типових документів, що утворюються в діяльності центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів.
Крім того:
несе персональну відповідальність за комплектування архіву документами та їх збереження згідно із затвердженою номенклатурою справ;
організовує роботу з прийому за описами від структурних підрозділів територіального органу на збереження в упорядкованому стані закінчених у діловодстві документів, їх обліку і збереження, проведення експертизи;
щороку готує для розгляду експертною комісією річні розділи описів справ, які підлягають збереженню, і акти на справи, що виділені для знищення у зв'язку із закінченням строків їх зберігання;
готує документи до передачі їх на зберігання до відповідного державного архіву;
видає документи структурним підрозділам територіального органу в тимчасове користування, веде реєстраційний журнал видачі документів та стежить за своєчасним поверненням документів до архівного підрозділу;
видає у встановленому порядку копії документів та архівні довідки;
веде облік використання документів, які зберігаються в архіві;
виконує перевірку збереження, правильності формування та оформлення справ у діловодстві територіального органу;
бере участь у розробці нормативно-методичних документів з архівної справи та організації документів у діловодстві;
складає зведену номенклатуру справ територіального органу;
бере участь у здійсненні перевірки ведення діловодства та архівної справи в структурних підрозділах територіального органу;
несе персональну відповідальність за технічний стан персонального комп'ютера, за зберігання і правильне використання закріплених за посадою печаток і штампів, стежить за санітарним і протипожежним станом робочого місця, раціонально використовує матеріально-технічне приладдя, меблі тощо.
6.2 Права і відповідальність
Керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) повинен знати:
структуру територіального органу;
роль усіх структурних підрозділів територіального органу та їх співробітників;
порядок організації управлінської діяльності;
практику застосування чинного законодавства;
правила та норми охорони праці та протипожежного захисту;
основні принципи роботи на комп'ютері та відповідні програмні засоби.
Керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) має право брати участь в організації та проведенні інструктивних нарад (семінарів) з питань, що належать до його компетенції.
Взаємовідносини зі співробітниками та іншими працівниками структурних підрозділів територіального органу керівник (особа, відповідальна за архівний підрозділ) будує на підставі Положення про архівний підрозділ.
7. Кваліфікаційні вимоги
На посаду керівника архівного підрозділу (особи, відповідальної за архів) може бути прийнята особа з вищою освітою відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, стажем роботи за фахом не менш 3 років або стажем роботи за фахом в інших сферах управління не менш 5 років.
8. До складу документів архівного підрозділу входять:
закінчені у поточному діловодстві документи на паперових носіях, віднесені до Національного архівного фонду, та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами територіального органу;
науково-технічна, кіно-, фото-, фоно-, відеодокументація, електронні документи, створені територіальним органом або одержані ним на законних підставах;
особові архівні фонди працівників територіального органу;
друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу територіального органу;
довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи за кожним видом носіїв інформації повинні зберігатися в архівному підрозділі територіального органу окремо.
9. Документи на паперових носіях передаються із структурних підрозділів територіального органу до архівного підрозділу через два роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами зразка, затвердженого Державним комітетом архівів України.
Науково-технічна та електронна документація передається до архівного підрозділу територіального органу одразу після затвердження у порядку, встановленому державними стандартами України.
Кіно-, фото-, фоно-, відеодокументація передається до архівного підрозділу територіального органу одразу після завершення їх виробництва.
10. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архівному підрозділі територіального органу:
для територіального органу та безпосередньо підпорядкованих йому організацій - 15 років;
для документів з особового складу - 75 років;
для науково-технічної документації - 25 років;
для кінофільмів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису, фотодокументів, звукозаписів і відеозаписів - 3 роки після закінчення їх виробництва або виходу в світ;
для електронних документів - 5 років після виготовлення.
Строки тимчасового зберігання документів у архівному підрозділі територіального органу можуть бути змінені з дозволу державного архіву, до якого зазначені документи надходять на постійне зберігання.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ МНС
24.07.2007 N 498
ПРИМІРНЕ ПОЛОЖЕННЯ
про експертну комісію головного управління (управління) МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі
1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 року N 1739, у головних управліннях (управліннях) МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі утворюється експертна комісія (далі - ЕК) для проведення попередньої експертизи цінності документів, пов'язаних із внесенням їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилученням документів з нього.
2. ЕК є дорадчим органом. Її рішення набувають чинності після затвердження керівництвом територіального органу. Рішення є обов'язковим для виконання структурними підрозділами територіального органу.
3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про ЕК, затвердженим на підставі цього Примірного положення.
4. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує голова ЕК, і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Основними завданнями ЕК є:
розгляд номенклатур справ структурних підрозділів, прийняття рішень про схвалення та подання на погодження до архівного підрозділу територіального органу, фондоутворювачами яких вони є;
розгляд описів документів, віднесених експертизою цінності документів до НАФ, схвалення та подання на погодження відповідній ЕПК;
розгляд і затвердження актів про вилучення для знищення документів, не віднесених експертизою до НАФ, строки зберігання яких закінчилися;
розгляд актів про невиправні пошкодження документів;
розгляд пропозицій структурних підрозділів територіального органу про встановлення строків зберігання документів, не передбачених чинними переліками, та про зміну строків зберігання документів, затверджених чинними переліками.
6. ЕК має право:
давати вказівки структурним підрозділам територіального органу з питань проведення експертизи цінності документів та підготовки їх для передавання на архівне зберігання;
вимагати від керівників структурних підрозділів територіального органу розшуку відсутніх документів НАФ і підготовки матеріалів розслідування причин втрати;
вимагати від структурних підрозділів територіального органу відомостей, необхідних для визначення цінності і строків зберігання документів;
заслуховувати на своїх засіданнях інформацію керівника діловодної служби про якість оформлення документів і формування справ у діловодстві, стан обліку та збереженості документів НАФ та документів тривалого (понад 10 років) зберігання;
запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів територіального органу;
інформувати керівництво територіального органу з питань, що входять до компетенції ЕК.
7. До складу ЕК, який затверджується керівником територіального органу, уключаються керівник служби діловодства та керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів), досвідчені працівники інших структурних підрозділів, фахівці відповідної державної архівної установи. Головою ЕК призначається один із заступників начальника ГУ(У) МНС, а секретарем - керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів).
8. Секретар ЕК за вказівками голови ЕК забезпечує скликання засідань ЕК, складає план роботи, збирає пропозиції для внесення до порядку денного чергового засідання, складає протоколи, доводить до відома посадових осіб рішення ЕК, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереженість.
9. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомірними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу її членів.
Рішення приймаються більшістю голосів членів ЕК, присутніх на засіданні. Засідання ЕК оформляється протоколом, який підписується головою і секретарем. Якщо засідання проводив заступник голови ЕК, протокол засідання затверджується начальником територіального органу.
10. У разі відмови голови ЕК затвердити протокол засідання ЕК вона може звернутися до ЕПК відповідного державного архіву, рішення якої з цього питання є остаточним.
