Доповідна записка (висновок) надається на розгляд керівника (його заступника або уповноваженої особи) органу ДПС, який приймає рішення про доцільність проведення такої перевірки та визначає підрозділ, який буде здійснювати (очолювати) цю перевірку, відповідати за її організацію, у тому числі направлення повідомлення до групи Податкового контролю та Інформаційно-аналітичної групи, координацію дій залучених до перевірки працівників інших структурних підрозділів та органів ДПС, а також реалізацію матеріалів перевірки.
1.2.3. Особливості призначення позапланових документальних перевірок з окремих підстав
Накази про проведення документальних позапланових перевірок, що здійснюються відповідно до підпунктів 78.1.5 та 78.1.12 пункту 78.1 статті 78 Кодексу, з урахуванням визначених у них вимог видаються:
у разі призначення такої перевірки (на підставі підпункту 78.1.5 пункту 78.1 статті 78 Кодексу) у зв'язку з розглядом заперечень до акта перевірки та/або додаткових документів у порядку, визначеному Кодексом, - керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДПС, який проводив перевірку. Пропозиції щодо необхідності призначення такої перевірки оформлюються доповідною запискою (висновком) у порядку, визначеному у підпункті 1.2.2 цього пункту. У випадку, якщо при реалізації матеріалів документальних перевірок, розпочатих після 01.01.2021, необхідність такої перевірки встановлена комісією контролюючого органу з питань розгляду заперечень та пояснень до актів перевірок (у порядку, визначеному пунктом 86.7 статті 86 Кодексу та підпунктом 1.6.2 пункту 1.6 розділу I цих Методичних рекомендацій), підставою для видання наказу про проведення перевірки є відповідний протокол засідання зазначеної комісії;
у разі призначення такої перевірки Державною податковою службою України під час проведення процедури адміністративного оскарження (підпункт 78.1.5 пункту 78.1 статті 78 Кодексу) або за наявності визначених у підпункті 78.1.12 пункту 78.1 статті 78 Кодексу обставин, які підтверджені документально, видається два накази:
керівником (його заступником або уповноваженою особою) Державної податкової служби України з обов'язковим зазначенням органу ДПС, якому доручається організувати та провести таку перевірку. У разі необхідності може складатися доповідна записка у порядку, визначеному підпунктом 1.2.2 цього пункту;
керівником (його заступником або уповноваженою особою) територіального органу ДПС, якому було доручено організувати та провести таку перевірку, додатково видається наказ у порядку, передбаченому пунктом 81.1 статті 81 Кодексу. Підставою для видання такого наказу є відповідний наказ Державної податкової служби України про призначення перевірки.
1.2.4. Продовження строків проведення документальних та фактичних перевірок здійснюється відповідно до статті 82 Кодексу за наказом керівника (заступника керівника або уповноваженої особи) органу ДПС, який здійснює (очолює) таку перевірку. Статтею 82 Кодексу не обмежується кількість наказів про продовження строків перевірки за умови дотримання визначеної цією статтею тривалості перевірки та забезпечення надання платнику податків (посадовим особам платника податків або його законним (уповноваженим) представникам) копії зазначеного наказу та пред'явлення направлення з відміткою про продовження перевірки.
Продовження проведення перевірки розпочинається у перший робочий день за останнім робочим днем здійснення перевірки, зазначеним у направленні на перевірку. Наказ про продовження перевірки видається у процесі проведення перевірки для недопущення перерви між датою закінчення перевірки згідно з першим направленням та датою продовження перевірки, зазначеною у відповідному наказі, на підставі доповідної записки керівника підрозділу органу ДПС, який здійснював (очолював) таку перевірку, з викладенням підстав та причин необхідності такого продовження.
У разі продовження термінів проведення перевірки, участь в якій беруть працівники Державної податкової служби України та/або інших територіальних органів ДПС, орган ДПС, що здійснює (очолює) таку перевірку, письмово повідомляє Державну податкову службу України та/або інші територіальні органи ДПС, працівники яких залучені до проведення перевірки, про продовження, перенесення термінів проведення перевірки або її зупинення, у день прийняття зазначеного рішення з викладенням об'єктивних причин щодо необхідності таких дій та участі надалі залучених осіб інших органів ДПС у проведенні перевірки.
У разі виникнення спірних питань участь надалі залучених до перевірки працівників Державної податкової служби України та/або інших територіальних органів ДПС здійснюється за письмовим дорученням (погодженням) керівників відповідних структурних підрозділів Державної податкової служби України або територіальних органів ДПС.
1.2.5. За рішенням керівника (його заступника або уповноваженої особи) органу ДПС, який здійснює (очолює) перевірку, проведення документальної планової або позапланової перевірки платника податків (незалежно від категорії, до якої належить платник податків, та виду (виїзна або невиїзна) документальної перевірки) може бути зупинено на строк, визначений у пункті 82.4 статті 82 Кодексу, з поновленням надалі її проведення на невикористаний строк, про що видається відповідний наказ із зазначенням строку зупинення та обставин, що спричинили таке зупинення.
Крім того, слід врахувати, що у випадку, передбаченому пунктом 82.5 статті 82 Кодексу, за заявою платника податків проведення документальної планової та позапланової виїзної перевірки також зупиняється на строк не менше ніж 5 робочих днів.
Наказ про зупинення документальної планової чи позапланової перевірки видається на підставі доповідної записки керівника підрозділу органу ДПС, який здійснює (очолює) таку перевірку, з викладенням об'єктивних причин необхідності такого зупинення.
Копія наказу органу ДПС про зупинення перевірки не пізніше наступного робочого дня вручається платнику податків (посадовим особам платника або його законному (уповноваженому) представнику) під розписку або надсилається платнику податків у порядку, визначеному статтею 42 Кодексу.
За необхідності поновлення перевірки керівник (його заступник або уповноважена особа) органу ДПС, який видав наказ про зупинення перевірки, може видати наказ про поновлення документальної планової або позапланової виїзної перевірки до закінчення терміну, на який її було зупинено. Наказ із зазначенням дати такого поновлення видається на підставі доповідної записки керівника підрозділу органу ДПС, який здійснював (очолював) перевірку, у разі усунення (закінчення дії) обставин, що стали підставою для такого зупинення.
У такому випадку орган ДПС може поновити перевірку не раніше наступного робочого дня з дня вручення (надсилання) копії такого наказу платнику податків у порядку, наведеному в абзаці третьому цього підпункту.
1.2.6. За рішенням керівника (його заступника або уповноваженої особи) органу ДПС, який здійснює (очолює) перевірку, терміни проведення документальної планової або позапланової перевірки платника податків можуть бути перенесені у випадках та на строк, які визначені пунктом 44.5 статті 44 та пунктом 85.9 статті 85 Кодексу. Про перенесення термінів проведення перевірки видається відповідний наказ із зазначенням строку та обставин, що спричинили таке перенесення, копія якого вручається платнику податків (посадовим особам платника податків або його законним (уповноваженим) представникам) під підпис або надсилається у порядку, передбаченому статтею 42 Кодексу.
Такий наказ видається на підставі складеного посадовими особами органу ДПС акта про неможливість проведення перевірки довільної форми, у якому зафіксовано документально підтверджені факти, що призвели до неможливості проведення перевірки у терміни, вказані у направленні та наказі.
При цьому орган ДПС, який здійснює (очолює) перевірку, забезпечує оформлення документів та вжиття заходів у порядку, передбаченому підпунктом 1.4.7 пункту 1.4 розділу I Методичних рекомендацій.
1.2.7. Після усунення причин, передбачених підпунктами 1.4.5 - 1.4.6 пункту 1.4 розділу I Методичних рекомендацій, через які своєчасно не розпочато перевірку, видається наказ про внесення відповідних змін до попереднього наказу на проведення перевірки, або видається новий наказ про її проведення (з дотриманням порядку, встановленого пунктом 1.2 розділу I Методичних рекомендацій), копія якого вручається платнику податків у встановленому Кодексом порядку.
У разі якщо після видання наказу про проведення перевірки платника податків виникли або виявлені обставини, які унеможливлюють її проведення (наприклад, у зв'язку зі спливом визначених законодавством термінів давності для проведення перевірки тощо) на підставі цього наказу, керівником структурного підрозділу, що повинен здійснювати (очолювати) таку перевірку, готується доповідна (службова) записка на ім'я керівника (заступника керівника, уповноваженої особи) органу ДПС, який видавав цей наказ, з наведенням обставин, що унеможливлюють його реалізацію та проведення перевірки. У цьому випадку на підставі зазначеної доповідної записки видається відповідний наказ про скасування наказу на проведення перевірки як такого, що нереалізований.
1.2.8. В обов'язковому порядку проєкти наказів візуються підрозділом правової роботи.
1.3. Оформлення направлення на проведення перевірки
1.3.1. Для проведення документальної планової та позапланової виїзної або фактичної перевірки платника податків формується направлення на перевірку в одному примірнику окремо на кожну посадову (службову) особу, що буде проводити перевірку (зразок форми направлення наведено у додатку 2 до Методичних рекомендацій, додається).
Направлення на проведення документальної планової або позапланової виїзної або фактичної перевірки підписується керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДПС, який здійснює (очолює) перевірку, та скріплюється відповідною печаткою цього органу (у тому числі у разі залучення до перевірки працівників інших органів ДПС).
Факсимільне відтворення підпису керівника (його заступника або уповноваженої особи) органу ДПС на направленні на проведення документальної планової та позапланової виїзної або фактичної перевірки не допускається.
1.3.2. Направлення на проведення перевірки реєструється в органі ДПС, що його виписав, у Журналі реєстрації видачі направлень на проведення перевірки посадовим особам органу ДПС, що ведеться за формою згідно з додатком 3 до Методичних рекомендацій (додається).
За відсутності єдиного територіального розміщення в окремих органах ДПС допускається ведення кількох журналів обліку видачі направлень - за відповідними територіями.
У журналі в обов'язковому порядку вказуються вид перевірки, підстави для проведення (відповідний підпункт, пункт та стаття Кодексу), дата початку і тривалість (кількість робочих днів або діб (для фактичної перевірки).
Після реалізації змін у програмному забезпеченні Інформаційно-телекомунікаційних систем ДПС реєстрація направлень на проведення перевірки здійснюється у відповідному електронному журналі засобами ІТС "Управління документами".
1.3.3. У разі виникнення під час проведення документальної виїзної або фактичної перевірки необхідності додаткового залучення працівників органів ДПС до складу перевіряючих направлення на перевірку оформляються та реєструються відповідно до підпунктів 1.3.1 та 1.3.2 пункту 1.3 цього розділу Методичних рекомендацій.
Підставою для додаткового залучення працівників органів ДПС до складу перевіряючих є доповідна записка керівника структурного підрозділу органу ДПС, який здійснює (очолює) таку перевірку, на ім'я керівника (його заступника або уповноваженої особи) відповідного органу ДПС з викладенням об'єктивних причин необхідності додаткового залучення до складу перевіряючих інших працівників органу ДПС (значні обсяги операцій, проведених платником податків у періоді, що перевіряється; виникнення інших питань, що належать до компетенції органів ДПС; тривала хвороба або звільнення працівника органу ДПС, які сталися під час проведення перевірки, тощо).
При цьому в акті перевірки вчиняється відповідний запис.
За необхідності додаткового залучення до перевірки працівників інших територіальних органів ДПС або Державної податкової служби України видається відповідний наказ, підставою для видання якого є відповідне письмове доручення (погодження) керівника відповідного структурного підрозділу Державної податкової служби України, що надане згідно з вимогами підпункту 1.2.1 пункту 1.2 цього розділу.
1.3.4. При виданні наказу про продовження термінів проведення документальної виїзної та фактичної перевірки нові направлення на перевірку не виписуються. Про продовження строків перевірки вказується у направленнях, що виписувались на проведення перевірки, із зазначенням основних реквізитів наказу та кількості робочих днів (діб), на які продовжено перевірку.
1.3.5. Після усунення причин, передбачених підпунктами 1.4.5 - 1.4.7 пункту 1.4 розділу I Методичних рекомендацій, через які своєчасно не розпочато перевірку, направлення на проведення документальної планової або позапланової виїзної або фактичної перевірки оформляється та реєструється відповідно до підпунктів 1.3.1 та 1.3.2 пункту 1.3 цього розділу Методичних рекомендацій.
1.4. Особливості організації та проведення документальних та фактичних перевірок.
Допуск посадових (службових) осіб до проведення документальних планових або позапланових виїзних та фактичних перевірок визначено статтями 77 - 81 Кодексу.
1.4.1. Особливості організації проведення документальних планових перевірок
Документальна планова перевірка платника податків проводиться згідно із затвердженим Державною податковою службою України планом-графіком проведення документальних планових перевірок на відповідний рік (далі - план-графік).
При цьому слід врахувати, що органам ДПС доцільно забезпечити неухильне дотримання передбачених Кодексом обмежень щодо можливого початку проведення документальних планових перевірок платників податків, які включені до плану-графіка проведення перевірок внаслідок внесення змін до нього протягом такого року. Зокрема, пунктом 77.2 Кодексу передбачено, що документальна перевірка платника податків, який був включений до плану-графіка проведення документальних планових перевірок на поточний рік внаслідок внесення змін у такому році (інших ніж зміни найменування платника податків, що вже був включений до плану-графіка, та/або виправлення технічних помилок), може бути розпочата не раніше ніж 01 липня поточного року - у разі внесення змін до плану-графіка проведення документальних перевірок на поточний рік у першому кварталі такого року, і не раніше ніж 01 жовтня поточного року - у разі внесення змін до плану-графіка проведення документальних перевірок на поточний рік у другому кварталі такого року.
Крім того, підрозділ органу ДПС, який здійснює (очолює) документальну планову перевірку, забезпечує дотримання статті 77 Кодексу в частині надсилання (вручення) платнику податків (посадовій особі платника податків або його законному (уповноваженому) представнику) у порядку, встановленому Кодексом, не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку документальної планової перевірки:
письмового повідомлення про проведення документальної планової перевірки згідно із затвердженим Державною податковою службою України планом-графіком (із залишенням копії в органі ДПС);
копії наказу про проведення документальної планової перевірки;
Зразок форми повідомлення про проведення документальної планової перевірки наведено у додатку 4 до Методичних рекомендацій (додається).
Повідомлення підписується керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДПС, завіряється відповідною печаткою цього органу та реєструється в Журналі реєстрації повідомлень про проведення перевірок платників податків, який ведеться за формою згідно з додатком 5 до Методичних рекомендацій (додається).
Після реалізації змін у програмному забезпеченні Інформаційно-телекомунікаційних систем ДПС реєстрація повідомлень про проведення перевірки здійснюється у відповідному електронному журналі засобами ІТС "Управління документами".
Факсимільне відтворення підпису керівника (його заступника або уповноваженої особи) на повідомленні про проведення документальної перевірки не допускається.
Слід звернути увагу, що норми пункту 77.4 статті 77 Кодексу не передбачають обов'язку контролюючого органу щодо повторного надсилання платнику податків повідомлення про проведення планової документальної перевірки після усунення причин, визначених підпунктами 1.4.5 - 1.4.7 пункту 1.4 розділу I Методичних рекомендацій, через які своєчасно не було розпочато наведену перевірку.
Підрозділ органу ДПС, який здійснює (очолює) документальну планову перевірку, не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку перевірки забезпечує інформування органів державного фінансового контролю відповідно до Порядку координації одночасного проведення планових перевірок (ревізій) контролюючими органами та органами державного фінансового контролю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 жовтня 2013 року № 805 (зі змінами) (за умови, якщо передбачається одночасне проведення перевірки у звітному періоді).
1.4.2. Особливості організації проведення документальних планових та позапланових невиїзних перевірок
При організації документальних планових та позапланових невиїзних перевірок необхідно враховувати особливості їх проведення, визначені статтею 79 розділу II Кодексу.
Так, документальна планова та позапланова невиїзна перевірки здійснюються на підставі наказу про проведення, оформленого з дотриманням вимог, передбачених цим розділом Методичних рекомендацій, та за наявності обставин для проведення документальної перевірки, визначених статтями 77 та 78 Кодексу.
З метою дотримання вимог статей 77 та 79 Кодексу підрозділи органу ДПС, які здійснюють (очолюють) документальну планову або позапланову невиїзну перевірку, забезпечують надіслання (вручення) платнику податків (його представнику) у порядку та терміни, визначені Кодексом, копії наказу про проведення документальної планової/позапланової невиїзної перевірки та письмового повідомлення про дату початку та місце проведення такої перевірки, складеного за формою згідно з додатком 4 - при проведенні документальної планової невиїзної перевірки, а при проведенні документальної позапланової невиїзної перевірки - згідно з додатком 6 до Методичних рекомендацій (додається).
Зазначене повідомлення підписується керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДПС, завіряється відповідною печаткою цього органу та реєструється у Журналі реєстрації повідомлень про проведення перевірок платників податків (відповідному електронному журналі) у порядку, визначеному підпунктом 1.4.1 пункту 1.4 цього розділу Методичних рекомендацій.
У випадках, коли під час виконання заходів щодо організації документальної невиїзної перевірки платник податків при отриманні ним повідомлення та копії наказу про її проведення надає до органу ДПС обґрунтоване письмове звернення щодо проведення замість документальної невиїзної перевірки документальної виїзної перевірки, керівнику (його заступнику або уповноваженій особі) органу ДПС доцільно розглянути питання щодо заміни виду перевірки.
При розгляді цього питання беруться до уваги:
зазначені у письмовому зверненні платника податків обґрунтування обставин, що унеможливлюють проведення невиїзної документальної перевірки, які можуть бути пов'язані, зокрема, зі значною кількістю первинних документів у паперовому вигляді, які необхідно надати до органу ДПС для проведення перевірки, необхідністю вжиття контрольних заходів, які можливо здійснити лише при проведенні документальної виїзної перевірки (наприклад, зняття показань внутрішніх та зовнішніх лічильників, якими обладнані технічні пристрої, що використовуються у процесі провадження діяльності платника податків тощо);
відсутність обставин, які свідчать про неможливість заміни виду документальної перевірки, наприклад, відсутність практичної/технічної можливості проведення документальної перевірки за місцезнаходженням (податковою адресою) платника податків, відмінний від загальновстановленого, у тому числі сезонний, графік роботи платника податків тощо.
Про результати розгляду письмового звернення платнику податків надсилається (вручається) письмова відповідь у порядку, визначеному статтею 42 Кодексу.
При цьому слід звернути увагу, що у разі зміни виду документальної перевірки (з невиїзної на виїзну) доцільно забезпечити скасування або внесення змін до раніше прийнятого рішення про проведення документальної невиїзної перевірки, а також дотримання порядку організації та умов допуску до проведення виїзної документальної перевірки, встановлених статтями 77, 78 та 81 Кодексу, зокрема оформлення та надання (пред'явлення) платнику податків відповідних документів для проведення документальної виїзної перевірки.
Норми пункту 77.4 статті 77 Кодексу не передбачають обов'язку контролюючого органу щодо повторного надсилання платнику податків повідомлення про проведення планової документальної перевірки у разі зміни її виду з невиїзної на виїзну.
З метою дотримання вимог Кодексу та прав платників податків доцільно забезпечити завчасне надіслання (вручення) повідомлень про проведення документальної позапланової невиїзної перевірки.
Необхідно також врахувати, що у разі виникнення необхідності зміни виду документальної перевірки (з виїзної на невиїзну) доцільно забезпечити безумовне дотримання вимог щодо організації та проведення невиїзних документальних перевірок, які встановлені статтею 79 Кодексу, а також відповідно статтями 77 та 78 Кодексу в частині, зокрема, надіслання (вручення) платнику податків у визначені терміни належним чином оформлених повідомлення та копії наказу про проведення документальної невиїзної перевірки, а також скасування або внесення змін до раніше прийнятого рішення про проведення документальної виїзної перевірки.
1.4.3. Особливості організації та проведення документальних перевірок платників податків, які мають відокремлені підрозділи (об'єкти, пов'язані з оподаткуванням), перебувають на обліку в різних органах ДПС, а також пов'язані зі зміною місця обліку платника податків в органах ДПС
1.4.3.1. Особливості організації документальних перевірок платників податків, що мають відокремлені підрозділи, рухоме та нерухоме майно, об'єкти оподаткування або об'єкти, які пов'язані з оподаткуванням, або через які провадиться діяльність.
Якщо юридична особа та її відокремлені підрозділи перебувають на обліку в різних органах ДПС (основне місце обліку) або ця особа (її підрозділи) перебуває на обліку в інших органах ДПС за місцем розташування (реєстрації) її відокремлених підрозділів, а також рухомого та нерухомого майна, об'єктів оподаткування або об'єктів, які пов'язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність (далі для цілей цього підпункту - об'єкти, пов'язані з оподаткуванням), при організації документальної планової перевірки (або документальної позапланової перевірки з усіх питань) вживаються заходи щодо одночасного проведення перевірки такого платника податків - юридичної особи та її не знятих з обліку відокремлених підрозділів та об'єктів, пов'язаних з оподаткуванням.
Організацію взаємодії та координацію дій відповідних органів при проведенні таких перевірок проводить той орган ДПС, який здійснює (очолює) перевірку юридичної особи.
У такому випадку відповідні підрозділи органів ДПС, які здійснюють (очолюють) перевірку платника податків - юридичної особи:
забезпечують у встановленому Кодексом порядку і терміни та з дотриманням підпункту 1.4.1 цього пункту повідомлення платника податків - юридичної особи про проведення його перевірки, а також направлення (вручення) юридичній особі копії відповідного наказу про проведення перевірки;
забезпечують дотримання підпункту 1.4.1 цього пункту в частині інформування органів державного фінансового контролю (за умови, якщо передбачається одночасне проведення перевірки у звітному періоді);
не пізніше ніж за 12 робочих днів до початку проведення інформують засобами електронного зв'язку відповідні територіальні органи ДПС за місцем обліку відокремлених підрозділів або об'єктів, пов'язаних з оподаткуванням, про дату початку, підстави для проведення перевірки, терміни її проведення та період діяльності платника податків, що підлягає перевірці;
не пізніше ніж за 3 робочі дні до початку перевірки забезпечують надання відповідним територіальним органам ДПС наявної інформації про основні питання та ризики несплати податків (інших порушень законодавства), у тому числі виявлені при проведенні доперевірочного аналізу, які підлягають дослідженню при проведенні перевірки відокремленого підрозділу (об'єкта, пов'язаного з оподаткуванням). У разі виявлення таких питань та ризиків (або порушень) під час проведення перевірки, інформація для відпрацювання надається відповідним територіальним органам ДПС не пізніше наступного робочого дня за днем їх виявлення;
забезпечують координацію відповідних територіальних органів ДПС щодо проведення ними перевірок у терміни, необхідні для завершення перевірки платника податків у цілому (у тому числі повідомляють про продовження, перенесення термінів проведення перевірки, зупинення перевірки тощо).
Відповідні територіальні органи ДПС за місцем обліку відокремлених підрозділів забезпечують:
інформування органу ДПС, що здійснює (очолює) перевірку платника податків - юридичної особи, про початок та терміни перевірки відокремленого підрозділу;
своєчасне відпрацювання отриманої від органу ДПС, що здійснює (очолює) перевірку платника податків - юридичної особи, інформації (у визначені цим органом терміни) про основні питання та ризики несплати податків (інших порушень законодавства), які підлягають дослідженню при проведенні перевірки відокремленого підрозділу та своєчасне надання такому органу аналогічної інформації, яка підлягає дослідженню при проведенні перевірки юридичної особи та/або інших відокремлених підрозділів;
проведення документальних перевірок відокремлених підрозділів з дотриманням передбачених Кодексом вимог щодо їх організації та у терміни, погоджені з органом ДПС, що здійснює (очолює) перевірку платника податків - юридичної особи, та надання йому матеріалів такої перевірки до закінчення перевірки платника податків - юридичної особи (у визначений цим органом термін, але не пізніше ніж за 3 дні до завершення перевірки).
У разі виникнення необхідності зупинити перевірку відокремленого підрозділу, продовжити або перенести терміни проведення перевірки такі дії здійснюються за обов'язковим письмовим погодженням з органом ДПС, який проводить перевірку юридичної особи.
У разі зупинення перевірки платника податку - юридичної особи, продовження або перенесення термінів її проведення орган ДПС, який здійснює таку перевірку, у день прийняття відповідних рішень забезпечує повідомлення про це відповідних територіальних органів ДПС.
У разі допущення територіальними органами ДПС за місцем обліку відокремлених підрозділів або органом ДПС, який здійснює (очолює) перевірку платника податків - юридичної особи, порушень вимог цього підпункту відповідний орган ДПС, який виявив ці порушення, ініціює перед Державною податковою службою України питання про притягнення до відповідальності у встановленому порядку посадових осіб органів ДПС, які їх допустили.
1.4.3.2. Особливості організації та проведення документальних перевірок платників податків, які переводяться на обслуговування з одного органу ДПС до іншого
При організації та проведенні документальних перевірок платників податків, які у зв'язку зі зміною місцезнаходження (податкової адреси) переводяться на обслуговування з одного органу ДПС до іншого, слід враховувати вимоги щодо необхідності завершення територіальним органом ДПС за попереднім місцем обліку процедур адміністрування податків і зборів.
Тому, якщо органом ДПС за попереднім місцем обліку була розпочата документальна перевірка платника податків, такий орган забезпечує завершення процедури адміністрування в частині закінчення цієї документальної перевірки та узгодження сум грошових зобов'язань за її результатами.
При цьому слід врахувати, що відповідно до підпункту 1.2.1 пункту 1.2 розділу I цих Методичних рекомендацій за письмовим дорученням (погодженням) керівників відповідних структурних підрозділів Державної податкової служби України такі перевірки можуть проводитись із додатковим залученням працівників інших територіальних органів ДПС, у тому числі за новим місцезнаходженням платника податків.
Щодо нерозпочатих документальних позапланових перевірок таких платників податків, то, оскільки статтею 75 Кодексу визначено, зокрема, що документальна виїзна перевірка проводиться за місцезнаходженням платника податків чи місцем розташування об'єкта права власності, стосовно якого проводиться така перевірка, такі перевірки доцільно проводити територіальним органам ДПС за основним місцем обліку зазначених платників податків на дату проведення перевірки.
З метою забезпечення належної взаємодії органів ДПС при проведенні документальних планових перевірок платників податків, які переводяться на обслуговування з одного територіального органу ДПС до іншого, територіальний орган ДПС за основним місцем обліку платників податків, які включені до плану-графіка проведення документальних перевірок, забезпечує проведення моніторингу даних інформаційно-телекомунікаційних систем органів ДПС, Єдиного банку даних про платників податків - юридичних осіб, Реєстру самозайнятих осіб та виявлення фактів зміни місцезнаходження таких платників і їх переходу на облік та обслуговування до іншого територіального органу ДПС та інформування такого органу ДПС у термін не пізніше ніж за 10 робочих днів до дня граничного строку надсилання такому платнику податків повідомлення про проведення перевірки (у порядку, передбаченому пунктом 77.4 статті 77 Податкового кодексу України), про необхідність вжиття таким територіальним органом ДПС заходів з організації та проведення планової документальної перевірки платника податків.
Територіальний орган ДПС за новим місцем обліку платника податків забезпечує інформування територіального органу ДПС за попереднім місцем обліку про вжиті заходи з організації перевірки у термін не пізніше 5 робочих днів з дня, наступного за днем отримання вищенаведеної інформації.
При організації у такому випадку планової документальної перевірки територіальним органом ДПС за новим місцем обліку цей орган забезпечує вжиття передбачених підпунктом 1.4.1 пункту 1.4 розділу I цих Методичних рекомендацій заходів щодо надсилання (вручення) платнику податків відповідно до вимог пункту 77.4 статті 77 Податкового кодексу України повідомлення та копії наказу про проведення перевірки та інформування органів державного фінансового контролю.
У випадку, якщо платнику податків органом ДПС за попереднім місцем обліку вже було вручено повідомлення та копію наказу про проведення цієї перевірки, таким органом можуть бути вжиті заходи щодо проведення такої перевірки. У разі необхідності цим органом можуть бути у передбаченому підпунктом 1.2.1 пункту 1.2 розділу I цих Методичних рекомендацій порядку залучені до цієї перевірки працівники інших територіальних органів ДПС, у тому числі за новим місцезнаходженням платника податків.
Разом з тим слід звернути увагу, що у разі якщо документальну планову перевірку платника податків, який змінив місце обліку, не було розпочато у зв'язку з недопуском платником податків до перевірки та оскарженням ним наказу на її проведення, то після завершення процедури оскарження на користь органу ДПС таку перевірку доцільно проводити органу ДПС, який видав наказ, що був предметом судового розгляду, із додатковим залученням (у разі необхідності) працівників інших територіальних органів ДПС, у тому числі за новим місцезнаходженням платника податків.
1.4.4. Особливості організації та проведення фактичних перевірок платників податків, які мають відокремлені підрозділи або інші об'єкти, де провадять діяльність
У разі організації фактичної перевірки платника податків територіальним органом ДПС за основним місцем обліку зазначеного платника податків та у разі, якщо такий платник податків має відокремлені підрозділи або інші об'єкти, де провадиться діяльність та які розташовані поза межами його основного місця обліку, зазначений орган, який здійснює (очолює) перевірку такого платника, може ініціювати організацію проведення перевірки таких відокремлених підрозділів або інших об'єктів за їх фактичним місцезнаходженням.
У такому випадку підрозділ органу ДПС, який здійснює (очолює) перевірку, не пізніше ніж за 10 робочих днів до початку її проведення надає засобами електронного зв'язку до територіального органу ДПС, на території якого провадять діяльність відокремлений підрозділ або інший об'єкт, запит щодо проведення перевірки господарського об'єкта такого платника податків разом із переліком питань, які необхідно відобразити в акті перевірки, та обставин для проведення перевірки відповідно до статті 80 Кодексу.
1.4.5. Організація роботи у разі неможливості проведення перевірки у зв'язку з відсутністю платника податків за місцезнаходженням
У разі коли при організації документальної планової та позапланової виїзної або фактичної перевірки встановлено неможливість її проведення (у тому числі у зв'язку з відсутністю платника податків (посадових осіб платника податків або його законних (уповноважених) представників) за місцезнаходженням) посадовими (службовими) особами органу ДПС, невідкладно складається у двох примірниках у довільній формі та підписується акт про неможливість проведення перевірки, що засвідчує цей факт.
У такому акті рекомендується зазначати інформацію про дату встановлення факту та причини неможливості проведення перевірки (у тому числі у зв'язку з відсутністю платника податків (посадових осіб платника податків або його законних (уповноважених) представників) за місцезнаходженням, у зв'язку з отриманням інформації оператора поштового зв'язку щодо неможливості вручення платнику податків або повернення без вручення письмового запиту органу ДПС про надання пояснень та їх документальних підтверджень, надісланого такому платнику податків з метою організації перевірки тощо), адресу місцезнаходження платника податків, за якою встановлено відсутність платника, інформацію про підстави для проведення перевірки (реквізити наказу, направлень тощо - зазначаються у випадку, якщо факт неможливості проведення перевірки встановлено після їх оформлення) та інші фактичні обставини, що засвідчують такі факти. До такого акта додаються матеріали, що підтверджують факти, наведені у такому акті.
Зазначений акт не пізніше наступного робочого дня після його складання реєструється у Спеціальному журналі реєстрації актів, який ведеться за формою згідно з додатком 7 до Методичних рекомендацій (додається).
У такому ж порядку реєструються інші передбачені Методичними рекомендаціями акти (крім актів (довідок) перевірок).
Після реалізації змін у програмному забезпеченні Інформаційно-телекомунікаційних систем ДПС реєстрація зазначених актів здійснюється у відповідному електронному журналі засобами ІТС "Управління документами".
В акті на першому аркуші у верхньому лівому куті зазначаються дата його складання та номер акта, який складається з порядкового номера Спеціального журналу реєстрації актів, коду структурного підрозділу, що його склав, та коду за ЄДРПОУ платника податків (реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті)). Після реалізації змін у програмному забезпеченні відповідної Інформаційно-телекомунікаційної системи номер акта визначається автоматично з дотриманням вищенаведених вимог.
Другий примірник акта про неможливість проведення перевірки разом з копіями матеріалів надсилається органом ДПС платнику податку у порядку, визначеному статтею 42 цього Кодексу.
При цьому підрозділ органу ДПС, який здійснює (очолює) перевірку та встановив неможливість проведення перевірки у зв'язку з відсутністю платника податків (посадових осіб платника податків або його законних (уповноважених) представників) за місцезнаходженням, протягом 2 робочих днів з дня, наступного за днем складання цього акта, доповідною запискою повідомляє про це керівника (його заступника або уповноважену особу) органу ДПС та готує запит на встановлення місцезнаходження платника податків.
До запиту додаються копія акта про неможливість проведення перевірки у зв'язку з відсутністю платника податків за місцезнаходженням, копія наказу про проведення перевірки (у разі його складання) та інші документи (або їх копії), що підтверджують відсутність платника податків за місцезнаходженням.
Такий запит підписується керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДПС, працівники якого здійснюють (очолюють) перевірку, реєструється та направляється у загальновстановленому порядку до відповідного територіального органу ДФС за основним місцем обліку платника податків.
Зразок форми запиту наведено у додатку 8 до Методичних рекомендацій. Крім того, зразок форми запиту, а також порядок взаємодії з оперативними підрозділами територіальних органів ДФС під час організації перевірок платників податків, у тому числі з питань встановлення їх місцезнаходження, визначено Алгоритмом взаємодії між підрозділами органів ДПС, що здійснюють (очолюють) документальні та фактичні перевірки, оперативними підрозділами та слідчими підрозділами фінансових розслідувань органів ДФС, затвердженим наказом Державної податкової служби України, Державної фіскальної служби України від 23.03.2020 № 146/35.
При отриманні органом ДПС від відповідного територіального органу ДФС інформації щодо встановлення місцезнаходження платника податків, структурним підрозділом, який здійснює (очолює) перевірку (ініціатором запиту), вживаються заходи з організації та проведення перевірки платника податків.
1.4.6. Організація роботи у разі відмови в допуску платником податків до проведення перевірки або відмови від її проведення
У разі відмови платника податків та/або посадових (службових) осіб платника податків (його представників або осіб, які фактично проводять розрахункові операції) у допуску посадових (службових) осіб органу ДПС до проведення перевірки або відмови від її проведення такими посадовими особами за місцем проведення перевірки невідкладно складається акт у двох примірниках, що засвідчує факт відмови, який реєструється у контролюючому органі не пізніше наступного робочого дня.
Такий акт складається у довільній формі з обов'язковим наведенням у ньому:
підстав для перевірки (документів (наказів, направлень), оформлених для її проведення);
П.І.Б. посадових (службових) осіб органів ДПС, які прибули для проведення перевірки та у допуску для проведення перевірки яким було відмовлено та/або яким було відмовлено у проведенні такої перевірки;
інформації щодо дотримання передбачених пунктом 77.4 статті 77 та пунктом 78.4 статті 78 Кодексу вимог щодо надіслання (вручення) наказів (та повідомлень при проведенні планових документальних перевірок) для надання права на проведення таких перевірок;
інформації щодо дотримання передбачених пунктом 81.1 статті 81 Кодексу умов допуску до проведення перевірки в частині пред'явлення (вручення) під розписку відповідних документів;
дати та часу відмови у допуску / відмови від проведення перевірки;
П.І.Б. платника податку (посадових (службових) осіб платника податків (його представників або осіб, які фактично проводять розрахункові операції), які заявили про відмову у допуску до перевірки та/або відмовились від її проведення, і заявлених ними причин відмови;
інформації щодо надання платником податку (посадовими (службовими) особами платника податків (його представниками або особами, які фактично проводять розрахункові операції)) письмових пояснень до складеного посадовими особами органу ДПС акта;
наводяться інші обставини, що засвідчують зазначені у цьому акті факти (у разі необхідності).
Зразок форми акта про відмову в допуску до проведення / відмови від проведення документальної планової/позапланової виїзної перевірки, фактичної перевірки наведено у додатку 9 до Методичних рекомендацій.
Зазначений акт підписується посадовими особами органу ДПС та посадовими (службовими) особами платника податків (його представниками або особами, що фактично проводять розрахункові операції), які заявили про відмову у допуску (відмовились від проведення). Один примірник акта вручається під підпис відразу після його складання платнику податків та/або уповноваженій особі платника податків.
У разі відмови платника податків та/або його посадових (службових) осіб (представників або осіб, які фактично проводять розрахункові операції) підписати акт, що засвідчує факт відмови у допуску до проведення перевірки (відмови від проведення), та/або відмови отримати один примірник акта та/або відмови використати передбачене Кодексом право та надати свої пояснення до нього, посадовими особами органу ДПС складається акт довільної форми, що засвідчує такі факти та реєструється в органі ДПС не пізніше наступного робочого дня.
Протягом 24 годин після виникнення обставин, передбачених статтею 94 Кодексу (безпідставної відмови платника податків у допуску до проведення перевірки або з'ясування під час організації та проведення перевірки інших обставин для застосування адміністративного арешту майна, передбачених статтею 94 Кодексу, у тому числі відмови від проведення відповідно до вимог цього Кодексу інвентаризації основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, коштів (зняття залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки) тощо), керівником структурного підрозділу органу ДПС, що здійснює (очолює) таку перевірку, вживаються заходи щодо підготовки та надання з дотриманням Порядку застосування адміністративного арешту майна платника податків, затвердженого нормативно-правовим актом центрального органу виконавчої влади, що формує державну фінансову політику (далі - Порядок застосування адміністративного арешту майна), на розгляд керівнику (його заступнику або уповноваженій особі) органу ДПС звернення про застосування адміністративного арешту майна платника податків для прийняття ним рішення відповідно до вимог статті 94 Кодексу.
До звернення додається копія акта про відмову від допуску до проведення перевірки (акта, що засвідчує наявність інших обставин для застосування адміністративного арешту майна, передбачених Кодексом та наведених в абзаці п'ятнадцятому цього підпункту) разом з відповідними матеріалами, поясненнями та копіями складених до них актів (про відмову від підпису тощо).
Прийняте керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДПС рішення про застосування адміністративного арешту майна платника податків невідкладно передається:
визначеному керівником (його заступником або уповноваженою особою) органу ДПС виконавцю цього рішення для вжиття ним передбачених Порядком застосування адміністративного арешту майна заходів щодо надсилання цього рішення до виконання та організації опису майна платників податків;
один примірник цього рішення разом з пакетом необхідних документів передається до юридичного підрозділу органу ДПС для підготовки та направлення ним до суду процесуальних документів щодо підтвердження судом обґрунтованості прийнятого рішення у терміни, визначені пунктом 94.10 статті 94 Кодексу, та звернення до суду про накладення арешту на рахунках такого платника (зупинення видаткових операцій).
Структурний підрозділ органу ДПС, що здійснює (очолює) перевірку та готував звернення про застосування адміністративного арешту, забезпечує надання юридичному підрозділу відповідної інформації та належним чином завірених документів (копій), які необхідні для підготовки ним процесуальних документів.
1.4.7. Особливості проведення документальних перевірок у разі ненадання платником податків під час перевірки документів для їх здійснення
1.4.7.1. У разі надходження до органу ДПС за основним місцем обліку від платника податків повідомлення про втрату, пошкодження або дострокове знищення документів (відповідно до пункту 44.5 статті 44 Кодексу) такий орган ДПС не пізніше наступного робочого дня повідомляє про такий факт відповідний територіальний орган ДПС, що здійснює (очолює) перевірку (у разі її проведення іншим органом ДПС, ніж орган ДПС за основним місцем обліку), та у разі необхідності передає йому копії наведених вище повідомлень та отриманих від платника податків документів, що підтверджують втрату, пошкодження або дострокове знищення документів, звернення платника із заявою до правоохоронних органів тощо (за наявності).
У разі якщо під час проведення документальної перевірки або у будь-який час після прийняття рішення про проведення перевірки до її початку до відповідного територіального органу ДПС, що здійснює (очолює) таку перевірку, надійшло повідомлення платника податків про втрату, пошкодження або дострокове знищення документів (відповідно до пункту 44.5 статті 44 Кодексу), або отримано інформацію та копії протоколів про вилучення документів правоохоронними та/або іншими органами тощо (пункт 85.9 статті 85 Кодексу), у зв'язку з чим особами, які здійснюють (очолюють) перевірку, обґрунтовано встановлено неможливість надалі проведення перевірки або її початку у терміни, визначені у наказі, такі особи складають акт про неможливість проведення перевірки довільної форми, який реєструється у Спеціальному журналі реєстрації актів (відповідному електронному журналі засобами Інформаційно-телекомунікаційних систем органів ДПС) у порядку, передбаченому підпунктом 1.4.5 пункту 1.4 цього розділу Методичних рекомендацій.
В акті зазначаються причини неможливості продовжувати (розпочати) перевірку у терміни, вказані у направленні та наказі, і робиться відповідний запис про проведення зазначеної перевірки після усунення причин, які призвели до неможливості її проведення.
При цьому до такого акта додаються копії отриманих від платника податків та органу ДПС за основним місцем обліку документів, що підтверджують виникнення передбачених пунктом 44.5 статті 44 та пунктом 85.9 статті 85 Кодексу обставин.
На підставі цього акта органом ДПС, який здійснює (очолює) перевірку, видається наказ про перенесення термінів проведення такої перевірки у порядку, визначеному підпунктом 1.2.6 пункту 1.2 розділу I Методичних рекомендацій.
У разі вилучення оригіналів документів правоохоронними або іншими органами підрозділ, який здійснює (очолює) перевірку, забезпечує підготовку та направлення у той же день письмового запиту до відповідного органу про надання органу ДПС копій зазначених документів або забезпечення доступу до перевірки таких документів.
У запиті зазначаються: перелік вилучених документів, дані протоколу (іншого документа), на підставі якого були вилучені документи, посилання на пункт 85.9 статті 85 Кодексу щодо обов'язку відповідного органу забезпечити протягом 3 робочих днів з дня отримання запиту надання органу ДПС копій документів або доступу його посадовим (службовим) особам до перевірки таких документів.
Новий наказ про проведення перевірки не видається та нові направлення на проведення перевірки не виписуються. У разі якщо терміни, визначені пунктом 44.5 статті 44 Кодексу, достроково скорочуються - видається наказ про поновлення перевірки не пізніше наступного робочого дня, копія якого вручається платнику податків (посадовим особам платника податків або його законним (уповноваженим) представникам) під розписку або надсилається платнику податків у порядку, визначеному статтею 42 Кодексу.
Після отримання копій всіх вилучених правоохоронними та іншими органами документів або забезпечення доступу до них терміни проведення перевірки поновлюються не пізніше наступного робочого дня, про що видається наказ про поновлення перевірки, копія якого вручається платнику податків (посадовим особам платника податків або його законним (уповноваженим) представникам).
1.4.7.2. У разі надходження до органу ДПС за основним місцем обліку від платника податків, який провадив господарську діяльність на тимчасово окупованій території та/або території населених пунктів на лінії зіткнення і не може пред'явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, підписаного керівником підприємства та головним бухгалтером такого платника податків повідомлення про неможливість вивезення та/або про втрату первинних документів із зони проведення антитерористичної операції (наданого відповідно до підпункту 38.11 пункту 38 підрозділу 10 розділу XX Кодексу, зі змінами та доповненнями), такий орган ДПС не пізніше наступного робочого дня повідомляє засобами електронного зв'язку про такий факт відповідний територіальний орган ДПС, що здійснює (очолює) перевірку (у разі її проведення іншим органом ДПС, ніж орган ДПС за основним місцем обліку), та передає йому копії наведених повідомлень та отриманих від платника податків документів, що підтверджують втрату, пошкодження або дострокове знищення документів, звернення платника із заявою до правоохоронних органів тощо (за наявності).
У разі якщо під час проведення документальної перевірки або у будь-який час після прийняття рішення про проведення перевірки до її початку до відповідного територіального органу ДПС, що здійснює (очолює) таку перевірку, надійшло передбачене абзацом першим цього підпункту повідомлення та копії документів, керівником (заступником керівника, уповноваженою особою) цього органу розглядається питання щодо можливості застосовування спеціальних правил для підтвердження даних, визначених у податковій звітності такого платника податків (як виняток із положень статті 44 Кодексу), а також застосування інших передбачених підпунктом 38.11 пункту 38 підрозділу 10 розділу XX Кодексу (зі змінами та доповненнями) особливостей та обмежень щодо проведення перевірок такого платника податків.